採用通知書とは?書き方や内定通知書との違い、送り方などを文例付きで解説

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採用通知書とは?書き方や内定通知書との違い、送り方などを文例付きで解説

2023/10/31

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人材データベース こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です!

採用通知書は、企業が求職者に対して採用の決定を通知する書類です。

近年ではメールや電話など、他の連絡方法も増えてきていますが、書類で通知を行う意義はどんなところにあるのでしょうか。

採用通知書の基礎的な知識に加え、内定通知書との違い、書くべき内容などを解説します。

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【1】採用通知書とは

採用通知書とは、企業が求職者に対して採用を決定したことを伝える書類です。

求職者の入社意思は確認されていない状態ですので、法的な拘束力はありません。

一般的には、採用決定から一週間以内に送付します。

1-1採否を伝える書類のひとつ

採用通知書は、選考の採否を伝える書類のひとつです。

採用通知書にはこれといった定義が存在しないため、企業によって内定通知書と同じ意味を持たせていることもあります。

求職者が採否を知る手段のひとつでもあるため、採用が決定したら、迅速に採用通知書を送ることが重要です。

1-2メールや電話での通知では不十分

近年では、採用通知を書類ではなくメールや電話で行う企業も増えていますが、後のトラブルを防ぐためにも、書類でも送付すると安心です。

メールの場合、迷惑メールに振り分けられてしまったり、他のメールに埋もれてしまったりする可能性があります。

また、口頭だと実際に話した内容が記録として残らないため、「言った、言わない」のトラブルが起こる恐れがあります。

したがって、採用通知の連絡はメールや電話では不十分なため、採用通知書を作成した上で、送付することが望ましいです。

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【2】内定通知書との違いとは

採用通知書と似た書類に、内定通知書があります。

内定通知書と採用通知書の違いや、内定通知書の取り扱いについて、解説します。

2-1内定通知書とは

内定通知書とは、企業が求職者に内定の決定を知らせる書類です。

企業と求職者の双方が入社に同意している状態のため、「始期付解約権留保付労働契約」が成立します。

労働契約が成立した際、企業は労働条件を書面で明示しなくてはならないため、内定通知書とあわせて労働条件通知書を送付するのが一般的です。

2-2採用通知書として取り扱う企業もある

内定通知書を採用通知書として取り扱う企業もあります。

どちらの書類にも法的な定めはないため、内定通知書を採用通知書として取り扱うことには問題ありません。

ただし、一般的に両者は別の書類と認識されているため、企業の解釈を応募者に周知することが大前提です。

トラブル防止の観点からも、求職者の誤解や思い込みがないように、わかりやすい説明を行ってください。

2-3通知書には3種類ある

選考結果を通知する書類は、

  • 採用通知書
  • 内定通知書
  • 不採用通知書

の3種類です。

採用通知書は採用を決定した応募者に対して送り、内定通知書は入社意志を確認できた応募者に送ります。
一方、不採用通知書は不採用を決定した応募者に対して通知する書類です。

いずれも法的な書類ではないため、発行の義務はありません。
記載事項のルールも存在しないため、通達内容は企業によって異なり、電話やメールで通知する企業も多いです。

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【3】採用通知書・内定通知書の法的効力

法的効力とは、労働契約が成立しているかという点です。

採用通知書や内定通知書に法的効力があるのか、どのような観点で法的効力を認めるのかを理解しておきましょう。

3-1どちらの書類にも法的効力が発生する可能性

結論から言うと、どちらの書類にも法的効力が発生する可能性があります。

そもそも、労働契約は、企業による雇用の意思表示と、求職者による入社の意思表示が行われた時点で成立し、口頭でも成立します。

よって、双方が合意している内定は、始期付解約権留保付労働契約が成立している状態であり、内定通知書はそれを証明する書類です。

内定通知書は法的な書面ではありませんが、内定を通知した時点で労働契約が成立するため、法的効力が発生すると考えられます。

一方、採用通知書は求職者の入社意志を確認していない段階です。

一般的には応募する行為そのものが労働契約の申し込みにあたるとされているため、採用を通知した時点で労働契約が成立したとみなされる可能性があります。

法的効力が発生すると、客観的かつ社会通念上相当な理由がない限り採用内定の取り消しができなくなります。

3-2トラブル防止のポイントは

トラブル防止のポイントは、採用通知書と内定通知書の役割をわけることです。

採用通知書を使用する際は、

  • 入社承諾書・労働条件通知書は同封しない
  • 内定という言葉を使わず端的に採用試験に合格したことだけを伝える

といった工夫が必要です。

採用通知書は、優秀な求職者に対して、入社してほしいという意思表示をするのに有効ですが、求職者が勘違いをしないよう工夫する必要があります。

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【4】採用通知書に同封する主な書類

採用通知書に同封する主な書類は4つあります。それぞれの書類についてどのような意味があるのか確認してみましょう。

4-1添え状

添え状はビジネスマナーとして必要な書類です。

添え状には差出人名や送付目的、添付書類などが記載されています。

  • 添え状を添付すると、
  • どんな書類が同封されているのかがわかる
  • 差出人(企業)がわかる
  • 送付した目的がわかる

といった内容が明確に伝わります。

インターネット上で入手できるテンプレートを活用すれば、効率的に作業を進められるでしょう。

4-2入社承諾書・入社誓約書

入社承諾書や入社誓約書は、求職者に入社の意思表示をしてもらう重要な書類です。

法的効力はありませんが、求職者の意思をきちんと確認できるため、同封するのが望ましいでしょう。

承諾書や宣誓書には、求職者の氏名と捺印欄が必要です。

必要に応じて保証人の氏名+捺印欄、内定取り消し事由などを記載するケースもあります。

4-3返信用封筒

採用通知書には、返信用封筒を同封しましょう。返信用封筒を同封すると、採用活動の迅速さにつながります。

返信用封筒同封の主なメリットは、

  • スピーディな返信がしやすくなる
  • 誤送付のミスを防ぐ
  • 企業に対する心証が良くなる

など、獲得したい人材を逃さず、企業イメージの向上にもつながります。

4-4返信用封筒

雇用契約書とは、賃金や業務内容、就業時間などの雇用条件を詳細に記載した書類のことです。通常は同じものを2部作成し、署名・捺印後に双方が保管します。

なお、雇用契約書は発行義務がある「労働条件通知書」とまとめることも可能なため、「雇用契約書 兼 労働条件通知書」を作成する企業が多いです。

ちなみに、労働条件通知書の様式は「主要様式ダウンロードコーナー|厚生労働省」からダウンロードできます。

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【5】採用通知書に記載必要な項目

採用通知書に定められた様式はありませんが、必要事項を記載していないと、後々トラブルを招いたり、誤解を与えてしまったりするので注意が必要です。

ここでは、採用通知書に記載が必要な9項目を紹介します。

5-1日付、求職者の氏名

一般的なビジネス文書のマナーに則って、右上に通知書を送付した日付を書きます。

求職者の氏名には、『様』もしくは『殿』の敬称をつけて記載しましょう。

5-2社名、代表取締役の氏名

採用通知書は、企業として求職者に送付するものです。

そのため、略していない正式な社名と、代表取締役の氏名を記載します。代表取締役の氏名の欄に社判を押印してください。

5-3採用試験への応募のお礼

書き出しは、採用試験に応募してくれたことに対するお礼からです。

加えて、複数回におよぶ採用試験に対応してくれたことへの謝意を述べると、好印象を与えられます。

5-4採用決定のお知らせ

つぎに、採用が決定したことを通知します。

採用を知らせる際は、

  • 慎重かつ厳正なる選考の結果
  • 慎重に選考を重ねました結果
  • 採用担当者で選考を重ねた結果

などの文言を用いて、慎重に選考した上で採用を決定したことを伝えてください。

5-5同封書類の内容

採用通知書の定義は企業によって異なります。

採用通知書のみを送付した後に、内定通知書や労働条件通知書などを送る場合は別ですが、採用通知書と共に他の書類を同封する場合は、同封書類の内容を記載します。

5-6返送が必要な書類の期限

返送が必要な書類があれば、必ず期限を記載しましょう。

採用通知書は迅速に送るのがベストですが、返送の期限は少し余裕を持たせて設定してください。

5-7入社日

入社日が既に決定している場合は、出社日時を記載します。

求職者が新卒の場合、翌年の4月1日と記載して問題ありません。未定の場合は、後日連絡することを明記しましょう。

5-8人事担当者の連絡先

求職者が直接やりとりできる人事担当者の連絡先も忘れずに記載してください。

求職者にとっては、企業との唯一の窓口になる人です。

具体的には、

  • 担当者の氏名
  • 直通電話番号
    (可能であれば)携帯電話番号
  • メールアドレス
などを明記し、なにかあったときに連絡が取れる体制を作っておきましょう。

5-9労働条件

労働条件を記載することも重要なポイントです。

たとえば、

  • 労働契約の期間
  • 雇用形態
  • 就業場所
  • 業務内容
  • 就業時間
  • 賃金の計算方法/締日支払日
  • 解雇を含む退職に関する事項

などを記載します。

労働条件に関しては、労働条件通知書として別途書類を作成し、同封することも可能です。

5-10採用通知書のテンプレート・文例

採用通知書の書き方に決まりはありません。
しかし、採用を知らせる重要な書類のため、必要な情報を抜け漏れなく記載することが重要です。

では、具体的に何を記載すべきかを見ていきましょう。

発行日

採用通知書の発行日(作成日)を書類の右上に記入します。

宛名・差出人

採用者の氏名を左上に記入し、1文改行して右揃えで企業名と代表者名を明記します。

お礼

時候の挨拶を述べた上で、採用試験に応募してくれたことへのお礼を伝えましょう。面接参加へのお礼も伝えると、応募者に好印象を与えられます。

採用のお知らせ

「厳正なる選考の結果」「慎重に選考した結果」など、しっかりと選考した上で決定したことを伝えます。

別記

別記には、同封書類や書類の返送期限、連絡先を明記しましょう。

同封書類や枚数が書かれていないと、書類の紛失に気づけません。
スムーズに手続きするためにも、同封書類の内容や枚数、返送期限は必ず記載してください。
返送期限は、書類のやり取りを考慮し、余裕を持った期間に設定します。

くわえて、応募者が困ったときに連絡できるよう、採用担当者の氏名や電話番号、メールアドレスといった連絡先も記載しておきましょう。

また、労働条件通知書を作成しない場合、入社日や労働条件(雇用形態、賃金、就業場所、就業時間)も明記します。
採用通知書とまとめて「採用通知書 兼 労働条件通知書」を送付する企業も多いです。

【採用通知書テンプレート】

〇〇年〇〇月〇〇日

〇〇 〇〇様

株式会社 ☆☆☆☆☆
代表取締役 〇〇 〇〇

採用通知書

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 このたびは、弊社求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。 また、先日は最終面接にご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

さて、厳正なる選考の結果、貴殿を弊社社員として採用することと決定いたしましたので、ご通知申し上げます。

つきましては、同封の書類にご記入の上、期限までにご返送くださいますようお願いいたします。

敬具

1.同封書類添え状1通
入社承諾書1通
労働条件通知書1通
返送用封筒1通
2.提出期限〇〇年〇〇月〇〇日(〇)必着
3.お問合せ先人事部採用担当 〇〇 〇〇
TEL 00-1234-5678/メールアドレス ******@***.co.jp 

以上

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【6】採用通知書の送り方と注意点

採用通知書は、送り方次第で応募者の入社意欲を高めることも可能です。
ここでは、採用通知書の送り方と注意点について見ていきましょう。

6-1①書留郵便で送付する

採用通知書は、書留郵便で送りましょう。

というのも、採用通知書をはじめとした選考結果の通知書は、確実に本人に届ける必要があるからです。

普通郵便で送った場合、採用通知書が他の郵便物に紛れる可能性がありますが、受取人のサインが必要な書留郵便であれば見逃されることはありません。
また、送付後に到着確認の連絡を入れると、応募者に「しっかりした企業」という印象を与えられます。

ちなみに、選考結果の通知書は「信書」にあたるため、メール便での郵送は郵便法で禁止されています。
信書をメール便で送った場合、罰則の対象になるだけでなく、応募者から「非常識な会社」と思われる可能性があるので、注意が必要です。

6-2②正しい住所・氏名かどうか確認する

採用通知書に限った話ではありませんが、送付物はしっかり確認してください。

送付物には個人情報が詰まっているため、誤って別の人物に送ってしまうと当事者に多大な迷惑をかけ、企業の信用も著しく低下させます。

場合によっては、事業に悪影響を及ぼすこともあるため、慎重に行わなくてはなりません。

採用者の氏名を確認しながら正しい情報を入力し、

  • 採用通知書や同封書類の氏名
  • 封筒の氏名

を1つずつ突き合わせた上で封入することで、誤送付を防ぎましょう。採用者が多い場合は、封入前にダブルチェックするのがおすすめです。

6-3③1週間以内に送付する

採用通知書は、1週間以内に送付しましょう。

通常、求職者は複数企業の選考を同時並行で受けているため、採用通知の連絡が遅くなるほど、他社に先を越されやすくなります。

求職者の中には「A社の方が早く採用通知書が届いたから」といった理由で決める人も多いため、送付が遅くなると辞退される可能性が高まります。

また、求職者は結果を早く知りたいものなので、通知が遅いと企業イメージも悪化するでしょう。

したがって、自社への入社意欲を上げるためにも、採用が決まったら遅くとも1週間以内には採用通知書を送ることが重要です。

1週間以内の送付が難しいときは、先に採用の連絡を入れておき「〇月〇日までに採用通知書を送る」など、予定を伝えておくといいでしょう。

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【7】まとめ

採用通知書は、求職者に採用の意思を伝える重要な書類です。

迅速に対応するためにも、採用通知書に記載が必要な項目、同封書類がある場合は事前に準備しておきましょう。

採用通知書には明確な定義がありません。

そのため、企業内でどのような扱いをするのかを徹底し、求職者にも周知しておく必要があります。

採用通知をメールや電話で行うケースも見受けられますが、後のトラブル防止のためにも、できる限り書類で送付しましょう。

なお、内定通知書の作成、送付については「内定通知書の作成・送付方法は?テンプレートも紹介」でも紹介しています。

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監修・執筆:ONEライターチーム

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こんにちは、ONEライターチームです。私たちは人事・採用に携わる担当者様向けに様々なお役に立ち情報を発信しています。

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