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採用要件・人材要件とは？作り方や効果を解説！
2023/10/31
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
新しい人材を募集・採用する際には、「採用要件」を定める必要があります。
しかし、初めて採用業務を担当する場合、採用要件とはどのようなものなのか、そのように作れば良いのかが分からないという方もいるでしょう。
この記事では、採用要件や人材要件の概要から作り方までを分かりやすく解説します。
採用要件の効果もご紹介するので、お役立てください。
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目次
人材要件とも呼ばれることがある「採用要件」は、自社が求める人材を明確に定義したものです。
主に上記について細かく定めることで、厳正な選考を行うことができ、自社が望む人材を採用しやすくなります。
採用要件を明確に定めると、自社にとって良い効果を得ることができます。
それぞれの効果について、詳しくご紹介します。
採用要件を明確に定義することで、採用担当者の主観ではなく客観的な判断で採用活動を進めることができます。
面接担当者が複数人いる場合、担当者ごとの評価基準にズレが生じることが多いです。
評価基準が明確でなければ、自社が求める優秀な人材だったにもかかわらず、正しく評価できず採用にいたらなかったという事態も起こり得ます。
しかし、採用要件が明確になっていれば、誰が採用活動を担当しても応募者を適切に評価することが可能です。
次回以降の採用活動でも、採用要件の設定が役立ちます。
採用要件に対して入社した人材は適切であったかの判断がしやすくなるほか、改善点が見受けられる場合には、要件を基準として分析を進めやすくなります。
自社が求めている人材ではなかったり、採用された人が思ったように働けなかったりすることを、ミスマッチと言います。
ミスマッチが起こると、企業側は「期待外れ」だと感じ、採用された人は「想定外」「能力を活かせない」と感じるようになります。
こうした状況は早期離職につながりやすいため、双方にとって防ぐべき事態です。
ミスマッチは、採用要件が明確ではないために起こります。
ミスマッチを防ぐためには、採用要件に合致した人材に対して履歴書などの書類審査や面接を行うことが大切です。
応募者を見極める基準となる採用要件が定義されていると、判断すべきポイントが明確になり採用活動が効率的に進みます。
個人の価値観などに左右されることなく、客観的で公平な判断ができるためです。
また、ピンポイントで判断すべき箇所が定められているため、さまざまな角度から多種多様な質問をする必要もありません。
採用がスピーディーに進めば、採用活動にかかるコストも抑えられるでしょう。
採用要件は、ただ作れば良いというわけではなく、明確に定めることが重要です。
希望する人物像を詳細に定めるために、ここからは採用要件の作り方をご紹介します。
採用活動での最初の作業は、採用活動の軸として、新しく人材を採用する目的を明確にすることです。
人材を採用することで、何を成し遂げたいのか、なぜ既存社員ではなく新しく採用するのかを考えてみるフェーズです。
採用の目的を定める際には、自社の経営方針や事業計画も深く理解しておく必要があります。
自社の発展に貢献できる採用活動にするために、経営方針などを経営陣へ直接ヒアリングすることも有効です。
次に、採用の目的を達成するためには、どのような人物が必要なのかを明確にします。
能力やスキル、特性、価値観などをふまえ、求める人物像の詳細をまとめましょう。
求める人物像の明確化は、採用担当者はもちろん、採用後配属される部署やそれ以外の部署、経営に携わる人材も交えて、会社全体で考えていくことが大切です。
募集する職種について、どのような業務をお願いすることになるのかを徹底的に洗い出しましょう。
細かい業務や時々しか行わない業務も含めて全てを洗い出すことで、どのような人物であればこの職種を任せられるかを検討してみます。
洗い出しの際には、できるだけ早い段階でお願いしたい業務と、将来的にお願いしたい業務に分類しておくと安心です。
できるだけ早い段階でお願いしたい業務については、業務を遂行できるスキルや経験があることを採用要件に入れると効果的です。
業務の洗い出しが終わったら、それぞれの業務に必要なスキルをリストアップします。
技能的なスキルはもちろんですが、高いコミュニケーションスキルが必要な場合もあります。
職種によってはマネジメントスキルを求められることもあるため、この段階で必要なスキルをリストアップしておくと抜け漏れがありません。
ただし、スキルは資格と違い、明確な基準によって判断されるものではないことに注意しましょう。
そこで、採用要件には、スキルではなく「経験」の項目を盛り込むことも有効です。
たとえば、マネジメントスキルを求めるのであれば「マネージャー職や管理職で〇年以上の経験がある」ことを採用要件に入れても良いでしょう。
業務ごとに必要なスキルをリストアップしたら、それらを全て採用要件に入れる場合も多くあります。
しかし、必要なスキル全てを持つ人物を探すとなると、かなりの時間がかかってしまうこともあるでしょう。
そこで、リストアップしたスキルは必須要件である「must」と、歓迎要件である「want」に分類することがポイントです。
入社後すぐにお願いしたい業務で必要なスキルはmust、入社後に身に付けても間に合うスキルはwantにします。
また、各分類ごとに優先順位を付けておくと、いざ採用の場面で迷った際に参考になります。
採用シーンにおける「ペルソナ」は、ここまでのステップで明確になってきた要件を全て満たす人物です。
自社が求めるスキルと経験、能力を持ち合わせ、理想的な特性と価値観がある人物とは、実際に会ったらどのような人物になるでしょうか。
文字だけでなく、よりリアルな人物像としてイメージしてみましょう。
ペルソナは、できるだけ詳細に作り込むことがポイントです。
ペルソナ設定を見れば、誰もが同じ人物をイメージできる状態にしておくことで、採用関係者は共通の人物層を描くことができます。
また、ペルソナ設定によって応募者が求めているものも見えてくるため、希望する人材に響きやすい募集広告を作成し、欲しい人材を集めやすくなるメリットもあります。
ただし、1パターンのペルソナ設定では該当者が極端に少なくなってしまう可能性が高いため、2～3パターン作っておくと安心です。
採用活動の軸となる重要な役割の「採用要件」ですが、作る際には注意すべき点もあります。
より効果的な採用要件を作るために、ここで注意点も押さえておきましょう。
自社が求める人材を明確にしたいと思えば思うほど、採用要件を多くしがちです。
しかし、要件が多すぎると該当者が少なくなってしまい、採用活動は難航してしまいます。
もちろん全ての要件を満たす人材が理想ですが、必ずしも理想の人材と出会えるわけではないことを念頭に置いておきましょう。
そこで、先述したように、採用要件はmustとwantに分け、それぞれで優先順位を付けておくことがポイントです。
優先順位が低いものについては、要件から外すことを検討しても良いでしょう。
こうして採用要件数を抑えることで、選考業務の負担を軽減することにもつながります。
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字を取った「PDCA」は、採用においても重要です。
設定した採用要件ではなかなか人が集まらず、採用活動が思うように進まないこともあるでしょう。
その場合には、採用要件を見直して改善し、軌道修正をしていくことが大切です。
採用要件は採用活動の軸になるものですが、実際の状況を見て適切に改善していくことが欠かせません。
また、実際に採用した人材が自社に適していたかどうかも見ていくことで、長期的にPDCAサイクルを回すことにつながります。
PDCAサイクルを回せば回すほど自社ならではの採用ノウハウが溜まり、より的確な採用要件を作れるようになります。
企業にはそれぞれの社風や文化があり、人によって馴染めるかどうかは異なります。
どんなに優秀な人材であっても、自社ならではの社風や文化に馴染めるかどうかは別問題と言えるでしょう。
馴染めなければ働きにくさを感じてしまい、早期離職につながることもあるため注意が必要です。
カルチャーフィットとは、自社ならではの社風や文化に馴染めることです。
近年ではスキルや経験などと並んで、カルチャーフィットできるかどうかを採用の段階で見極める企業も増えています。
経営方針や働き方、社内のルールなどをふまえて、自社にカルチャーフィットしやすい特性などをリストアップし、採用要件に入れておくことも有効です。
今すぐ、理想の人材に出会う
採用を成功させる
『3つの方法』をお伝えします
※同業者・競合企業様は資料ダウンロードはご遠慮いただきますよう
お願いいたします。
ここでは、IT業界の営業職における採用要件の具体的な例をご紹介します。
【業務内容】
【求める人物像】
【歓迎要件】
上記に加えて、選考では下記の内容も採用基準として見ていきます。
営業という職業柄、目標達成率は常に追っていくことになります。
そのため、達成欲が高く、ほかの社員と競い合って売上アップに貢献してくれるような人材が望ましいでしょう。
断られることが多い営業職だからこそ、打たれ強いかどうかも重要なチェックポイントです。
採用要件が完成したら、実際の採用活動へ進みます。
重要となるのは、「採用関係者と共有する」ことと「求人広告や採用サイトに反映する」ことです。
完成した採用要件は、採用関係者全員と共有することが重要です。
共有することで採用関係者が同じ軸で採用活動を進めることができるため、具体的なペルソナなどの細かい部分についても説明してブレがないようにしておきましょう。
転職エージェントや求人広告企業へ依頼している場合は、依頼先にも共有しておくことが大切です。
採用要件を定めてペルソナを設定することで、自社が求める人材がどのような価値観を持ち、どのような生活をしているのかが見えてきます。
これを活用すると、自社が求める人材がより集まりやすくする工夫をすることができます。
たとえば言葉選び一つをとっても、人によって、忘れられないほど響く場合と全く興味を持たない場合があるでしょう。
そこで、求人広告や採用サイトでは、設定したペルソナが興味をひかれやすい言葉やデザインを選ぶことで、自社が求める人材の目に留まりやすくなります。
ほかにも、SNSを活用するケースやスカウト文を送るケースでも、ペルソナの視点を意識することが採用活動を効率的に進める際のポイントとなります。
採用要件を明確に定めることで、採用活動は効率的にブレなく進めることができます。
ポイントは、できるだけ明確に要件を定義し、ペルソナを設定することです。
詳細まで詰めた採用要件を設定しておくことで、客観的に、自社が求めている人材を採用できます。
本記事でご紹介した作り方や注意点を参考に、ぜひ自社ならではの採用要件を作成してください。
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