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人事評価とは？社員を正しく評価するための必須評価項目を解説
2023/10/31
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
社員が高いパフォーマンスを発揮し続けるためには、公平で正しい目線の人事評価をすることが重要です。しかし、正しい人事評価の項目や方法が分からずお困りの方も多いでしょう。
今回は人事評価をする上で外せないポイントから、軸となる制度、評価を行うべき時期まで詳しくご紹介します。社員の意識改革にお悩みの人事部・経営者の方はぜひご一読ください。
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目次
業績や能力、業務に対する姿勢などの評価基準を設定した上で、社員一人ひとりの達成状況を評価することを人事評価といいます。これにより判断された結果は、主に社員の給与や昇格・降格に反映されるため、正しい評価をすることが重要です。
なお、人事評価のデータは新人研修などの人材育成カリキュラムにも利用可能であり、効率的な会社運営を行うカギになるシステムだといえるでしょう。
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効果的な人事評価を行うにあたって、目的を明確にしておくことは重要なポイントです。
今回は3点に絞ってご紹介します。
人事評価を行う目的として、自社の経営目標と社員が目指すべき目標の2つを共有することが挙げられます。
利益を上げ、成長していくために企業が立てているさまざまな目標に対し、社員がどれだけ貢献できたかを表すのが人事評価です。
社員自身が企業の目指す方向性を理解し、求められている役割・業務を把握することで、日々の業務効率向上が見込めます。
具体的な数字だけでなく、その数字を達成した際の最終的なビジョンまで共有しておくことで、目指すゴールが統一され、職場内の意識を高める効果も期待できるでしょう。
人事担当者による社員処遇の決定を詳細に可視化できる点も目的の一つです。ここでいう処遇とは、基本給与やボーナス、昇格・降格を指します。
評価基準があいまいなまま給与などが決められている場合、「自身の頑張りと評価が見合っていない」と感じた社員が離職してしまう可能性も大いに考えられます。
社員の働きと企業が求める働きとを照らし合わせた結果が人事評価です。そのため、評価基準を明確に定めて正当な評価を行えば、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。
企業としては、良い働きをした社員と芳しくない社員との差を明確に打ち出すことが重要です。求める社員像を具体的に周知させ、社員のレベルアップを図るためにも、人事評価システムの整備は急務なのです。
自社に利益をもたらす優秀な人材を増やすには、社員を育てることが重要です。
社員が注力すべき業務・身につけるべきスキルを具体的に示すためには人事評価が有効であり、適切な人員配置を行うにも、人事評価データは重要な材料になります。
人事評価で判明した社員の能力やスキル、性格をもとに適した部署への配置を行うことで、業務の効率化はもちろん、社員からの不満を最小限に抑えられるでしょう。
また、人事評価の項目を開示すれば、評価される基準に対して足りないスキルや伸ばすべき能力を社員が把握できます。
これにより、具体的な改善策を個々人で行えるようになり、「何をすれば評価されるのか」が明確になるため、モチベーションの向上も期待できるでしょう。
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公正な人事評価を行うにあたり、押さえておくべきポイントは以下の3点です。
項目・内容が分かりやすく設定されているだけでなく、社員にきちんと伝わっていることが重要です。定めた基準をできるかぎり周知させ、どのような目標を持って業務にあたればいいのかを社内全体に自覚させることで、社員一人ひとりの業務効率向上が期待できます。
人事評価を改める際には、まず「評価項目を明確に提示し、周知させる」ことを心がけましょう。
絶対評価とは、あらかじめ設定したノルマ・数値などの目標を達成できたかどうかによって、評価する方法のことです。反対に、集団内の他者と比較した評価方法を相対評価といいます。
企業によっては、部署内で順位をつけるなどの相対評価によって人事評価を行う場合もありますが、納得感を与えるには絶対評価の方が適しています。
というのも、絶対評価は他の社員と関係なく、純粋に個人を評価する形式です。
例えば、課されたノルマを達成した場合、絶対評価は目標に対する結果がそのまま評価されますが、相対評価は「他の社員と比較してどうか」で評価されます。
そのため、相対評価で生じやすい「ノルマを達成したのに評価が低い」という不満が起こりにくくなるのです。
以上のことから、納得感を与えられるのは絶対評価だといえるでしょう。風通しの良い明確な人事評価には、絶対評価をおすすめします。
社員を評価する際には、結果だけを端的に伝えるのではなく、丁寧なフィードバックを行うようにしましょう。「どこが悪かったのか」「どうしたら改善できるのか」といった内容まで踏み込み、社員の目標を修正・改善させるためのサポートを実施することが重要です。
また、フィードバックを通して社員の考えやキャリアプラン、悩みなどを聞き出し、コミュニケーションを取る場を確立することも可能です。部下とのコミュニケーション不足にお悩みの方はぜひお試しください。
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人事評価の構造として、軸となるのは評価制度・等級制度・報酬制度の3つの制度であり、それぞれが相互に影響を与えて人事評価が成り立っています。この章では、その3つの制度について詳しくご紹介します。
世間一般において人事評価としての認識が強いものこそ、この「評価制度」といえるでしょう。社員本人による自己評価と管理職社員による他己評価の2つの観点を照らし合わせ、期間中の業務実績など客観的な姿勢で判断・評価することを指します。
評価制度は人事評価の根幹を担う制度であり、次に紹介する「等級制度」に対しても、評価制度で一定の基準を満たした者を対象とするなど、大きな役割を果たします。
「報酬制度」に対しても、評価制度の判断をもとに給与・ボーナスなどの報酬を決めるため、評価制度はより慎重な姿勢で、公正かつ適切に構築すべき制度といえるでしょう。
「等級制度」は、能力や役割などによって社員を区分し、序列を設ける制度のことを指します。例えば、「一定の評価を獲得した社員の等級を1段階上げる」という形です。また、評価制度と同様に等級制度も他の制度に影響を与えています。
評価制度に対しては、社員の等級にもとづいた評価項目を設定することで、公正な評価を可能にしています。
なぜ等級にもとづいた評価項目を設定する必要があるかというと、画一的な項目では、社歴による経験・知識の差が評価に大きく反映されてしまうためです。
なお報酬制度に対しては、社員の等級ごとに基本給を変動させることで等級と報酬に関係を持たせるように設定します。
給与やボーナスなどの報酬を、評価制度・等級制度によって決定する制度のことを「報酬制度」といいます。
報酬制度は評価制度との関係が深く、評価制度によって「高いパフォーマンスを発揮して自社に貢献した」と認められた社員に対して多くの報酬を与える仕組みです。
このシステムにより、社員のモチベーションアップにつながるとともに、企業側も求める社員像を周知させることができます。
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人事評価を行う際は、評価項目についても理解しておきましょう。今回は3つの評価項目をご紹介します。
社員が一定の期間でどのような結果を残せたかを評価する基準が「業績評価」です。
業績評価の項目としては、「業績目標達成度」「課題目標達成度」「日常業務成果」「プロセス」などが挙げられます。
「業績目標達成度」では、売上や契約件数などの数値目標に対する達成度を評価します。
課されているノルマが達成できたかどうか、目に見える業績で判断するため、明確な基準として活用できる点が特徴です。
「課題目標達成度」は、業務における課題の達成度を評価する項目です。
例えば、「○○の業務効率化」など、課題目標に対してどの程度達成できたか、期間中のパフォーマンスを評価します。
「日常業務成果」は、直接会社の売り上げに関わらない業務を評価する項目です。
取引先とのメールの効率化や、迅速な電話対応などの雑務は評価されづらい業務ですが、積み重なれば自社の利益となるため、正当な評価ができるよう注目していきましょう。
業績の成果だけでなく、その結果に至るまでの「プロセス」を評価することも重要です。
プロセス評価の項目を設けることで、期間中の達成が困難な課題や目標があっても、モチベーションを維持したまま取り組めるようになります。
社員の業務実績を見逃さないためにも、さまざまな項目を取り入れることをおすすめします。
社員の能力を評価することが「能力評価」です。能力評価の項目には、「企画力」「実行力」「改善力」「リスク管理能力」などがあります。
「企画力」は、企画職に限って必要なスキルではありません。
事務職であっても、アイデアが求められる場面や日常の業務改善などにも、新しくより良い企画を立ち上げる力は必要不可欠です。自社に利益をもたらす能力をきちんと評価できるよう、体制を整える必要があります。
「実行力」も重要な項目です。
良い企画を立案しても、それを実行するスキルがなければ業績にはつながりません。企画を展開・運営していくための行動力も評価するべき能力です。
自身の担当業務や任されたチームをより良い方向に導く「改善力」も重要な評価項目です。
実行した企画が失敗したとしても、それを改善してリトライできる力があれば、高度なPDCAサイクルを回せる優秀な人材だといえるでしょう。
「リスク管理能力」も評価すべき項目です。
企業が利益を出すには、売上を増やすだけでなく多種多様なリスクに対処しなければなりません。
取引先との円滑なコミュニケーション、問題のある案件を早期に察知し、対処できる危機管理能力も企業に必要な能力です。適切な評価基準をもとに、社員の能力を育成していくことが重要になります。
情意評価は、勤務態度に対する評価のことを指します。これまでの評価項目にあった業績・能力とは異なり、業務に対しての意識や社員の性格を鑑みる評価基準です。
主な項目としては、「責任感」「強調性」「積極性」などが挙げられます。
「責任感」の項目では、与えられた業務・担当している業務に対し、主体的な姿勢で取り組めているかなどを判断基準とします。
周囲と円滑な関係を築くために必要な「協調性」もコミュニケーション能力が求められる重要な項目です。
業界・業種問わず、ビジネスを行う上で必要な能力であるため、きちんと評価しましょう。
「積極性」も評価項目です。
ただ上司からの指示を受けるだけでなく、自ら考えて行動する意識が重要であることを社内に周知させるため、評価項目として説明することをおすすめします。
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一般的には、人事評価の対象期間を6ヶ月に設定し、半年に1回のペースで評価を実施する企業が多いです。しかし、企業の規模や業種などによって適切な時期や回数は異なるため、必ずしもこれに合わせる必要はありません。
例えば、業務や部署内の移り変わりが激しい企業の場合、半年もしくは年1回では公正な評価が実現しにくいです。そのため、数ヶ月に1回などのペースで人事評価を行うケースも考えられます。
反対に、社員数の多い大企業が短期間での評価を行えば、社員の業務負担が大きくなる可能性が高いです。こういった場合は、半年もしくは年に1回の評価が適しているでしょう。
このように、企業ごと、また扱う事業ごとに適切な評価時期・回数は全く異なります。
ただし、最近では世界的なIT化に伴い、「半年に1回の評価では成果の出るタイミングと評価のタイミングにズレが生じるのでは」という声が多く上がるようになりました。
そのため、大企業でも評価時期・回数を見直して、対象期間を6ヶ月より短く設定し、頻度を増やすケースがトレンドになっています。
事業や最近のトレンドを踏まえた上で、自社に合うタイミングを探り、独自のシステムを構築しましょう。
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社員の業務効率向上はもちろん、円滑な会社経営を行うにあたっても、適正な人事評価は重要です。まずは、評価制度・等級制度・報酬制度の軸から根本を見直し、必須評価項目を用いた適切な人事評価項目を構築しましょう。
自社が求める社員像と現状を具体的な評価基準で明確にし、フィードバックで最終的なビジョンまで共有することで、より生産性の高い企業運営が実現します。
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