×
求人広告代理店事業
求人広告に関するお問い合わせはこちら
お問い合わせ求人広告代理店事業TOP > 中途採用 > 採用プロセスとは？構成する工程と改善方法を解説
採用プロセスとは？構成する工程と改善方法を解説
2023/10/31
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
採用プロセスにおいて応募者を集め、自社に合う優秀な人材を確保することは採用担当者にとって常に課題となっています。
そして、採用後にも内定辞退や人材が定着しないという問題もあり、採用活動がスムーズにいかないのが現状です。
採用プロセスを改善すると、採用後のミスマッチや早期離職の防止につながります。
本記事では採用プロセスを構成する工程を見直し、改善する方法について解説します。
今すぐ、理想の人材に出会う
採用を成功させる
『3つの方法』をお伝えします
※同業者・競合企業様は資料ダウンロードはご遠慮いただきますよう
お願いいたします。
目次
採用プロセスとは、採用プランの立案から内定者フォローまで、採用活動における過程のことです。
採用プロセスを改善していくことで応募者の数を増やし、自社に合う人材を獲得しやすくなります。
採用プロセスにおいて重要な点は、企業側と応募者側の双方が「その企業について知ること」と「理解を深めること」です。企業側は自社の特徴を知ることでより的確な求人を出し、最適な人材を選ぶことができます。
そのため、応募者や選考に対して
このように応募者の自社に対する興味関心、応募者の選考方法、選考後の活躍などについて検討することが採用プロセスであり、これらはそれぞれの企業で基準が異なります。
採用プロセスは明確な基準はありません。項目ごとに考え、改善していく必要があります。
採用プロセスは、その構成する工程を見直すことで現在の採用活動の問題点や改善点を見つけやすくなります。
まずは応募者だけではなく、できるだけ多くの人に認知してもらわなければ応募につながりません。そして認知は好印象であることが重要です。「認知＝第一印象」が好印象だと、企業への興味関心が強くなり応募への道が開けます。
応募者が自社をどこで知り、どう興味を持つか、どんな印象を抱くか、といった点を把握して分析することで企業ブランディングの方向性を決められます。
分析が上手くいかない場合は他社の採用プロセスを調査し、自社の例に当てはめるという方法もおすすめです。
自社の認知拡大により良い第一印象を感じてもらうことで、求職者はその企業により関心を持ちます。
関心を持った求職者は、「その企業はどのような会社で、どういう人たちがいて、どういった業務を行っているか」を調べ、就活の候補に入れるかどうか検討します。
求職者に自社の特徴、ビジョンなど業務内容以外の部分を知ってもらうことで、より応募意欲を高めることが可能です。
自社の求人に対して応募意欲を持つ人材が増えるほど、応募者も増加し自社にマッチした人材を確保しやすくなります。
自社に興味を持つ人材が求める情報を想像し、積極的に情報発信してアピールすることが重要です。
求職者がエントリーしたくなるような業務内容を発信しましょう。
実際に採用された際にどのような業務を行うのか想像しやすいよう、伝えることがポイントです。また、求職者にとっては、業務内容だけでなく「誰と・どのようなチームで・どのように」業務を進めていくのかも重要となります。
就職後自分がどのように働けるのか、どういう結果を残せるのかといったビジョンが見えることで、エントリーへの気持ちを高めることができます。
選考試験というと、「応募者をふるい分けし選定すること」と思いがちですが、実はそうではありません。選考試験で重要となる点は、「一緒に働くことで双方に良い結果をもたらすかを検討する」ことです。
会社が目指している目標に同じ思いで取り組めるか、求職者が求めるキャリアや働き方が実現できるかといった点についてすり合わせをし、選考を進めていきましょう。
面接や適性では、応募者が自社の求める人材かどうかを検討します。
あらかじめ、企業にとって必要な人材像（ペルソナ）を具体的に設定しておき、それに合う人物かどうかを検討することがポイントです。ペルソナ設定は採用活動を行う社員全員で把握しておき、採用時にズレが生じないようにしておきましょう。認識が誤っていると、採用後のミスマッチにつながります。
採用が決定した際は、定型文の通知ではなく、採用決定した応募者と一緒に働いてどうなりたいのか、熱意をこめて採用内定通知を届けましょう。
また、不採用の場合も応募者に悪い点があったわけではなく、応募者の希望に添えなかったという理由を伝えることが重要です。
ご縁がなく採用見送りになった場合にも、企業に対して良いイメージを持ってもらえるように努めましょう。
採用活動は内定決定で終わりではなく、内定後や入職してから定着するまでの体制を整備させることも重要です。この体制が整っていることで入社後のミスマッチを防ぎ、新入社員を定着させることができます。
入社後半年を目安に、定期的な面談を設けるなどのアフターフォローを行いましょう。
採用プロセスを改善しようとしても、その課題が分からなければ改善できません。
どこに問題があり、採用が上手くいかないのかを現在の状況から考察してみましょう。
応募自体がなければ、採用活動を進めることができません。説明会に応募者を集めて、自社に興味・関心を持ってもらうことが重要です。
新卒採用の場合、自社に強い興味がなくとも説明会に参加していることは珍しくありません。とりあえず参加した説明会参加者にも自社の魅力をアピールし、次のステップに進んでもらえるようにしましょう。
その際はミスマッチ採用を防ぐために、採用したいターゲット層に響くようなメッセージを発信することが重要です。
応募が来ない原因の一つに説明会スタッフの対応が不適切だった、という場合もあります。説明会を運営するスタッフの教育を徹底し、参加者に好印象を持ってもらうようにしましょう。
説明会後に応募方法を伝えるなどのアフターフォローも必要です。興味を持った応募者がスムーズに応募できる体制を整えましょう。
自社が求めるレベルの人材や希望するスキルを持った人材が集まらないなど、選考を通過できる応募者がいない場合もあります。
この場合、「そもそもターゲット層を集められていない」「応募者に対する対応が間違っている」「選考の基準に問題がある」といった理由が考えられます。
ターゲット層を集められていない場合、求人募集の書き方や説明会参加ハードルの設定に問題がある可能性が高いです。
自社が求めるターゲット層を集められるよう、募集内容や募集媒体を見直しましょう。
また、面接官の間で評価基準にズレがある場合も選考が上手くいきません。
面接官による評価のばらつきが出ないよう、明確な評価基準を設けて認識を統一することが重要です。
質問内容を統一したり、具体的な質問で応募者の能力を見極めたりするのも良いでしょう。
新卒の応募者は、複数の会社から内定をもらっていることが多いため、内定辞退は珍しいことではありません。
内定辞退を防ぐために、内定者へのアフターフォローや、コミュニケーションを欠かさないようにしましょう。他社の方が積極的なアフターフォローを行っている場合、応募者はそちらに魅力を感じてしまう可能性があります。
内定後に、自社のイベントへ招待したり、先輩社員との交流をとれるようにしたりして内定者の不安や疑問を解消する機会を設けましょう。
入社後のミスマッチによる早期離職は避けたい問題です。ミスマッチは、内定者側がギャップを感じる場合や、企業側が内定者に期待していた能力を感じなかった場合に生じます。
ミスマッチの原因は、説明会や求人の情報不足、選考中の認識のすり合わせ不足、選考方法の間違い、入社後のフォローの不適切、といったことが考えられます。
応募者側が受け取る情報の少なさにより、入社後のミスマッチが生じるケースが多いため、こまめに情報共有をして認識にズレが生じないようにしましょう。
今すぐ、理想の人材に出会う
採用を成功させる
『3つの方法』をお伝えします
※同業者・競合企業様は資料ダウンロードはご遠慮いただきますよう
お願いいたします。
採用プロセスを見直すポイントがいくつかあります。自社の採用活動が上手くいかない原因がどこにあるか、それぞれの改善ポイントについて考察しましょう。
採用コストとは求人を出して人材を獲得するまでにかかる費用のことです。1人採用するまでのコスト（採用単価）を算出し、過去にかかったコストと比較して適切かどうかを見直しましょう。
採用方法を改善する場合も、過去の採用単価を参考に検討することができます。
採用プロセスにおける歩留まりとは、内定決定者のうち実際に入社した人材の割合のことです。
採用プロセスの改善ポイントを把握するために、募集をかけたうちの応募者数、応募があったうちの面接者数、面接をしたうちの内定者数といった段階に分けて数値化してみましょう。
数値を把握することでそれぞれの段階での問題点が分かり、改善に繋げられます。
多数の求人媒体を利用することで応募者を募りやすくなりますが、中には自社の求める人材募集にマッチしない求人媒体も存在します。募集が集まらない求人媒体を利用することはコスト面でも効率面でもメリットがありません。
コストを抑え、効率よく募集を集めるために求人媒体別に費用対効果を測定するようにしましょう。応募が少なく、効率の悪い求人媒体にかけていた費用を他の求人媒体にあてることで、より効果的な採用を進められるようになります。
自社の魅力をアピールしても、応募者が求めるニーズとズレが生じている場合もあります。自社が求めている人材像を考え、企業の魅力を見直すことも重要です。
魅力が応募者のニーズにマッチすれば訴求力が高まるため、応募者増加につながります。
改善ポイントをピックアップした後は問題点を改善しなければなりません。それぞれの改善ポイントについて解説します。
自社の求める人材や要件が明確でなければ採用のミスマッチにつながります。
多くの人材を集めることを目的とするのではなく、求める人材のペルソナを明確にし、具体的な人物像を設定しておきましょう。
ペルソナを明確にする際は、その人物が自社の理念とマッチするか考察する必要があります。すでに自社で活躍している社員をロールモデルとして参照すると明確化しやすいです。
採用プランは経営者や管理者が策定することが多く、社内の一部でしかプランを共有できていないという傾向にあります。
採用プランの共通認識がないことが原因で、自社にマッチする人材を取りこぼしてしまうことも多いです。
社内全体で採用プランを共有し、認識を強化することで採用基準が明確になり、社内全体で採用活動を進められます。
採用管理システム（ATS）を導入することで、多様化する採用プロセスにかかる負担やコストを軽減できます。採用管理システムとは採用業務に関する情報を一元管理し、採用までの業務を簡略化できるシステムのことです。
採用システムを導入することで、進捗状況の把握、面接のスケジュール管理、内定の通知やフォローといった管理ができ、人材採用の質が向上します。
自社に人材採用のノウハウがない場合や採用活動に時間と人材を割けられない場合には採用代行の活用もおすすめです。
採用代行会社は採用業務に関わるノウハウを蓄積しているため、的確で迅速な採用活動を行えます。
採用活動における母集団形成から選考、内定のプロセスのうち一部もしくは全てを委託できるので、自社にとって負担となるプロセスを依頼すると効果的です。
採用代行会社によって得意とする分野があるため、過去の実績を確認した上で委託先を検討するようにしましょう。
【関連記事】RPO（採用アウトソーシング）とは？導入メリットやデメリットを解説
採用後のアフターフォローの体制を整えることで、採用後のミスマッチを防げます。
採用後に先輩社員との交流や人事部との面談を行い、悩みや不安を聞き取れるようにしておきましょう。これまでアフターフォローの体制を整えていなかった企業は新たに機会を設け、アフターフォローをしていたにもかかわらず早期離職がある企業の場合は、内容の見直しが必要です。
採用プロセスを見直し、改善していくことで自社にマッチする人材を確保し定着させることができます。採用プロセスの改善点は各企業により異なります。
まずはそれぞれの工程を見直し、課題となるポイントを挙げてみましょう。
課題を見つけ、改善していくことで応募者を集め、自社に合う人材を確保することが可能になります。そしてその際に内定決定で終わりではなく、アフターフォローにも努め優秀な人材を定着させるようにしましょう。
採用手法16選と最新トレンドを紹介！選び方や求人募集のコツも解説
採用手法16選と最新トレンドを紹介！選び方や求人募集のコツも解説
応募が来ない原因と対策
求人募集しているのに応募が来ない3つの原因と対策
その他、今日から使える採用ノウハウやあらゆるお悩みが解決できるコンテンツをご用意しています。ぜひご参考にしていただければと思います。
中途採用
面接・採用
Instagram採用
