人材データベースとは？構築のメリットや必須項目をまとめて解説

【1】人材データベースとは

人材データベースを構築する前に、人材データベースとは具体的に何を意味するのか理解しておきましょう。

人材データ（人事データ）とは、人材にひもづいている情報全般のことです。
具体的には、社員の基本情報や採用時の性格検査、人事評価など人材に関するあらゆる情報を対象としています。
これらを集積した人材データをまとめて可視化したものを「人材データベース」と言います。

近年の人材データベースは、基本情報に加えて個々のスキルやマインド、人事評価も含めた人材に関するあらゆるデータを集積しているのが特徴です。
近頃は、あらゆる分野にてIT化が急速に進んでいますが、人材活用の場面でもIT化は進み、人材開発や人材マネジメントの技術革新も著しく進化しています。
その影響で、膨大な人材データを管理する必要性が高まったこと、人材データの有効活用でビジネスチャンスを広げたいというニーズの高まりから、人材データベースの需要が高まっているのです。

とはいえ、人材データベースはこの数年で構築されたものではありません。
従来の人材データベースは、社員の居住地や人事評価といったデータを紙のファイルで保管するのが一般的でした。
人事ERPシステムの誕生により、社員情報データや評価、給与計算まで一括管理できるようになったことで、紙からシステムへの移行が進んだのです。

しかし、ERPシステムは社内サーバーに設置する必要があること、保守コストが高額であったことから、次第にクラウド型サービスへと置き換わりました。

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【2】人材データベース構築の目的

人材データベースを構築することで、より有効かつ効率的な人事戦略を検討できます。ここでは、人材データベースを構築する主な目的を紹介していきます。

2-1人材データの可視化による人事・経営課題の分析

人材に関連するあらゆるデータを可視化できる人材データベースの構築により、現時点での人事や経営課題の分析をサポートしてくれます。
人事担当者が人事や組織の現状を的確に把握することにより、自社が抱える課題や取り組むべき問題が見えてくるはずです。
課題を解決するためには、経営者や管理者の同意が必要な場合が多々あるため、具体的なデータを示して詳しく説明することで、経営者や管理者からの理解を得やすくなるでしょう。

2-2タレントマネジメント

企業に優秀な人材を増やし、その人材が成果を出しやすくするための企業全体での取り組みや仕組みを実現しやすくなります。
タレントマネジメントは、人事施策において注目度が高まっている取り組みですが、その実現のためには人材データの可視化が欠かせません。

企業にとってのタレントマネジメントとは、自社が必要としている人材を採用することではなく、採用した人材を有効に活用することです。
入社後の人材育成、適材適所の人材配置、人材の離職防止など優秀な人材を育て、長く活躍してもらうための環境づくりに活用できます。

2-3働き方改革を行う上での適切な人材配置

従業員の仕事に対する意識の変化や、プライベートも大切にするワークライフバランスの観点から、働き方改革に力を入れる企業が増えています。働き方改革にも人材データベースを有効に活用できます。

従業員の勤怠情報や働き方を見える化できるため、

といった要素について分析・検討する際に、問題点や改善策を見つけやすくなります。

2-4データに基づく適切な人事評価

従業員のモチベーション維持や離職率を低下させるためにも、常に公正で適切な人事評価が求められます。
個人的な感覚や感情で評価されてしまうと「自分の仕事が適切に評価されていない」という不満につながり、仕事に対するモチベーションを大きく低下させます。
人材データを参照した人事評価は正当性が高く、評価の理由について従業員に説明するときも、より説得力が増します。また、人事評価自体が効率化することで、人事担当者の負担も減らせるでしょう。

2-5労働者名簿の作成

労働者名簿として人材データベースを活用するケースも増えています。従業員を雇用している企業には、労働者名簿の作成が義務付けられていますが、従業員の数が増えてくると紙媒体での管理や更新が煩わしくなってくるものです。
そこで、基幹システムを導入しなくても、比較的低価格で導入できるクラウドタイプの人材データベースを利用するケースが多く見られます。

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【3】人材データベースを使用するポイント

人材データベースを構築しても、有効に活用できなければ構築する意味がなくなってしまいます。ここでは、人材データベースを活用するポイントについて解説していきます。

3-1使用目的を明確に定める

世間的な流れ、経営陣からの指示など目的が明確になっていない状態で、人材データベースを検討、実行してしまうケースが少なくありません。

しかし、目的があいまいな状態で進めてしまうと、必要なデータや機能が分からず、「構築後にデータを活用できない」ということが起こる可能性があります。構築途中で迷走しないためにも、導入目的を明確にすることが重要です。

目的を明確にするための手段として、「ボトムアップ」「トップダウン」の2つのアプローチ方法を参考にすると良いでしょう。

ボトムアップアプローチとは、業務上の課題を解決、改善するために人材データベースを活用することです。一方トップダウンアプローチは、中期経営戦略や事業戦略をベースとした人事戦略の達成に必要な施策として、人材データベースを構築します。

目的を定める際はトップダウンアプローチが主流ですが、短期集中で効果を狙う場合はボトムアップアプローチも有効です。

3-2必要なデータ定義を定める

あれもこれもと人材に関する情報を集めるだけでは、人材データベースを有効活用することはできません。

人材データベースを構築するには、データの生成や抽出、入力が必要ですし、管理データが多くなれば、その分入力や更新作業に手間と時間がかかります。
データベースを構築する目的に応じて、必要なデータの定義を定めておきましょう。併せて、項目ごとの管理方法や活用方法、権限を設定しておきます。

3-3データベースの存在を全社員へ共有化する

人材データベースの存在を全社員に共有しておきましょう。

人材データを有効活用するには、常に最新の状態を保つことが重要です。しかし、更新頻度が多くなるほど、担当者の業務負荷は大きくなります。
住所や連絡先、スキル情報などに変更があった際、全社員が自分のデータを更新できるようにしておけば、人事担当者が入力する手間を省けますし、情報の鮮度も保てます。

ただし、従業員が自分の全データを閲覧・変更できる状態は好ましくありません。個人が閲覧・更新できる範囲をあらかじめ明確にしておきましょう。
企業によっては、海外拠点での活用やシステム拡張が必要になることもあるため、事業内容に合わせて柔軟に対応できるシステムを選ぶのが安心です。

3-4はじめから手を広げすぎない

いきなり完璧な人材データベースを目指すのではなく、必要最小限からスタートすることで無理なくデータベースの構築を進められます。
最初から多くの項目をデータベース化しようとすると、人材データの更新に膨大な時間をとられてしまい、本業にも支障が出てしまいます。

まずは、「チーム」「部門」「プロジェクト」のように、全社員ではなく特定の部署や人をターゲットにしたデータベースを構築しましょう。運用方法が定まってきたら、全社へデータベース構築を拡大することで、入力ミスや構築、運用の失敗を避けられます。

3-5クラウドサービスなどの導入も検討

導入費用を抑えて簡単に導入できるクラウドサービスを検討しましょう。
人材データベースの主な運用方法は、

の2種類です。

クラウド型であれば、オンプレミス型のようにサーバーの設置や運営にリソースを割くこともありませんし、コストも抑えられるのでおすすめです。
また、クラウド型は多くの企業が利用できるよう、汎用的な機能が揃っています。オプション追加で機能を拡張できるサービスもあるため、自社に合った運用を実現できるでしょう。

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【4】人材データベースの必須項目とは

人材データベースを構築するにあたり、押さえておきたい項目がいくつかあります。ここでは基本的な項目をご紹介いたします。

4-1人材の基本属性

人材データベースの基礎とも言えるのが、氏名や住所といった個人を特定するための情報です。基本属性が正確に把握できていないと、データの抽出や検索を必要とする場面で、求めているデータを抽出できなくなるケースが想定されます。

基本属性に含まれている主な内容は、

などです。

近頃は、ダイバーシティを推進する傾向が高まっていることから、性別を男女という基準ではなく、LGBT（レズビアン、ゲイ、バイセクシャル、トランスジェンダー）に配慮して設定する企業も増えています。
ただし、本人の同意なしにLGBTであることを第三者に暴露するアウティングが問題視されているため、ダイバーシティに配慮した情報設定をしておくと安心です。

4-2実績・履歴

入社前の経歴から現在に至るまでの社員一人ひとりの実績や履歴は、適切な人員配置や人事異動、人事評価のときに役立つ項目です。

具体的には、

といった項目が該当します。

4-3勤怠状況

働き方改革に着手するときや従業員の働き方、勤務態度について見直すときに必要となるのが、従業員の勤怠に関する項目です。勤怠情報を把握しておくと、生産性向上のための課題の抽出、離職の前兆を見つけるのにも活用できます。

勤怠項目に含まれる主な内容は、

などです。

4-4個人の能力と保有資格

人材育成や適切な人員配置の要となるのが「能力」「スキル」「資格」といった個人のスキルを示す項目です。

例えば、

のような内容が該当します。

個人のスキルに関する項目は、登録時に手間がかかるのがデメリットです。しかし、一度登録すれば非常に有用な情報となり得ますので、手間をかけてでも登録しましょう。

4-5マインド（本人の性格・モチベーションなど）

企業の生産性を大きく左右する一因に「従業員のモチベーション」が挙げられます。また、マインド情報を分析することにより、組織全体の生産性向上や離職防止に役立てられます。
人材データベースにも従業員の性格だけでなく、モチベーションといったマインドを入れておきましょう。

具体的には、

などの情報をデータベースに残しておくと、従業員のマインドを可視化することができるため、有効活用できます。

近年、従業員を対象に手軽にマインド関連のアンケートをとれるシステムが多く出てきているので、それらを活用しながらマインド情報を蓄積していきましょう。

4-6個人の職務内容

基本属性に近いですが、職務内容も入れておきたい項目の一つです。

具体的には、

などを入力しておきましょう。

直属の上司や同僚は各従業員の職務内容について適切に把握できていても、人事担当者や経営陣が全従業員の職務内容を把握するのは困難です。公平な人事評価や生産性向上につながる人事配置をするためにも、職務内容を可視化できるようにしておきましょう。

4-7個人の行動データ

従業員一人ひとりの行動データを収集して蓄積し、そのデータをもとに各種成果や能力の相関に役立てる企業も増えてきています。

従業員一人ひとりにウェアラブル端末などを持たせて、

などの情報を得ます。
個人の行動データを収集すれば、成果や能力との相関関係の分析が可能です。

営業職のように、社外での活動が多い場合やリモートワークの割合が高い企業など、上司や人事担当者が従業員の仕事ぶりを常にチェックできない状況でも、行動データの分析で適切な評価を行えます。
ただし、データ分析の専門家に依頼しないと、有用な結果を得ることはできないでしょう。

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【5】まとめ

人材データベースは、人材に関する膨大なデータを有効に活用するためのツールです。
今後、少子高齢化によって人材の確保が困難となることから、自社が必要としている優秀な人材を確保すること、限られた人材を適切に配置する必要性が高まっています。

人材を有効に活用するためにも、人材データベースが大いに役立ちます。人材データベース導入のメリットや必要項目について理解し、自社に合わせた人材データベースの構築に努めましょう。

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