採用と内定の違い。内々定って何？通知方法や内定辞退・取り消しについても解説！

【1】採用と内定の違いとは？

採用と内定はそれぞれどのような意味を持つのか、トラブル防止のためにもしっかりと違いを理解しておきましょう。

1-1採用とは？意味と定義を解説

採用とは、企業の選考試験に通過し、応募者が合格した状態のことです。

採用は、企業が雇用したいという意思を応募者に伝える段階で、応募者の意思は含まれていません。

応募者の同意が確認できていない状態であるため、“労働契約は交わされていない”です。

1-2内定とは？採用の違いは？

「内定」とは、選考をすべて通過した求職者と企業側で、雇用関係になることの合意がなされている状態を指します。
労働契約の締結を約束した状態であり、双方が雇用に合意し始業を待っている状態です。

一方で「採用」は、企業側による選考をすべて通過した求職者に対して使用する言葉です。
採用の段階では、企業側は雇用を希望しているものの、求職者からの合意はまだ得られていません。
採用後に求職者が入社の意思を示し、雇用関係になることの合意が得られると、「内定」となります。

1-3内々定とは？意味と定義を解説

内々定とは、企業が応募者に対して内定を約束している状態のことです。

内定と違って労働契約は発生していないため、内々定に法的拘束力はありません。

内々定がなぜ行われるのか、その理由は政府の定めた新卒者の採用ルールにあります。

新卒者の内定決定は、卒業や修了年度の10月1日以降と定められているため、早期の段階で内定を出したい場合、内々定で内定の約束をするのが通例となっています。

内々定と内定の違いや内定が取り消しになる場合などは「【プロ監修】内々定とは？内定との違いと内定取り消しのケースを解説」こちらで詳しく解説しております。

参照：https://www.cas.go.jp/jp/seisaku/shushoku_katsudou_yousei/index.html

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【2】内定通知書とは

内定通知書は、企業が内定者に向けて独自に作成する書類です。

ここでは、内定通知書に必要な内容や基本的な事項を解説します。

2-1内定通知書は書面での提示が基本

労働契約は、双方の同意があれば口頭でも成立します。

内定も同様に扱われますが、トラブルを防ぐため、内定を出したら書面で提示するのが一般的です。

内定通知書は内定後のトラブル防止以外にも、優秀な学生の確保や内定辞退の抑制といった目的も含まれます。

重要書類の扱いとなるため送付は普通郵便ではなく、簡易書留など確実に受取できるもので送りましょう。

2-2内定通知書の内容

内定通知書に交付義務はないので、特定の様式はありません。

一般的には、
• 採用の決定
• 入社予定日
• 入社までに準備しておくもの
• 内定承諾書の送付期限
• 内定取り消し事由について
の項目を記載することが多いです。

なお、内定は『始期付解約権留保付労働契約』とされているため、内定通知書にも労働条件を記載した方が望ましいでしょう。

2-3内々定通知書を出す企業も

内々定の段階で通知書を出す企業もあります。

内定通知書同様、法的な書類ではないため、企業に交付義務はありません。

内々定通知書の目的は、内定の約束を書面に残すだけではなく「ぜひ入社してほしい」という企業側の意思表示も含まれています。

応募者の入社意思固めに有効な書類といえるでしょう。

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【3】採用通知書とは

採用通知書は、企業側が応募者に対して採用の決定を通知するものです。

では、内定通知書との違いや基本的な事項を見ていきましょう。

採用通知書についての基本的な概要から書き方などは「採用通知書とは？書き方や内定通知書との違い、送り方などを文例付きで解説」こちらで詳しく解説しております。

3-1採用通知書はメールが一般的

採用通知書は、選考を通過した応募者に採用が決定したことを知らせる書類で、交付義務や法的拘束力はありません。

採用活動では、合否を迅速に知らせることが重要となるため、一般的には書面ではなくメールで送るのが一般的です。

採用通知書には、
• 応募・選考に関するお礼
• 選考に合格をしたこと
• これからの手続きの流れ
などを記載しましょう。

決められた様式はありませんが、インターネット上で公開されている無料のテンプレートを利用すると効率的です。

なお、遅い時間の配信やカジュアルすぎる文面は悪印象を与えるため、ビジネスマナーを守ってメールを送ってください。

3-2採用通知書と内定通知書の違い

内定通知書との違いは、応募者が採用に同意しているかどうかです。

企業によっては採用通知書と内定通知書を同一視しているケースもありますが、基本的には法的拘束力の有無で異なります。

また、内定通知書は書面で送付されるのが一般的ですが、採用通知書はメールもしくは電話で知らせることが多いです。

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【4】内定辞退・内定取り消しは可能？

企業側からの内定辞退・内定の取り消しは一部条件があった場合のみ可能となっています。
トラブルに発展させないためにも、内定辞退・内定の取り消しに関する基本的な事項を押さえておきましょう。

4-1応募者側は辞退可能

基本的に、応募者側は採用・内定を辞退することが可能です。
法律上では、入社予定日の2週間前までに応募者側から申し出があった場合、企業はこれに応じなければならないと定められています。

4-2内定辞退の方法

双方の合意がなされた内定後に辞退する場合、なるべく早めに採用担当者へ伝えることが重要です。
一般的には入社するかどうかの回答には1週間ほどの期限が設けられますが、できるだけ早めに連絡しましょう。
1週間以上の回答期限がある場合でも、1週間以内に回答するのがマナーです。

回答は、企業の営業時間内に電話で伝えると丁寧です。
お昼前や昼過ぎなど、比較的業務が落ち着きそうな時間を見計らって電話をかけると良いでしょう。
やむを得ない場合はメールでの連絡でも問題ありませんが、なるべく営業時間内に送るのがマナーです。

内定辞退の方法については「内定辞退の伝え方 メール・電話別の断り方やマナーを例文付きでご紹介」こちらでより詳しく解説しております。

4-3企業側の内定取り消しは解雇に相当

内定は『始期付解約権留保付労働契約』が成立しているので、内定取り消しは労働契約の解約扱いになります。

つまり、内定取り消しは“解雇”に相当するため、正当な理由がなければ取り消すことはできません。

内定取り消しが認められる正当な理由には、
• 内定者が学校を卒業できなかった場合
• 内定者が経歴詐称や犯罪行為などをした場合
• 内定者の健康上の理由で働くことが困難になった場合
• 企業の経営状態が著しく悪化し、新規採用が難しくなった場合
などが挙げられます。

正当な理由があったとしても、安易で一方的な内定取り消しは、訴訟問題に発展する可能性もあります。

内定は「既に労働契約を結んでいる状態」であることを大前提に考えなければなりません。

参照：https://www.jtuc-rengo.or.jp/soudan/qa/data/QA_02.html

4-4労働前契約前の採用や内々定は解雇にならない

採用や内々定の状態での取り消しは、解雇には当たらず、法的な拘束力もありません。

しかし、採用や内々定は応募者に対して内定を約束している状態です。

正当な理由のない一方的な取り消しは、企業の信用問題にかかわるため、解雇に当たらないからといって安易に行うべきではありません。

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【5】内定・採用を出す際の注意点

内定や採用を出す場合、企業として注意しなければいけない点があります。

どんな点に注意すべきなのか、3つのポイントを解説します。

5-1決定後の連絡は迅速かつ丁寧に

内定や採用が決定したら、迅速かつ丁寧に連絡しましょう。

売り手市場の就職活動では、優秀な人材ほど多くの企業から内定をもらうため、合格通知が遅くなると内定辞退される可能性が高くなります。

一般的には、面接後1週間以内に連絡する企業が多く、近年では採用決定の連絡をメールや電話で行うケースが多いです。

5-2通知書は書面にて提示

後のトラブルを防ぐためにも、通知書を送付することが大切です。

入社後の認識のずれをなくすためにも、労働条件や内定の事実を書面で明らかにし、応募者からの承諾書を受け取れる形式にしてください。

口頭では、「言った・言わない」のトラブルに発展する可能性が高くなります。

採用通知書はメールで行う企業も増えてきていますが、内定通知書は労働条件通知書と併せて、書面で提示しましょう。

5-3内定者フォローは確実に

内定が決定したら、内定者フォローを行いましょう。 内定者フォローとは、内定辞退を防ぐために、内定者に対して行うさまざまな施策のことです。

具体的には、
• 内定者研修などによる同期内定者との連帯感の形成
• 定期的な連絡による入社の意思確認
• 先輩社員とのコミュニケーション
• 職場見学による業務内容の把握
• SNSによる社内情報の提供
などを積極的に行うと、内定者の不安が解消され、内定辞退や早期退職といったリスクが軽減されます。

内定辞退や早期離職のリスクを軽減するフォロー方法については「内定者フォローのイベント事例12選　辞退防止のポイントやおすすめツールをご紹介」こちらで詳しく解説しております。

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【6】まとめ

採用と内定には、「法的拘束力の有無」という決定的な違いがあります。法律で定められた事項を確認し、トラブル防止に努めましょう。

また、企業側の迅速かつ丁寧な対応が、内定者の不安を解消し、入社意欲を高めます。

時間とコストをかけた採用活動を無駄にしないためにも、ポイントを押さえた採用活動を心がけてください。

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