採用管理・支援システム(ATS)とは?

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採用管理・支援システム(ATS)とは?

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採用活動では、求人ページの準備や応募者管理、面接日程の調整など煩雑な業務が多くなります。採用活動の効率的に進めたいと思っている方が検討すべき選択肢として、「採用管理・支援システム(ATS)」があります。
このページでは、ATSとはなにか、具体的な機能やメリット、選び方のポイントをご紹介しますのでぜひご覧ください。

1. 採用管理・支援システム(ATS)とはなに?

採用管理システム(ATS)とは、採用に関する業務を一元管理し、効率的に採用活動を進めるシステムのことです。

Applicant(応募者)Tracking(追跡)System(システム)の頭文字から「ATS」と言われており、日本語では、「採用管理システム」や「採用支援システム」と訳されています。

採用業務は、求人媒体への掲載から、応募者管理やスケジュール調整、面接、内定者フォローなど多岐にわたります。

ATSを使えば、

  • 求人媒体への掲載や効果測定
  • 選考状況の管理・共有
  • 応募者管理
  • スケジュール調整

など、あらゆるアクションをシステム上で一元管理できるため、採用活動を円滑に進めることができるようになります。

また、ATSは採用活動の手間が一元化するだけではなく、様々なデータの集約にも優れています。

応募経路や応募者の年齢や職業などのステータス、選考状況などを1ヶ所に集約しているため、見たいデータが手軽に取り出せ、採用活動をリアルタイムに分析をすることできます。

これにより、採用活動をタイムリーに把握、改善することができるようになり、採用活動のPDCAを高速で回すことが可能となります。

1-1.ATSが注目されている背景

近年、日本では少子高齢化や景気回復などの影響で売り手市場が続き、採用競争が激化しています。

求職者優位の状況において採用競合の中から選んでもらうには、高度なマーケティングと従来以上の選考スピードが必要です。

ATSを導入することによって採用業務がスリム化し、採用戦略策定や面接などの本来注力すべき業務により多く時間を割けるようになるため、注目されているのです。

2. 採用管理・支援システム(ATS)でできることはなに?

ATSは、採用業務の効率化に役立つことが分かりました。ここでは、代表的なATSの機能について見ていきましょう。

2-1.求人掲載機能

ATSを通して、各種求人サイトへ効率的に求人情報を掲載できます。

通常、複数の求人サイトへ掲載する際、サイトごとに募集要項を入力して作成しなくてはいけませんが、ATSを利用し、システム上で募集要項を作成してしまえば、連携している求人サイトへボタン一つで掲載できます。

また修正・変更もATS上で行うことで、効率的かつ漏れなく対応できる仕組みとなっています。

2-2.自社採用ページの作成

ATSには、独自の採用ページが作成できる機能が付帯されているものもあります。この機能を利用すれば、制作会社へ依頼しなくても簡単に自社だけの採用ページを用意することが可能です。

自社採用ページは、文字数や画像枚数など様々な制限のある求人広告とは違い、自由に必要なだけ発信することができます。

2-3.応募者管理

連携している求人サイトからの応募者情報を自動的にATSへ一元管理できます。

掲載している各サイトにログインしたり、Excelなどにまとめたりする必要がないため、リアルタイムの情報を簡単に確認できます。

2-4.書類選考のスクリーニング

ATSには、書類選考のスクリーニング機能を利用できるサービスもあります。

応募者一人ひとりのエントリーシートや履歴書の確認は、応募者が増えるほど多くの時間を必要とします。

「必要な資格」や「実務経験年数」など客観的に判断できる条件をあらかじめ設定しておくと、条件に満たない応募者には自動的にお断りのメールを送ることができ、不要な業務を削減することが可能です。

2-5.自動メール送信

自動メール送信機能を利用できるサービスもあります。

ATS上の合否ボタンを押すだけで、あらかじめ作成しておいた不合格通知や、次回選考の案内メールを自動で送信できます。応募者一人ひとりに合否通知のメールを作成する必要がないため、誤送信防止や素早い対応が可能です。

2-6.面接日程調整

ATSをカレンダーと連携させておくと、面接候補日を自動で送ることができます。

何度もメールのやり取りをする必要がないため、候補者が増えても調整に手間取りません。

また、自動送信されることで応募から面接までの時間が短縮され、選考辞退防止につながります。

2-7.オンライン面接

ATSには、オンライン面接機能が付属しているものがあります。

遠方に住んでいる方や理由があって面接会場へいけないといった求職者も、気軽に応募できるようになり、母集団の拡大につながります。

2-8.分析機能

採用力を上げるには、実行した施策と結果を踏まえた分析が必要不可欠です。そして、正しく分析を行うためには応募者数や選考段階ごとの通過率・辞退率、内定承諾率、かかったコストなどを全て集計しなくてはなりません。

しかし、煩雑な業務が多い採用担当者が求人サイトごとにこれらを集計しデータを集計するのは容易ではありません。

ATSであれば、様々なデータを一元管理していますのでデータの集計を簡単に行うことができ、分析業務を十分に行うことが可能です。また、サービスによっては専任のコンサルタントなどが分析業務をサポートしてくれるようなものもありますので、必要に応じて選択すると良いでしょう。

3. 採用管理・支援システム(ATS)を導入するメリットは?

ATSの具体的な機能が分かったところで、導入するメリットを見ていきましょう。

3-1.採用業務に関する情報を一元管理できる

複数の求人サイトの情報や、採用業務に関する情報をATSに集約させることができます。 そのため、求人サイトごとにログインして確認したり、Excelのような表管理シートに応募者情報や進捗状況をまとめたりする必要がありません。

採用業務に関するあらゆる情報を1ヶ所で管理できるため、全体の状況を把握しやすくなります。

3-2.採用データを分析できる

複数の求人サイトを利用していると、それぞれの費用対効果を比較するのは非常に手間がかかります。

ATSは複数の求人サイトと連携しているため、求人サイトごとのデータを自動で分析できます。それぞれの応募率や採用率が一目で分かるため、過去データから費用対効果の高いメディアが選択しやすくなります。

3-3.ミスを防止できる

先述の通り、ATSは採用に関するあらゆる情報が一元管理されています。

ATSにログインすれば全応募者の情報や選考状況を把握できるため、Excelでの情報管理よりも、連絡忘れなどの対応ミスを防止することができます。

3-4.情報共有が簡単にできる

ATSのログイン情報や、それぞれのアカウントを用意しておけば、関係者はいつでも最新情報を確認できます。

また、社内ミーティングやフィードバックを行う際も、ATSを見ながら話せるため、わざわざ紙に印刷する必要もありません。

4. 導入する際の比較ポイントは?

ATSを選ぶ際に比較したいポイントを確認してから、機能面の比較を行いましょう。

4-1.ATSを選ぶ際にまず比較したいポイント

ATSを選ぶ際は、まず下記のポイントについて比較検討しましょう。

クラウド型とオンプレミス型

採用業務に関するあらゆる情報を管理するATSには、

  • インターネット上でデータの管理・保存する「クラウド型」
  • 専用ソフトウェアを購入し、インストールする「オンプレミス型」

の2種類があります。

近年は、初期費用やインストールの手間がかからない「クラウド型」が主流です。

企業規模やニーズに合っているか

雇用形態や採用したい人数によって合うものを選択しましょう。サービスによって利用できる機能は異なりますし、機能が多彩なほど費用は高額になります。

年間を通して少数採用のみの企業は、小規模利用が可能なものや、「中途特化型」「アルバイト特化型」など雇用形態ごとに適したツールを選ぶことでコストを抑えることができます。

まずは最低限必要な機能を洗い出し、該当する機能を有したサービスを絞り込みましょう。

企業規模やニーズとサービスの特徴を確認した上で検討することが重要です。

セキュリティ対策の確認

ATSは応募者の履歴書や選考状況といった個人情報を管理しています。

個人情報を保護するためにも、セキュリティ対策が整ったサービスを利用しましょう

具体的には、

  • SSLを用いた暗号化通信が行われている
  • 個人情報保護を目的とする「Pマーク(プライバシーマーク)」を取得している
  • 情報資産の保護を目的とする「ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)」の認証を受けている
  • データのバックアップが行われている

など、セキュリティ対策を確認してから判断してください。

操作性の確認

ATSは、効率的な採用業務実現を目的として導入するため、使いやすさは重要なポイントです。

デモ画面が確認できたり、無料のお試し期間を設定していたりするものも多いため、操作性確認してから導入を検討しましょう。

利用中のサービスと連携できる

Slackやサイボウズなど、既に利用しているツールがある場合、これらを連携させることができるか確認しましょう。

ATSと連携させることで、応募者との連絡や面接の日程調整をしやすくなるため、より円滑に採用活動を行えます。

4-2.サービスを機能で比較する際のポイント

次に、機能面で比較検討しましょう。

自社採用ページの作成・公開機能

ATSの中には、自社採用ページを作成できる機能を利用できるサービスもあります。

自社だけの採用ページが作れると言っても、あまりにも質が低いものでは意味がありません。

このような機能がある場合は、実際にデモページなどを確認し、実際の使用に際して問題ないレベルのものかは確認しておきましょう!

ユーザーがストレスなく利用できるよう、レイアウトなどを考慮した上で利用するか検討することが大切です。

応募者管理・進捗状況管理機能

ATSの中でも、応募者管理や進捗状況管理は最も利用する機能です。

連携している求人サイトや選考状況の管理画面、操作性を確認し、円滑に作業が進められるサービスを選びましょう。

インポート・エクスポート機能

各求人サイトの応募者データをインポートしたり、自社募集要項などをCSVデータでエクスポートしたりする機能があれば、より円滑に作業を進められます。

インポート・エクスポート機能を利用できるサービスか確認しましょう。

コミュニケーション機能

ATSは候補者とのメールを管理できるため、見落としや返信漏れなどのミス防止につながります。未対応のメールが分かるような仕様や、リマインドされるものを選びましょう。

また、「カレンダー連携機能」が利用できるか確認することも重要です。ATSが自動で日程調整することで、採用担当者の大幅な負担軽減や円滑な選考活動につながります。

採用競争が激化している近年では、今まで以上に選考スピードと応募者一人ひとりへのきめ細かな対応が必要とされています。

ATSを利用すれば、日程調整や応募者管理などの工程を大幅に削減できるため、採用戦略の策定や面接といった本来注力したい業務に時間を使えるようになるでしょう。

ご紹介したポイントを参考に、採用業務の効率化を図れるATSの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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