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新卒採用の採用基準とは何か？作り方や重視すべきポイントを徹底解説
2023/10/31
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
採用基準の設定は、採用候補者を公正に評価し、自社に必要な人材を効率よく採用するために重要なものです。
しかし、「採用基準を設定する上で何を重視したらいいのか分からない」と頭を悩ませる採用担当者も少なくありません。
本記事では、採用基準の目的と重視するポイントについて解説します。
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目次
採用基準とは、自社にマッチした人材を採用するために必要となる評価基準です。
採用基準を設定すると、合否判断がスムーズになります。
アルバイトの採用基準については、「アルバイトの採用基準はどこ？採用項目と基準を解説」をご覧ください。
採用基準の目的は、採用候補者を公平に評価することです。
採用基準を設定すると共通の評価基準にもとづいて判断するため、面接官による評価のブレを低減できます。
また、合否判定がスムーズに進むため選考スピードの向上にも役立ちます。
このように、採用基準は採用活動の質を維持し、入社後のミスマッチを防ぐために欠かせません。
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採用基準が設定できていないと、早期離職の増加や採用のミスマッチ、公平かつ公正な選考への弊害、採用活動の遅延などが起こります。
本項では、採用基準の設定が必要となる理由について解説します。
企業と採用候補者とのミスマッチは、早期離職の原因となります。
早期離職は、採用コストが回収できないばかりか、両者に大きな心理的ダメージも与えます。
ミスマッチの原因として、
などが考えられます。
入社後に認識の違いが発覚すると、早期離職の原因となります。
明確な採用基準を設計し、入社後のミスマッチを防ぐことが重要です。
「自社が求める人材」といっても、人事・現場社員・役員など、立場によってイメージは違うため、明確な採用基準を設定することが重要です。
採用基準が設定されていない場合、書類選考や面接といった各選考プロセスを担当する人によって、求める人材にズレが生じます。
そのため、選考通過率の低下だけでなく、採用対象となる人材を不合格にするなど、機会損失が起こりやすくなり、採用効率も下がるでしょう。
また、入社後に配属された部署でギャップが生まれやすく、早期離職の原因にもなります。
面接官によっては、自分の価値観や経験で合否判断してしまうことがあります。
どんな人を「良い」と判断するかは、人や立場によっても異なるため、面接官の主観による判断は、選考の公平性・公正性を担保できません。
公平かつ公正な選考を行うために、明確な評価基準にもとづいて客観的に判断できるよう、共通の採用基準を持つことが大切です。
採用基準が設定されていない場合、採用候補者の合否判断に時間がかかります。
というのも、採用基準がないと一定のラインに満たない人材を不合格にできませんし、関係者の意見やすり合わせにも時間がかかるからです。
採用基準が設定されていれば、選考通過か否かの判断をスピーディに行えるため、採用活動の迅速化につながります。
また、適性試験など数値化できるものであれば、外部委託も可能です。
その間、自社では別の採用業務を行えるため、より迅速に採用活動を進められるでしょう。
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採用基準がないと、早期離職者の増加や採用したい人材が落選するという問題が起こり得ます。
採用基準がないと、入社後のミスマッチによる早期離職者の増加につながります。
性格や志向をフィーリングで評価し採用すると、求職者は入社後に社風や業務内容にギャップを感じやすくなるため、離職リスクが高まります。
人事・現場社員・役員それぞれの求める人材に相違があると、面接を重ねる段階で採用したい人が落選する可能性が高くなります。
例えば「現場社員は即戦力となる人材を求めているが、人事は企業風土に合った人材を重視している」といった例が挙げられます。
このように、採用基準が明確でないと「採用したい」と考える人材が落選することになるのです。
さらに、選考通過率が極端に低くなると、再度母集団形成から始めなくてはならないため、採用効率が悪くなります。
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採用基準はポイントを押さえて設定することが重要です。ここでは、採用基準設定時のポイントについてご紹介します。
人事と役員だけで採用基準設定を進めると、現場が求める人材とのギャップが生まれることがあります。
業務に必要なスキルや能力は、現場が最も理解しているため、必ず採用予定の現場の社員からヒアリングしましょう。
求める人物像のイメージの他、現場で活躍している人の特徴などをヒアリングするのもおすすめです。
特に、専門的スキルは実際の担当者でないと正確に判断できないため、現場の社員にも採用計画や選考に参加してもらいましょう。
採用活動は、事業計画を達成させるために行うものなので、自社の経営方針やビジョンにもとづいて設定することが大切です。
採用基準が経営方針と合致していれば、企業が何を目指し、何を求めているのかが伝わるため、採用のミスマッチも防止できるでしょう。
また、採用活動にかけたコストに対して、どれだけの人材を採用できるかといった経営的視点の確認も必要です。
評価項目の明確化は、採用候補者を正しく評価するために欠かせません。
評価項目を設定する際は、学歴や資格など数値で評価できる項目だけでなく、採用候補者の希望する働き方や仕事に対する考え方といった定性的な項目も含めましょう。
定量的・定性的の両面を考慮することで、自社と応募者のマッチ度を測りやすくなるので、ミスマッチを低減できます。
また、評価項目は新卒・中途、募集職種によっても異なるため、対象によって内容を変更し、定期的に見直しましょう。
採用担当者が、候補者の資質・能力・適性と関係のない事柄や、本人に責任のない事項で合否を決定することは、就職差別に当たるおそれがあります。
厚生労働省の「採用選考時に配慮すべき事項」は、以下のとおりです。
| 本人に責任のない事項の把握 |
|
|---|---|
| 本来自由であるべき事項の把握 |
|
| 採用選考の方法 |
|
参考・引用：厚生労働省「公正な採用選考の基本」
また、「男女雇用機会均等法」や「障害者雇用促進法」では、性別や障がいといった理由による合否の決定は禁じられています。
ここまで見てきたポイントをベースに、経理職における採用基準の一例をご紹介します。
【書類選考】
【筆記試験】
※合計点が合格基準である〇点以上であっても、A分野が〇点以上、B分野が〇点以上になっていなければ不合格（どちらか一方のみ下回っていても不合格）
【面接】
【最終面接】
書類選考と筆記試験は、採用基準を明確にしておくことが重要です。
何が「可」でどこからが「不可」なのかを、上記のように明確に設定しましょう。
面接では、何をベースに可否を判断するのかを明確にしておくことが重要です。
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新卒を採用する際には、さまざまな項目やスキルが気になってしまうでしょう。
細かくチェックするのは重要ですが、幅広い項目を詳細に確認していくと時間が足りなくなってしまいます。
そこで、ここでご紹介する8つの項目やスキルをベースに、重視する項目を作ると安心です。
どのような仕事でも、ほかの人と連絡を取りながら業務を進めることが多いため、基本的なコミュニケーションスキルは欠かせません。
社内の人はもちろん、社外の人との連携が必要になることもあるので、コミュニケーションスキルはしっかりチェックする必要があります。
すべてのベースとなる「スムーズに意思疎通ができるかどうか」を含め、「自社が求めるコミュニケーションスキルを持つ人材かどうか」を判断する基準として、下記3つの項目を設定すると効果的です。
相手の立場を理解して、相手に合わせた発言や行動ができる人であれば、円滑な人間関係を構築しやすくなります。
役職や役割などによって相手の立場は変わりますが、取引の状況や案件の進み具合などで、相手の立場が変わってくることもあるでしょう。
このように都度変わることも多い「相手の立場」を考えると、場にそぐわない発言は自然と控えるようになります。
相手の立場に合わせた発言や行動ができない人は、円滑な人間関係の形成が難しい傾向にあります。
業務にも支障をきたす可能性があるため、面接では、その場に適した受け答えができているかをチェックしましょう。
相手が理解しやすいように、分かりやすく説明できるスキルも重要です。
話を全体的に整理し、物事を順序立ててかみ砕いた説明ができる人であれば、業務での伝達ミスなども少ないでしょう。
指示出しやプレゼンなどでも、伝えたいことを明確に伝えられるスキルは重要視されます。
このスキルを持ち合わせている人材であれば、即戦力としての活躍も期待できるでしょう。
「分かりやすい説明」をするためには、相手が理解できる言葉を選ぶことや、筋道を立てて話すスキルが必要です。
一方的に話を進めるのではなく、相手に寄り添ったコミュニケーションができれば、信頼関係を築きやすくなります。
相手の言葉の選び方やちょっとした表情の変化に注目すると、ハッキリとした言葉はなくても相手の考え方が分かることがあります。
相手の気持ちを汲み取ることができれば、その状況に応じてコミュニケーションの取り方を変え、効果的なアプローチをすることも可能です。
相手の理解度に合わせて説明したり、相手が不安に感じているようなら、不安を解消できる言葉を投げかけたりすると信頼が深まります。
表情や声のトーン、言葉の選び方を変えるだけでも、相手へ与える印象は変わります。
明るい笑顔での挨拶だけでなく、相手に合わせて表情や声のトーンを変えられるスキルがあれば、高いコミュニケーションスキルがあると判断できます。
与えられた仕事をただこなすのではなく、自分の考えを持って積極的に業務に取り組めるかどうかを判断するのが、「主体性の有無」です。
また、自分の発言や行動に責任を持つことも、主体性に含まれます。
主体性がある人であれば、積極的に業務に取り組み、自分なりの考えを持って課題を見つけて改善し、日々成長していけます。業務パフォーマンスも上がり、将来的にはリーダーとして社員を牽引できる存在になる可能性もあるでしょう。
新しいことにも自分から挑戦しようと思える「チャレンジ精神」がある人は、困難な仕事であっても精力的に進めてくれます。
新しいことでも臆することなく果敢に努力し挑戦すると、新しいスキルが身につくでしょう。
チャレンジすることは自分の成長につながるため、「向上心」がある人もさまざまなことにチャレンジしてくれます。 企業としては新しい事業を始める際などに重宝する存在となるため、チャレンジ精神や向上心があるかどうかはぜひチェックしておきたい項目です。
組織の中で仕事をするにあたっては、協調性がある人のほうが円滑に業務を進められます。
自分のことしか考えられない人だと、チームで動く案件を任せられないこともあるでしょう。 社内外の人と協力しあって仕事に取り組めるかどうかは、協調性の有無で判断できます。
自分の業務を責任を持ってやり遂げたり、会社の規定を守ったりできる人は、「誠実さ」がある人です。
誠実な人は、会社の規定はもちろん、法律も順守して日々の生活を送っているでしょう。
誠実さがない人の場合、業務を途中で投げ出してしまったり、情報漏洩をしてしまったりなどのリスクが考えられます。
自社のコンプライアンス管理のためにも、誠実さを持ち合わせている人を選ぶと良いでしょう。
状況適応力とは、その状況に合わせて自分の行動や発言、考え方などを適応させるスキルのことです。
自分が置かれている状況が変われば、慣れるまでに時間がかかるものですが、新しい会社のルールや雰囲気、社風などに早く慣れることができれば、それだけ業務効率がアップします。
早く慣れてくれると教育する側の負担も軽減するため、状況適応力が高い人は重宝すべきと言えるでしょう。
特に転勤や転属が多い会社では、状況適応力の高さは採用基準の中でも重要項目になることもあります。
また、マニュアル通りではなく、状況に合わせて臨機応変に対応できる能力があるかどうかも、チェックしておきたい項目です。
マニュアル通りに仕事をすることは大切ですが、柔軟に考えて対応できる人であれば、将来は責任者としての活躍も期待できます。
自社についてどれくらい理解しているのかを測るのが、「企業理解度」です。
就活生のほとんどが、自社以外にも複数社にエントリーしていることでしょう。
そのため、自社が「本命」なのか「第二希望」や「滑り止め」なのかは、書類だけでは分かりません。
企業理解度が高い人は、自社への入社意欲が高いと考えることができ、採用後のパフォーマンスも期待しやすくなります。
そこで、自社に関するさまざまな質問を投げかけ、どこまで理解しているのか、どれくらい興味を持ってくれているのかを見てみるのも効果的です。
自社の企業理念やビジョンに対して共感度が高い人は、会社と共に成長していける可能性があります。
理念やビジョンは日々仕事をするうえでの基盤となり、指標となる存在です。
共感度が高い人ほど仕事をストレスなく進めることができ、困難な時でも軌道修正しやすくなります。
企業理念やビジョンは会社の軸として価値観のベースとなるため、共感度が低いと早期離職につながりやすくなります。
そこで、さまざまな質問をして自社の企業理念やビジョンへの共感度も確認しておきましょう。
新卒採用の採用基準とは何か？作り方や重視すべきポイントを徹底解説 TOPへ
採用基準をもとに人材を見極めるタイミングは、書類選考時・適性試験時・面接時の３つの段階があります。
本項では、それぞれのタイミングで設定すべき項目やポイントを解説します。
あわせて、前職の上司などに聞き取りを行う、リファレンスチェックについても紹介します。
書類選考の目的は、採用候補者の絞り込みです。
採用基準が明確であれば、効率的に絞り込みができるので、書類選考以降のプロセスがスムーズに進みます。
通過率が高すぎても低すぎても、その後の採用効率を下げるので、バランスよい基準を設けることが大切です。
書類選考を設定する際は、
といった基準を設けましょう。
適性試験とは、試験によって採用候補者の性格や能力を数値化する方法です。
採用候補者の客観的な情報が得られるため、採用基準に合うかどうかの判断がスピーディに行えます。
適性検査には、自社で活躍する社員をベースに基準を設定できるものや、低コストで実施できるものなど数多くあります。目的に合った適性検査を選びましょう。
検査結果と業務成績の分析を行うことで、次回以降の採用基準の設定にも役立ちます。
面接は、書類で判断できない人柄やポテンシャルを把握できる機会です。
直接会話できるので採用候補者の人柄を掴みやすい一方、面接官の主観的な評価が入りやすくなります。
客観的かつ具体的な評価基準を設定し、すべての面接官に共有しましょう。
評価基準に沿った質問項目を設定することで、公平な選考が可能になりますし、面接の時間を短縮することもできます。
リファレンスチェックとは、採用候補者の勤務状況や人物像などについて、前職の関係者に問い合わせることです。
リファレンスチェックを行うと、第三者による客観的な評価はもちろん、新たな情報も把握できるため、ミスマッチの防止に役立ちます。
リファレンスチェックを実施する際は、
について、チェックしましょう。
なお、リファレンスチェックは採用候補者に無断で行ってはいけません。
法律違反になる可能性があるため、必ず本人の同意を得てから行いましょう。
新卒採用の採用基準とは何か？作り方や重視すべきポイントを徹底解説 TOPへ
採用活動を進めていくうえで、採用基準を見直すべきケースも出てきます。
ここでは、採用基準を見直すべき3つのケースについて、見直すべき理由と具体的な改善方法をご紹介します。
面接は書類選考や筆記試験と違い、明確な基準を設けることが難しいです。
面接官の主観が入って評価にバラつきが出ることもあり、本来なら採用すべき人材を不採用としてしまうこともあるでしょう。
評価のバラつきを抑えるためには、面接での評価に明確な基準を設けることが大切です。
主観ではなく客観的視点で判断できるように、投げかける質問を統一し、評価を数値化すると効果的です。
応募者や選考通過者が少ない場合、採用基準が厳しすぎる可能性があります。
選考できる人数が少ないと自社が希望する人材に出会える可能性も低くなってしまうため、注意が必要です。
採用基準を見直して緩和するほか、仕事内容などに見合った給与や待遇になっているかを確認しましょう。
現場担当者による選考通過者が極端に少なかったり、採用者に対する現場の評価が低かったりする場合、人事と現場で求める人物像が異なっている可能性があります。
人物像に乖離がある場合、いくら採用活動を進めてもすれ違いは解消されないため、人事と現場で認識のすり合わせを行う必要があるでしょう。
どのような人物像を求めているのかを人事と現場で改めて明確にし、これに合わせて採用基準を作り直す必要があります。
新卒採用の採用基準とは何か？作り方や重視すべきポイントを徹底解説 TOPへ
本記事では、採用基準を設定する目的と理由、基準がないときに起こりうる問題、基準を設定する際のポイント、採用基準で人材を見極める方法について解説しました。
採用基準が明確に設定されていれば、採用候補者を公正に評価し、自社に必要な人材を効率的に採用できます。
採用活動の質を維持し効率的に進めるため、採用基準の作成にご活用ください。
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