勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットについても解説！

• 
• 

企業は、従業員の勤怠管理を行う義務を負っていますが、その方法は様々です。

タイムカードやエクセルを使って管理している企業も多いですが、手作業の勤怠管理は多大な労力がかかりますし、人為的ミスも発生しやすいため、十分とは言えないでしょう。

そこで、注目を集めているのが勤怠管理システムです。

この記事では、勤怠管理システムを導入する目的やメリット・デメリットについて解説いたします。

勤怠管理システムへの理解が深まれば、導入にあたっての社内説明もしやすくなるので、ぜひご覧ください。

【1】勤怠管理システムを導入する目的とは？

従業員の勤怠管理は、使用者の義務です。

そのため、企業は従業員一人ひとりの始業・終業時刻や時間外労働、有給休暇の取得状況といった、勤怠情報を適正に把握しなくてはなりません。

手書きの用紙やエクセル、タイムカードのように、従来の方法で管理している企業も多いですが、近年は勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

では、なぜ勤怠管理システムを導入するのか、その目的について見ていきましょう。

1-1正確かつ効率的に勤怠管理を行うため

タイムカードで勤怠管理を行う場合、集計作業や入力作業といった工程が発生するため、手間がかかります。

また、このような人の手を介する管理方法は、人為的ミスが発生するリスクがあるため、正確性にも欠けるでしょう。

勤怠管理システムを導入すれば、人的な作業を省くことができるため、ヒューマンエラーの防止や勤怠管理業務の効率化が実現します。

1-2従業員による不正を防止するため

タイムカードでの勤怠管理では、「タイムカードを同僚に打刻させる」「遅刻しそうなときに出勤打刻をせず、定刻で申請する」など、不正が発生するリスクがあります。

勤怠管理システムの場合、指紋や静脈、顔認証といった、生体認証システムが搭載されているため、第三者によるなりすましの打刻を防止することが可能です。

また、アラーム機能で打刻漏れや打刻忘れを防止することができるため、不正を未然に防ぐことができます。

勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットについても解説！ TOPへ

【2】勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理ステムを導入すると、多様なメリットを享受することができます。

具体的にどういうメリットを得られるのか、見ていきましょう。

2-1従業員の勤怠情報を正確に管理できる

勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、従業員の勤怠情報を正確に把握・管理できる点です。

タイムカードを用いて勤怠管理する場合、従業員による不正打刻や、集計時の転記ミスといったリスクがあるため、正確性の面で疑問が残ります。

一方、勤怠管理システムであれば、生体認証やICカードなどで打刻できるため、第三者による打刻を防止することができます。

また、勤怠管理システムは、タイムカードのような集計・入力作業を必要としないため、転記ミスも発生しません。

したがって、勤怠管理システムを導入すると、従業員の勤怠情報を正確に把握・管理することができます。

2-2コストの削減につながる

勤怠管理システムの導入は、コスト削減にもつながります。

というのも、勤怠管理は勤務状況や休暇の管理といった様々な業務が発生しますし、給与計算も行わなくてはならないからです。

特に給与計算は、基本給や手当、残業時間といった従業員ごとに異なる条件を加味しなくてはならないため、非常に煩雑です。

そして、フレックスタイム制や変形労働時間制など、働き方が多様になるほど労働時間の集計も複雑になっていきます。

これらを手動で計算するとなると、大変な労力がかかりますし、ミスも発生しやすくなります。

給与計算ソフトを使用しても、手動で転記している場合は、同様の事態が発生するため、人件費が高くついているケースも珍しくありません。

勤怠管理システムは、給与計算ソフトと連携させることができるため、出退勤時刻の記録から給与計算まで、すべての作業がシステム上で完結します。

これまで勤怠管理にかけてきた多大な労力を大幅に減らしつつ、人的ミスによる給料の過払いも防止できるため、コスト削減につながります。

2-3働きやすさが向上する

勤怠管理システムでは、生体認証やICカードの他にも、PCやスマートフォンから打刻することが可能なため、様々な働き方に柔軟に対応することができます。

例えば、打刻時間と位置情報が記録されるGPS打刻であれば、正確性を保持したまま、直行直帰や出張にも対応可能です。

また、勤怠管理システムは、システム上で勤怠の申請・承認を行うため、紙ベースで行うよりもスムーズに進み、なおかつ作業の抜け漏れも防止できます。

システム上で管理するからこそ、効率よく柔軟な対応が実現するため、勤怠管理システムを導入すると、働きやすさが向上します。

2-4労働基準法違反を未然に防ぐことができる

タイムカードの場合、集計するまで勤務状況が分からないため、時間外労働の上限規制をオーバーしそうな従業員がいても、事前に気づくことができません。

勤怠管理システムは、勤務状況がリアルタイムで反映されますし、アラート機能を活用すれば、長時間労働などの異常勤怠をいち早く把握することが可能です。

該当する従業員に対して注意喚起を行えるため、労働基準法違反を未然に防止することができます。

2-5法改正にも対応できる

これまで、勤怠管理に関する法改正は幾度となく行われてきました。

企業は、法改正が行われると管理方法の見直しをしなくてはならないため、通常の業務を圧迫してしまうこともあるでしょう。

勤怠管理システムの大半は、法改正に対応できるようバージョンアップを行うため、企業側で勤怠管理方法を変更する必要はありません。

ただし、システムアップデートが有料のサービスもあるため、契約前に確認しておくことが大切です。

2-6国内外にいる従業員を一括管理できる

海外拠点にいる従業員の勤怠管理は、容易ではありません。

勤怠管理システムの中には、海外の拠点や工場に勤務する従業員の勤怠管理をシステム上で一元管理できるものもあります。

海外展開をしている企業や、海外進出を視野に入れている企業は、海外拠点の勤怠管理もまとめて行える勤怠管理システムを導入すると良いでしょう。

勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットについても解説！ TOPへ

【3】勤怠管理システムで発生するデメリット

勤怠管理システムを導入すると様々なメリットを得られることが分かりましたが、デメリットはないのでしょうか。

ここでは、勤怠管理システム導入のデメリットについて解説いたします。

3-1コストがかかる

勤怠管理システムは、初期費用無料・月額1人あたり数百円程度で利用できるものから、サーバー構築・保守費用に百万円近くかかるものまで様々です。

また、システムアップデートが有料なケースもあります。

どういったシステムを導入するかによっても異なりますが、少なからずコストがかかることは念頭に置いておきましょう。

ただし、勤怠管理システムは、タイムカードの備品購入代や収集費用、事務作業の人件費を削減できますし、人為的ミス・不正打刻による給料の過払いも防止できます。

よって、一概にタイムカードの方が低コストとは言えません。
導入費用やランニングコスト、利用機能を確認した上で導入の可否を検討しましょう。

3-2就業規則に対応しきれない可能性がある

柔軟な働き方や独自の制度を取り入れている場合、勤怠管理システムで対応しきれない可能性があります。

例えば、フレックスタイム制や変形労働時間制を導入している場合、各制度のルールにしたがって運用する必要があるため、非対応の勤怠管理システムでは正しく集計できません。

就業形態や雇用形態、勤務地、社内制度などを確認し、就業規則に対応できるシステムかどうかを確認しましょう。

就業規則に対応できないシステムの場合、手作業の発生や、システムのカスタマイズが必要になることもあります。

カスタマイズが多くなるほどコストも高くなるため、注意が必要です。

勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットについても解説！ TOPへ

【4】自社に合う勤怠管理システムを導入して業務効率化を目指そう

勤怠管理システムを導入すると、勤怠情報の正確な管理やコスト削減など、様々なメリットを得ることができます。

しかし、導入にはコストがかかるため、なかなか稟議が通らないケースも多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、勤怠管理クラウドシステムのKING OF TIMEです。

『KING OF TIME』なら、30日間無料で全機能をお試しいただけます。

また、トライアル中の環境がそのまま本利用での環境となるため、導入後のギャップもありません。

さらに、導入初期費用・固定基本料金は0円、「人数×300円／月」で即日スタートすることができるため、余計なコストがかからず導入しやすいのが特徴です。

KING OF TIMEでは、出退勤時刻の登録はもちろん、あらゆる就業ルールに対応した自動計算、給与ソフトとの連携、海外拠点の勤怠管理まで幅広い機能をご用意しています。

多様な機能を低価格でご利用いただけますので、お気軽に30日間の無料トライアルにお申し込みください。

ローコストで高機能な勤怠システムを利用できるので、まずは30日間の無料トライアルを行ってみませんか？

無料トライアルは「無料トライアルのお問い合わせフォーム」からお申し込みいただけます。

勤怠管理システムや、その他の勤怠管理方法などに関するお悩みがございましたら、お気軽にONE（東京・横浜・大宮・千葉・大阪・静岡・名古屋・仙台・札幌・広島 ）までご相談ください。

勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットについても解説！ TOPへ

関連ページ

Excel（エクセル）無料テンプレで勤怠管理や出勤簿も簡単！
Excel（エクセル）のテンプレートを使った無料で勤怠管理をする方法をご紹介

タイムカードの改ざん・不正打刻は違法！防止方法を紹介
タイムカードによる勤怠管理で発生しやすい改ざんや不正打刻問題の防止方法についてご紹介

• この記事をシェア
• この記事をツイート