秘書への転職を成功させるには？仕事内容や向いている人の特徴も紹介

「秘書への転職を成功させたい！」と考えている人もいるのではないでしょうか。

しかし、実際に秘書へ転職するための方法や秘書に向いている人の特徴など、気になることも多いですよね。

そこで本記事では、秘書の転職に関する下記の項目をご紹介します。

この記事を読めば、秘書に転職する方法がわかるだけでなく、秘書におすすめの転職エージェントまで把握できます。

秘書への転職を本格的に考えている人はもちろん、秘書に興味がある人もぜひ参考にしてみてください！

転職の前に秘書の仕事内容をチェック！

まずは、秘書の仕事内容をチェックしましょう。秘書の仕事内容は多岐に渡ります。おもな秘書の仕事内容は下記のとおりです。

スケジュール調整・管理

スケジュール調整・管理は秘書の重要な業務です。会議やミーティングなどの予定がいつ・どこで行われるのか、常に把握しておく必要があります。

予定がダブルブッキングしてしまうと、上司の信用を落とすことにつながるでしょう。そうならないように、細心の注意を払ってスケジュール調整・管理を行います。

来客・電話・メール対応

上司のもとへ来客があった場合、秘書が対応します。応接室に案内するのはもちろん、お茶出しや打ち合わせ資料などをまとめることも業務の一部です。

そのほかにも、メールチェックを秘書が行う場合が多いです。簡単な返信であれば、秘書が上司のかわりに対応するケースも多数見受けられます。

書類作成

書類作成も秘書の業務に欠かせません。社内向けの書類だけでなく、取引先へ提出する書類作成も秘書が担う場合があります。

書類の一例として、経費の報告書や打ち合わせ時に活用する書類などが挙げられます。

また、作成した書類を管理するのも秘書の仕事に含まれます。書類を紛失してしまうことがないように、きちんと管理しておきましょう。

社内業務のサポート

効率よく上司が仕事できるように、社内業務をサポートするのも秘書の業務です。常に、今自分にできることを考える必要があります。

また、社外・社内からの問い合わせにも、基本的には秘書が対応します。問い合わせ内容を整理し、上司への負担を少しでも減らすことが大切です。

手配業務

上司が出張する場合、新幹線や飛行機の手配を行うのも秘書が担う役割です。宿泊を伴う出張の場合、ホテルを予約することもあります。

また、宅配便や年賀状、お礼の品を送付するのも秘書の役割です。上司からの依頼をくみ取り、ミスなく手配しなければなりません。

秘書に向いている人の特徴

秘書が向いている人には、どのような特徴があるのでしょうか。それぞれの特徴を詳しく解説します。

人をサポートするのが好きな人

人をサポートするのが好きな人は、秘書の素質があります。なぜなら、秘書は縁の下の力持ちとして、働く機会が多々あるからです。

そのため、サポートを通じて感謝されることにやりがいを見いだせるなら、秘書として早期に活躍できるでしょう。

細やかな気遣いができる人

細やかな気遣いができる人も、秘書の素質が十分あります。多忙な上司をサポートするために、常に秘書としてできることを探さなくてはなりません。

例えば、書類を整理するにしても、いつまでにどの書類を整理すべきなのか考える必要があります。

マルチタスクが得意な人

秘書に求められる資質のひとつに、マルチタスクが得意な人が挙げられます。秘書の業務は多岐に渡るため、複数の仕事を同時進行で進めなければいけません。

上司のスケジュールを考慮したうえで、はじめにどの仕事から取り組むべきなのかきちんと考えなくてはなりません。

管理能力に自信がある人

管理能力に自信がある人も、秘書として大いに活躍できるでしょう。秘書は書類・スケジュールなど管理しなくてはならない業務が多々あります。

秘書に管理能力がなければ、上司は効率よく仕事を進められません。

書類やスケジュールなどを上手に管理することで、上司も仕事のパフォーマンスを発揮しやすくなるでしょう。

口が堅い人

秘書に向いている人の特徴には、口が堅い人も含まれます。秘書は一般の人が知りえないような情報を知る機会が多々あります。

守秘義務をしっかり守れる人は上司からの信頼も厚くなります。驚くような情報を知ったとしても、胸の内に秘めておきましょう。

秘書に転職するメリット

秘書は他の職種と比べ市場では少なく希少価値の高い職種のため、転職後に得られるメリットが多いです。

そこで、秘書に転職することで得られるメリットを、大きく3つに分けて解説していくので、これから秘書に転職を考えている人は事前に参考にしてください。

経営者のそばで働ける

まず最初のメリットは、他の職種と比較してより経営者の近くで仕事ができる点で、秘書でしか経験できない業務が多数ある点です。

経営者の近くで働くことで会社全体が見えたり、経営の全体像が見えたりと、通常とは異なる視点でビジネスに取り組めます。

そのため秘書の場合他の職種では身につかない知識が身につき、業務を通して市場価値の向上が大きく期待できます。

今後独立を考えていたり、よりビジネスの根幹について学びたいのであれば、秘書としての転職がおすすめです。

横断的なスキルが身につく

2点目のメリットは、秘書に転職することで横断的なスキルが身につき、仕事の幅が広がる点です。

社長のスケジュールを管理することはもちろん、多くのお客様を相手したりビジネスのサポートを行ったりと、幅広い対応が求められる秘書は、働き方に多様性が求められます。

横断的なスキルが身につけば秘書としてのレベルアップはもちろん、他職種へ転職する際も有利に働き、この先のキャリアの幅も大きく広がります。

今後のキャリアの幅を広げる上でも、秘書として横断的なスキルを身に着けておくことで、自身の理想に近い働き方が可能です。

管理能力が上がる

最後のメリットは、秘書という仕事を通して管理能力が上がる点で、他の職種と比較しても特異性の高い能力が身につく点です。

基本的に社長のサポート業務が主な秘書では、スケジュール管理を行うシーンが多く、時間管理能力が向上します。

特に社長のスケジュールは企業の今後を左右する大事なもので、スケジュール管理においてはミスが許されません。

そのため、仕事の正確性や責任への対応力も高まり、市場価値の高い人間へと成長できるでしょう。

秘書になるとどのようなスキルが身につく？

秘書になるとどのようなスキルが身につくのでしょうか。身につきやすい具体的なスキルをご紹介します。

コミュニケーションスキル

秘書になるとコミュニケーションスキルが身につきます。なぜなら、秘書は上司だけでなく、社内・社外の人間とやりとりする機会が多いからです。

ただ無難に話を合わせるのではなく、上司との関係性を踏まえたやりとりが必要です。業務を続けていくうちに、コミュニケーションスキルが身につくでしょう。

ホスピタリティ精神

ホスピタリティ精神も秘書になると得られる能力です。上司の仕事が効率よく進むよう、常に気にかける必要があります。

「この仕事を済ませておけば、上司が喜ぶだろう」と考えながら、積極的に仕事を巻き取ることが重要です。

事務処理能力

秘書として活躍していくうちに、事務処理能力が身につきます。書類の作成やデータ管理を通じて身につくスキルです。

事務処理能力は、日々の業務をひとつずつ正確にこなしていくことで身につきます。業務に慣れるまで時間がかかるかもしれません。

語学力

秘書になると、語学力が身につく場合があります。特に、外資系やグローバル企業の秘書なら、海外とやりとりする機会が多々あります。

語学力はすぐに身につくものではありません。入社時にハイレベルの語学力が求められるのはもちろん、入社後も継続して勉強し続ける必要があります。

秘書へ転職するのに資格は必要？

秘書へ転職するのに、必ずしも資格が要るとは限りません。しかし、資格を取得しておくことで、選考が有利に進む場合があります。

秘書へ転職するのにおすすめの資格は下記のとおりです。

秘書技能検定試験

秘書技能検定試験は「公益財団法人実務技能検定協会」が認定する資格です。3級・2級・準1級・1級に難易度がわかれています。

秘書技能検定試験を取得することによって、秘書として最低限の知識が身につきます。認知度の高い資格なので、採用側へアピールするのにも役立ちます。

CBS（国際秘書）検定

CBS（国際秘書）検定は、「一般社団法人　日本秘書協会」が認定する資格です。特に、外資系企業やグローバル企業の秘書を目指す人に適しています。

ビジネスのシーンにふさわしい日本語とビジネス英語の両方を問われます。ファイナルでは、経営管理の知識も試験内容に含まれるため、入念な対策が必要です。

秘書に転職する方法

秘書に転職するには、どのような方法があるのでしょうか。具体的な方法を3つご紹介します。

人脈を頼りにする

秘書へ転職する方法のひとつに、人脈を頼ることが挙げられます。秘書を求めている人が知人にいないか探してみるとよいでしょう。

また、人脈を頼りにして転職をした場合、退職したくても言いにくい場合があります。

企業サイトから直接応募する

企業サイトから直接応募するのも、秘書を目指す方法のひとつです。秘書を募集している企業に問い合わせてみることからはじめましょう。

しかし、企業サイトから応募するとなると、複数の企業と比較することが難しいでしょう。

転職サービスを活用する

さまざまな求人を見比べたいなら、転職サービスの利用がおすすめです。転職サービスなら、複数の企業が出している秘書の求人をチェックできます。

現職で仕事が忙しく、なかなか求人を探すのが難しい人におすすめです。エージェントが丁寧にヒアリングしてくれるので、希望条件をしっかり伝えましょう。

秘書への転職で使える志望動機例文

この章では、秘書への転職で使える志望動機の例文を紹介します。

秘書未経験者と経験者に分けて紹介していくので、参考にして志望動機を考えましょう。

秘書未経験者の志望動機例文

秘書未経験から転職する場合、秘書になりたい理由やこれまでどのような経験をしてどう活かせるのかをアピールできるかが重要です。

以下は秘書未経験でも使える志望動機の例文になります。

例文でも説明しているとおり、留学の経験があるなら英語取得の経験を活かして業務をこなせる事や過去の仕事経験からどのような働き方がしたいのかをアピールできます。

ただし、闇雲になんでもアピールするのではなく、秘書業務に活かせることのみをアピールしましょう。

秘書経験者の場合

秘書経験者の場合は、前職の秘書業務でどのようなことを意識して取り組んでいたのかをアピールしましょう。

以下は秘書経験者が使える志望動機の例文になります。

企業側も秘書経験がある人を採用することで、前職の知識を活かしてくれるため即戦力の人材と判断します。

また、入社後にその企業にどのように貢献できるか、明確なビジョンを加えることでイメージアップになることも。

秘書への転職で使える自己PR例文

この章では、秘書への転職で使える自己PR例文を紹介します。先に結論から言うと、自己PRを書くときは意欲や実績をアピールしましょう。

意欲をアピールする

自己PRではなぜこの企業で秘書をしたいのかを積極的にアピールしましょう。

以下は、意欲をアピールできる自己PR例文です。

企業の経営方針や求める人材像によって、どんな書き方をすべきか変わってきます。

企業へ有効なアピールをするために企業研究を入念に行い、自分が持っているスキルや実績を確認するなど、転職活動にむけて事前準備をすることが大切です。

実績をアピールする

秘書に転職を目指すのであれば、自己PRで実績をアピールしましょう。

以下では、実績をアピールできる自己PR例文になります。

また、業務に関連する資格の取得状況もアピールできます。

秘書検定や簿記、TOEICの点数などは自己PRにどんどん記載しましょう。

秘書を目指す人におすすめの転職エージェント3選

リクルートエージェント

あらゆる企業の求人を見比べたいなら、リクルートエージェントがおすすめです。リクルートエージェントは業界最大級の求人数を保有しています。

また、各業界に精通したキャリアアドバイザーがいるのも魅力です。独自分析された業界の情報を提供してくれるので、業界研究に役立てられます。

※出典：リクルートエージェント

マイナビエージェント

転職後のミスマッチを防ぎたいなら、マイナビエージェントがおすすめです。マイナビエージェントには企業へ直接足を運んでいるリクルーティングアドバイザーがいます。

また、面接が苦手・不得意な人に向けて模擬面接を実施しているのも魅力です。秘書の面接で聞かれがちな質問を教えてくれるでしょう。

※出典：マイナビエージェント

doda

手厚いサポートを受けたいなら、dodaがおすすめです。dodaを利用すると、転職のプロによる徹底されたサポートを受けられます。

また、企業から直接オファーを受け取れるのもメリットです。秘書として役立つスキルや実績を記載しておくと、スカウトの確率がアップします。

※出典：doda

よくある質問

まとめ

今回は、秘書の仕事内容や秘書になる方法、秘書になりたい人におすすめの転職エージェントをご紹介しました。

秘書は縁の下の力持ちのような存在です。上司が効率よく仕事ができるように、裏方に徹してサポートを行いたいと思っている人も多いのではないのでしょうか。

秘書に転職するためには、転職サイトやエージェントの登録がおすすめです。さまざまな求人を見比べられるだけでなく、選考サポートを無料で受けられます。

ぜひこの記事を参考にしながら、秘書への転職を成功させてください！