秘書への転職を成功させるには?仕事内容や向いている人の特徴も紹介

秘書への転職を成功させるには?仕事内容や向いている人の特徴も紹介

「秘書への転職を成功させたい!」と考えている人もいるのではないでしょうか。

秘書は縁の下の力持ちとして活躍できる職業です。誰かをサポートしたい人に向いています。

しかし、実際に秘書へ転職するための方法や秘書に向いている人の特徴など、気になることも多いですよね。

そこで本記事では、秘書の転職に関する下記の項目をご紹介します。

この記事でわかること
  • 秘書の仕事内容
  • 秘書が向いている人の特徴
  • 秘書に転職する方法
  • 秘書におすすめの転職エージェント

この記事を読めば秘書に転職する方法がわかるだけでなく、秘書におすすめの転職エージェントまで把握できます。

秘書への転職を本格的に考えている人はもちろん、秘書に興味がある人もぜひ参考にしてみてください!

転職の前に秘書の仕事内容をチェック!

パソコンを操作する人

まずは、秘書の仕事内容をチェックしましょう。秘書の仕事内容は多岐に渡ります。おもな秘書の仕事内容は下記のとおりです。

秘書の仕事内容
  • スケジュール調整・管理
  • 来客・電話・メール対応
  • 書類作成
  • 社内業務のサポート
  • 手配業務

スケジュール調整・管理

スケジュール調整・管理は秘書の重要な業務です。会議やミーティングなどの予定がいつ・どこで行われるのか、常に把握しておく必要があります。

 また、新たに打ち合わせの予定が入れば、対応可能な日時を確認するのも秘書の役目です。会議室を手配することもあります。

予定がダブルブッキングしてしまうと、上司の信用を落とすことにつながるでしょう。そうならないように、細心の注意を払ってスケジュール調整・管理を行います。

上司がスケジュールを忘れないよう、リマインドすることも大切な業務です。

来客・電話・メール対応

パソコンとスマートフォンを操作する人

上司のもとへ来客があった場合、秘書が対応します。応接室に案内するのはもちろん、お茶出しや打ち合わせ資料などをまとめることも業務の一部です。

 さらに、上司あての電話に出るのも秘書の仕事に含まれます。忙しい上司にかわって、先方へ失礼のないよう対応します。

そのほかにも、メールチェックを秘書が行う場合が多いです。簡単な返信であれば、秘書が上司のかわりに対応するケースも多数見受けられます。

先方へ失礼な態度をとらないように、細やかな気配りが求められるでしょう。

書類作成

書類作成も秘書の業務に欠かせません。社内向けの書類だけでなく、取引先へ提出する書類作成も秘書が担う場合があります。

書類の一例として、経費の報告書や打ち合わせ時に活用する書類などが挙げられます。

 さまざまな書類があるので、必要な書類をリストアップしておくことが大切です。

また、作成した書類を管理するのも秘書の仕事に含まれます。書類を紛失してしまうことがないように、きちんと管理しておきましょう。

必要な書類をすぐに取り出せるように、日頃からファイリングしておくと安心です。

社内業務のサポート

スーツを着た女性二人

効率よく上司が仕事できるように、社内業務をサポートするのも秘書の業務です。常に、今自分にできることを考える必要があります。

 例えば、備品の調達・管理やミーティングスペースの予約・執務室の清掃なども、場合によっては行うこともあるでしょう。

また、社外・社内からの問い合わせにも、基本的には秘書が対応します。問い合わせ内容を整理し、上司への負担を少しでも減らすことが大切です。

上司が効率よく仕事を回せるよう、柔軟な対応が求められます。

手配業務

上司が出張する場合、新幹線や飛行機の手配を行うのも秘書が担う役割です。宿泊を伴う出張の場合、ホテルを予約することもあります。

 きちんと手配ができていなければ、出張先へ向かう上司が戸惑ってしまうでしょう。手配できているか、よく確認する必要があります。

また、宅配便や年賀状、お礼の品を送付するのも秘書の役割です。上司からの依頼をくみ取り、ミスなく手配しなければなりません。

手配業務は多岐に渡るため、依頼内容をしっかり確認しておくことが大切です。

秘書に向いている人の特徴

スーツを着た女性

秘書が向いている人には、どのような特徴があるのでしょうか。それぞれの特徴を詳しく解説します。

秘書に向いている人の特徴
  • 人をサポートするのが好きな人
  • 細やかな気遣いができる人
  • マルチタスクが得意な人
  • 管理能力に自信がある人
  • 口が堅い人

人をサポートするのが好きな人

人をサポートするのが好きな人は、秘書の素質があります。なぜなら、秘書は縁の下の力持ちとして、働く機会が多々あるからです。

 上司がいかに効率よく働けるか常に意識しながら、裏方に回ってサポートすることが秘書に求められます。

そのため、サポートを通じて感謝されることにやりがいを見いだせるなら、秘書として早期に活躍できるでしょう。

決して自分が目立つ仕事ではありませんが、人を助けることにやりがいを持てるなら秘書はおすすめの仕事です。

細やかな気遣いができる人

パソコン画面を見ている女性

細やかな気遣いができる人も、秘書の素質が十分あります。多忙な上司をサポートするために、常に秘書としてできることを探さなくてはなりません。

 上司から頼まれたことだけを行うのではなく、自分から仕事を見つけて実行に移すためには、細やかな気遣いが不可欠です。

例えば、書類を整理するにしても、いつまでにどの書類を整理すべきなのか考える必要があります。

指示される前に仕事を進めておくことで、秘書として信頼度がアップするでしょう。

マルチタスクが得意な人

秘書に求められる資質のひとつに、マルチタスクが得意な人が挙げられます。秘書の業務は多岐に渡るため、複数の仕事を同時進行で進めなければいけません。

 ただやみくもに同時進行で仕事を進めるのではなく、優先順位をつけて一つずつ正確・スピーディーに進める必要があります。

上司のスケジュールを考慮したうえで、はじめにどの仕事から取り組むべきなのかきちんと考えなくてはなりません。

決してひとつのことだけに集中するのではなく、広い視野で周りを見渡すことが重要です。

管理能力に自信がある人

机の上にあるパソコン・コーヒーカップ

管理能力に自信がある人も、秘書として大いに活躍できるでしょう。秘書は書類・スケジュールなど管理しなくてはならない業務が多々あります。

秘書に管理能力がなければ、上司は効率よく仕事を進められません。

 それだけでなく、大事な取引先との信頼関係が築けなくなる可能性もあります。

書類やスケジュールなどを上手に管理することで、上司も仕事のパフォーマンスを発揮しやすくなるでしょう。

物事を几帳面に管理できる人は、活躍する機会が多くなりますよ。

口が堅い人

秘書に向いている人の特徴には、口が堅い人も含まれます。秘書は一般の人が知りえないような情報を知る機会が多々あります。

 そのため、口が堅くなければ、上司から安心して仕事を任せてもらえません。社外秘が漏れてしまうと、一企業にもリスクが伴うからです。

守秘義務をしっかり守れる人は上司からの信頼も厚くなります。驚くような情報を知ったとしても、胸の内に秘めておきましょう。

誰かに口外するのはもちろん、SNSに投稿するのも厳禁です。

秘書になるとどのようなスキルが身につく?

パソコンを開いて操作する人

秘書になるとどのようなスキルが身につくのでしょうか。身につきやすい具体的なスキルをご紹介します。

秘書になると身につくスキル
  • コミュニケーションスキル
  • ホスピタリティ精神
  • 事務処理能力
  • 語学力

コミュニケーションスキル

秘書になるとコミュニケーションスキルが身につきます。なぜなら、秘書は上司だけでなく、社内・社外の人間とやりとりする機会が多いからです。

 仕事を円滑に進めるためにも、周りの人とコミュニケーションを頻繁にとらなくてはいけません。

ただ無難に話を合わせるのではなく、上司との関係性を踏まえたやりとりが必要です。業務を続けていくうちに、コミュニケーションスキルが身につくでしょう。

コミュニケーションスキルを磨くことで、社会人として成長できますよ。

ホスピタリティ精神

談笑する人

ホスピタリティ精神も秘書になると得られる能力です。上司の仕事が効率よく進むよう、常に気にかける必要があります。

 上司から指示された仕事だけを進めるのではなく、時には自ら働きかけることも求められるでしょう。

「この仕事を済ませておけば、上司が喜ぶだろう」と考えながら、積極的に仕事を巻き取ることが重要です。

秘書になると、細やかな気遣いができる人間に成長できるのが魅力ですね。

事務処理能力

秘書として活躍していくうちに、事務処理能力が身につきます。書類の作成やデータ管理を通じて身につくスキルです。

 事務処理能力が高くなればなるほど、業務効率がアップします。マルチタスクが求められる秘書にとって、大きなアドバンテージになるでしょう。

事務処理能力は、日々の業務をひとつずつ正確にこなしていくことで身につきます。業務に慣れるまで時間がかかるかもしれません。

焦らず、着実に業務を進めていくことが大切です。

語学力

辞書

秘書になると、語学力が身につく場合があります。特に、外資系やグローバル企業の秘書なら、海外とやりとりする機会が多々あります。

 社外の人とやりとりをする際に、英語をはじめとした語学が必要です。スピーキング・ライティング・リスニングなどマルチに語学力が身につくでしょう。

語学力はすぐに身につくものではありません。入社時にハイレベルの語学力が求められるのはもちろん、入社後も継続して勉強し続ける必要があります。

昨今は英語だけでなく、中国語の需要も高まっていますよ。

秘書へ転職するのに資格は必要?

メモをとる人

秘書へ転職するのに、必ずしも資格が要るとは限りません。しかし、資格を取得しておくことで、選考が有利に進む場合があります。

秘書へ転職するのにおすすめの資格は下記のとおりです。

秘書へ転職するのにおすすめの資格
  • 秘書技能検定試験
  • CBS(国際秘書)検定

秘書技能検定試験

秘書技能検定試験は「公益財団法人実務技能検定協会」が認定する資格です。3級・2級・準1級・1級に難易度がわかれています。

 試験の出題範囲は、経済用語の知識や秘書業務の職務知識・マナーや接遇の方法など多岐に渡ります。多方面からの対策が必要です。

秘書技能検定試験を取得することによって、秘書として最低限の知識が身につきます。認知度の高い資格なので、採用側へアピールするのにも役立ちます。

まずは3級の取得を目指しながら、2級・準1級へとステップアップしていくとよいでしょう。

CBS(国際秘書)検定

CBS(国際秘書)検定は、「一般社団法人 日本秘書協会」が認定する資格です。特に、外資系企業やグローバル企業の秘書を目指す人に適しています。

 試験はプライマリー・ファイナルの2種類です。プライマリーに合格すると準CBS資格が与えられ、ファイナル合格後にCBS資格が付与されます。

ビジネスのシーンにふさわしい日本語とビジネス英語の両方を問われます。ファイナルでは、経営管理の知識も試験内容に含まれるため、入念な対策が必要です。

難易度は高いものの、資格を取得することで一目置かれる存在になるでしょう。

秘書に転職する方法

携帯の画面を見ている人

秘書に転職するには、どのような方法があるのでしょうか。具体的な方法を3つご紹介します。

秘書に転職する方法
  • 人脈を頼りにする
  • 企業サイトから直接応募する
  • 転職サービスを活用する

人脈を頼りにする

秘書へ転職する方法のひとつに、人脈を頼ることが挙げられます。秘書を求めている人が知人にいないか探してみるとよいでしょう。

 しかし、この方法は人脈が広い人に限られます。思い当たる人が浮かばない場合は、うまくいかない可能性も考えられるでしょう。

また、人脈を頼りにして転職をした場合、退職したくても言いにくい場合があります。

メリットとデメリットを考慮する必要がありそうですね。

企業サイトから直接応募する

パソコンを操作する女性

企業サイトから直接応募するのも、秘書を目指す方法のひとつです。秘書を募集している企業に問い合わせてみることからはじめましょう。

 企業サイトから直接応募することで、採用者の目に留まりやすいメリットがあります。特定の企業で働きたい人におすすめの方法です。

しかし、企業サイトから応募するとなると、複数の企業と比較することが難しいでしょう。

さまざまな企業の求人と見比べたい人には、不向きな場合があります。

転職サービスを活用する

さまざまな求人を見比べたいなら、転職サービスの利用がおすすめです。転職サービスなら、複数の企業が出している秘書の求人をチェックできます。

 また、転職サービスを利用することで、自分に合った求人をエージェントから紹介してもらえるメリットがあります。

現職で仕事が忙しく、なかなか求人を探すのが難しい人におすすめです。エージェントが丁寧にヒアリングしてくれるので、希望条件をしっかり伝えましょう。

そのほかにも、選考対策を徹底的に行ってくれるのも魅力です。

秘書を目指す人におすすめの転職エージェント3選

リクルートエージェント

リクルートエージェント

おすすめポイント
  • 業界最大級の非公開求人を保有
  • 各業界に精通したキャリアアドバイザーが在籍
  • 独自に分析した業界・企業情報の提供

あらゆる企業の求人を見比べたいなら、リクルートエージェントがおすすめです。リクルートエージェントは業界最大級の求人数を保有しています。

 2022年3月時点で、秘書の公開求人は76件・非公開求人は205件ありました。誰もが知る大手企業や成長中の中小企業などさまざまです。

また、各業界に精通したキャリアアドバイザーがいるのも魅力です。独自分析された業界の情報を提供してくれるので、業界研究に役立てられます。

はじめての転職でも安心して任せられるのがポイントです。

求人数※2022年3月30日現在 157,054件
秘書の求人数※2022年3月30日現在 76件
おもなサービス
  • 求人検索
  • 求人紹介
  • 選考サポート
対応エリア 全国
運営会社 株式会社リクルート

※出典:リクルートエージェント

マイナビエージェント

マイナビエージェント

おすすめポイント
  • 求人票に掲載されていない情報が手に入る
  • 求職者の強みを活かせるマッチング力
  • 面接が苦手・不得意な人に向けて模擬面接を実施

転職後のミスマッチを防ぎたいなら、マイナビエージェントがおすすめです。マイナビエージェントには企業へ直接足を運んでいるリクルーティングアドバイザーがいます。

 企業の情報をキャッチアップしているので、企業の雰囲気や人間関係など求人票に掲載されていない情報を得られます。

また、面接が苦手・不得意な人に向けて模擬面接を実施しているのも魅力です。秘書の面接で聞かれがちな質問を教えてくれるでしょう。

親身にサポートしてくれるので、はじめての転職活動でも安心してください。

求人数※2022年3月30日現在 33,918件
秘書の求人数※2022年3月30日現在 195件
おもなサービス
  • 求人検索
  • 求人紹介
  • 選考サポート
対応エリア 全国
運営会社 株式会社マイナビ

※出典:マイナビエージェント

doda

doda

おすすめポイント
  • 転職のプロによる徹底されたサポート
  • 企業から直接オファーを受け取れる
  • 転職オンライン予備校を毎月開催

手厚いサポートを受けたいなら、dodaがおすすめです。dodaを利用すると、転職のプロによる徹底されたサポートを受けられます。

 例えば、履歴書・職務経歴書の添削や面接対策を実施してくれるのが魅力です。転職活動が不慣れな人にとって、心強い味方になってくれるでしょう。

また、企業から直接オファーを受け取れるのもメリットです。秘書として役立つスキルや実績を記載しておくと、スカウトの確率がアップします。

転職オンライン予備校が毎月開催されているので、転職の情報収集にも役立てられるでしょう。

求人数※2022年3月30日現在 119,632件
秘書の求人数※2022年3月30日現在 208件
おもなサービス
  • 求人検索
  • 求人紹介
  • 選考サポート
  • スカウト機能
対応エリア 全国
運営会社 パーソルキャリア株式会社

※出典:doda

よくある質問

秘書にはどのような種類があるでしょうか?
秘書には医師を始めとした医療従事者の経営幹部を補佐する「医療秘書」や弁護士を補佐する「法律秘書」、さらに「政治秘書」などあらゆる種類が存在します。
補佐する方の役職や業界などによって業務内容は異なります。しかし、補佐する方が円滑に仕事をできるようにサポートするといった点はどんな秘書にも共通しています。
秘書になるために必要な資質は何ですか?
どんな種類の秘書に対しても言えることですが、書類を適切に処理する能力や補佐する方のスケジュールや人の名前を覚えたりする記憶力などが、秘書として重要な資質となります。
また、予想外の出来事が起こった時にでも冷静な考えを持てる判断力も大切です。
秘書の休日はどのくらいあるでしょうか?
週休2日制が基本のスタイルとなり、企業の秘書であれば他の会社員と同じく、土日祝日が休日となることが多いです。しかし、補佐する方が土日祝日に予定が入っていたり、出張があったりすれば同行しなければいけないこともあります。
有給については、もちろん取得することはできますが、時期を見極めなければ仕事が滞ってしまいます。そのため、自由に時間を使えるタイミングは他の職種と比べて少なめと言えるでしょう。
秘書の仕事は将来性がありますか?
秘書の仕事は、ここ数年で成長し続けているAIによって、代替される可能性があると言われている職種です。しかし、秘書の仕事は多岐にわたるため、AIでは対応できない業務があるのも事実です。
例としては、顧客対応を始めとした臨機応変なコミュニケーション力が求められる業務が挙げられます。こういった業務は今後も求められるので、秘書を目指すのであればコミュニケーション能力に磨きをかけておきましょう。
秘書としてキャリアアップするにはどのような方法がありますか?
秘書としてのキャリアアップには、企業の補佐から弁護士・医師・政治家などの個人秘書になっていくことが一般的と言われています。与えられる仕事の責任は大きくなりますが、その分高収入を得やすいです。
秘書としてステップアップしていくには実務経験も重要ですが、秘書検定をはじめとした資格を取得しておくと良いでしょう。また、外資系企業の秘書であれば英語力を身につけておくこともおすすめです。

まとめ

今回は、秘書の仕事内容や秘書になる方法、秘書になりたい人におすすめの転職エージェントをご紹介しました。

秘書は縁の下の力持ちのような存在です。上司が効率よく仕事ができるように、裏方に徹してサポートを行います。

秘書になるためには、転職サービスの登録がおすすめです。さまざまな求人を見比べられるだけでなく、選考サポートを無料で受けられます。

ぜひこの記事を参考にしながら、秘書への転職を成功させてください!

・本記事の内容は、本記事内で紹介されている商品・サービス等を提供する企業等の意見を代表するものではありません。
・本記事の内容は、本記事内で紹介されている商品・サービス等の仕様等について何らかの保証をするものではありません。本記事で紹介しております商品・サービスの詳細につきましては、商品・サービスを提供している企業等へご確認くださいますようお願い申し上げます。
・本記事の内容は作成日または更新日現在のものです。本記事の作成日または更新日以後に、本記事で紹介している商品・サービスの内容が変更されている場合がございます。
・本記事内で紹介されている意見は個人的なものであり、記事の作成者その他の企業等の意見を代表するものではありません。
・本記事内で紹介されている意見は、意見を提供された方の使用当時のものであり、その内容および商品・サービスの仕様等についていかなる保証をするものでもありません。
おすすめの記事