【簡単】人事台帳とは？書き方やポイントの解説

【1】人事台帳とは？

人事台帳とは、労働基準法によって作成と保管が義務づけられている法定三帳簿の中の1つで、労働基準法では「労働者名簿」として定められています。

法定三帳簿には、人事台帳のほかに、賃金台帳と出勤簿が該当します。

人事台帳は、会社が自社の雇用実態を正確に把握するために必要な帳簿です。

労働基準監督署の調査が入った場合、提出を求められることもあるため、不備のないよう作成する必要があります。

1-1人事台帳の作成義務がある事業者

規模にかかわらず労働者を雇う全ての事業者に、人事台帳の作成と適正な保管が求められています。従業員を雇用している場合、必ず整備しておかなければなりません。

たとえ個人事業主であったとしても、従業員を雇っているのであれば、人事台帳の整備は必要です。

なお、人事台帳は事業所ごと、労働者ごとに作成することが労働基準法で定められています。

1-2人事台帳への記載が必要な従業員

人事台帳には、雇用形態にかかわらず全従業員の氏名や住所などの情報を記載する必要があります。

アルバイトやパートといった非正規の従業員も対象ですが、日雇い労働者は例外で、人事台帳への記載義務はありません。

また、派遣労働者も管理主体は派遣元ですので、人事台帳への記載は不要です。なお、役員は労働者ではないので、人事台帳には記載しません。

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【2】人事台帳を管理するポイント

人事台帳の管理にはいくつかのポイントがあります。特に法律で定められている事項については、確実な管理が必要となります。

2-1人事台帳の記載項目

人事台帳に記載する項目には、必ず記載しなければならない項目と、記載義務はない任意項目があります。

台帳の書式については、決まったものはありません。必須項目の記載さえ満たしていれば様式は自由です。

1.必須項目

人事台帳の必須項目は、労働基準法で記載が求められているもので、不備があれば労働基準法違反となります。

【必須項目】

2. 任意項目

人事台帳には、事業者が任意で記載項目を追加することができます。

たとえば、以下のような項目を記載しておくと、人事労務の事務作業がスムーズになります。

【任意項目】

3.個人情報管理について

人事台帳には多数の個人情報が含まれており、個人情報保護法による規制の対象となります。個人情報保護法の定めに従って、厳密に取り扱いましょう。

以前は、扱う個人情報が5,000人分以下の事業者は個人情報保護法の対象外でしたが、2017年5月30日以降は全ての事業者が対象になっています。

中小企業、小規模事業者、個人事業主も個人情報を扱うのであれば、個人情報保護法の対象です。

人事台帳作成にあたって、従業員本人から個人情報を聴取する際にも、細心の注意が必要です。

情報の利用目的を説明し、本人の同意を得なければなりません。

ところで、人事台帳にマイナンバー情報も記載すれば、労務管理の業務が便利になりそうですが、適切な管理とはいえないため、避けたほうが無難です。

人事台帳への記載は、マイナンバーの目的外使用に該当する可能性があります。

さらに、人事台帳の管理にマイナンバー管理のルールを適用しなければなりませんので、労務管理の負担は増えることとなります。

2-2人事名簿の保存期間

人事台帳の保存期間は労働基準法で定められています。従業員の退職日および、死亡日から起算して3年です。

在職中の従業員と退職した従業員とで、台帳の保存期間管理に混乱が起きやすいので、分けて管理しておくとよいでしょう。

なお、保存媒体は指定されていないため、紙でも電子データでも問題ありません。

ただし、労働基準監督署から求めに、すぐに対応できる状態であることが条件です。

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【3】人事台帳を管理する2つの方法（メリット・デメリット）

人事台帳を管理する方法は２つあります。Excelに代表される表計算ソフトを利用する方法と、人事管理システムを導入する方法です。

紙に手書きで作成する方法もありますが、今はその方法を採用する企業は少ないでしょう。

3-1Excel

以前の人事台帳の管理は、Excelを活用するケースが主流であり、今もExcelで人事台帳を作成している企業は多いです。

ゼロの状態からExcelで作り始めても問題ありませんが、インターネットに公開されているテンプレートを利用するのが良いでしょう。

人事台帳としての保管もExcelファイルのままで問題ありません。

メリット

• Excelは汎用性が高いので、操作に慣れている人が多い。
• 多くのPCに標準装備されているので、導入コストが不要。
• ファイルにパスワードをかけることができ、最低限のセキュリティが確保できる。
• 厚生労働省など信頼できる機関が無料テンプレートを公開している。

デメリット

• 従業員数に比例してシート数が増えるため、従業員数が多いと管理に問題が生じやすい。
• 複数人で管理する場合はパスワードを共有することになり、セキュリティ面でリスクが高まる。
• 複数の事業所間で連携する必要がある場合、データの一元管理が簡単ではない。

3-2人事管理システム

人事労務の現場においてもDX化がすすみ、人事台帳の管理も人事管理システムの中で対応するケースが増えてきました。

人事管理システムは、人事労務にかかわるさまざまな業務の効率化を実現するためのシステムです。

近年の人事管理システムはクラウド型が主流になっていて、PC端末へのインストールが不要です。
インターネット環境さえあれば場所を選ばず作業ができ、データの一元管理も容易に実現できます。

人事管理システムには、人事台帳の作成や保管の機能が装備されていることが一般的です。

メリット

• 従業員数が膨大でもスムーズな管理ができる。
• セキュリティ面の不安が少ない。
• 手続きの自動化により、人的ミスを軽減できる。
• 複数の事業所間で連携する場合も、データの一元管理が容易。
• さまざまな人事労務業務の連携が容易。
• 業務効率が高まる。

デメリット

• 各担当者が機能を理解し、操作に慣れる必要がある。
• ベンダーの設定した機能の中で使うことになり、柔軟性が少ない。

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【4】人事台帳管理の課題

法定帳簿である人事台帳の管理は、地味ではありますが人事労務部門の重要な業務です。管理に不備があると、場合によっては罰則が適用されることもあります。

頻繁ではありませんが、労働基準監督署の調査が入ることもありますので、適切に管理しましょう。

4-1情報更新のわずらわしさ

人事台帳の記載項目に変更が生じた際は、遅滞なく該当項目を更新する必要があります。常に最新の情報が記載された状態を維持しなければなりません。

パートやアルバイトも含めて従業員数が多い事業所では、人事台帳管理の負担は大きなものになります。

4-2人的ミスが発生しやすい

紙の書類での人事台帳では、情報更新のたびに取り消し線と訂正印を押すというケースが出てきます。
これは見た目が悪いだけでなく、事実誤認を生みやすい状態であり、人的ミスが生じやすくなります。

4-3保存期間の長さ

人事台帳の保存期間は、従業員の退職日および死亡日から起算して3年です。

在職中の従業員と、退職した従業員の帳簿を分けて管理するなどしておかなければ、保存期間の混同が起きやすくなります。

4-4情報セキュリティ

人事台帳は個人情報の集合体なので、個人情報保護法の対象になる帳簿です。

情報漏洩、紛失などが起こらないよう、万全の体制を構築する必要があります。

人事台帳は必要な情報に迅速にアクセスできることが理想ですが、特定の担当者のみがアクセスできるよう適切な権限を設定しましょう。

さらに「閲覧のみ可」、「データ編集も可」といった権限の細分化ができれば、より安全性が高まります。

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【5】人事管理システムを選ぶ際のポイント5つ

人事台帳管理には多くの課題があり、その業務は煩雑で非常に神経を使うものです。

人事管理システムは、人事労務にかかわる課題の多くを解決してくれるツールです。人事労務部門の負担を軽減し、業務効率化を図れます。

しかし、数多く存在する人事管理システムの中から最適なものを見つけ出すことは、そう簡単ではありません。そこでここでは、人事管理システムを選ぶ際のポイントをご紹介します。

5-1自社に必要な機能があるか

人事管理システムには多様なタイプが存在し、人事労務にかかわる業務の大部分をカバーできます。

人事労務の業務プロセスは事業者によってさまざまなので、自社の業務と照らし合わせて、必要な機能が実装されている人事管理システムを選ぶことが重要です。

不要な機能が多いシステムでは、操作性が悪くなるばかりか、導入コストにも無駄が生じます。

5-2セキュリティ対策が万全か

人事管理システムで扱うデータには、個人情報だけでなく社外秘の機密情報も多く含まれます。そのため、人事管理システムには堅牢性の高いセキュリティ対策が求められます。

導入を検討しているシステムに、自社に必要なセキュリティ機能が装備されているか、しっかり確認しておくことが重要です。

一般的に、人事管理システムには次のようなセキュリティ機能が実装されています。

• 送受信データの暗号化による情報漏洩の防止機能
• トラブルを監視し検知する機能
• ファイアウォールなどでの不正アクセス防止機能

5-3システムの料金は見合っているか

自社で実現したい内容に、人事管理システムの料金が見合っているかの確認も必要です。

システムの導入により、軽減される担当部署の業務負担と人件費が、システムのコストと釣り合いがとれるか、という視点でチェックするのがよいでしょう。

一般的に人事管理システムの導入には、導入コスト（初期費用など）とランニングコスト（月額料金など）が必要になります。

5-4操作がスムーズにできるか

操作がスムーズにできるかという点も、人事管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。

どれだけ優れた機能を搭載しているシステムでも、操作性が悪ければ業務効率は上がりません。

画面構成の見やすさや理解しやすさも、操作性に大きく関係します。操作が分かりづらいと、担当者の負担が大きくなってしまいます。

5-5サポート体制が充実しているか

人事管理システムの導入では、ベンダーのサポート体制が充実している点も重要なポイントです。

人事管理システムは、全ての担当者が未経験のシステムを操作することになりますので、思いもしないトラブルが発生することがあります。

システムが予期せぬ動作をする場合もありますし、目的の操作がわからない場合も出てきます。

そうしたさまざまなトラブルに対して迅速に対応してくれるサポート体制が充実したシステムを選ぶことが大切です。

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