【採用担当者必見】書類選考で採用活動を効率化！ 事前準備からチェックポイントについて解説

【1】書類選考とは？新卒・中途・パートの違い

書類選考とは、履歴書や職務経歴書をもとに選考することです。

書類選考の流れや、やり方は企業によって異なりますが新卒や中途といった採用ターゲット、パートやアルバイトといった雇用区分によって、チェックする項目が異なることが多いです。

新卒採用では文章力や表現力を確認し、中途採用では求めるスキルや経験が備わっているかに比重が置かれるケースがほとんどです。
パートやアルバイトの書類選考では、記載漏れがなく丁寧に書類が書かれているか、勤務条件や働く意欲などをチェックされます。

近年では志望動機や自己PRの例文・テンプレートがWeb上に多数出回っており、それらを活用して採用活動に臨む求職者も大勢います。そのため、書類選考による合否の判断が難しくなっているのが現状です。

このようなことから、単純に書類選考だけで人材を絞り込むのにはリスクがあるため、
• オリジナルの適性検査
• 独自の応募書類やフォーム
• 志望動機書やポートフォリオ
などの手段で、企業独自の判定を行っているケースがあります。

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【2】書類選考の目的

採用活動を成功に導くためにも、書類選考で人材を適切に絞り込むことが大切です。

まずは、書類選考の目的を明確に把握しましょう。

2-1面接する候補者を絞り、効率よく選考を進めるため

書類選考をする目的は、応募者をスクリーニングして面接に進む人材を事前に見極めることです。

「全く対象外の応募者を外す」企業から「採用できそうな人しか面接しないつもりで絞り込む」といったように、応募者を絞り込む程度は企業によって異なります。

特に、知名度の高い企業や人気の職種などの場合、大量の応募が想定されるため選考を効率化するために書類選考を実施します。

応募が殺到するようなケースでなくても、時間や工数、費用をかけて採用活動を進めているため、労力に見合う人材をふるいにかける意味でも、書類選考は重要です。

書類選考の精度を高めるポイントは、「書類選考の担当者と面接官の目線を合わせること」「判断基準を擦り合わせること」です。

採用活動では、書類選考、1次面接、2次面接、3次面接といったようにいくつかの段階を経て、採用する人材を決めます。

各工程で応募者を判断する担当者が異なる場合、自社が求める人材を共有しておくことで、担当者の違いによる判断のブレを減らせるでしょう。

2-2応募者情報を把握し、配属部署を調整するため

応募者情報を把握すれば、配属部署の調整に役立ちます。

中途採用の場合、特定のポジションで応募するため、配属部署の調整は不要と感じるかもしれません。
しかし、募集する求人の条件に該当しなくても、他部署で活躍してくれそうな人材が見つかることがあります。
このようなことから、人材採用に苦戦している企業の場合は、募集職種だけでなく他の職種やポジションでの採用も視野に入れ書類選考を実施するとよいでしょう。

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【3】書類選考の事前準備

書類選考は応募者を見極める最初の選考段階なので、経験やスキルといった書類から読み取れる情報から自社が求める人材に該当するかを判断します。

自社が求める優秀な人材を応募書類から判断するためにも、人材要件や評価基準などを明確化して共有し、ポイントを踏まえて審査することが大切です。

3-1人材要件（求める人物像）の明確化

募集する職種やポジションで求めるスキルや経験を具体的に挙げて、求める人物像を明確化しましょう。

求めるスキルや経験は、
• 実務経験〇年以上
• 業務に必要な資格の有無
• マネジメント経験の有無
のように、できる限り詳しく決めるのがポイントです。

「優秀な人材が欲しい」という漠然とした基準では、採用選考時に失敗するリスクが高くなるでしょう。

自社にとってどのような人材が優秀なのかを見極めて言語化することで、採用現場と経営陣とで求める人材を共有できます。

3-2評価基準の設定

人材に求める条件が設定できたら、求める条件やスキルに優先順位を付けましょう。

求める要件をすべて満たす人材から応募してもらえるとは限りません。
また、すべての条件を満たす人材だけを次のステップに進めようとすると、書類選考を通過する応募者が激減する可能性があります。

数名の応募者で選考を迷ったときも、スキルや条件の優先順位に従うことで、選考をスムーズに進められるでしょう。

求める条件やスキルは、
• 必須スキル・経験
• 歓迎スキル・経験
• 近しいスキル・経験
の3つで分けると評価しやすくなります。

必須や歓迎する条件を備えていなくても、近しいスキルや経験があれば、必須スキルを早期に習得できる可能性が高く、結果的に自社が求める人材を獲得しやすくなります。

3-3書類選考の通過率を意識する

どのくらいの人数を通過させるか（通過率）は、採用担当者が頭を悩ませる問題のひとつです。

多数の応募者を面接に進めてしまうと、採用コストや時間が増大します。
一方で、次の選考に進む応募者を絞り込みすぎると、応募書類だけでは判断できない優秀な人材を取りこぼす危険性があります。

適切な通過率は存在しませんが、一般的には応募者の30％以上を面接に進ませる企業が多いです。

しかし、募集職種によって求める条件は異なりますし、マッチ度の高い人材からの応募が多ければ、必然的に通過者は増えるでしょう。

また、今後の採用活動に活かすためにも、通過率のデータを蓄積することをおすすめします。

たとえば、
• 「応募者を60％通過させたときは、面接に時間と手間がかかった」
• 「面接に十分なリソースを用意できず、通過率を15％に絞ったときは、採用したい人材が見つからなかった」
といったように、採用活動における問題や課題が見つかるはずです。

それらを次の採用活動に活かし、自社に合った通過率を見つけるのに活用しましょう。

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【4】書類選考の流れ

採用活動を円滑に進めるためにも、書類選考の流れについて理解しておきましょう。書類選考は、一般的に以下の4つのステップで進めます。

4-1応募書類の受付

求人募集を行うときに、応募者に対して応募書類の提出を求めます。
必要な書類の種類と提出期限、提出方法を応募者に明示しましょう。

応募書類の受付方法と、書類選考に必要な応募書類を以下にまとめました。

一般的な応募書類といえば、履歴書と職務経歴書ですが、企業や募集職種によっては応募者のスキルを見極めるために、志望動機書や作文を求めることがあります。

他にも、幹部候補や営業職、研究開発職といった専門的な知識や経験、保有資格などを重視する職種やポジションについては、職務分野のキャリアに絞った業務経歴書が必要となる場合があります。

4-2記載内容の確認

応募者から応募書類が届いたら、指定した書類がすべて揃っているか、応募書類の内容を確認しましょう。

書類で確認するポイントは以下の通りです。

全体	指定の体裁で書かれているか ビジネスマナーは適切か 丁寧に書かれているか
学歴・職歴	勤続年数 職務の一貫性 転職や退職の理由
免許・資格	内容 取得時期 職務との関連性
本人希望欄	内容

条件を満たさない応募者もいますが、それを補うだけの経験やスキルを持っていれば、次の選考段階に進めることを検討してみましょう。

4-3合否判断

応募書類の記載をもとに、合否判断します。
企業によっては、書類選考と並行して電話などによるスクリーニングを実施し、応募書類の内容を掘り下げるなど、応募者の人柄をチェックしています。

具体的には、
• 求める人物像をマッチしているか
• 募集条件を満たしているか
• もっとこの人物について知りたいと思えるか
などをポイントに応募者を絞り込みましょう。

4-4選考結果の連絡

選考結果を応募者に通知しましょう。
求人募集欄に「選考通過時のみ連絡」と記載しない限り、不採用者にも速やかに連絡するのがマナーです。

連絡を怠った場合、企業への不信感を募らせて、悪い口コミや噂が流れるリスクが生じます。
選考結果の連絡方法は企業によって異なりますが、電話、Eメール、書面などで行うのが一般的です。

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【5】書類選考のチェックポイント

書類選考の質や効率を高めるためにも、チェックポイントを押さえることが大切です。
ここでは、書類選考の基本となる履歴書と職務経歴書のチェックポイントを解説します。

5-1募集条件を満たしているか

学歴や経験、資格の有無など、自社の募集条件を満たしているかどうかを確認します。

併せて、入社後にすぐ活躍してもらえそうなスキルや経験があるか、これまでの経験に一貫性があるかもチェックしましょう。
経歴までチェックする理由は、一貫性のない経歴の持ち主は飽きやすく、短期間で離職する可能性が高いからです。

基本的に募集条件を満たさない応募者は、書類選考で不採用となります。
ただし、中には過去の経歴やスキルから自社での活躍が見込まれる応募者もいるので、ポテンシャルも含めて慎重に判断しましょう。

5-2基本的なマナー

社会人としての基本的なマナーが身に付いているかについても、チェックしておく必要があります。

具体的には、
• 誤字や脱字
• 日本語としての正確性
• 卒業年度や入社年度などに間違いはないか
• 修正液、修正テープの使用がないか
• 文章のマナーやトーンの統一性
• シャーペンや消えるボールペンで書かれていないか
• 丁寧に書かれているか
といった点を中心に確認しましょう。

5-3文章力

応募書類は、論理的思考や謙虚さなどを見極める判断材料となるだけでなく、応募者の人となりもある程度分かります。

たとえば、「一文が長すぎる」「読み手が分かりづらい表現を使っている」といった文章は、読み手への配慮に欠けています。

一方、「強調したい内容を太字にしている」「補足説明を加えている」などの文章は、読み手を意識している証拠です。
このように、文章をチェックすると、相手の立場になって物事を考えられる人材かどうかが分かります。

5-4志望動機と自己PR

志望動機や自己PRを自分の言葉で書いているかをチェックしましょう。
Web上で公開されている履歴書・職務経歴書の書き方や例文をもとに、言葉の入れ替えなどで済ませるケースがよくあります。

ありきたりな内容と自分の言葉で書かれた内容を判断するポイントは、具体性やオリジナリティーです。

自分の言葉で書かれた志望動機や自己PRは、実体験にもとづく具体的な情報が盛り込まれていますので、その点をよく確認しましょう。

5-5前職の勤続期間や転職理由・回数

前職での勤続期間や転職理由、回数は、長く働いてくれそうな人材を見極めるポイントです。
転職や退職理由に妥当性や正当性があるかどうか、合わせて確認しておきましょう。

たとえば、
• 入社月、退社月が未記入
• 転職した会社の入社年月日と退職月が重複している
• 1年～3年以内の転職が多い
• 関連性の少ない業界へ転職を繰り返している
• 勤続年数が長くても昇給や昇進がない
などの場合、離職リスクが高いと考えられます。

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【6】書類選考の合否通知に記載するべき内容

書類選考で次の選考段階に進む人材が決まったら、できるだけ速やかに電話やメール、書面にて合否通知を送付します。合否通知に記載するべき内容について、詳しく解説します。

6-1書類選考通過メールのテンプレート

書類選考で不採用となった連絡をメールで送る場合の例文を紹介します。

6-2書類選考不採用時のメールテンプレート

書類選考で採用となった連絡をメールで送る場合の例文を紹介します。

不採用通知のお知らせに限ったことではありませんが、メールアドレスや宛名をミスしないよう注意しましょう。

名前やメールアドレスのミスは失礼にあたります。
不誠実な会社という印象を与えるだけでなく、思わぬトラブルに発展する可能性もあるため、十分に注意してください。

また、メールの件名にも配慮が必要です。
「選考結果のご連絡」といったように、件名だけで選考結果だと分かるようにしておかないと、その他多数のメールに埋もれてしまい、結果の確認が遅れる可能性があります。

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【7】書類選考の目的とチェックポイントを心得て採用活動の効率化に繋げよう

書類選考は、自社が求める人材を選定して、採用の効率化を進めるために実施する最初の選考過程です。

採用した人材に活躍してもらえない、離職率が高いなど、採用活動に問題を抱えている場合、書類選考が適切に進んでいない可能性が考えられます。

書類選考を行う目的、事前準備から確認しておきたいポイントまでしっかりと把握し、求める人材を応募書類から選考できるように対策しておきましょう。
書類選考が円滑に進むと、採用活動の効率化も期待できます。

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