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採用管理システムのおすすめを紹介！選び方や利用するメリット・デメリットを徹底解説
2024/6/17
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
採用管理システムは、自社の求人広告を見て応募した応募者の管理をはじめ、面接の日程調整、データ分析など、採用活動に欠かせない機能です。
多くの採用管理システムは、採用活動に関する機能が一元化されています。
そのため、現在では多くの企業が採用管理システムを導入しています。
採用活動がスムーズに進み、採用のミスマッチ防止にもつながるため、採用担当者はもちろん応募者にとっても重要なツールと言えるでしょう。
とはいえ、採用管理システムとは何か、具体的な機能やメリット、選び方など気になることが多いはず。
本記事では採用管理システムのメリットデメリットをはじめ、具体的な機能から選び方を詳しく解説いたします
おすすめの採用管理サービスのご紹介もしますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
採用管理システムは「ATS（Applicant Tracking System/応募者追跡システム）」とも呼ばれており、企業の採用活動を効率化するためのツールです。
応募者の情報管理や採用スケジュールの進行管理を一括して行います。
採用に関わる業務全般を一元管理し、より効果的に採用プロセスを進めることが目的です。
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採用管理システムの基本的な機能は、主に以下の5つです。
採用管理業務を効率化するのに役立つ、それぞれの機能について紹介します。
管理画面にアクセスし「応募者の情報」や「ステータス」、「採用担当者」などをリアルタイムで確認できる機能です。
リアルタイムで進捗状況の確認が可能なため、採用計画の進捗管理に役立ちます。
自動送信機能とは、応募者へ一斉連絡をする際やリマインドを自動で送信できる機能です。
個人名などの個別情報をメールに記載することもなく、手動で入力する必要もないためミスの回避にもつながります。
応答の遅延や連絡漏れもない確実でスピーディーな対応により、応募者の信頼を獲得して選考辞退の件数削減も期待できるでしょう。
日程調整の自動化機能は、セミナー応募や面接日程などの調整を自動化できる機能です。
応募者がマイページから面接日時の希望を入力すると、システムが企業側の登録した面接可能な日時と照らし合わせ、最適な日程を自動で提案してくれます。
日程調整の自動化機能により、採用担当者の手作業を大幅に削減できるため、選考がスムーズに行えるようになるはずです。
求職者と自動でマッチングしてくれる機能は、まず求める人材の特性や基準を明確にモデル化します。
応募者の性格・資質・動機・基礎能力などを評価し、求める人材とのマッチ度を数値化が可能です。
自動で求職者とマッチングできる機能により、有望な人材を効率的かつ客観的に発見できるでしょう。
募集サイトの作成機能は、オリジナルの採用ページを簡単に作成でき、求人サイトに自動的に掲載できる機能です。
求人サイトへの手動アップロードが不要になるため、掲載作業が効率化されるでしょう。
また、応募者はWeb応募フォームからスムーズにエントリーできるため、応募者数の増加が期待できます。
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採用管理システムを活用するメリットには、以下の4点があげられます。
解説を読めば、採用担当者・人事部・面接官・企業のそれぞれにメリットがあることが分かるでしょう。
採用管理システムを導入すると、次のような効率化につながります。
採用担当者は面接や応募者への対応など、必要な採用業務に時間を割けるようになるでしょう。
採用管理システムには、企業が自社の採用サイトを作成する際や、従業員の紹介（リファラル）で採用活動を行う際の機能を搭載しているものもあります。
こうした多様な機能により、人事部は新しい採用手法の導入に挑戦しやすくなるでしょう。
例えば、
などです。
採用では二次面談などで人事部以外の現場メンバーが面接に加わる場合もあります。
その際、面接官は応募者の選考履歴や評価情報の確認が必要です。
採用管理システムを使えば採用データが一元管理されているため手間をかけずに確認が行えるでしょう。
なかには、システムにログインせずにSlackだけで情報を確認できるものもあります。
採用管理システムを導入すれば、採用活動の煩雑な業務が効率化されます。
そのため、人事のパフォーマンス向上が期待できるはずです。
集計データを分析して科学的な根拠に基づいて判断できるため、経験や勘だけでなく客観的な視点で「優秀な人材」や「自社にマッチした人材」をスピーディーに見つけられるでしょう。
また、採用にかかる時間も短縮できるため、有望な人材を取り逃さないようにする効果も期待できます。
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メリットの多い採用管理システムですが、一方で
といったデメリットもあります。
具体例を挙げて解説していきましょう。
自社に合わない採用管理システムを導入してしまうと、月々の利用料やサポート費用などがかさみます。
期待される費用対効果が得られない可能性があるため、注意が必要です。
例えば、機能が過剰で使いこなせないシステムや、反対に必要な機能が不足しているシステムを選んでしまうと運用が非効率になりかねません。
さらには、追加の研修やカスタマイズが必要になってさらにコストが増大します。
導入前に比較検討し、自社のニーズに最適な採用システムを選びましょう。
採用プロセスには人事部だけでなく、さまざまな部署や役職者なども関わります。
全員がシステムのインストールと操作を習熟するまでには、多くの時間と労力がかかってしまうでしょう。
そのため、初期段階でのフォローアップ体制の整備やトレーニング環境の提供が重要となります。
例えば、操作マニュアルの作成や定期的な研修セッションを設けるなどを行っていくと、システム導入をスムーズにサポートできるはずです。
システムのインストールや新たに操作を覚えることは時間や工数がかかりますが、一度操作方法を習得すれば、採用業務を効率的に行えるでしょう。
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採用管理システムを選ぶ際は、以下の6つの要素を考慮すると良いでしょう。
順に解説します。
新卒採用・中途採用・アルバイト・パートなど、自社で必要な採用形態に対応する採用システムを選びましょう。
例えば、新卒採用で活用したいなら、大量募集に対応できるシステムが必要です。
この場合、メールの送受信や面接の日程調整、適性検査の連携などの機能を備えていると便利でしょう。
また、学生の就職活動ではLINEが多く利用されるため、LINE連携機能があるかどうかもチェックポイントです。
一方、中途採用やアルバイト採用ではさまざまな求人媒体で募集を行うことが多いため、複数の媒体と連携できるシステムが良いでしょう。
さらに、製品によっては新卒・中途どちらにも対応できるものや、特定の採用形態に特化した料金プランを提供するものがあります。
どのような採用シーンで活用したいのかを考慮して比較検討することが大切です。
採用管理システムには、主に以下の2つの機能があります。
自社に最適な採用管理システムを選ぶには、システムを導入する目的と採用活動においてどの段階を改善・効率化したいのかを明確にしておきましょう。
業務の効率化を図るには、パソコンスキルに関係なく誰でも操作できる採用管理システムを導入する必要があります。
操作しやすい採用管理システムの導入は、属人化の解消を図るのにも有効です。
属人化とは特定の業務や知識が特定の個人に依存している状態の事を指します。
具体的には、業務を担当している特定の人物がいないと仕事が円滑に進まなかったり、ノウハウがほかの社員に共有されていなかったりする状況のことです。
属人化が進むと、その人にしかできない業務が滞ってしまったり、ほかの社員がその業務を引き継げなかったりする状況にもなりかねません。
一定期間無料で利用できるプランを提供しているシステム製品もありますので、デモや無料トライアルを利用して、システムの導入前に操作感を確かめると良いでしょう。
採用管理システムは、応募者の個人情報を扱うためセキュリティ対策が重要です。 特にクラウド型の採用管理システムを導入する場合は、自社内でデータを管理するオンプレミス型（ソフトウェアやシステムを自社内のサーバーやコンピュータにインストールして運用する形態）と比較すると、ベンダー（製品やサービスを提供する会社や業者）にセキュリティを依存することになるため、注意する必要があります。
また、データの暗号化や侵入検知システムといったセキュリティ対策以外にも、以下のポイントの確認もしておくと安心でしょう。
クラウド型システムの導入を検討する際は、これらの点に注意して信頼できるベンダーを選び、適切なセキュリティ対策が施されていることを確認しましょう。
採用管理システムでは、リクナビ・キャリタス就活・CFNなどのさまざまな就職サイトと連携して応募者データを自動で取り込むことが可能です。
自社が利用している就職サイトに対応しているシステムを選べば、データの手動入力が不要になるため作業効率の向上につながります。
システムを選ぶ際には、自社が活用している媒体と連携が可能かどうかを確認しましょう。
多くの学生が企業のLINE公式アカウントを登録しているため、新卒採用を行う企業ではLINEの活用が進んでいます。
LINEとの連携は、応募者とのコミュニケーションの活性化や、きめ細かなフォローと案内の実現につながるでしょう。
LINEとの連携可能な採用管理システムでは、チャットボットでのメッセージの自動送信や、LINEからの応募者情報をシステムに取り込み一元管理できるといった機能があります。
これらの機能により、LINE上でのやり取りを効率化し、採用活動をスムーズに進められるでしょう。
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採用管理システムは、単に導入すれば良いというものではありません。
導入する際は、以下のような注意すべきポイントがあります。
詳しく見ていきましょう。
自社にとって必要のない機能を搭載したシステムを導入すると、コストパフォーマンスの低下を招きます。
自社が現在どのような課題を抱えているのか、それに対してどのような機能をシステムに持たせるべきなのかを慎重に見極めましょう。
採用管理システムのなかには、使いたい機能やオプションの数によっては高額になるものもあります。
また、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、反対に少なすぎても採用業務の効率化が十分に図れない可能性もあるでしょう。
自社に必要な機能やオプションを確実に見定め、料金と機能が見合ったものを選ぶ必要があります。
システムを活用する際の使いやすさは、業務の効率化に直結するものです。
操作性が悪ければ採用担当者の負担が増え、応募者へのレスポンス速度が低下する要因となります。
無料トライアルを提供しているシステムもありますので、操作性などの使い勝手を事前に確認しておきましょう。
導入した採用管理システムが社内で定着せず、結局はExcelやGoogleスプレッドシートに戻ってしまうケースもあるかもしれません。導入予定のシステムには、カスタマーサポートが付属しているかを確認すると良いでしょう。
カスタマーサポートがあれば導入支援や導入後の利用サポートだけでなく、さらなる業務効率化や採用成功につなげるための「カスタマーサクセス」に向けた支援も期待できます。
また、チャットやメールだけの対応なのか、訪問やWeb会議なども行っているのかなど、サポート手段についてもあらかじめ確認しておきましょう。
カレンダーツールやSNS、メッセージアプリと連携できる採用管理システムを導入すると、応募者とのコミュニケーションや社内のスケジュール調整がスムーズに行えるでしょう。
例えば、カレンダーツールと連動させ面接の日程調整を自動化することや、SNSやメッセージアプリを活用して応募者と円滑にやり取りできます。
また、連携できる求人媒体が多ければ、求人情報を一括管理して複数の媒体に効率的に掲載することも可能です。
求人掲載面が増えれば、多くの求職者にアプローチできるため応募数の増加が期待できるでしょう。
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最後に、おすすめの採用管理システムを10種類ほど紹介します。
それぞれの特徴や価格、機能を比べて自社に合うサービスを検討しましょう。
i-web（アイウェブ）は1998年に業界初のマイページ機能付き選考管理システムとしてリリースされ、2,100社以上の企業が利用する国内最大級の採用管理システムです。
大手就職情報サイトや適性検査とも連動しており、高い利便性で新卒採用の成功を導きます。
i-webの主な特徴は以下の通りです。
参考価格については、月額41,000円からのプランが用意されており、初期導入費用は別途かかります。
採用管理から選考管理、分析、採用サイト制作まで、採用業務の効率化と生産性向上を実現するワンストップのソリューションが特徴です。
株式会社マイナビが提供する採用管理システムで、マイナビサイトと連携しています。
ACCESS ON LINE（アクセスオンライン）の主な特徴は、以下の通りです。
導入にあたっては、組織の規模や採用ニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
参考価格については、別途お問い合わせが必要です。
e2R PRO（イーツーアール プロ）は、株式会社ワークス・ジャパンが提供する新卒採用に特化した採用管理システムです。
大手金融機関にも利用されており、セキュリティ対策に強みがあります。
主な特徴は以下の通りです。
参考価格については、月額30,000円からのプランが用意されています。
組織の規模や採用ニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるのが魅力です。
MOCHICA（モチカ）は株式会社ネオキャリアが提供する新卒採用向けの採用管理システムで、800社以上の導入実績を持ちます。
主な特徴は以下の通りです。
価格は月額25,000円からのライトプランと、月額65,000円からのスタンダードプランが設定されており、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。
HITO-Manager（ヒトマネージャー）は、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供するアルバイトの採用特化型の採用管理システムです。
2010年のリリース以来、大企業から中小企業まで幅広く活用実績があります。
主な特徴は以下の通りです。
HITO-Managerは採用プロセス全体をサポートする機能を備えています。
応募から採用、分析まで一貫して管理できるのが魅力です。
価格・料金プランについては、お問い合わせください。
求人サイトの作成から応募者の管理まで、採用プロセス全般をサポートする採用管理システムです。
「採用係長」の主な特徴には、以下のようなものがあります。
プランは「トライアル・ライト・ベーシック・プロ・エンタープライズ」の5種類です。
価格はプランごとに異なるので相談してみましょう。
参考価格は最大で59,800円です。
株式会社HERPが運営するHERP Hire（ハープハイヤー）は、IT人材の採用力を底上げするために設計された採用管理システムです。
経営陣や採用担当部門に限定せず、全社的に採用を進める「スクラム採用」を推進しており、IT人材の採用に力を入れる1,000社以上に導入されています。
主な特徴は以下の通りです。
HERP Hireは、現場を巻き込むスクラム採用でIT人材の採用を加速させるツールといえるでしょう。
価格・料金プランについては、お問い合わせください。
ジョブカン採用管理は、株式会社DONUTSが運営する、使いやすく高機能な採用管理システムです。
新卒・中途・アルバイト・求人媒体・エージェントなど、あらゆる採用に対応できます。
主な特徴は以下の通りです。
必要なときに知りたい情報がすぐに手元で見られるため、業務効率の改善と時間短縮につながるでしょう。
月額8,500円のLITEプランSから、月額120,000円のSTANDARDプランLまで5種類の有料プランと、機能制限がある無料プランがあります。
HITO-Linkリクルーティングは、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が運営するPERSOLの採用管理システムです。
業界最大規模の連携媒体数を誇ります。
主な特徴は以下の通りです。
参考価格は月額50,000円からですが、契約プランやオプション機能によって初期導入費用や月額利用料は異なりますので、お問い合わせください。
sonar ATS（ソナーエーティーエス）は、Thinkings株式会社が運営する採用管理システムです。
大手、中小ベンチャー企業の業界や規模を問わず1,800社以上（2024年1月時点）の導入実績があります。
主な特徴は以下の通りです。
sonar ATSは、ISMS クラウドセキュリティの国際規格を取得し、情報セキュリティの強化にも努めています。
価格・料金プランの詳細はお問い合わせが必要です。
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※同業者・競合企業様は資料ダウンロードはご遠慮いただきますようお願いいたします。
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株式会社ONEでは、大手求人メディアはもちろん地元密着型の求人、若手やハイキャリア人材に強みのある求人など、さまざまなメディアを取り扱っています。
また、採用代行や人材紹介、採用サイト制作、人事ツールなどの各種サービスも提供しているため、採用から人材の定着、活躍までワンストップでのサポートが可能です。
16,000社以上をサポートしてきたONEの豊富なノウハウをもとに、採用ニーズや課題に合わせてご提案しますので、採用活動でお困りの人事採用ご担当者様はぜひ「求人広告代理店ONE」へお問い合わせください。
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採用管理システムとは、企業の採用活動を効率化するためのツールのことです。
導入すると「採用担当者が必要な業務に集中できる」「新しい採用手法に挑戦しやすくなる」「採用コストパフォーマンスが向上する」といったメリットがあります。
採用管理システムを選ぶ際には、自社の採用形態に合った機能を持った製品やサービスを選びましょう。
無料トライアルなどを利用して、事前に操作性を確かめておくこともおすすめです。
機能や価格、連携できる媒体などの特徴を比較して、自社に合うシステムを選ぶ際の参考にしてください。
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