アルバイト採用までの流れとは？募集や定着させるまでの流れを解説

【1】アルバイトとは？

アルバイト（短時間労働者）はパートタイム労働法で

と定義されています。

つまり、アルバイトとは、正社員や契約社員の所定労働時間よりも短い「短時間労働者」のことです。

一般的には、学生やフリーターが曜日や時間帯を選び働くことを意味して使われています。

1-1パートとアルバイトの違い

アルバイトと同じように短時間労働の働き方としてパートもあります。パートとは「パートタイム労働」を略したものです。

アルバイトとパートはそれぞれ違う働き方のように見えますが、法律上の違いはありません。

パートは正社員で働くことが難しい主婦や主夫が選ぶことの多い働き方です。
一方アルバイトは、明治時代に学業のかたわら労働していた学生の間で広まったことから、「アルバイト＝学生がするもの」というイメージが定着しています。

このように、両者の働き方に明確な違いはないものの、アルバイトとパートではイメージする対象が異なるため、求人を出す際に企業側が便宜状使い分けることが多いです。

「昼間に短時間で働ける人が欲しい」「夕方から夜にかけて働ける人が欲しい」など、採用ニーズによってターゲット層が変わります。応募者側もイメージしやすくなるため「アルバイト募集」「パート募集」と言葉を変えてみると良いでしょう。

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【2】アルバイト応募者の応募基準

アルバイト先を選ぶ際の応募基準について解説します。応募基準を知ることで、どのような求人を出すと人材が集まるかが見えてきます。

2-1時間帯・シフトの融通が利くか

アルバイト応募者の多くは、高校生や大学生を中心とした学生です。

彼らは「学業」や「学内でのサークル活動」を優先するため、アルバイトはそれ以外の空いた時間にする傾向があります。

主にアルバイトをしたい時間は、学校の授業時間以外である夜間や土日を希望することが多く、テスト期間にはシフトを減らしたいという希望も増えます。
また、卒業が近い学生は就職活動により急なシフト変更にも対応できる「シフトの融通性」を重視しがちです。

応募者が学業を優先するため、学生アルバイトは固定のシフトでは条件がマッチしません。
学生が休みを希望する時には、社員や時間に融通の利くフリーターが穴埋めをするような対応方法を考えて求人を出すことをおすすめします。

2-2自分の成長につながるか

アルバイトを通じて自分の成長に繋げたいと考える応募者も多くいます。

将来働きたい業種と同じ分野のアルバイトを選び、経験を積みたいという考えや、その経験を就職活動でアピールしたいといった動機です。

また、応募者の中には自分の趣味に合う仕事内容を選ぶ人もいます。
料理が好きで厨房業務のアルバイトを選ぶ、洋服が好きで販売員のアルバイトを選ぶといったように「自分の好きなこと」を軸にアルバイト先を選ぶ傾向があります。

「自分を成長させる」「好きなことのスキルを伸ばす」ことはアルバイトにとって賃金と同じくらい重要です。
逆に賃金や時間帯に惹かれて興味のない分野のアルバイトを始めた場合は、自分の成長を感じられずすぐ辞めてしまう可能性もあります。
採用面接の際に、応募者の興味が自社の提供するサービスや業務とマッチするかどうかも確認しておきましょう。

2-3時給は満足いく金額か

アルバイトでも正社員でも労働賃金が自分の希望に合うかは重要です。アルバイトを希望する多くの人は、学生など他に本業があります。本業に忙しく、アルバイトに費やす時間的余裕があまりないため、高い時給で効率よく働きたいと希望する人が多いです。

中には学費や生活費のために「月〇万円稼ぎたい」といった、明確な給料を希望する場合もあります。
思っていた以上に稼げない場合は辞めてしまう原因になるため、スタート時の時給や昇給、1ヶ月に稼げるおおよその金額を提示し、双方が納得して採用することが好ましいです。

採用後も長期で続けた場合は時給をアップさせるなど、長く続けるメリットを感じさせることも重要です。

2-4働く場所が自分の条件にマッチしているか

正社員であれば、自宅からある程度時間がかかる勤務地から出勤することは珍しくありません。しかし、アルバイトの場合は自宅や通っている大学の近くといった、利便性が求められます。

本業が学業である学生は、時間にあまり余裕がありません。通勤までに時間がかかる場所で働くことは彼らにとって負担であり、時間のロスにもつながります。採用する際は現住所を確認しておくことが重要です。

時給や仕事内容に惹かれた通勤時間がかかるエリアの学生から応募があったとしても、実際に働くとその距離が負担となり辞めてしまうかもしれません。

2-5職場の雰囲気や内容に興味を惹かれるか

職場の雰囲気や仕事内容は重要です。
どれだけ時給が良くて自宅から近くても、人間関係に悩み、仕事内容に惹かれなければ辞めてしまいます。

面接前や面接時に職場の雰囲気を見てもらったり、実際のアルバイト業務を見学してもらったりすることで早期退職するリスクを防げます。

また、今後採用するアルバイトだけではなく、既存の社員やアルバイトに長く続けてもらうためにも、職場の雰囲気づくりには常に気を配るようにすることが重要です。

2-6楽しく仕事ができるか

楽しく仕事をしたい、という思いは正社員もアルバイトも同じです。正社員と比較して、アルバイト労働者は離職への抵抗が少ない傾向にあります。

そのため、「仕事が楽しくない」「人間関係に馴染めない」「業務内容にやりがいを感じられない」と思った場合、自分に合う職場を探す方が良いと判断されてしまうでしょう。

反対に、楽しくいきいきと働けるなら早期退職することなく、戦力になる人材に育てられます。応募者の人柄や興味が自社の雰囲気、仕事内容とマッチするか面接時に確認するようにしましょう。

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【3】アルバイト採用までの流れ

アルバイトの求人出しから採用するまでの流れについて解説します。

求人を出し、面接して採用するという大まかなプロセスは正社員の採用と同じですが、アルバイト採用では特にスピード感が求められます。

3-1求人の募集内容を決める

アルバイトの応募者が最初に目にするのが求人情報です。

多くの応募者はこの求人募集に記載されている内容から「応募するか、しないか」を検討します。
アルバイト応募者が最初に見る情報ですので、募集内容をどのようにするかということは大変重要です。
募集内容は、給与（時給）、業務内容、採用条件、企業の情報などを明確に記載するようにしましょう。

また、求人情報に載せる文体や伝え方からも、ある程度職場の雰囲気がつかめます。「アットホーム」「風通しが良い」など、職場の雰囲気に合わせて文体を考えましょう。

「30代のママさん多数活躍中」「大学生が多い」のように、所属スタッフについて触れたり、記号や音符を使ったりするのも効果的です。

3-2求人の募集方法を決める

募集内容が決定したら次は募集方法を決めましょう。

求人の募集方法は貼り紙やチラシの配布といったアナログな方法から、求人情報誌への掲載や求人情報サイト、人材紹介会社への登録など様々な方法があります。

利用する方法により、求人を目にする応募者の数や費用が異なりますので、それぞれのメリット・デメリットをふまえて企業に合う方法を選別する必要があります。

貼り紙、チラシの配布

低コストで作成できる反面、目に触れる機会が少ないです。

求人雑誌や情報誌への掲載

地域別に募集情報が掲載されるため求職者とマッチしやすいですが、コストがかかる点や雑誌媒体の利用者が減少している点がデメリットです。

求人情報サイト（Web媒体）

求人情報サイトは利用者が多く情報を伝えやすいですが、掲載数も多いことから自社の求人広告が埋もれてしまう可能性があります。

ハローワーク

コストがかからず、多くの求職者の目にとまりやすいです。ただし、応募者が応募するには、ハローワークへの登録や面談が必要となるため、他の方法よりも応募ハードルは高いです。

3-3面接や試験内容を決める

採用可否を判断する面接や試験内容を決定しましょう。

面接は限られた時間で行うため、確認すべき事項をまとめておき、聞き忘れのないようにします。
注意したい点は確認すべき内容だけでなく、応募者の緊張をほぐして人柄を知るためのアイスブレイクとなる質問や話題も考えておくことです。

仕事内容により、企業が定める基準の能力を持つ人材を採用したい場合には、試験内容も考えておきましょう。

3-4採用面接・試験を行う

応募者と日程調整をし、採用面接や試験を行います。
採用面接では企業側が聞き取りたいことを一つずつ確認することはもちろん、応募者側からの質問にも丁寧に答えることが重要です。

応募者は、自分の質問に対して企業側がどのように答えてくれるのかを見ています。時給・シフト・具体的な仕事内容について、聞かれたことを具体的に答えるようにしましょう。

3-5選考を行う

アルバイトの応募者は正社員の応募者のように、書類審査から面接、決定までの長い期間を経て採用されることは望んでいません。

生活費や娯楽費のために「すぐにでも始めたい」というケースが多いので、面接から選考結果を伝えるまでのスピード感が重要です。
あまり選考に時間をかけていると、他のアルバイト先の採用が決まれば、応募者はそちらに流れる可能性があります。

「合否が決まるまでの間に他のアルバイト先から採用される」「合否の連絡が遅かったため辞退する」といった事態を招かないためにも、選考に時間をかけるべきではありません。

3-6採用試験の合否を伝える

採用を決定したらスピード感を持って合否結果を伝えましょう。
面接の時点で求人に合う人材と判断した場合は、その場で合格を伝えることもできます。

この時に注意したい点は、採用理由を伝えながら合格を伝えることです。
その場で合格という結果のみを伝えると「人手が足りない職場」「とりあえず誰かに来てほしい」といった印象を与える可能性があります。

応募者が自社に適した人材であることを伝えて納得した上で働いてもらいましょう。

その場で合格を通知する場合以外は合否結果を2～3日以内、遅くとも1週間以内に伝えるのが一般的です。結果の伝え方については電話、メール、郵送といった方法があります。

面接時にどの方法でいつまでに結果を伝えるかを応募者に知らせておくと、合否結果を待つ応募者に安心感を与えられます。
不採用の場合に通知するかしないかについてもあらかじめ決めて、応募者へ伝えておきましょう。「履歴書の返送で不採用を伝える」「〇日までに連絡がなければ不採用」といった方法があります。

3-7応募者から必要書類を受け取る

採用が決定したら応募者から必要書類を受け取りましょう。採用時に必要な手続きと書類についてはのちほど詳しくご説明します。
応募者にとって初めてのアルバイトの場合や、アルバイト経験が少ない場合には必要書類を用意する方法が分からないこともあります。未提出や提出期限を守れないことを防ぐためにも、書類の用意方法も伝えておくと良いでしょう。

3-8採用決定とアフターフォロー

アルバイトは採用決定がゴールではありません。

早く職場に馴染み、仕事を覚えて長く働いてもらうためにも採用決定後のアフターフォローも必要です。

仕事が始まる前の不安や問題を聞き取ることはもちろん、仕事が始まってからも労働者の様子を見て不安点や問題点がないか確認し、フォローするようにしましょう。

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【4】アルバイト採用時に必要な手続きとは

アルバイトの採用者が決定した後は手続きが必要です。必須となる手続きや任意で用意する書類についてご説明します。

4-1雇用契約に関する書類を準備する

雇用契約をするには以下の書類が必要です。

労働条件通知書

労働基準法第15条第1項により、労働者に労働条件を通知することが義務づけられています。

契約期間の設定の有無や雇用期間の長短にかかわりなく交付する必要がありますので、正社員だけでなく、短期のアルバイト採用時にも必ず作成しましょう。

労働条件通知書に記載する事項については、厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーでモデル様式を確認できます。
参考：厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」

待遇の差に関する説明書

パートタイム・有期雇用労働者法により、2020年4月から正規・非正規の待遇差について説明することが義務化されました。

従業員から待遇差説明の求めがあった場合には、事業主は短時間・有期雇用労働者に対して、通常の労働者との間の待遇差の内容や、その理由について説明しなければなりません。

口頭説明でも可能ですが、書面の方がトラブルを避けられるため、書面を活用した方が良いでしょう。
厚生労働省では、「不合理な待遇差解消のための点検・検討マニュアル」で記載例を公開しています。

4-2社会保険・雇用保険関連の書類を準備する

ここでは、社会保険や雇用保険の加入に必要な書類についてご紹介します。

なお、社会保険（健康保険・厚生年金）は、

を満たす労働者が加入対象です。
※短時間労働者の適用範囲は、2022年10月以降段階的に拡大されます。

「雇用保険」への加入条件は、

です。

マイナンバー

事業主が「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」「雇用保険被保険者資格取得届」を作成する際に労働者のマイナンバーが必要になります。
なお、マイナンバーを取り扱う際は、漏えい、滅失、毀損を防止するといった、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければなりません。労働者の個人情報を保護するためにカードの受け渡し、取り扱いに十分に注意して行いましょう。

雇用保険被保険者証

事業主が「雇用保険被保険者資格取得届」を作成する際に雇用保険被保険者証が必要です。
すでに雇用保険被保険者証を所持している労働者が雇用保険加入対象者となる場合、当該被保険者証を提出してもらいましょう。

健康保険被扶養者（異動）届

労働者が健康保険の加入対象で扶養家族がいる場合、健康保険被扶養者（異動）届を提出してもらう必要があります。書類を受け取ったら、管轄の年金事務所に提出しましょう。

4-3税務手続き関連の書類を準備する

雇用が決定した時の税務手続きで必要な書類は以下の通りです。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、事業主が源泉徴収簿を作成するために必要ですので、労働者に申告内容を記入し提出してもらいます。

源泉徴収票

源泉徴収票は事業主が年末調整を行う場合に必要です。労働者が採用された年に別の会社で勤務していた場合のみ提出してもらうことになります。

特別徴収への切替申請書

アルバイトやパートであっても、前年中に給与支払いを受けており、4月1日時点において給与支払いを受けている人は特別徴収となります。

特別徴収の対象外は、

です。

市区町村によって書類の名称や手続き方法が異なる場合があるため、労働者が住民登録している自治体に確認しましょう。

尚、雇用手続きにつきましては、以下のページもご確認ください。
厚生労働省「人を雇うときのルール」

4-4応募者から必要書類を受理する

応募者により必要提出書類の内容が異なります。扶養家族の有無、採用した年に他社で働いていたかどうかといった個人の状況により、必要な提出書類を確認して漏れなく作成・受理しましょう。

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【5】法律上の決まりがないが必要な書類

以下の書類は、法律上作成義務はありませんが、作成しておくことでトラブルを未然に防ぐ効果が期待できます。

5-1雇用契約書

雇用契約書の交付については労働条件通知書のように法律上の義務はありません。しかし、企業側と労働者のトラブル防止のために発行する企業は多いです。

事業主が2部作成し、事業主と労働者がそれぞれ記名・捺印して1部ずつ保管します。作成義務がないため、必須となる労働条件通知書と兼ねて「労働条件通知書兼雇用契約書」として発行しても良いでしょう。

5-2誓約書（入社や業務に関するもの）

誓約書も作成する義務はありませんが、就業規則を守ることに同意した証明になります。
事業主と労働者のトラブルを防止するためにも、書面で同意を得ておきましょう。

5-3給与振替口座の登録申請書

給与支払いを銀行振り込みにしている場合に必要です。支払先の銀行を限定している場合は労働者へ早めに伝えておき、給与振り込みまでに口座開設が間に合うようにしておきましょう。

5-4免許・資格を証明する書類

業務内容に関する特定の有資格者を募集している場合には免許・資格を証明する書類のコピーを提出してもらいましょう。

免許や資格を証明する書類のコピーを提出してもらうことで無資格者の採用を防止できます。

5-5身元保証書

身元保証書とは労働者の保証人やトラブル発生時の連絡先を明記した書類のことです。
提出義務はありませんが、労働者が何らかの損害を与えた場合に保証人へ連絡したり、賠償請求をしたりするために必要です。

また、身元保証書を提出してもらうことで、第三者が保証する安心できる人材と判断できるというメリットもあります。

5-6交通費・通勤経路などの申請書

労働者に交通費の支払いをする場合、交通費を申請してもらいましょう。交通費を支払わない場合や徒歩・自転車で通勤する場合、申請書は不要です。

交通費申請の必要がない場合でも、何らかのトラブルが発生した時のために、自宅までの通勤経路を簡単な地図で提出してもらうことをおすすめします。

5-7住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書とは、住民票に記載されている項目の中で申請者が必要とする項目のみを記載してもらえる書類のことです。住所確認の際には住民票記載事項証明書で確認が必要です。

5-8健康診断書

医師による健康上の異常がないことが採用条件でない場合でも、健康診断書を提出してもらうことで労働者の持病などを把握できます。
持病や普段服用している薬、かかりつけ医などを申告してもらうことで、業務中に健康上のトラブルがあった際にも、適切な対応が可能です。

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【6】まとめ

少子高齢化により正社員だけではなく、アルバイトも人手不足の状態になっているため、効果的に求人情報を発信する必要があります。正社員とアルバイトの応募基準の違いや、スピード感の違いを考慮して採用を進めていくようにしましょう。

アルバイト採用だからといって、手続きが不要ということはありません。必要書類の作成や提出など漏れがないように行い、スムーズにアルバイトの仕事を開始できるようにしましょう。

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