不動産業界での採用にあたって業務効率化が大切な理由とは？

2025/2/4

不動産業界での採用にあたって業務効率化が大切な理由とは？こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！

不動産業界では、労働人口の減少に伴う人材確保の難しさが課題となっています。
多岐にわたる業務を限られた人員で対応するには、積極的な採用活動と併せて業務効率化が不可欠です。

本記事では不動産業界での採用業務の効率化が大切な理由や、効率化のポイントを解説します。

不動産業界での人材確保にお悩みの方はぜひご覧ください。

【1】不動産業界の採用において、業務効率化が大切な理由

不動産業界の採用において、業務効率化への取り組みは非常に重要です。

不動産業界では、年々入職者数が減少し、離職者数が増加する傾向にあり、深刻な人材不足に直面しています。

限られた人数で多岐にわたる業務をこなすのは容易ではありません。
さらに、対面重視の価値観やアナログな業務プロセスも影響し、業務効率は低下しています。

このような状況下で採用を成功させるためには、業務効率化による働きやすい環境づくりが大切です。

【2】不動産業界において業務効率化を進めるメリット

不動産業界において業務効率化を進めるメリットは以下の3つです。

従業員の離職率低下が期待できる
顧客満足度が向上する
コスト削減につながる

それぞれ解説します。

2-1従業員の離職率低下が期待できる

業務効率化により、従業員一人あたりの業務負担が軽減されます。

不動産業界では、繁忙期に従業員の心身の負担過多になりやすいのが課題です。
業務効率化によって、より創造的な業務や顧客対応に時間を割けるようになります。

これは、従業員の負担軽減だけでなく、仕事に対するモチベーション向上にもつながるでしょう。

結果的に、働きやすい職場環境が整備され、従業員の離職率の低下が期待できます。

2-2顧客満足度が向上する

業務の効率化により、物件情報の提供や問い合わせ対応のスピードが向上します。
同時に従業員の業務負担が軽減されるため、より丁寧な接客や提案が可能になるでしょう。

具体的には、オンラインシステムを使った内見や重要事項説明などが効率化に役立ちます。
これらは顧客にとって現地へ行く手間が省けるため、サービスの利便性を向上させるのです。

このように、企業が業務効率化に取り組むことは、顧客満足度向上につながります。

2-3コスト削減につながる

業務効率化により、残業代や人件費の削減が可能になります。

ペーパーレス化による印刷や保管コストの削減、デジタル化による人的ミスの減少で、追加作業や修正にかかるコストも抑えられるでしょう。

また、システムを導入してデータの一元管理をすれば、情報共有や検索の時間も短縮されます。

業務効率化に伴うシステムの導入は、誰もが同じ時間で業務を処理できるようになります。
そのため、過剰な人件費削減が実現するのです。

【3】効率化できる不動産業務の例

不動産業界における効率化しやすい業務を3つ解説します。

3-1物件の登録や維持、管理業務

物件の登録や維持管理は、1件ずつ確認と入力が必要なため膨大な時間と手間がかかります。

物件情報のデータベース管理システムの導入により、物件関連の業務の効率化が可能です。
さらに、写真や間取り、設備などの基本情報を一元管理することで、顧客からの問い合わせ対応も効率化できるでしょう。

定期的な物件確認や、設備点検などの管理業務もペーパーレスで完結します。
事務処理が効率化され、より重要な業務に集中できるようになるはずです。

3-2オンライン集客や顧客管理業務

顧客との契約業務は、従来は宅建業法等により書面での交付が義務づけられていました。

しかし、2022年5月の改正法により電子契約が可能となっています。
これにより、紙書類の郵送や持参といった手間が省かれ、効率化が実現します。

さらに、不動産業界で重要なオンライン集客も、ITシステムの活用で効率化が可能です。ホームページ運営やデータ分析、チャットボットによる自動応答の導入などが、業務効率化につながります。

3-3書類作成などの事務的な業務

不動産業務では、膨大な書類作成が負担となりますが、ITツールを活用すると査定書や物件情報、間取り図の作成が容易になります。
広告作成も、システムのテンプレートや過去データを活用することで効率的に進められるでしょう。

また、入金管理の消込作業は担当者の負担が大きい業務ですが、システム化により作業時間の短縮とミスの防止が可能です。
担当者の精神的負担の軽減も期待できます。

【4】不動産業務の効率化を考える際のポイント

4-1まずは業務フローを可視化する

業務効率化の第一歩は、現状の業務フローを明確に把握することです。
日常的におこなわれている業務を細分化し、フローチャートなどで可視化することで、無駄な工程や改善箇所が明らかになります。

特定の担当者しか把握していない属人化された業務を洗い出すことにもつながるため、業務の標準化が可能です。
誰もが同じレベルで業務を遂行できる環境が整うと、組織全体の生産性向上が実現できるでしょう。

不動産業務の効率化に取り組む際は、まずは業務プロセスの見直しから始めることが大切です。

4-2外部ツール等を利用し、ペーパーレス化を進める

業務の時間ロスを防ぐためには、ペーパーレス化が有効です。
クラウドストレージや電子契約サービスを活用して文書管理をデジタルで一元化し、管理にかかるコストを削減できます。

ペーパーレス化は契約関連業務の手間を減らすとともに、ヒューマンエラー回避にもつながります。

デジタル化により、これまで個別の担当者に依存していた作業も、他のスタッフが簡単に対応できる体制が整うでしょう。
そのため、限られた人材でも効率的に業務を進められるようになります。

ペーパーレス化は、効率的な業務運営のための第一歩です。

4-3定型的な業務は自動化を検討する

不動産業務では、物件の情報更新や日報作成などの定型作業が多くあります。
これらの業務は、システムによって自動化しやすいため、導入を検討してみましょう。

作業手順が決まっている業務を自動化することで、人的ミスがなくなり、仕事の品質が一定に保たれます。

OCR技術による紙媒体の情報をデジタル化することも有効的です。
紙媒体からデジタルにデータを移行することで、手作業によるデータ入力の時間を大幅に削減できるでしょう。

また、定型業務の自動化は不動産業務全体の効率を高め、時間の有効活用と人的ミスの削減にもつながります。

4-4必要に応じて、外部サービスを活用する

社内に効率化のための人材やノウハウが不足している場合、外部サービスの活用が有効です。

近年、物件提案サポートや修繕管理システムなど、不動産業界に特化したさまざまなサービスが提供されています。
自社の現状に合うシステムがあるなら、積極的に導入を検討することをおすすめします。

導入にあたっては、自社の課題や必要性を十分に検討し、最適なサービスを選定することが重要です。

現状に即していないサービスを導入すると費用対効果が低くなってしまいます。
導入システムの選定は慎重におこない、不動産業務の効率化を図りましょう。

【5】まとめ

不動産業界における採用市場は、人手不足が大きな課題となっています。
限られた人数で業務をこなすためにも、業務の効率化が重要です。

業務効率化は、さまざまな方法で業務負担やコストを軽減します。
物件や顧客情報の管理業務といった不動産業務を効率化して、従業員の定着率や顧客満足度の向上に努めましょう。

適切なシステムを導入することで、業務効率が向上します。
そうすることで、限られた人材でも質の高いサービスを提供できる環境が整うでしょう。