【メール例文・雛形12種類】コピペで使えるテンプレ集!~新卒採用担当向け~

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【メール例文・雛形12種類】コピペで使えるテンプレ集!~新卒採用担当向け~

2025/4/9

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【メール例文・雛形12種類】コピペで使えるテンプレ集!~新卒採用担当向け~ こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です!

新卒採用は中途採用と比べて選考期間が長く、面接回数も多くなりがちです。
また、多くの応募者とメールのやり取りをおこなう必要があり、大きな負担となります。

そのため、あらかじめ定型文のテンプレートを用意しておくことで、採用活動をより効率的に進めることができます。

本記事では、実際の選考のフローに沿って、新卒採用における各種メールについて紹介します。

新卒採用担当の方へ

メール例文・雛形12種類

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【1】新卒採用担当者が押さえておくべきメールマナーと注意点

応募者とのやり取りにおいて、メールのマナーは非常に重要です。

適切なメール対応をおこなうことで、企業の印象を良くし、スムーズな採用活動につなげることができます。

ここでは、採用メールを送る際に注意すべきポイントを紹介します。

1-1メールの送付時間帯に注意する

メールを送る時間帯は、応募者の負担にならないよう配慮が必要です。
深夜や早朝の送信は避け、一般的なビジネス時間の間に送るのが望ましいでしょう。

特に、面接の案内や内定通知などの重要なメールは、応募者がすぐに対応できる時間帯を意識して送信することが大切です。

1-2メールの件名や導入文は端的に整理する

メールの件名が分かりづらいと、応募者が内容を見落としたり、混乱したりする可能性があります。

たとえば、「【◯◯株式会社】面接日程のご案内」など、要件が一目で分かるようにしましょう。
また、導入文も簡潔に伝えることを意識しましょう。

1-3営業時間や返信日を必ず記載する

応募者がスムーズに対応できるように、メールには返信期限や、企業の営業時間を明記しておくことが大切です。

たとえば、「◯月◯日までに返信をお願いいたします。」と明記することで、対応の遅れを防ぐことができるでしょう。

1-4氏名や送付先に誤りがないよう確認する

応募者の名前やメールアドレスを誤って送信すると、信頼を損ねる原因になります。
送信前に必ずダブルチェックをおこない、正確な情報で送るようにしましょう。

1-5温かみのある内容のメールを意識する

応募者へのメールは事務的になりすぎないように、心がけましょう。

たとえば、「この度は弊社にご応募いただき、誠にありがとうございます」などの一言を添えることで、応募者に温かみのある印象を与えることができます。

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【2】新卒採用の会社説明会やセミナー関連

会社説明会やセミナーは、応募者が企業理解を深める重要な機会です。

適切なメール対応をおこなうことで、応募者に安心感を与え、より良い印象を持ってもらうことができます。

ここでは、説明会に関する5つのメールを紹介します。

2-1エントリーのお礼メール

応募者がエントリーした際に送るお礼メールです。
エントリーへの感謝を伝えるとともに、今後の選考フローについて簡単に案内すると良いでしょう。

【株式会社●●商事】エントリーのお礼

●● ●● さま

こんにちは。
株式会社●●商事の採用担当でございます。

この度は、当社にエントリー頂き誠にありがとうございます。

取り急ぎエントリー受付完了のご連絡を致します。

今後のセミナーおよび選考会のスケジュールなどにつきましては、
詳細が決まり次第、メールでご案内差し上げます。

説明会でお会いできることを楽しみにしております。

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株式会社●●商事
(部署名)
(新卒採用担当者名)

住所:
E‐mail:
電話番号
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2-2会社説明会案内メール

会社説明会への参加を促すために送るメールです。
企業の魅力や、説明会に参加するメリットを簡単に伝えることで、応募者の関心を高めることができます。

2-3会社説明会予約受付メール

応募者が会社説明会の予約を完了した際に送るメールです。
予約が確定したことを明記し、当日の開催日時や会場情報、オンラインの場合は接続方法を簡潔に記載しましょう。

2-4会社説明会リマインドメール

説明会の前日に送るリマインドメールです。
応募者が忘れずに参加できるよう、開催日時や場所、持ち物、オンライン参加の手順などを再確認できる内容にしましょう。

2-5会社説明会参加のお礼メール

説明会終了後に送るお礼メールです。
参加への感謝を伝えるとともに、今後の選考ステップや追加資料の案内を記載すると応募者にとって有益な情報となります。

【3】新卒採用の選考や面接関連

新卒採用における選考や面接は、応募者にとって企業との大切な接点となります。

適切なメール対応をおこなうことで、スムーズなコミュニケーションを図り、応募者に安心感を与えることができます。
ここでは、選考や面接に関するメールを紹介します。

3-1書類不合格通知メール

書類選考の結果、不合格となった応募者に送るメールです。

シンプルかつ丁寧な文面を心がけ、応募への感謝を伝えつつ、選考結果を伝えます。
また、今後の応募機会について触れることで、企業の印象を良くすることができます。

【株式会社●●商事】書類選考結果のご案内

株式会社●●商事の採用担当でございます。
この度は、弊社にご応募頂きまして誠にありがとうございました。

さて、弊社の状況及び貴殿のご経験などを勘案し、慎重に検討致しました結果、
弊社では貴殿にご活躍いただける場をご提供することが難しい
という結論に至りました。

誠に心苦しい限りではございますが、
何卒、ご了承頂きますようよろしくお願い致します。

お送り頂いた応募書類は当方で責任を持って廃棄させて頂きますのでご了承くださいませ。

末筆ながら、今後の貴殿の更なるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社●●商事
(部署名)
(新卒採用担当者名)

住所:
E‐mail:
電話番号
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3-2 面接案内メール

応募者に対し、面接の詳細を案内するメールです。

面接日時や場所、担当者の情報、持ち物などを明確に記載し、応募者が安心して面接に臨めるようにしましょう。
オンライン面接の場合は、事前に接続方法や注意点も伝えると親切です。

3-3面接リマインドメール

面接前日に送るリマインドメールです。
日時、場所、オンラインの場合は接続方法を明記し、応募者がスムーズに対応できるようにしましょう。

3-4面接採用通知メール

面接を通過した応募者に送るメールです。
次の選考ステップや、内定に関する情報を明記します。

3-5面接不採用通知メール

選考を通過しなかった応募者に送る不採用通知メールです。
簡潔かつ丁寧な表現を心がけましょう。

【4】新卒採用の内定連絡について

内定連絡は、応募者にとって非常に重要な瞬間です。

スムーズかつ丁寧な対応を心がけることで、入社への意欲を高めることができます。
ここでは、内定に関するメールを紹介します。

4-1内定通知

応募者に内定を正式に伝え、内定通知書を送付する際のメールです。

内定の喜ばしい報告とともに、通知書の送付方法(添付ファイル・郵送など)を明記し、必要な手続きについても案内すると良いでしょう。

【株式会社●●商事】内定のご連絡

株式会社●●商事の採用担当でございます。
この度は、当社の選考にご応募頂き誠にありがとうございました。

厳正なる選考の結果、貴殿を採用致すことが内定致しましたのでここにお知らせ致します。

入社の手続きは別途ご連絡致しますが、まずは添付しております必要書類を記入し、期限までにご返送頂きますようお願い致します。

ご不明点やご質問がありましたら、
ご遠慮なく下記E-mailまでご連絡ください。

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株式会社●●商事
(部署名)
(新卒採用担当者名)

住所:
E‐mail:
電話番号
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4-2入社承諾

応募者から入社の承諾を得た後、正式に受領したことを伝えるメールです。
承諾のお礼を述べるとともに、今後のスケジュールや手続きについて簡単に案内すると、応募者も安心できるでしょう。

新卒採用担当の方へ

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  • メール文章に迷っている。
  • 社内にテンプレートがない。
  • 事務作業を効率化したい。

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【5】まとめ

新卒採用におけるメール対応は、応募者との円滑なコミュニケーションを図るために重要です。

適切なメールマナーを意識しながら、効率的に業務を進めるために、ぜひ本記事のテンプレートを活用してください。

また、より詳細なメール文例や書類雛形については、ダウンロード資料をご参照ください。

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