面接をドタキャンした人への企業側のメールの例文を紹介！対応方法や注意点、防止策も

【1】応募者が来ない！

応募者の辞退は、よくある現象です。

面接直前のドタキャンはもちろん「予定日時になっても応募者が来ない」といった、すっぽかしも起こります。

応募した時点では受ける意欲があったのに、面接予定日までに意欲が落ちてしまう応募者に、業種や企業による差異はあるのでしょうか？

1-1企業の約9割が面接のドタキャンを経験

エン・ジャパンの調査によると、面接辞退を経験した企業は約9割に上り業種や企業規模問わず多くの企業で発生しています。

参考：エン・ジャパン「面接前に辞退された経験のある企業は92%！応募者のドタキャン、すっぽかしの理由に迫ります。」

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【2】応募者が面接に来ない理由

面接を辞退する人も、当初は熱意をもって応募しているはずです。

にもかかわらず、面接を受ける前にドタキャンやすっぽかしをするのはなぜでしょうか？

理由として、企業側の問題と応募者側の問題が考えられます。

応募者が面接に来ない主な理由について確認してみましょう。

2-1応募時や面接の案内など企業からの連絡がテンプレート

応募を受け付けた時、面接の日程調節、面接の案内など、応募者と企業はメールやメッセージなどでやり取りします。

メッセージをやり取りする際、テンプレートをあらかじめ用意しておくと便利ですが、受け取った応募者からすると機械的で冷たい印象を受けます。

近年の採用難から、採用に力を入れている企業の中には、テンプレートを一切使わず応募者の心をつかもうとしている企業もあります。

そんな中、当たり障りがなく、明らかにテンプレートだとわかるメッセージが届いたら、意欲が下がってしまう応募者もいます。

2-2電話やメール対応が雑

電話やメールなど顔が見えないコミュニケーションは、特に丁寧な対応が求められます。

もし、応募をした際、何か問い合わせをした際に電話やメールの対応が雑だったら、応募者が企業へのイメージを落とし、面接を辞退しようと考えてもおかしくありません。

企業が応募者を選考するのと同じように、応募者も複数の企業を比較検討しているため、自分たちも選ばれる立場であることを忘れずに対応しましょう。

また、良かれと思ってフランクな対応をすると、程度によっては企業としての信頼を損ねることがありますので、注意しましょう。

2-3応募者の質問への対応が悪い

応募者は、求人情報を閲覧して抱いた疑問を面接前に解決しておきたいと思うものです。

電話やメールで問い合わせをしたときの対応次第で、応募者の自社に対する信頼度が変わってきます。

自社への印象を大きく下げる対応事例は、

などです。

応募者は、時間やお金をかけて面接に参加します。

事前に分かることがあれば、その分企業研究も進みますし、貴重な面接時間をムダにしなくて済むため、質問や問い合わせがあった際には誠意ある対応を心がけましょう。

2-4求職者の行動や気持ちの変化

企業側の問題ばかりでなく、応募者側の事情でドタキャンされることもあります。

どんな事情があれ約束をキャンセルする場合には、あらかじめ連絡をすべきですが「連絡しにくい」と考える応募者がいるのも事実です。

応募者側のドタキャン理由の主な事例として、

が挙げられます。

不慮の事故や病気のようなやむを得ない事情は別として、ドタキャンやすっぽかしは非常識なものです。

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【3】面接のドタキャンの対応方法

どんな理由であれ、面接のドタキャンは企業に対して失礼な行為です。

ただ、入社意欲はあるけれど、何かしらの事情によって来られなかった場合もあります。

面接をドタキャンしたからといって、いい加減な対応をするのではなく、以下の方法で対応しましょう。

• 確認の連絡を入れる
• 再度日程調整を行う
• 不採用の連絡をする

3-1確認の連絡を入れる

ドタキャンした応募者に直接確認しないことには、面接に来たくなかったのか来られなかったのかは分かりません。

連絡をし、まずは状況を確認しましょう。

理由によっては面接の機会を再度設ける可能性がある場合もあるでしょう。

なぜ面接をドタキャンしたのか、きちんと理由を聞き出しておきましょう。

ただ、「ドタキャンした人にまで対応していられない」という企業もいることでしょう。

十分な応募者数が集まっている企業の場合は、面接に来た応募者の選考フォローアップに専念することをおすすめします。

3-2再度日程調整を行う

面接をドタキャンした人の中には、やむを得ず面接に来られなかった人もいます。

入社意欲があり企業側も「話を聞いてみたい」と思える応募者であれば、再度、面接の日程調節を行いましょう。

面接の日程調整は、土日も含めた複数の候補日を挙げておきます。そこから応募者に合わせて、面接の日程を決めましょう。

3-3不採用の連絡をする

応募者がドタキャンをし、さらに連絡が取れない場合は、入社意欲が低いと考えられます。

なるべく早めに不採用の連絡をしましょう。

電話や郵送での連絡は、企業の仕事を増やしかねません。
現在選考を受けている応募者のフォローアップに専念するためにも、手間のかからないメールでの不採用通知をおすすめします。

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【4】面接をドタキャンした人への企業側のメールの例文

面接をドタキャンした人には、速やかに不採用通知をメールで送りましょう。

面接に来なかった、何度連絡してもつながらなかったなどの不採用理由もきちんと記載し、最後まで真摯に対応するのがポイントです。

以下、不採用通知メールの例文になりますので、参考にしてみてください。

4-1メールを送る際の注意点

面接に来なかったからといって、事務的な対応になりすぎるのは良くありません。

できるだけお客様にとって良い形で収まるよう、丁寧な対応を心がけましょう。

以下の2点に注意して、不採用通知メールを作成してみることを、おすすめします。

送るタイミング

不採用通知は、面接が終わってから1週間以内に送りましょう。
応募者は選考結果を早く知りたがっているはずです。

なにより、早く通知することで、ほかの業務への対応ができるようになるため、企業側の負担が軽減します。

通知が遅れた場合は、通知が遅れた理由を説明し、お詫びの言葉を述べましょう。

提出した書類の処理

応募にあたって提出してもらった履歴書や職務経歴書には、個人情報が含まれます。

返却または破棄するのか、不採用通知を送る際に伝えておきましょう。

返却の場合は、「お預かりした応募書類につきましては、履歴書に記載されております住所に返送させていただきます」とメールに記載しましょう。

不採用通知を送った1週間以内に送るのが望ましいです。

返却せず破棄する場合は、「お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします」と、適切に破棄する旨をメールに明記することが適切です。

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【5】メールを送った人から再度応募が入った場合

不採用メールを送った人から再度応募が入ることがあります。
これは、インターネットを活用するため採用活動が容易になったことが、理由として挙げられます。

ただ、同じ企業だと知らずに応募しているパターンと、不採用通知に気づかずに再度応募しているパターンが考えられます。

選考をスムーズに行う、社員の業務を増やさないという点において、以下の点に注意して対応しましょう。

• 採用基準をぶらさない
• 応募履歴を確認する

5-1採用基準をぶらさない

不採用は、人事部で話し合い、採用基準を満たしていないと判断した結果です。

1度不採用にした応募者を2度目で採用してしまうと、採用基準がブレてしまいます。

基本的には、再度応募があっても不採用で対応しましょう。

5-2応募履歴を確認する

不採用メールを送った応募者から再度応募が入った場合は、まず応募履歴を確認しましょう。

なぜ再度応募してきたのか、不採用通知は届いているかなどの企業の対応もチェックできます。

これまで応募者情報をファイルでまとめていた企業は、採用管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

不採用になった人からの再応募を自動で検出できれば、速やかに対応できますよ。

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【6】面接ドタキャン防止策8選

面接のドタキャンには、企業の問題と応募者の問題の双方があります。

ここでは、ドタキャンを防ぐために企業側ができる対応について、詳しく紹介します。

6-1応募者対応は丁寧かつ迅速にする

応募者は複数の企業を受けていて、連絡が入った企業から面接日程の調整を行っていきます。

優秀な応募者であれば書類選考に通過する可能性が高いため、スケジュールも埋まりやすいです。

「書類通過の連絡」や「面接日程の打診」などの連絡は、迅速に行いましょう。
ドタキャンを防ぐだけでなく、優秀な人材を逃さない方策にもなります。

また、応募者から連絡が入った際は、すぐに対応しましょう。
先程紹介したとおり、迅速かつ丁寧に応募者対応することで、面接辞退を防ぐ効果が期待できます。

採用担当者として責任を持って対応しましょう。

6-2応募者に誠実な対応を心がける

テンプレートのような事務的な対応では、応募者に誠実さが伝わりません。

自社との縁がなく採用につながらなかった応募者が、後に取引先企業の担当者となることも想定されます。

今後、どのような関係になっても良い印象でいてもらえるよう、誠実な対応を心がけましょう。

6-3応募から採用までのフローの見直し

応募から採用まで時間がかかりすぎているなら、見直しが必要です。

応募者は平均8社ほど応募するため、当然選考がスムーズに進む企業の方が印象は良いですし、意欲も高まります。

特に、中途採用は最初に内定が決まった企業に決める人が多いです。
そのため、応募から採用までのフローを見直して履歴書不要やWeb応募のように、期間を短縮できる箇所がないか確認しましょう。

また、応募者の意欲は応募直後がもっとも高いので、当日か翌日を目安に、できる限り早く対応してください。書類選考や面接の結果も同様に、迅速に知らせるべきです。

6-4営業時間内に連絡する

応募者への迅速な対応は心がけるべきですが、営業時間外の連絡は避けましょう。

というのも、夜間や休日に連絡が来ると応募者は「この会社は残業や休日出勤が当たり前なのだろうか？」と不信感を抱く可能性があるからです。

ワークライフバランスを重視する応募者は、この段階で応募意欲をなくすことも考えられます。

日常的に深夜残業や休日出勤をしているような印象を与えないよう、営業時間内に連絡しましょう。

6-5面接日時は選択肢をつくる

企業側が一方的に面接日時を提示するのは高圧的な印象を与えます。

応募者もスケジュール調整をして面接に臨むため、一方的に提示された日程が合わなければ面接辞退を考えます。ドタキャンにもつながりかねません。

面接日時は複数設定し、土日が対応可能であれば候補日として入れると親切です。
応募者の希望の日時をヒアリングして、面接日時を設定してもいいでしょう。

6-6面接日程を前日に改めて連絡をする

面接の前日に確認の連絡を入れましょう。

応募者は複数企業を受けているため、故意ではなくてもすっぽかしてしまうこともあります。

そのため「明日の◯時からの面接、よろしくおねがいします」など、電話やメールで簡単に連絡を入れるだけで、すっぽかし防止になります。

また、他社の内定をもらっている場合は、企業側から連絡をもらうことで面接辞退を伝えやすくなるでしょう。

前日に連絡を入れてもレスポンスがない場合は「すっぽかされるかもしれない」と心構えを持つこともできます。

いずれにしろ、自社の手厚い対応を応募者に示しておくことが面接に出向く意欲につながります。

6-7面接を面談と置き換えてみる

「面接」という言葉が堅苦しさを与えることもあるので、「面談」と置き換えてみましょう。

カジュアルな雰囲気が伝わり、応募意欲のキープにつながります。

面接の前にお互いへの理解を深める「カジュアル面談」を実施するのも良いでしょう。

面談当日の服装について「ノーネクタイOK」「いつもどおりの服装で」など一言添えると、面談へのハードルが下がります。業種や職種によっては効果的に使える手法です。

面接と面談の違いや効果的な使い分け方についてはこちらで「「面接」と「面談」は違う？目的別の効果的な使い分けや注意点を解説」詳しく解説しています。

6-8求職者の連絡可能時間を把握する

応募フォームや面談のオファーメールなどに、連絡可能な時間帯や希望の時間帯を応募者に記載してもらいましょう。

応募者と連絡がつかない時間帯や曜日を把握しておけば、スムーズにやりとりできます。

また、応募者は立場的に自分の都合を伝えづらいものなので、こうした気遣いがあると、企業に対するイメージが上がります。

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【7】今すぐにできる！面接ドタキャンを防ぐ方法

7-1応募者への電話応対は丁寧に

応募者が面接までの間に応募意欲をなくす理由の多くは「自分の希望や条件と差異があるように感じる」です。

応募者から質問の電話があった場合は、丁寧な対応を心がけましょう。

応募者は、懸念している問題がクリアすれば面接に赴く意欲は高いはずです。

杓子定規に要件を述べるにとどまらず、各応募者の希望にも対応していく姿勢があることを示しましょう。

企業側から応募者に電話をする際も同様です。
要件を伝えた後には「求人票の中で不明点などはございませんでしたか？」など質問を促すと、応募者は抱いていた疑問を伝えやすくなり、安心につながります。

7-2面接日程は応募者に寄り添って

直近で面接可能な日程を3つほど提示しましょう。

応募者は複数社の選考を並行して受けており、当然「早く一社に決めたい」と思っています。

面接を含めた選考スケジュールが早く、最初に内定が出た企業に決める人も多いため、他社の選考スピードに負けない日程調整が必要です。

平日の就業後の時間帯や、土日も候補として挙げられると、なお良いでしょう。

7-3面接日程は電話連絡後、確定メールを

電話で面接日程のアポイントメントをとった場合は、その後必ず「確定メール」を送信しましょう。

電話でのやりとりでは聞き間違いや行き違いが起こりやすくなるため、改めて面接の案内としてメールを送りましょう。

必要な情報がメールで送られてくると、行き違いの防止になりますし、応募者も安心できます。

メールでは、テンプレートの文面にとどまらず「◯◯様のスキルを大いに活かしていただける職場環境をご用意しております。面接で◯◯様にお会いできることを楽しみにしております」など、個人に向けた一言を添えると、応募者の心を掴めます。

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【8】応募者の面接のドタキャンを防ぐためには

面接のドタキャンを防ぐには、応募者側の目線に立って誠意ある対応を心がけることが大切です。

同時に、選考フローを見直して採用までのスムーズな流れをつくっておくことも、応募意欲を削がないために必要になってきます。

また、テンプレートのやりとりだけをしている企業には魅力が感じられず、面接への意欲も下がっていきます。

採用担当者は、応募者一人ひとりに丁寧に対応するよう心がけましょう。

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