×
求人広告代理店事業
求人広告に関するお問い合わせはこちら
お問い合わせ求人広告代理店事業TOP > 新卒採用 > 会社説明会の内容とは？大まかな流れや企業側の事前準備のポイントを解説
会社説明会の内容とは？大まかな流れや企業側の事前準備のポイントを解説
2024/1/5
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
会社説明会とは、企業が求職者に対して自社をアピールし応募につなげる採用プロセスの一つです。
会社説明会を実施した後に面接や筆記試験を実施する企業も多く、説明会への参加が採用選考の場として位置づけられるケースも多いです。
求める人材を採用するためにも、より多くの求職者に説明会に参加してもらう対策が必要です。
この記事では会社説明会の開催目的や大まかな流れなど、説明会を円滑に開催するためのポイントを解説します。
今すぐ、理想の人材に出会う
採用を成功させる
『3つの方法』をお伝えします
※同業者・競合企業様は資料ダウンロードはご遠慮いただきますよう
お願いいたします。
目次
会社説明会は、複数の企業が一同に集まって開催する合同説明会と、一社による単独説明会に分けられます。
合同説明会とは、人材サービス会社などが主催する大型の説明会イベントのことで、一つの会場に複数の企業が同時入り、説明会を開催する形態のことです。
合同説明会は1社単独で開催するよりも、求職者の来場数は多くなります。
そのため、合同説明会に参加すると多くの求職者に対して自社をアピールできます。
また、同じ会場で出展している企業の採用状況や情報を収集できる点もメリットの一つです。合同説明会はさらに3つの種類に大別されます。
就活サイト・公共団体主催の合同説明会
マイナビなどの就活情報サイトや公共団体が主催の説明会で、参加している業界・企業もさまざまです。
会場内は、企業ごとにブースが設置されており、関心の高い企業ブースを求職者が自由に回ります。
特定地域で開催される合同説明会
特定の地域で開催されている合同説明会は、地元で働きたい求職者、地元の人材を採用したい企業が主な参加者です。
人材サービス会社が主催するものだけでなく、各自治体が主催するものもあります。
業界や業種ごとに開催される合同説明会
合同説明会には、業界、業種ごとに開催されるものもあります。
一般的には、業界研究セミナー、○○業界合同説明会などという名目で開催されることが多いです。
業界や業種を限定する合同説明会では、参加者のほとんどがその業界に興味を持っています。
そのため、自社の希望に合う人材が見つかる可能性が高い点が特徴です。
企業単独で行う説明会で、自社の会議室や貸し会議室などで開催します。
一般的には単なる説明会ではなく、エントリーシートの提出や筆記試験、面接などを同時に行うこと多く、採用選考の一環として開催する企業が多いです。
通常、1時間程度の会社説明を行うため時間をかけて自社をアピールでき、参加者と個別に話す機会も設けることもできます。
参加者一人ひとりと向き合えるため、自社に合う人材を見つけやすくなるのが特徴です。
会社説明会の内容とは？大まかな流れや企業側の事前準備のポイントを解説 TOPへ
説明会を開催しても、なかなか応募に結びつかないと悩む企業も多いのではないでしょうか。
求職者は、自分に合った就職先を見つけるために、多くの企業情報を入手しようとします。
そのため、提供する情報や説明会の進行に工夫や魅力を感じられなければ、自社の魅力を伝えられず、印象にも残りません。
応募につながる魅力的な会社説明会を実施するために、説明会開催の目的をしっかりと押さえておきましょう。
会社説明会の主な目的の一つが、母集団を形成することです。
採用候補者の母集団といっても、単に人を集めるという意味ではありません。
応募者が増えても要件に満たない人材ばかりでは、選考の手間が増えるだけですし、応募者が少なすぎても必要な人員数を採用できなくなります。
そのため、母集団形成では、量と質を確保することが重要です。
母集団形成の意味や重要性、形成時のポイントについては「母集団形成とは？形成のメリットや手法、進める手順、ポイントを徹底解説」こちらで詳しく解説しております。
会社説明会の開催には、自社を知ってもらい選考へ誘導する目的もあります。
というのも、企業に対する理解度が浅い状態では、応募や選考に進まない可能性が高いからです。
特に、BtoBの業界やニッチな業界などの企業は、一般的に認知度が高くありません。
そのため、認知度の低い企業は、求職者に自社の存在を知ってもらい、自社への理解を深めてもらう必要があります。
説明会参加者の自社理解を深め、働くイメージを持ってもらえれば、応募先として検討してもらえるようになります。
また、会社説明会で求職者と直接交流すれば、ターゲットの志望度を向上させることも可能です。
具体的には、「参加者からの質問はできる限りその場で解答する」「会社のポジティブな面だけでなくネガティブな面も含めて丁寧に説明する」などを心がけましょう。
引用：マイナビサポネット「23年卒 就活生の4月の活動状況」
求職者は会社説明会の内容を聞いて、エントリーするかどうかを決めます。
そのため、求職者の企業理解を促し、マッチ度の高い人材を集めるには、参加者の求める情報を伝えることが重要です。
マイナビが2023年卒の大学生・大学院生を対象に行った、個別企業セミナーの調査結果を参考に、求職者の求める情報を把握しましょう。
同調査で学生が聞きたかった内容は、
でした。
また、参加後に採用選考を受けるのを辞めようと思ったポイントとして、「仕事内容が合わないと思った（22.0％）」「企業になじめないと思った（18.2％）」が約4割を占めています。
以上の結果から、仕事内容や社風についてしっかり伝えることが、採用の確度を上げるポイントと言えるでしょう。
会社説明会の内容とは？大まかな流れや企業側の事前準備のポイントを解説 TOPへ
求職者にとってより魅力的な会社説明会を開催するには、事前準備が大切です。ここでは、会社説明会の事前準備について段階ごとに詳しく説明していきます。
まずは、自社が求める人物像を明確化する必要があります。
どういったポイントが刺さるかは、人それぞれです。そのため、求める人物像があいまいな状態で進めても、何を訴求してどういうコンテンツを用意すべきかが分かりません。
他社と差別化し、求める人材から選ばれるためにも必ずターゲットを設定しましょう。
ターゲットの設定では、
特定の人物を想像できるくらいの粒度で、具体的な人物像（ペルソナ）を作り込んでいくのがポイントです。
ペルソナの作り方については、「採用ペルソナとは？作り方や活用方法、注意点について詳しく解説」でご紹介しています。
関連記事：新卒採用の採用基準とは何か？作り方や重視すべきポイントを徹底解説
求職者に自社で働くイメージを持ってもらうためには、採用後の明確なビジョンを提示することが重要です。
自社が求める人材を採用できても、採用後の配置が決まっていなければ、ミスマッチや早期退職のリスクを高めてしまいます。
採用後のポジションが決まっていれば、会社説明会や面接時に、より具体的な働き方やビジョンを提示できるでしょう。
就活生が求める情報については、2-3.参加者が会社説明会で知りたいことの内容を参考にすると良いでしょう。
また、単独で行う説明会では、ポジティブな内容に加えて弱みや課題といった、ネガティブな内容を入れるのがおすすめです。
あえてネガティブな情報を開示することで、参加者に対して誠実な印象を与えられますし、ミスマッチの防止にもつながります。
プレゼンターが決まったら、会社説明会の日程に合わせてスケジュールを調整し、会場も確保しましょう。
| プレゼンター | 選定理由 |
|---|---|
| 会長・社長 | 会社のトップが説明することで、会社の本気度が求職者に伝わりやすくなります。 会社の現在の置かれている状況や今後のビジョンの説明にも説得力を持たせられます。 |
| 事業部長・人事担当者 | 事業部ごとに仕事の内容や苦労、やりがいなどを説明できるため、働いたときのイメージを抱きやすくなります。 また、採用の決定権が事業部ごとにある場合は、直接人材をチェックできるというメリットも得られます。 |
| 先輩社員・エース社員 | 働き方や仕事へのやりがい、将来のビジョンなど、現場の声を伝えられます。 |
| 新入社員・採用後のポジションで働く人 | 求職者の立場に最も近く、求職者が抱えている不安や疑問を理解し、解決策を提案してくれます。 |
ターゲットに合わせたプレゼンターが決まったら、会社説明会の日程に合わせてスケジュールを抑えましょう。
ターゲットを明確化できたら、会社説明会に参加してもらうための施策と、会社説明会後にターゲットにとってほしい行動を考えておく必要があります。
会社説明会への参加を促すには、ターゲットにとって魅力的な内容を考えるのはもちろん、ターゲットがチェックしそうな媒体やツールを選び、会社説明会の情報を告知することが重要です。
会社説明会後は、説明会後のエントリーシート記入や応募へのアナウンスを行いましょう。職場の雰囲気や働くイメージを伝えるために、職場見学やインターンシップなどを行う企業もあります。
特に、合同説明会では求職者が複数の企業の情報を収集するため、求職者が強い興味や関心を持っていない限り、次第に印象が薄れていくものです。
求職者との接点を増やし応募につなげるには、求職者に対して途切れのないコミュニケーションをとることが重要となります。
説明会では会場に合わせたブース構造を考えましょう。
会場によっては、企業ブースや机、椅子といった備品を貸してもらえますが、参加者用の椅子は用意がなく、企業側で用意しなくてはならないこともあります。
備品が不足する可能性があるため、貸し出し備品の数を必ず確認しておきましょう。
また、合同説明会の場合、ポスターを張ったり、自社製品を展示したり、ブース周辺の装飾をする企業も多いです。
定番の装飾には、以下のようなものがあります。
会社説明会を開催するときは、より多くの参加者を集められるようにさまざまな手段で告知しましょう。
一般的には、就職や転職サイトといった運営サイドが告知しますが、自社のホームページやSNSなどを活用したPRも効果的です。
SNSなどで会場の下準備などの様子も伝えると、求職者に親近感を与えつつ、他社との差別化を図れます。
会社や社員の雰囲気をアピールできれば、求職者の興味を惹きつけられます。
タイムスケジュールを作成し、当日の流れを大まかに決めておくと、スムーズに進行できます。
具体的には、求職者に対する説明、休憩時間やプレゼンの時間配分、質疑応答などの時間をそれぞれ目安で算出しておきましょう。
参加者一人ひとりと話をする時間を設ける場合は、10分前後を目安にします。
また、一緒に働いてみたいと思える求職者が説明会に参加したときは、名刺を渡してアプローチしましょう。
担当者によって回答が異なると、求職者に不安感や不信感を与えてしまうため、説明会の担当者全員に共通認識を持たせましょう。
近年は、企業の良い面だけでなく悪い面も含めて、ありのままを話す傾向が強くなっています。
求職者から聞かれる可能性の高い質問を洗い出し、予め回答を準備しておくことで、意見や回答の食い違いを防げます。
合同説明会では、会場やイベントによって使用できる備品がある程度限定されているため、企業側が独自で考える必要はありません。
しかし、単独説明会では会場のレイアウトや使用する備品も自社で検討し用意する必要があります。
また、会場から椅子やテーブルを貸してもらえても、数に限りがあるケースもあるでしょう。
十分な備品が用意できない場合は、持ち込むなどして不足分を補充します。
説明会の参加者に配布するアンケートや配布資料を準備しましょう。
配布資料
最後まで説明会に参加できない求職者がいることも想定し、会社概要など説明会の内容を補足する資料を用意します。
会社概要を配布すれば、途中で退出する求職者にも自社の魅力をアピールできます。
また、配布資料は会社概要の説明に用いられている資料を利用することが多いですが、可能であれば説明会に合わせた内容に変えることをおすすめします。
例えば、選考フローを追加すれば、求職者は今後の予定を把握できますし、よくある質問を記載しておくことで、時間短縮や深い質疑応答ができます。
アンケート
説明会終了後に、アンケートを回答してもらいましょう。
説明会の内容に対する意見を今後の採用活動、改善策につなげるため、質問の内容をよく考える必要があります。
しかし、アンケートの回答が選考に影響すると考えている求職者も多いです。
正直な意見を引き出すためにも、アンケートの利用目的や選考への影響がない旨を説明・明記しましょう。
アンケートのコツや活かし方については「会社説明会のアンケートは重要だった！回答内容で注目すべき点とは」こちらで詳しく紹介しております。
タイムスケジュールを作成しても、進行が滞る可能性があります。
リハーサルを行うと、準備不足や改善点に気付けるため、実施前に必ず通しのリハーサルを行いましょう。
会社説明会は求職者への第一印象を決定づける場でもあるため、進行や内容に不備があると、今後の採用活動に大きな影響を及ぼす可能性があります。
事前にリハーサルすることで、よりスムーズに説明会を進行できるでしょう。
今すぐ、理想の人材に出会う
採用を成功させる
『3つの方法』をお伝えします
※同業者・競合企業様は資料ダウンロードはご遠慮いただきますよう
お願いいたします。
会社説明会の内容とは？大まかな流れや企業側の事前準備のポイントを解説 TOPへ
有意義な会社説明会を開催するには、当日の流れを決め、その流れに沿って進行することが重要です。
会社説明会では、まず自社がどのような会社であるのかを求職者に理解してもらうために、会社概要について説明します。
会社の歴史や社名の由来、コアとなるサービスや事業など、できるだけ分かりやすく説明し、自社に対する興味や関心を高めましょう。
会社概要は、自社のホームページや配布資料にも掲載されていますが、それをそのまま読むのではなく、さらに詳しい情報を付け加えた方が、求職者の関心を高められます。
会社概要について説明する前に、プレゼンテーターの自己紹介（名前・部署・在籍年数）を行いましょう。
入社したときの志望動機などをフランクに伝えると、求職者の共感を得られます。
一日の仕事の流れなどを用いて業務内容を説明すると、求職者は自分の働く姿がイメージしやすくなります。
特に、就業経験がない学生にとって、社会人として働くことを理解するのは困難であるため、なるべく分かりやすく伝えることが大切です。
事業内容や職種などを大まかに説明するよりも、職種ごとの仕事内容を伝えた方が、求職者にとって分かりやすい説明だといえます。
新卒を採用する目的の一つが、将来の幹部候補を育てるためです。
そこで、経営幹部から学生に対して、会社のビジョンを共有することで「一緒に企業文化をつくりながら働いていく」という動機付けができます。
また、今後はビジネスでの競争が激化し、環境も激変する可能性が高いことから、社内外の環境に柔軟に対応できる人材が重宝されるでしょう。
ビジョンを含む物事の見方や捉え方に共感し、長期的に自社で活躍するイメージを持ってもらうことが大切です。
参加者と先輩社員との交流の場を設けて、入社後のイメージをより明確に持てるようにしましょう。
参加者は現場の声や意見を求めていますが、説明会終了後に質問を投げかける方法では、時間の制約もあり、なかなか質問できません。
そこで、事業や職種ごとにテーブルを分けて、少人数の学生が質問をするという座談会形式がおすすめです。
テーブルを移動すれば多様な社員から話を聞けますし、少人数の方が質問もしやすく、ざっくばらんに話せるため、志望度も高まります。
募集要項や今後の採用フローなど、手続きについて紹介します。
募集要項について説明する際は、
など、選考参加の判断に必要となる項目について、事前にすり合わせておきましょう。
アンケートではいろいろなことを質問したくなりますが、項目が多すぎると回答に時間がかかりストレスになったり、未回答の項目が多くなったりするリスクがあります。
そこで、アンケートは今年度か次年度に活かす2つの狙いを分けて、実施しましょう。
今年度の採用活動に活かすときの質問項目
次年度の採用活動に活かすときの質問項目
会社説明会の内容とは？大まかな流れや企業側の事前準備のポイントを解説 TOPへ
会社説明会が終了したら、今後の説明会開催の参考や対策を考えるためにアンケートデータを収集します。
また、応募につながるように、参加者とコンタクトをとることも大切です。
回答してもらったアンケートをデータ化し、参加者の現状での動向を確認しましょう。
応募を検討している参加者の割合、説明会参加後の応募の推移などを数値化、グラフ化することで、今後の採用活動に活かせます。
例えば、応募を検討している人が一定数いるのに、応募につながっていない場合は、その原因を見つけ出し対策をとる必要があります。
アンケート回答を多く集めるコツなどについては「会社説明会のアンケートは重要だった！回答内容で注目すべき点とは？」にて解説しています。
求職者に就職先一つとして見てもらうためには、継続的にコミュニケーションをとる必要があります。
例えば、
などが挙げられます。
会社説明会の内容とは？大まかな流れや企業側の事前準備のポイントを解説 TOPへ
求職者にとって有意義な説明会にするためには、ポイントや注意点を押さえた説明会を実施する必要があります。
会社説明会の開催にあたって、心がけたいことや注意したいことを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
会社説明会を成功させるには、プレゼンテーションスキルが不可欠です。社員のプレゼンテーションに熱意があると、求職者に自社の魅力を存分に伝えることができます。一方でプレゼンテーションにやる気が感じられず、誠実さが欠如していたり、高圧的な態度が見えたりしていると、求職者は企業に対して、マイナスなイメージを抱くことも考えられます。
成功するプレゼンテーションは、身振り手振りを含め、はきはきとした話し方が求められます。
また、姿勢も重要で、椅子に座る際には、足を組んだり、ふんぞり返ったりせず、きれいな姿勢を保ちましょう。
プレゼンテーションの内容としては、ホームページに書かれている情報のみを一方的に話すことは避けるべきです。さらに自社の自慢やメリットばかりを話すのでなく、求職者にとって気になる点を具体的かつ率直に説明すると、より有意義なプレゼンテーションになります。
求職者は会社説明会の短い時間内で、直感的に会社の雰囲気や向き不向きを判断し、志望意欲を形成します。
プレゼンテーションスキルが高いと、求職者は企業に対する好感を抱き、選考プロセスにスムーズに移行する可能性が高いです。
求職者にとって、応募を決めるきっかけとなるのが、会社説明会でのプレゼン内容です。
魅力的な印象を与えるためには、以下の4つの要素をプレゼンに取り入れることが効果的です。
具体的な業務内容や現場の雰囲気を伝え、求職者が入社後の自分の姿を想像できるようにします。
自分の働くイメージができることで、入社意欲が高まり、業務や会社とのミスマッチを防げます。
求職者が抱く不安を理解し、それに対する対策や過去の成功事例を提供しましょう。「この会社なら安心して勤められる」という安心感があることで、入社に対して前向きに検討してもらえます。さらに入社後の「こんなはずではなかった」という不満が減り、離職率の低下も期待できるでしょう。
入社したらどのようなメリットがあるのか、具体的に伝えます。例えば、福利厚生やさまざまな手当、資格補助といった業務以外のことや、仕事に対するやりがいなど、さまざまな面からメリットを伝えることが重要です。
WEBで説明会を開催する場合は、機材や回線のトラブルに注意することが最重要です。
プレゼン内容や説明会に工夫を凝らしていても、重要な部分がトラブルによって聞き取れないことがあっては元も子もありません。
具体的には以下のポイントに注意すると良いでしょう。
WEBで会社説明会を開催する場合、インターネットツールの適切な利用と通信環境の確保が不可欠です。説明会では、ZoomやSkype、Google Meet・Microsoft Teamsが使われることが多い ため、事前に使うツールの使用方法を習得しましょう。
またリハーサルをおこなって、音質や画質が不明瞭でないか、事前に確認することも忘れてはなりません。
会社説明会をおこなうときには場所や環境にも注意が必要です。例えば、事務所の一角を使って配信する場合、会社の細かな資料や音などが配信にのってしまう可能性があります。できれば、静かな会議室を利用し、落ち着いた環境で説明会をおこなうと良いでしょう。
WEB面接の場合、選考へ誘導することも大切です。対面での会社説明会に比べ、気楽に参加できるため、応募を忘れてしまう求職者も多いです。 そのため、説明会のあとに、WEBから申し込める簡単な応募フォームを送付し、選考に誘導するようにしましょう。
対面でおこなう会社説明会は、求職者にとって緊張感がある場合が多いです。和やかな雰囲気を演出し、緊張を和らげるために、以下のポイントに注意しましょう。
会社説明会に訪れた求職者を迎える際は、笑顔で対応しましょう。さらに積極的にあいさつをしたり、声をかけたりすることで、求職者がリラックスした状態で説明会に参加できます。 また、会社説明会に参加する社員以外にも、説明会の開催を事前告知し、あいさつを促しましょう。
説明会の会場を準備するときは、求職者の目線に立った環境づくりを心がけましょう。実際に椅子に座り、資料スライドの見えやすさや、声の聞き取りやすさを事前に確認し、もし問題があれば改善しましょう。
会社説明会の内容とは？大まかな流れや企業側の事前準備のポイントを解説 TOPへ
会社説明会は自社をアピールし、より多くの応募につなげる場です。
求職者の大半は、複数の会社説明会に参加するため、自社を選んでもらうには、会社説明会の内容を工夫する必要があります。
会社説明会の流れや各工程での注意点やポイントを理解し、参加者にとって魅力的な会社説明会となるように努めましょう。
会社説明会の内容とは？大まかな流れや企業側の事前準備のポイントを解説 TOPへ
採用手法16選と最新トレンドを紹介！選び方や求人募集のコツも解説
採用手法16選と最新トレンドを紹介！選び方や求人募集のコツも解説
応募が来ない原因と対策
求人募集しているのに応募が来ない3つの原因と対策
その他、今日から使える採用ノウハウやあらゆるお悩みが解決できるコンテンツをご用意しています。ぜひご参考にしていただければと思います。
中途採用
面接・採用
Instagram採用
