内定通知書の送付方法は？通知書作成のテンプレートも紹介

こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！

主に、新卒採用や中途採用などで活用される内定通知書ですが、いざ作成するとなるとどのように作成すればいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

この記事ではそもそも内定通知書とは何かという話から、作成方法や内定者の方への送付方法。また、内定通知書のテンプレートについてもご紹介しています。

【1】内定通知書とは？

内定通知書とは、主に新卒採用や中途採用の場面で用いられ、採用選考を通過し採用が内定したことを通知するための書類のことです。

通常、企業と個人の雇用契約は、まず企業側が応募者からのエントリーを受ける所から始まります。応募を受け付けた企業は選考を実施。選考の結果、採用したいという意向が固まれば、その旨を応募者に打診します。

そして、応募者が入社することに同意して初めて、企業と個人との雇用契約が結ばれることになります。

内定通知書は、企業側が応募者に「採用したい」という意向が固まりましたということを通知するための書類というわけです。

内定通知書は、必ずしも発行しなければならないものというわけではありません。そのため、発行するかどうかは企業側の判断にゆだねられることとなります。

もし、内定通知書を発行しない場合は、電話や面談などの場面で口頭によって内定通知を行うことになります。

口頭による内定通知でも法律上は問題ありませんが、「言った言わない」といった不要なトラブルを避けるために内定通知書という書面を以て、内定通知を行う法がよいでしょう。

ちなみに、このような背景から、新卒採用や中途採用といった正社員、契約社員の採用ではほとんどの場合で用いられ、アルバイトやパート採用ではあまり用いられていないというのが現状です。

【関連記事】
採用通知書とは？書き方や内定通知書との違い、送り方などを文例付きで解説

【2】「内定」「内々定」「採用」の違いは？

企業が人材を採用するプロセスの中では、「内定」「内々定」「採用」というように、一見類似した表現が出てきます。

これらは、具体的に何が違うのでしょうか。

2-1「内定」

一般的に内定とは、企業の採用活動において応募者が採用試験に合格し、企業側が採用したい意向を固めた状態のことを言います。

つまり、採用試験に合格すること＝内定ということです。

そもそも内定という言葉には”内々に物事が決まること”といった意味があります。

応募者が採用試験に合格した段階では、入社するかどうかはまだ不確実な状態にあります。

そのため、採用することが内々に決まってはいるが、まだわからないという意味をこめて内定という言葉が使われるようになりました。

2-2「内々定」

一般的に内々定とは、新卒採用において使われる用語の一つで、内定と同様、応募者が採用試験に合格し、企業側が採用したいという意向を固めた状態のことを言います。

内定との違いは、新卒採用にある独特のルールにあります。

新卒採用は、学業が本文である学生に配慮して勉学の妨げにならないよう、目安となるスケジュールが存在します。

そのルールの中では、学生への内定通知は卒業の半年前である10月1日以降と定められており、10月1日以前に選考を行ったとしても、内定を通知することは好ましくないとされています。

そのため、10月1日以前に選考を行ない採用が内定した場合は、内定ではなく”内定が内定下状態”ということで内定通知という言葉が使われるようになったのです。

このようなことから、内々定は内定と同じ意味であるものの、新卒採用独特のルールなどの影響で使われるようになった用語ということができます。

2-3「採用」

一般的に採用とは、企業側が内定を通知し、応募者側がそれに同意した状態のことを言います。

つまり、入社することが決まった状態ということです。

ただし、採用という言葉の定義は使われる場面によってまちまちで、内定を採用とい言葉で表現することもありますし、雇用契約書をかわし正式に入社が決まった状態を指して使わることもあります。

【3】内定通知書を作成する際の注意点

続いて、内定通知書を制作する際の注意点について、いくつかご紹介いたします。

3-1内定通知書に記載しなければいけない内容

内定通知書は前述の通り法律など発行が決められている書類ではなく、応募者と企業間のトラブルを回避するために政策される書類です。そのため、厳密には必ず記載をしなければいけない内容というものはありません。

しかし、企業と応募者の間のトラブルを回避する目的で政策する場合、

• 応募に対するお礼
• 採用が内定したという通知
• 返送書類の案内
• 入社予定日
• 担当者の連絡先
• 会社印

上記のような、情報は必要だと考えられます。

特に、担当者に関する情報や、会社が発行する正式な書類であると証明するための会社印などは、できれば記載することが望ましい情報です。

3-2内定通知書を作成する書式

内定通知書を作成する際、どういった書式で作成するのがよいか迷われる方もいると思います。

通常、新卒採用では横書きの賞状のような書式で、やや分厚い用紙に印刷されることが多く、中途採用の場合は新卒採用と比較するとやや簡易的で、主に縦書きで普通紙に印刷されます。いずれの場合も、用紙のサイズはA5～A4サイズ程度で作成されます。

また、中途採用やアルバイト・パート採用の場合などでは、書面は作成せずメールで済ませてしまうことも近年では珍しくありません。

とはいえ、書式についても決まりがあるわけではないので、自社の基準で決めると良いでしょう。

【4】内定通知書のテンプレート

内定通知書を作成する場合、すぐに使えるテンプレートを郵送用、メール用の2パターンでご紹介します。

4-1郵送用のテンプレートについて

4-2メール用のテンプレートについて

以上のテンプレートをアレンジしてご利用ください。

【5】内定通知書を送付（郵送/メール）する際の注意点

最後に内定通知書を送付する際の注意点についてご紹介いたします。

5-1内定通知書の送付は郵送？メール？

内定通知書を送付する際に、何で送付すればよいのかは最初に悩むポイントだと思います。

それぞれにメリットデメリットがありますので、参考にしていただき送付方法を決めて見てはいかがでしょうか。

郵送の場合

メリット…入社に必要な書類を同封できる、丁寧に対応しているという印象を与えられる

デメリット…応募者の手元に到着するまでに時間がかかる。内定通知までに手間がかかる

などのメリットデメリットがあります。

丁寧な対応が求められる新卒採用や、内定者が少ない場合などにおすすめの方法です。

メールの場合

メリット…応募者の手元にすぐに届く、手間が少ない

デメリット…内定通知が軽い印象になる、入社に関する書類を別途やり取りする必要がある

などのメリットデメリットがあります。

内定者が多く手間を減らしたい場合や、アルバイト・パート採用などの場合におすすめの方法です。

5-2内定通知書を送る際の注意点

内定通知書を送る際の注意点には、以下のようなものがあります。

• 内定が決定したらすぐに送る
• 送付方法については、あらかじめ伝えておく
• いずれの方法でも、履歴が残るようにしておく

などがあります。

内定が決定したらすぐに送る

いずれの方法で送付するにしても、内定が決まったらすぐに送付するようにしましょう。

応募者は複数社平行して選考を受けている場合が多いので、内定通知が届くまでの間に他社が先に内定を出してしまい、応募者に事態されてしまったということにもなりかねません。

送付方法については、あらかじめ伝えておく

内定通知書を送る方法については、最終選考などの際にあらかじめ応募者に伝えるようにしましょう。メールで来るのか、郵送で来るのかわからない状態では応募者が見落とす可能性があります。機会損失になってしまわないためにもあらかじめ送付方法は伝えるようにしましょう。

いずれの方法でも、履歴が残るようにしておく

内定通知書が万が一応募者の手元に届かなかった時に、不要なトラブルを避けられるよう郵送の場合、追跡履歴付きのものを選ぶようにしましょう。また、メールの場合でも送信履歴がいつでも確認できるようにしておきましょう。

関連ページ

採用手法16選と最新トレンドを紹介！選び方や求人募集のコツも解説
採用手法16選と最新トレンドを紹介！選び方や求人募集のコツも解説

応募が来ない原因と対策
求人募集しているのに応募が来ない3つの原因と対策

その他、今日から使える採用ノウハウやあらゆるお悩みが解決できるコンテンツをご用意しています。ぜひご参考にしていただければと思います。

よく読まれているページ

• この記事をシェア
• この記事をツイート
• この記事をシェア
• この記事をはてなブック

• 
• 
• 
• 
•