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欲しい人材を逃さないためのタレントプールについてご紹介
2023/10/31
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
条件やタイミングが合わず、採用にまで漕ぎつけなかった人材との縁を手放してしまっていませんか？
そして、人手が必要になった時「やっぱりあの時雇っておけばよかった」「もったいないことをした」と後悔した経験を持つ人も多いのではないでしょうか。
縁を切るには惜しい人とのつながりを保ち続けておくと、採用ニーズが発生した際、円滑に採用できる可能性が高まります。
そこで、この記事では採用活動を有利に進めるタレントプールついて、詳しく解説していきます。
タレントプールとは何か、構築方法や活用方法をご紹介するとともに、企業事例もまとめておりますので、ぜひご覧ください。
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タレントプールとは、採用候補になり得る有望な人材を中長期的に管理するためのデータベースのことです。
タレントプールは、「タレント（才能）」と「プール（蓄える）」を掛け合わせた造語であることから、「採用前の段階も含め、自社と関わりのある優秀な人材とつながりを保ち続け、情報を管理すること」を表しています。
そして、人材データベ－スであるタレントプールを活用した採用活動を「データベースリクルーティング」といいます。
タレントプールは、2001年に米国の大手経営コンサルティング会社であるマッキンゼーが、重要性を説いたことで注目を浴び、多くの企業が採用活動に取り入れるようになりました。
採用は、選考の過程で企業と応募者の双方が条件や相性を見極め、それが合致することで成立します。
選考過程では、
「採用基準は満たしているものの、相対的に優秀な人材が複数いて内定を出せない」
「すぐにでも働いて欲しいが、応募者の都合でタイミングが合わない」
「採用したいがポジションに空きがない」
「内定を辞退されてしまった」
など、不採用になったり、内定を辞退されてしまったりすることも少なくありません。
しかし、こういった人材は、急な欠員や事業拡大で人手不足に陥った際、必要になることも多いのです。
その時は何らかの理由で採用に至らなくても、手放してしまうには惜しい人材とつながりを持っておけば、必要な時期に採用できる可能性があります。
そのため、タイミングのずれによる機会損失の防止や、自社にマッチする人材を一から探す手間を省くことにつながり、採用活動を効率的に進めることができるのです。
では、タレントプールを活用するとどのようなメリットがあるのでしょう。
求人広告や人材紹介といった従来の採用手法の場合、採用ニーズが発生したタイミングで業者へ求人の依頼を行い、応募や紹介を待ちます。
しかし、タレントプールを活用すれば、プールしている候補者の中から応募職種にマッチするターゲットへ直接アプローチするため、採用プロセスを削減できるのです。
また、適切なコミュニケーションによって友好関係を築けていれば、タイミングのずれなく採用することも可能でしょう。
求人広告への掲載や人材紹介会社を依頼する場合、数十万～数百万円かかることもあります。
タレントプールを活用する場合、自社がプールしているデータベースの中から候補者を探し出して直接アプローチを行うため、運用方法によっては人件費のみに抑えることも可能でしょう。
また、タレントプールに特化したサービスを利用しても、月額数万円から利用できるものが多いため、従来の採用手法よりも外部に支払うコストを大幅に削減することができるのです。
日本の採用市場は、少子高齢化などの影響により、応募者集めに苦戦する状況が続いています。
また、転職が一般的になってきたとはいえ、積極的に行っている転職顕在層はそれほど多くありません。
そのため、採用活動で成果を出すには「機会があれば転職してもいい」と思っている転職潜在層へのアプローチが重要となるのです。
過去に自社選考を受けた人材や自社従業員の友人・知人など、自社と関わりのある人材をデータベース化しておけば、転職市場には出ていない優秀な転職潜在層と接点を持つことができます。
従来の採用手法では出会うことのできなかった、優秀な転職潜在層へアプローチできるため、機会損失を減らすこともできるでしょう。
タレントプールを活用すると、企業にとって様々なメリットを得られることが分かりました。
では、どのようなデメリットがあるのでしょう。
タレントプールで蓄えた情報を有効活用するには、データベースの構築や定期的なアップデートを行う必要があります。
例えば、プールしている候補者が「転職を考えているのか」「既に他の企業へ転職してしまったのか」が分からないと、適切なタイミングでアプローチできません。
タレントプールを機能させるには、データベース追加時や追加後に、候補者の分類・アプローチする優先順位を設定し、最新の情報にしておくことが重要です。
タレントプールを活用するには、候補者と定期的にコミュニケーションを取り、アプローチするタイミングを見極めなくてはなりません。
しかし、株式会社scoutyの行った調査によると、タレントプールを行っている企業の約半数が「適切なアプローチタイミングが分からない」と回答しています。
多くの企業でタイミングの見極めに課題を感じている現状から、タレントプールがうまく機能していないことが分かります。
せっかくタレントプールを行ってもうまく機能しなければ意味がないため、適切なアプローチタイミングを提案してくれる、タレントプール特化型のサービスを利用するのが無難でしょう。
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タレントプールの基本的な考えは、採用候補者をデータベース化して、必要な時にいつでも声をかけられる状態にしておくことです。
タレントプールを構築するには、「どのデータを」「どのように登録するか」定義づける必要があります。
そのため、
のような、データベース構築の定義やルールを決めておくことが重要となるのです。
具体的には、「あと少し経験を積めば採用基準に達する人材」などの有望な候補者は、タレントプールの「翌年アプローチする人材」に分類し、必要な時に声をかけられるよう定期的にメールマガジンを配信する、といったルールを決めておきましょう。
あらかじめ定義づけやルールを決めておけば、円滑に採用活動を行えます。
とはいえ、タレントプールを活用した採用活動は新しい手法であり、専門的な知識を持っていないとデータベースの構築や運用は難しいでしょう。
近年は、タレントプールを構築するためのクラウドサービスが出てきており、プロの知見からアドバイスを受けることも可能なため、こういったサービスを利用するのがおすすめです。
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タレントプールをうまく活用するための方法を紹介します。
タレントプールの対象者は、
といった、自社と関わりのある人材が主ですが、それだけでは不十分です。
例えば、
など、積極的に新たな候補者づくりを行うことも必要です。
このように、つながりを持った候補者と定期的に連絡を取り続けることで、その人材をプールすることができます。
また、「自社の求めている人材」をしっかりと把握し、見極めながら行っていくと、質のいいタレントプールを構築することができます。
候補者となる人材を集めたら、データベースを作成しましょう。
データベースの作成は、
の方法があります。
といった、SNS上で候補者を見つけた場合、そのSNS上でデータベースを保管することも可能です。
無料で使えるため、手軽に始めることができます。
近年、下記のようなタレントプールの活用に特化したサービスも増えてきています。
「 CaLin 」
タレントプール採用プラットフォームであるCaLinは、企業への興味を気軽に示せる仕組みになっており、簡単にタレントプールを始められます。
応募ではなく「つながる」ボタンを採用ページに設置することで、応募のハードルが下がるため、自社に興味を持っている候補者とつながりを持てます。
タレントプールの構築はもちろん、求人情報の掲載やチャット機能、プールしている候補者へのスカウトも可能です。
こういったサービスを利用すると、人材のデータベース化だけでなく、タレントプールを活用した採用活動が効率的に行えます。
採用管理システム（ATS）は、応募者管理や求人媒体の管理・運用など、採用活動にまつわる業務を一元管理できます。
採用に至らなかった優秀な人材をATS上で管理しておけば、タレントプールのデータベースとして活用することも可能です。
また、近年タレントプール活用に最適化された採用管理システムも出てきているので、おすすめのシステムをご紹介します。
「 Talent Cloud 」
Talent Cloudは、タレントプールの構築から採用まで一元管理できる採用管理システムです。
タレントプールの形成だけでなく、候補者の自社への興味度を数値化する仕組みもあるため、就職意欲の高まっている状態に合わせてアプローチすることができます。
チャットや選考の進捗管理も行えるため、タレントプールをうまく機能させながら、効率的に採用活動を進められます。
また、プロの知見からアドバイスを受けられるため、安心して取り組むことができるでしょう。
採用管理システムについての詳細は、「採用管理・支援システム（ATS）とは？」をご覧ください。
タレントプールをうまく活用して採用活動を行うには、必要なタイミングで声をかけた時に、来てもらう関係を作らなければなりません。
そのため、候補者と定期的にコンタクトを取ることが重要となります。
具体的には、
など、自社の最新情報や有益な情報を定期的に発信し、自社とつながっておく価値を提供することがポイントです。
また、タレントプール全体へのメッセージだけでなく、「いかがお過ごしでしょうか？」と相手の近況を伺ったり、「○○のイベントを開催するのですが、参加してみませんか？」とイベントへの参加を呼びかけたりするなど、個人宛のメッセージも積極的に送りましょう。
定期的にコンタクトを取り続けると、友好的な関係を築きやすくなるため、転職先の候補として検討してもらえる可能性が高まります。
人員が必要になった際は、その職種・ポジションに適した候補者にコンタクトを取り、タイミングを見計らって勧誘しましょう。
また、どうしても欲しい人材には、「いつでも歓迎する」旨を伝え、勧誘し続けるのもひとつの手です。
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タレントプールを採用活動に活用している企業の事例をご紹介します。
DELLでは、採用HPにタレントプールへの登録を推奨するボタンが設けられており、希望するポジションや勤務地を選択できるようになっています。
また、FacebookやTwitterといったSNSとも連携しているため、候補者は自分の友人・知人にDELLの求人情報を紹介することも可能です。
タレントプールとリファラルリクルーティング、ソーシャルリクルーティングの機能を組み合わせており、人材の輪が広がる仕組みになっています。
ゼネラルモータースは、採用HP上にタレントプールへの登録を呼びかけるページ（Talent Community）があり、名前や現在の仕事といった基本情報や関心のある分野、職務経歴（レジュメ）を登録できるようになっています。
レジュメは、採用HP上で直接アップロードする方法と、LinkedInとアカウント連携して登録する方法があるため、求職者が使いやすい仕様になっています。
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タレントプールは、海外では当たり前のように行われていますが、日本で活用している企業はそれほど多くありません。
しかし、少子高齢化が進み人材確保が難しくなっていく今後、タレントプールで優秀な人材情報を管理しておくことが重要となってくるでしょう。
「惜しくも採用できなかった優秀な人材」とつながりを保ち続け、必要な時に採用できるよう、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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