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オンボーディングとは?意味や実施目的、メリット、進め方、成功ポイントを徹底解説!
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です!
「新入社員が会社に馴染めず数年で退職してしまい困っている」というお悩みは多いのではないでしょうか。
新入社員や転職者がいち早く組織に馴染み長く働いてくれれば、企業にとって大きな利益をもたらします。
オンボーディングは、従業員の離職対策のひとつとして近年大きな注目を集めています。
本記事ではオンボーディングの実施目的やメリット、進め方などを徹底解説しますので、ぜひご覧ください。
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目次
オンボーディングとは、新卒・中途を含めた新入社員に向けて実施される「教育プログラム」です。もちろん、雇用形態も関係ありません。
能力向上や企業への浸透化を図り、少しでも早く職場に馴染んで活躍できる人材を育てることを目的としています。オンボーディングは3か月から半年、長ければ1年にわたって継続的に実施されるのが特徴です。
ちなみに本来の「on-board」とは「船や飛行機に乗る」ことを指しますが、同時に「受け入れる」という意味でも使われます。
OJT(On The JobTraining)とオンボーディングの違いは、訓練方法です。
OJTは、実務を通じて仕事を教育・育成する実践型の訓練方法です。
一方、オンボーディングは主に配属前の準備にウエイトを置いており、新しい職場環境に馴染むための訓練を行います。
具体的には、新人研修やスキルアップ研修、歓迎会や内定者同士の交流会など、実務以外の活動もオンボーディングに含まれます。
つまり、新入社員がいち早く組織に馴染み、スムーズに業務に取り組めるよう配属前から支援する点がOJTとの大きな違いです。
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オンボーディングの大きな目的は、新入社員が少しでも早く組織に馴染んで自分の実力を発揮できるようにすることです。ここでは、もう少し詳しく実施目的を説明します。
オンボーディングを行う1つ目の目的は、「早期離職の防止」です。
新入社員に対してメンター制度や1on1などの機会を提供し、配属前に一人ひとりの不安を解消して組織に早く馴染めるよう支援することで、早期離職を防ぎます。
オンボーディングを行う2つ目の目的は、「新入社員が早く実力を発揮できるようにするため」です。
即戦力化・早期戦力化を実現するには、新入社員に企業文化や社内ルール、業務に必要な知識などを理解してもらわなくてはなりません。
また、新卒採用の場合、オンボーディング内でビジネスマナーといった社会人の基礎知識も教える必要があるでしょう。
新しい環境で早く力を発揮して活躍できるように、会社として必要な支援を提供することが重要です。
オンボーディングを行う3つ目の目的は、「人材育成環境の標準化のため」です。
一般的に、新人研修ではトレーナーが、OJTではチームが「教育」を担当します。
しかし、オンボーディングでは配属先に関わらず、すべての新入社員に対して同じプログラムを実行するので、平等かつ十分な教育機会を提供できます。
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近年、注目を集めている「オンボーディング」の背景や理由は何でしょうか。詳しく解説していきます。
新卒者の早期離職率が高止まりしているため、オンボーディングが注目されています。
2020年に厚生労働省が公表した調査によると、新卒者の3年以内の離職率は大卒者で31.2%、高卒者では36.9%となっており、中小企業では特に離職率が高い傾向にあります。
離職率は直近10年ほど同程度で推移しているため、新入社員の定着を図るためにオンボーディングが注目されているのです。
参考:厚生労働省│(2020年10月30日公表)新規学卒就職者の離職状況より
オンボーディングが注目される背景として、労働力人口の減少による人材不足も挙げられます。
引用:パーソル総合研究所「労働市場の未来推計 2030」
パーソル総合研究所が公表した労働市場の推計によると、2030年には7073万人の労働需要に対し、供給できる見込みは6,429万人のみであり、644万人の人手不足が発生すると予測されています。
各産業にも大きな影響を与え、医療・福祉業では187万人、サービス業では400万人が不足する見込みです。
労働人口減少に伴い、人材獲得難易度は高まるため採用コストは上昇するでしょう。
人材不足が深刻化する中、オンボーディングは企業にとってますます重要な手段となっています。
感染症拡大などの影響でリモートワークが広まったことにより、新入社員が初日からオフィスに出社しないまま業務を行う機会が増えました。
しかし、リモート環境下における人間関係構築や業務の習得は難しいため、新入社員が活躍できるようになるまで、これまで以上の時間がかかります。
柔軟な働き方が求められる現代では、働く場所がどこであっても、新入社員の早期活躍を期待できるオンボーディングが求められているのです。
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企業がオンボーディングを実施するメリットとは何でしょうか。初期投資とも言えるオンボーディングを行うメリットについて解説します。
オンボーディングは、採用コスト削減につながります。
オンボーディングで新しいメンバーが職場に馴染めるようサポートすれば、新入社員は働きやすさを感じるため、早期離職リスクは低減するでしょう。
離職率が低くなると、採用活動や新規採用者へ教育する工数を抑えられるため、採用コストや教育コストの削減につながります。
人材不足の加速による採用コスト高騰に備えるためにも、オンボーディングの実施は必須です。
オンボーディングのメリットとして、チームの生産性向上が挙げられます。
新入社員が早期に実力を発揮してチームに貢献できるようになれば、チームの生産性向上が期待できます。
また、新卒や中途入社者にとって自分が会社に貢献していると実感できれば、モチベーション向上だけでなく離職リスクも低減するので、業績向上にもつながるでしょう。
新入社員の定着率を高める効果も期待できるでしょう。
オンボーディングで実務以外の支援も行うと、新入社員は社内で良好な人間関係を築けるため、社員の帰属意識が高まります。
また、新入社員が悩みや問題を相談できる環境が整備されれば、退職を決意する前に手を打つことも可能ですし、問題解決できれば他の社員や会社に対する信頼も増します。
そのため、近年ではランチミーティングなどを通じて、他部署とのコミュニケーションを増やす企業が増えてきました。
人材育成施策をアップデートできる点もメリットです。
オンボーディングでは、数値的な目標達成のために面談やメンター制度、懇親会など様々な施策を実施します。
さらに最近では、オンライン施策の標準化が早急に求められています。オンボーディングを行うことにより、全体的な人材育成の施策を強化し、アップデートできるようになるでしょう。
オンボーディングは、従業員エンゲージメントの向上が期待できます。
既存社員を巻き込んだ活動により、横のつながりの強化や組織の活性化が見込めるでしょう。特にメンター制度では、先輩社員も学びや気づきを得られます。
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オンボーディングをする際のデメリットとして、時間やコストがかかることや新しい従業員が組織に適応し、実力を発揮するまでに時間が必要である点が挙げられます
しかし、先述したメリットを加味すると、メリットの方が大きいと考える企業も多く、現在ではオンボーディングの構築が重要視されています。
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オンボーディングは、通常の研修と異なり多岐にわたる内容が含まれるため、導入前にプロセスを策定することが重要です。ここからはオンボーディングの導入プロセスについて説明します。
新人研修の種類や実施のコツについては「新人研修を成功させたい!研修目的と成功させるコツ、形態別研修やユニークな研修を紹介」をご覧ください。
内定者が入社する前からオンボーディングを実施することが重要です。
特に新卒採用者の場合、内定から入社までの期間が長いため、内定者が抱く不安や疑問を解消して入社への意欲を高める施策が欠かせません。
また、コミュニケーションを通じて内定者と信頼関係を築くことも重要です。
一方、中途採用社員は内定から入社までの期間が短いため、入社前の面談や社内報の提供などの施策を講じましょう。
施策事例としては、入社前の研修やインターンシップ、在職社員との懇親会などが挙げられます。
新入社員が入社直後に直面する不安や緊張感は非常に大きく、その一方で学ぶ意欲も高まっています。
そのため、入社直後オンボーディングでは企業独自のルール、業界や仕事についての理解を深める場を提供すると良いでしょう。
特に、中途社員は即戦力を期待して採用される傾向にあるため、オンボーディングが省略されることがあります。
しかし、中途社員にもオンボーディングは欠かせません。
以下は、入社直後に実施されているオンボーディングの実際の施策例です。
これらの施策は新入社員が業務に慣れ、チームの一員としての自信を持つために重要な役割を果たします。ただし、企業によっては実施される施策や期間、方法などが異なる場合があります。
入社後のオンボーディングのプロセスとして、新入社員が業務に就いた後も定期的かつ継続的なフォローアップの実施が重要です。
定期的なフォローアップを通じて、新入社員が職場に馴染み定着できているかを確認し、必要に応じてフォローアッププログラムを見直し改善します。
また、横のつながりを促進するために、定期的な交流会や社内イベントの開催も有効です。具体的な施策例として、メンター制度や1to1、多様なグループでの交流会などがあります。
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新入社員が職場に順応して早期に生産性を高めるためには、適切なオンボーディングが必要不可欠です。ここではオンボーディング実施のポイントを紹介します。
オンボーディングを成功させるためには、事前準備の徹底が重要です。
オンボーディング全体の設計やマニュアル、トレーナーの選定などを行うほか、オンラインの場合は必要な機材やチャットツールの手配、事前テストなども忘れずに行いましょう。
事前に徹底的な準備を行うことで、スムーズなオンボーディングが実現できます。
目標を明確に設定しPDCAを回すことも重要です。
PDCAとは「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の繰り返しによって継続的に改善していく手法です。
新入社員が一定のスキルを習得したり、自身のキャリアプランを立てたりするなどの目標を設定・実施し、その成果を評価して改善を繰り返すことで成功に導けます。
直属の上司・先輩によるサポートや、同期メンバーでコミュニケーションを深めるためのサポートを行っている企業は多いでしょう。
しかし、それだけでは不十分です。
直属以外の上司や先輩などに相談できる体制を整えることで、新入社員が人間関係を無理なく構築し、組織にスムーズに馴染めます。
企業と新入社員の期待値に、ズレが生じないようにすることが大切です。
実際に新入社員が離職する大きな理由のひとつが「入社前後のギャップ」であり、企業が求める期待値と本人が思い描くキャリア像のズレが原因となることがあります。
入社前からお互いの期待値をすり合わせると、入社後のトラブルを避けられます。
オンボーディングの成功には、目標を具体的に設定して少しずつ達成体験を積ませることが大切です。
短期間で達成可能な小さな目標を設定する「スモールステップ法」を行うと、新入社員は成功体験を積み重ねられます。成功体験の積み重ねは、新入社員の成長を促進します。
配属部署や人事部門だけでなく、全社的にオンボーディングへの意識づけが重要です。
オンボーディングには全社員の協力が欠かせません。
そのため、社員一人ひとりが当事者意識を持って新卒や中途採用の社員を歓迎し、サポートする必要があります。
たとえば、職場での挨拶や声掛けを増やしたり、ビジネスチャットで新人の投稿に「いいね」やコメントを残したりして、コミュニケーションの活性化を図りましょう。
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オンボーディングは新入社員の職場定着を促し、離職率の低下や早期のパフォーマンス向上をはかることで、企業に貢献できる人材を育成する重要な取り組みです。
オンボーディングの実施にあたっては、目標設定や成果測定、多層的なサポート体制構築や期待値のズレ解消などのポイントがあるので、意識して取り組むと良いでしょう。
時間やコストはかかりますが、中長期的には全従業員のコミュニケーション活性化やエンゲージメント向上が期待できるため、メリットの多い手法です。
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