人材データベースをエクセルと連携!問題点は人事システムへの移行で解決

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人材データベースをエクセルと連携!問題点は人事システムへの移行で解決

2023/10/31

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人材データベース こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です!

近年、人材データベースを再構築させ、マネジメントに活かす企業が増えています。人材データを可視化することで、現状の人事について把握・管理できるだけでなく、適切な人材配置や評価につなげることが可能です。

人材データベースをエクセル化して活用している企業も多いでしょう。しかし、エクセルは導入しやすい反面、人材データベースとして活用しづらいため、人事システムに移行する企業が増加しています。

本記事では、人材データベースをエクセル化するメリット・デメリットとともに人事システムの導入により、どう問題が解決されるかについて解説していきます。
人事システム導入をご検討の際にぜひ参考にしてください。

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【1】人材データベースとは

人材データベースとは「人材データを有効活用するために集積し、可視化したもの」のことです。人材データベースに集積された人材データを閲覧・共有・分析し、マネジメントに活かすことを目的としています。

1-1人材データベースに含まれる情報

人材データには社員の基本情報だけでなく、採用時の情報や人事評価、実績、研修履歴、スキルなど、社員一人ひとりのあらゆるデータが含まれています。
人材データベースを導入すると、社員一人ひとりの膨大なデータを管理でき、活用することが可能です。

1-2人材データベース普及の理由

近年多くの企業で人材データベースの再構築が行われている理由に、少子高齢化による生産年齢人口の減少が挙げられます。
生産年齢人口の減少によって、各企業が自社に合う優れた人材を確保することが難しくなり、在籍している社員を有効活用することが課題となっているためです。

人材データベースで在籍する社員の情報を可視化することで、人材評価の最適化が図れるため、適材適所の配置実現や社員のモチベーション向上につながります。

1-3人材データベースに活用できるソフト

では、人材データベースに活用できるソフトには、どういったものがあるのでしょうか。

エクセル

多くの企業で導入されているエクセルは、使い慣れている人が多く、人材データベースとしての活用も容易に行えます。

人事システム

人事システムとは採用管理、人材情報、研修履歴、給与計算など人事に関わるデータを管理できるシステムです。
膨大なデータを一元管理することで業務を効率化し、タレントマネジメントに活かすことができます。

人事システムはソフトにより特徴があります。「大企業向け」「人事評価に特化」「多くの外部サービスと連携可能」など、それぞれの企業に合ったソフトを選定することで、より効率化を図れます。

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【2】人材データベースをエクセル化するメリット

導入しやすいエクセルで人事管理している企業も多いのではないでしょうか。
ここでは人材データベースをエクセル化するメリットについてご説明します。

2-1低コストである

オフィス系のソフトであるエクセルは、すでにインストールしている企業が多いでしょう。
既存のソフトを利用する場合、人材データベースをエクセル管理する際の導入コストや手間がかかりません。

まだ導入していないという場合でも、表計算ソフトであるエクセルは非常に汎用性が高いため、多くのシーンで活用可能です。
エクセル導入には初期費用がかかりますが、コストパフォーマンスを考えると決して高額ではありません。一度購入してインストールすれば、その後の費用もかからないため、長期的に見ても低コストで運用できます。

2-2エクセル使用者なら作成が容易にできる

エクセルは使用未経験者が少なく、使いこなせる人が多いこともメリットです。関数や表計算の知識があれば、容易に人材データベースを作成できます。
関数を入れて表作成することで、労働時間の管理や給与・社会保険料等の計算も自動的に行えます。未経験であっても基本的な関数や表計算について学べば、さほど難しいソフトではありません。

エクセルには人事管理に適した多くのテンプレートもあります。
例えば、研修履歴をエクセルで管理したい場合は「エクセル 研修履歴 テンプレート」と検索すると、さまざまなテンプレートの中から用途に合うものを選んで利用できます。

エクセルは、新しくシステムを覚える必要はほぼありません。初心者でも扱いやすいため、エクセルでの人事管理はスムーズに導入できます。

2-3紙媒体や他システムへの移行が容易にできる

エクセルは紙媒体や他システムへの移行が容易です。
エクセルファイルは「CSV」という互換性の高いテキストファイルデータで、簡単に保存できます。
多くのシステムでCSVを取り込む機能があるため、共有先がさまざまなアプリケーションを利用していても、転送をスムーズに行えます。CSVファイルにすることで他システムのソフトに取り込み、閲覧や修正も可能です。

また、エクセルは紙媒体への出力も容易に行えますし、紙媒体からエクセルへのデータの移行も簡単にできます。紙のデータをスキャンするだけでエクセル文書に変換できるため、データを一つひとつ入力する手間がかかりません。

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【3】人材データベースをエクセル化するデメリット

エクセルはすでに導入済みの企業が多く、使い慣れているソフトなため人材データベースとして利用しやすい反面、いくつかのデメリットもあります。人材データベースをエクセル化するデメリットについて解説します。

3-1ファイルの分割が必要

エクセルには、全てのデータを一つにまとめる機能がないため、膨大な量になる人材データを一元管理することができません。
つまり、「部門ごと」「研修単位ごと」という風にファイルが分散され、別々に保存されるということです。

人材データベースとして利用する以上、人材データを簡単に集積できなければなりませんが、分割してデータが保存されるエクセルでは、その対応が困難です。
企業の規模によっては、膨大な量になる人材データを一つにまとめられないことはエクセルの大きなデメリットと言えるでしょう。

また、データのやりとりをする場合、エクセルでは直接閲覧できないので、メールに添付したりファイルサーバー上に置いたりすることになり、円滑に情報共有を行えません。

3-2進捗状況の管理が難しい

研修管理では、受講申請から受講後のレポート提出完了まで進捗状況を把握したいところですが、エクセルにはその機能がないので、進捗状況の管理を行えません。
エクセルで研修管理するには、研修受講報告を社員ごとに確認することになるため、効率が悪いです。

また、エクセルファイルそのものも、データの上書き状況が確認しづらいです。エクセル内の情報が「いつ、誰が、どの点を入力・修正したのか」を確認できません。
リアルタイムで確認すべき人事情報の進捗状況を把握しづらく、エクセルファイルそのものの更新状況が確認しづらい点は、企業にとってデメリットになります。

3-3社員の研修履歴の管理が難しい

エクセルでは社員の研修履歴の管理が難しいという問題点もあります。
エクセルで研修管理を行う場合は、研修コース単位でファイルを作成し、管理することになります。
研修コース単位で管理すると、社員ごとのデータが分散してしまうのが大きなデメリットです。社員一人ひとりの研修履歴が違うファイルに保存されると、社員単位で履歴を確認できません。

分散されたファイルの情報は、確認する際にそれぞれのエクセルからデータを集積させて整理する必要があり、管理が難しく非効率になります。

3-4複数のエクセルファイルの集計に時間がかかる

エクセルでは、全ての人材データを一つのファイルにまとめられないため、複数のファイルにそれぞれのデータが保存されています。
人材データベースをエクセル化した場合、複数のファイルにまたがったデータを集計する際に時間がかかってしまうという問題点があります。

集計したいデータも月別、部門別、社員別など、その時によって異なる情報が必要になるので、その都度集計作業をしなければなりません。
集計が必要になる度に業務に時間を費やすことは担当者の負担となるでしょう。

3-5セキュリティの問題がある

人材データベースのエクセル化はセキュリティ面の問題もあります。そもそもエクセルは表計算を目的としたソフトなため、セキュリティ面が強化されているわけではありません。

エクセルは、シートごとに閲覧・編集の権限を設定することは可能ですが、ファイルそのもののアクセス制限は難しく、情報を保護することが困難です。
アクセス制限がなければ外部からの不正アクセス、自社からの情報の持ち出しや破損、紛失も懸念されます。

そして、ファイルそのもののセキュリティ面だけでなく、情報を共有する際にメールの誤送信をするといった、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
人材データベースには、個人情報や社内の機密情報が含まれているため、セキュリティ面の問題は大きなデメリットです。

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【4】エクセルから人事システムへの移行でどう変わる?

人材データベースをエクセルから人事システムに移行することを検討している企業も多いのではないでしょうか。人事システムへの移行により、エクセルでの問題点を解決することが可能です。
移行後にどのようなメリットがあるのか解説しますので、ぜひ参考にしてください。

4-1データが共有でき、従業員のやる気アップに

人事システムを導入することで評価シートを共有できるようになります。
評価シートを共有すると、各社員の成績・能力・強みをデータにし、人事評価の見える化が実現します。見える化によるメリットは、企業から各社員が適正評価されていることが分かる点です。

「自分の仕事が適正評価されていない」という不安は、モチベーションの低下だけでなく、離職につながる要因となります。社員のやる気につながる人事評価の見える化は、企業にとっても社員にとってもメリットが大きいでしょう。
人事システムを導入して評価シートを共有すると、社員が評価について納得しやすくなるため、結果的に社員のやる気アップや離職防止につながります。

4-2業務が効率化できる

人事システムを導入することで人材データを集積させる作業工数を減らし、業務の効率化が期待できます。
新しいシステムの導入には「効率化し軌道に乗るまで時間がかかる」「使いこなせないかもしれない」と心配な面もあるでしょう。

しかし、人事システムは誰でも使いやすく直感的に操作できるようデザインされているため、スムーズに導入しシステム化することが可能です。

また、人事部は人事だけでなく、総務や労務といった領域の業務を行うこともあるため、膨大な仕事をこなす際にヒューマンエラーが発生することもあるでしょう。人事システムの導入で手作業が減れば、ミスを防ぐことが可能になり、さらに効率化が進みます。

4-3データをまとめて一元管理

人事システムを導入すると、社員に関するさまざまなデータをシステム上で一元管理することができます。
エクセルでは、人事データが複数のファイルにまたがり別々に保存されているため、データ集積に時間がかかっていましたが、人事システムならその手間がかかりません。

一元管理することにより、時系列を問わず関連情報を含めて一つに集積し、見たい時に見たい情報がすぐに確認できるようになります。
膨大な量の人事データを一元管理することで、業務を効率よく進められる点は、企業にとって大きなメリットです。

4-4セキュリティ問題も安心

エクセルでは問題のあったセキュリティ面も、人事システムなら安心です。個人情報や社内の機密情報を含む人材データベースは、セキュリティ面の強化が必須となります。

クラウド型の人事システムでは、SSLによるデータ暗号化がなされ、暗号化したデータは第三者が解読できないようになっています。また、IDやパスワードを個別に管理し、IPアドレスによるアクセス制限も行っています。
万が一不正にアクセスがあった場合も、履歴をチェックすることが可能なので、セキュリティ対策が万全です。

4-5他システムとの連携も可能

人事システムは他のシステムと連携が可能なため、他システムを導入している場合でも、人事業務をスムーズに行えます。
例えば、給与管理や勤怠管理などのシステムを導入している場合、人事システムと連携することができれば、これまで以上に業務を効率よく進められます。

他システムとの連携可否は、CSVファイルの入出力に対応しているものであれば、ほぼ連携可能です。
ただし、絶対的な判断基準ではないので、人事システムの導入を検討する際には自社で使っている既存のツールやシステムと連携できるかを確認しましょう。

4-6人事評価の最適化が期待できる

適切な人事評価は、社員のモチベーション向上につながります。人事システムの人事評価制度や仕組みを利用することで、人事評価の最適化が期待できます。
人事評価の最適化は、共有することで社員のやる気につながるだけではなく、適切な人材配置にも活かすことが可能です。

また、人事システムでは社員のデータを見ながら、人事異動のシミュレーションを行えるものもあります。人材評価の最適化による戦略的な人材配置を行い、個々の能力に合ったポジションを与えることで、企業の目標により近づけるようになります。

4-7サポートシステムによるトラブル対応

エクセルでデータを紛失、破損してしまってもサポートシステムに頼ることができませんが、人事システムなら対応可能です。
人事システムで管理する情報は個人情報が多く含まれるため、トラブルの際には早急に対応し、解決しなければなりません。サポート体制が整っている人事システムを利用することで、多くのトラブルを防止することが可能です。

また、操作や活用に関する質問・疑問についてもサポートしてもらえるため、初めて人事システムを導入する際も、円滑に利用を始められます。

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【5】まとめ

人材データベースのエクセル化は、低コストで作業しやすく、導入しやすいメリットがあります。しかし、本来は表計算ツールであるためセキュリティ面の弱さ、データ集積の手間など、人材データベースとしての利用が難しいと感じる点も多いでしょう。

人事システムを導入すると、エクセルのデメリットを解決することができます。セキュリティの強化やデータの一元管理といった人事部の作業効率化だけでなく、適切な人事評価による、社員のモチベーション向上など多くのメリットがあります。
作業効率化や社員の離職防止は、今後ますます進む生産年齢人口の減少にも対応することが可能です。

人材データの管理にかかる時間や業務量、社員の離職にお悩みの際にはぜひ人事システム導入をご検討ください。

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監修・執筆:ONEライターチーム

監修・執筆:ONEライターチーム

こんにちは、ONEライターチームです。私たちは人事・採用に携わる担当者様向けに様々なお役に立ち情報を発信しています。

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