労務管理システムとは？システム導入のメリット・デメリットを詳しく解説

【1】労務管理システムとは？

労務管理には、労働時間の管理、給与計算、社会保険・福利厚生の管理、安全衛生管理といった業務があります。

労務管理システムとは、このような業務をシステムで自動化し、効率化するサービスです。
中でも勤怠管理システムや給与計算システムは既に広く普及しており、導入している企業も多く見かけますが、現在ではその他の業務についても続々とシステム化されています。

例えば、電子申請に対応した社会保険管理のシステムを利用すると、従業員ごとに必要なデータをシステム上で作成し、電子申請することが可能です。

人事部全体の業務範囲は多岐にわたり、とりわけ従業員規模の大きい企業や従業員の入退社が頻繁に行われる企業では、人事担当者への負荷も大きくなりがちです。多くの企業で労務管理システムを取り入れ、業務の効率化を図る動きが進んでいます。

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【2】労務管理システムの機能

労務管理システムは労務管理全般を広くカバーしているため、自社のニーズに合わせて機能を選ぶ必要があります。
電子申請に対応しているシステムは、自治体やハローワーク、年金事務所といった関係機関へ出向かずに手続きを完了できるため、導入する企業が増加しています。

現在、政府は電子申請への対応を推進しており、2020年4月から大企業のような特定の法人について社会保険・労働保険の一部手続きの電子申請を義務化しました。
このような電子申請を推し進める動きは、今後も拡大していくと考えらえられるため、電子申請に対応した労務管理システムの検討は必須といえます。

参考：厚生労働省「2020年4⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。」

それでは、労務管理システムにはどのような機能があるのか見ていきましょう。

2-1入社・退社の手続き

入社や退社時に必要な社会保険・雇用保険資格の取得・喪失届、扶養控除等申告書の作成・関係機関への提出までシステム上で行えます。

2-2従業員情報の管理

従業員一人ひとりのマイナンバーの収集、住所等連絡先の登録・変更、扶養家族の追加・削除をシステム上で管理できます。

2-3年末調整の手続き

給与支払報告書や源泉徴収票、所得税徴収高計算書、扶養控除等申告書、保険料控除申告書などの年末調整に必要な書類の作成と提出が可能です。

2-4雇用契約書の作成・締結

雇用契約書や秘密保持誓約書といった書類の作成・締結ができます。

2-5就業規則・福利厚生の管理

就業規則の作成・修正や、福利厚生の追加・変更ができます。従業員の増減や企業形態の変化に合わせた規則変更にも柔軟に対応できるでしょう。

2-6勤怠管理・給与計算の機能

システムによっては、勤怠管理・給与計算の機能を搭載しているものもあります。
「勤怠管理」の機能では出退勤の打刻管理ができ、「給与計算」の機能では給与の計算に加えて、厚生年金・健康保険の計算も容易に行えます。

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【3】労務管理システムの選び方

労務管理システムの開発には様々な民間企業が参入しており、提供する企業によって機能や仕様が異なります。そのため、個々のシステムで対応している管理業務には、ばらつきがあります。
労務管理システムを選ぶ際は、あらかじめ「どういった作業をシステム化したいのか」をピックアップした上でシステムを選ぶことが重要です。
それでは、システムの選定ポイントを項目ごとに見ていきましょう。

3-1手続き

従業員の入退社だけでなく、引っ越しや結婚といったライフイベントにともない発生するのが、諸々の労務手続きです。

どのような企業でも非常に手間がかかり工数が膨らむ部分のため、システムを導入することで大幅な改善を期待できます。

従業員が入力できるかどうか

労務管理システムには、「人事担当者のみが入力できるシステム」と「従業員が個々で入力できるシステム」があります。

人事担当者のみが入力可能な場合、従業員には手続きに必要な用紙を配布し、記入後に回収しなくてはならないため、手間がかかります。
とりわけ労務担当者の業務範囲が広く、手間を省きたい企業や従業員数の多い企業では、従業員が個々で入力できるシステムかどうかが選定時の大きなポイントとなるでしょう。

3-2勤怠管理

勤怠管理をシステム化する際、押さえておきたいポイントは以下の2点です。

自社就業ルールとの相性

勤務形態や休日休暇の設定に関して、自社の就業ルールにもフィットする相性のよい労務管理システムを選ぶことが重要です。

既存システムとの親和性

勤怠管理は給与計算の基礎データでもあり、給与計算ソフトを既に導入している場合には、既存のソフトとスムーズに連携ができるかが重要です。
導入済のシステムとデータ連携が上手くいかない場合、仕様の異なる複数のシステム上でデータを管理しなければならず、手間を増やしてしまう可能性があります。

3-3給与計算

給与計算をシステム化する場合は、

といった項目から検討して、自社に適した管理しやすいシステムを選びましょう。

加えて給与明細書の作成方式についても、従来のやり方から移行した場合に不都合な点がないか確認しておくとよいです。
勤怠管理と同様に、既に導入済みのシステムがあれば連携がスムーズな親和性の高いシステムを選ぶ必要があります。

3-4マイナンバー管理

マイナンバー管理には、政府のガイドラインに沿った運用が必要であり、労務として扱う個人情報の中でも入念なセキュリティ対策が求められます。システムを選ぶ際には、まずセキュリティ対策が万全かどうかの確認が必須です。
マイナンバーは納税や社会保険の手続きに必要になることもあるため、各業務ソフトと連携可否も選定のポイントとなるでしょう。

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【4】人材データベースの必須項目とは

幅広い業務に対応できる労務管理システムですが、そのメリットをあらためて見ていきましょう。

4-1書類管理の時間短縮

労務管理システムを導入することで、書類管理の時間短縮を期待できます。

ペーパーレス化による負担軽減

労務管理システムの中には、労務担当者だけでなく個々の従業員もシステム上で入力できるものもあります。従業員が自分で直接入力できれば、書類を配布・回収する手間を省くことが可能です。

社会保険の資格取得や喪失時に必要な書類作成を紙ベースで行う場合、当該従業員への用紙配布や回収、内容確認を行う必要があるため、手間がかかります。場合によっては、提出用の書類に転記してから提出することもあるでしょう。

このような作業をシステム上で行えるため、書類の受け渡しが不要となります。さらに入力状況をチェックできるので、提出の遅延や回収漏れの防止にもなるでしょう。

入力内容の訂正も容易に

システム上での作業であれば、入力内容の訂正も容易に行えます。
従業員に用紙への記入を任せると、記入漏れや修正箇所が少なからず発生します。その場合、書類を差し戻して修正を依頼し、再び回収することになるため、大変労力がかかります。

従業員規模が大きい企業や全国に複数の拠点をもつ企業では、非常に煩雑な作業でしょう。
労務管理システムを導入すれば、入力漏れや修正があってもシステム上でスムーズに対応できます。

4-2自治体等への書類提出が手軽に

電子申請に対応している労務管理システムを導入すると、自治体等への書類提出を電子申請で行えるようになります。書類を発送したり、自治体等へ出向いたりする必要がなくなるので、無駄な時間を省けるでしょう。

提出後に内容の訂正を求められた場合にも、システム上で作業できるので紙ベースよりもスピーディに対応できます。社会保険には、従業員の日常生活に大きく関わる手続きもあるため、急ぎの対応が必要になることもあります。
電子申請で書類提出ができれば、速やかに対応できるでしょう。

4-3手続きのスピードアップで企業・従業員双方の負担軽減

従業員も入力可能な労務管理システムを導入すると、従業員はすきま時間を使ってパソコンやスマートフォンで入力できるようになるため、負担軽減につながります。
書類を労務担当者へ届ける手間も省けるので、システム導入は労務担当者だけでなく従業員にもメリットが大きいです。

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【5】システム導入のデメリット

労務管理システム導入のメリットを見てきましたが、注意しておきたいデメリットもあります。次は労務管理システム導入の前に、検討しておきたいデメリットを見ていきましょう。

5-1システムごとに機能にばらつきがある

労務管理システムを開発している企業は多く、システムによって対応しているサービスにもばらつきがあります。その点を踏まえてシステムを比較検討しなければ、「求めていた機能がないものを選んでしまった」ということにもなりかねません。

労務管理システムは、勤怠管理や給与計算をメインとするものや、社会保険の管理に特化しているものなど多種多様です。システム導入の際には、労務管理のうちどの業務をシステム化させたいのか明確にした上で、目的に合ったシステムを選びましょう。

5-2アクセス集中など紙媒体では発生しないトラブルも

労務管理システムの中でも、クラウド型のサービスはインターネットに接続して利用する仕組みです。そのため、従業員に一斉に入力を依頼した場合など、アクセス集中によってトラブルが起こる可能性もあるでしょう。
また、セキュリティ対策が充分でないと情報漏洩の危険も考えられるため、導入時にはネットワーク環境をしっかりと整えておく必要があります。

5-3IT機器に不慣れな従業員は負担になる可能性がある

パソコンやスマートフォンの扱いに不慣れな従業員がいる場合、システム導入が負担になってしまう可能性もあります。

IT機器に不慣れな従業員は、労務担当者が入力期限を決めたとしても対応が間に合わず、かえって回収効率を下げてしまうことも考えられます。
場合によっては、円滑なシステム利用のためにマニュアルの作成や入力のサポートに時間を割く必要がでてくるかもしれません。

5-4手続きによっては電子申請不可の場合がある

労務管理システムを導入することで電子申請が可能になるのは大きなメリットですが、電子申請に対応していない手続きもあるため、あらかじめ確認が必要です。

例えば、雇用保険の手続きは電子申請に対応していますが、企業によって加入先が異なる健康保険組合の手続きは、電子申請を利用できないところがほとんどです。労働保険事務組合に加入し、手続きを委託している場合も基本的に電子申請ができません。
このように、すべての手続きが電子申請できるわけではないため、注意しておきましょう。

5-5サポート体制によっては作業遅延の可能性も

労務管理システムを導入して慣れないうちは、様々な問題が発生するでしょう。
労務管理システムには、操作方法がわからない場合などに利用者をサポートする体制が備わっています。
しかし、サポート体制が充実していないと質問への回答が遅くなり、作業を進められずに関係機関への提出が遅れるといった事態にもなりかねません。

システムを選ぶ際には導入後のサポート内容や、質問への対応スピードについても確認しておく必要があるでしょう。

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【6】まとめ

労務管理システムの概要、選び方、メリット・デメリットについて見てきました。
最近では、便利な機能をもった労務管理システムが次々と開発されていますが、システム導入さえすれば現状の業務が効率化するわけではありません。

自社ではどの業務がネックになっているのか、どのような機能が必須なのかといった点を明確にし、上手く活用できるシステムを選びましょう。

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