Excel(エクセル)を使って無料で勤怠管理をする方法とは?

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Excel(エクセル)を使って無料で勤怠管理をする方法とは?

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過重労働の防止や適正な給与計算には、出勤・退勤をはじめとした勤怠状況の把握と管理が欠かせません。勤怠管理の方法はさまざまですが、「なるべくお金を掛けずに勤怠管理したい」ですよね。

今回は、Excelを使って無料で勤怠管理する方法、Excelで勤怠管理するメリット・デメリットなどについてご紹介します。

【1】テンプレートを使えば簡単?Excel(エクセル)を使った勤怠管理方法

勤怠管理とは、出勤・退勤、休憩、残業、有給休暇など、従業員一人ひとりの勤務状況を把握し、管理することを言います。

勤怠管理に問題があると、「過重労働の発生に気づけない」「正しい給与計算ができない」などのトラブルに繋がるため、正確かつ適正に取り扱わなくてはなりません。

従業員一人ひとりの勤怠状況の管理が自動で行える勤怠管理システムなどもございますが、どうしても費用がかかってしまいますよね。「費用をなるべくかけずに勤怠管理がしたい」という方にオススメなのがExcelを使った勤怠管理方法です。

「Excelそんなに詳しくないし…」「なんか手間がかかりそう」「マクロとか使うんじゃないの?」と思った方、実は勤怠管理に便利なテンプレートがあるのです。Excelの勤怠管理テンプレートは、出勤・退勤時間を入力すると、労働時間が自動で計算されるように設計されているものや、給与や残業手当が計算できるものもあります。労働時間や給与を手計算している場合は、負担の軽減につながりますよ。

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【2】勤怠管理にオススメなExcel(エクセル)のテンプレート5選

Excelの勤怠管理テンプレートを紹介しているサイトと、オススメテンプレートをご紹介します。

2-1ビズオーシャン

ビズオーシャンの勤怠管理の書式テンプレートでは、出勤・欠勤日数の自動計算や、給与計算ができるテンプレートを公開。その他にも、出勤簿、有給休暇管理表など、さまざまな種類のテンプレートが無料で用意されています。

勤怠管理表001

出勤・退勤時間を入力すると、出勤・欠勤日数や残業時間が自動で計算されるテンプレートです。

勤怠管理表001

勤怠管理と給与計算(時給)

アルバイトなど、時給制で働く従業員向けの給与計算テンプレートです。
時給や各種手当などを設定しておき、出勤・退勤時間を入力すると自動で給与計算され、給与明細も出力できます。

勤怠管理と給与計算(時給)

無料版以外に、数百円程度のテンプレートも用意されているため、自社に合った使いやすいものを探してみてください。

2-1Excel勤怠テンプレート

Excel勤怠テンプレートの勤怠管理表では、アルバイト用の勤怠管理表テンプレートや、シフト制の正社員用勤務時間集計テンプレート、給与計算用のテンプレートなどを公開。無料でもマクロが組まれて複雑な計算にも対応した使い勝手の良いExcelテンプレートが数多くあります。

日またぎ勤務や深夜残業手当の計算もOKな時給計算用の勤怠管理表テンプレート

時給制で働く従業員用の勤怠管理表テンプレートです。

シンプルな書式で分かりやすい作りですが、マクロが組んであるので、労働時間や深夜残業の計算、給与計算までできます。

日またぎ勤務や深夜残業手当の計算もOKな時給計算用の勤怠管理表テンプレート

普通残業と深夜残業、遅刻・早退を計算する出勤簿(勤怠管理表)

マクロが組まれており、複雑な計算ができるExcelテンプレートです。

労働時間の計算、遅刻・早退、有給休暇や代休の管理ができ、打刻機能も付いているため、タイムレコーダーとして利用することもできます。

普通残業と深夜残業、遅刻・早退を計算する出勤簿(勤怠管理表)

時給計算エクセルテンプレート|勤怠管理表

時給制で働く従業員用の勤怠管理表テンプレートで、深夜残業や早朝手当など、時給が変わる勤務にも対応できます。給与計算だけではなく、勤務日数に応じた交通費の計算も可能です。

時給計算エクセルテンプレート|勤怠管理表

テンプレートのままでフィットしないときは、カスタマイズするなど、自社の運用に合わせて使ってみてください。

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【3】Excel(エクセル)で勤怠管理をするメリット・デメリット

Excelで勤怠管理を行うメリット・デメリットを解説していきます。

3-1メリット
費用がかからない

PCにExcelが入っているだけで誰でも始められるため、費用がかかりません。
また、勤怠管理表のテンプレートが多数公開されており、その多くが無料で利用できます。

カスタマイズできる

Excelの計算式を使って勤怠表を作ることはもちろん、公開されているテンプレートを自社に合わせてカスタマイズすることも可能です。

3-2デメリット
手間がかかる

Excelでの勤怠管理は、従業員一人ひとりの出勤・退勤時間を全て手入力しなくてはなりません。また、打刻忘れなどの不備があれば、その修正作業も発生するため余計に手間がかかります。従業員が多い企業だと、それだけ担当者の手間も多くなってしまいますので注意が必要です。

人為的ミスが起きやすい

Excelでの勤怠管理は手入力となるため、入力ミス入力漏れのリスクがあります。集計した勤怠情報の入力を誤ると、過重労働の原因や、正しい給与を支払えない原因になります。後々トラブルにならないよう、不備がないかをしっかりとチェックする必要があるでしょう。

客観的な記録とみなされない可能性

厚生労働省が発表した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間を客観的に記録する方法として、下記のように記載しています。

【始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法】
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。

  • 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
  • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

引用:厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

Excelを使った勤怠管理だと、誰でも簡単に入力操作ができてしまいます。そのため、Excelのみの勤怠管理はもちろん、タイムカードやICカードを使用していても、Excelで勤怠管理を行っている場合は、客観的な記録とみなされない可能性があるのです。

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【4】テンプレートなし!エクセルで簡単な勤怠管理表を作る方法

実は、簡易的な勤怠管理表ならテンプレートがなくても簡単に作成することができます。また、複雑な関数も必要ありません。ここでは、簡易的な勤怠管理表の作り方について紹介します。

4-1自動的に日毎の勤務時間を計算する
勤怠管理 エクセル挿絵1

まずは、出勤日毎の勤務時間を計算する方法についてです。

エクセルを開き「出勤時間」、「休憩時間」、「退勤時間」、「実労働時間」の4つを行に記入し、列には1日~月末までの日付を記入します。 日付を記入します。
そして、実労働時間のセルに「=退勤時間-休憩時間-出勤時間」という数式を入力します。これで日毎の勤務時間を計算する準備は完了です。
あとは出社した時間を記入し、次に休憩時間を入力します。そして、退勤時間を入力すれば自動的に実労働時間が表示されます。

4-2月の実労働時間を計算する
勤怠管理 エクセル挿絵2

続いて、日毎の実労働時間を集計し、月の実労働時間を計算する方法です。

月末まで日毎の労働時間の計算が終わったら、最終日の下の行に月の実労働時間を入力するためのセルを用意します。
そして、月の実労働時間を入力するセルに「=sum(1日~最終日)」という式を入力します。

勤怠管理 エクセル挿絵3

そして、セルの書式を変更します。

具体的には、月の実労働時間を入力するためのセルで「右クリック > セルの書式設定 > 表示形式 > ユーザー定義 > [h]:mm:ss」という設定をします。この作業をしないと、正しく合計時間を表示することはできません。

このように、日毎の実労働時間を計算し、月末に日毎の実労働時間を集計することでエクセルを使い簡単に勤怠管理表を作成することが可能です。

4-3勤怠管理表をアレンジして簡単な給与計算
勤怠管理 エクセル挿絵4

ここまでで簡単な勤怠管理表の作成方法について紹介しました。

この管理票をアレンジすれば簡単な給与計算程度なら行うことが可能です。

ただし、計算が複雑になってしまいますので、アルバイトやパートなどのように時給で契約をしている場合におすすめです。

具体的には、管理票のどこかに基準となる時給を記入するセルを用意します。

続いて、時給と月の実労働時間の合計を計算しますが、この際、単純に時給セル×月の実労働時間では正しい数値が出ませんので、月の実労働時間を正しいものにするために24をかけるようにします。つまり、給与合計を表示させるセルに記入する数式は「=時給×実労働時間×24」となります。

そして、更に「右クリック > セルの書式設定 > 表示形式 > 通貨」に変更しておきます。これで、テンプレートなどを使わずに給与計算までできるようになります。

【5】働き方改革関連法が施工!エクセルで勤怠管理する際の注意点

ご存知の方も多いと思いますが、2019年4月1日に「働き方改革関連法」が施行されました。

これによりエクセルで勤怠管理をする際に注意しなければ行けないことがありますので、紹介します。

5-1働き方改革関連法とは?

そもそも働き方改革関連法とは、少子高齢化による労働人口の減少や、働き方の多様化などの問題を解決するために成立した法律です。
働き方改革関連法は「働き方改革の総合的かつ継続的な推進」、「長時間労働の是正」、「雇用形態に関わらない公正な待遇確保」の3つを目的としており、企業はこの3つの目標実現のために様々な対応が求められています。

5-2働き方改革関連法が勤怠管理に与える影響とは?

働き方改革の目標に「長時間労働の是正」があります。この目標を達成するために企業の勤怠管理方法にも影響が出ています。
そもそも、勤怠管理といえば物理的なタイムカードや、エクセルなどの表計算ソフトを利用した方法が主流でした。
しかし、これらの方法では月末の締めが行われるまでは、各従業員の勤怠情報を管理者が把握することができないという問題があります。また、これらの方法は基本的に自己申告制であることが多いため、「実際には残業をしているが残業時間を申請しない」といった問題や「自宅に持ち帰って仕事をしているような場合に、実際の労働時間が把握できない」といった様々な問題がありました。

このようなことから、働き方改革関連法では勤怠管理について「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」で以下のように示しています。

使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること

  • 使用者が、自ら現認することにより確認すること
  • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること
引用:厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

この措置の中で特に重要な部分は、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」という項目です。

従来のタイムカードや表計算ソフトを利用した勤怠管理では、自己申告かつ改ざんが可能な管理方法ですので、客観的な記録というには不十分です。そのため、客観的な記録と認められる方法に切り替える必要があります。

5-3働き方改革関連法に伴って、検討するべき勤怠管理方法は?

働き方改革関連法の施工に伴って、アナログな勤怠管理を行っている場合、客観的な記録と認められる勤怠管理方法に切り替える必要があります。

具体的には、

  • 専用の勤怠管理システムを利用する
  • 社用パソコンのログイン時間とログアウト時間を記録する
  • オフィスの入退室を記録する

などが有力な候補となります。

職種によっては、パソコンのログイン、ログアウト時間やオフィスの入退室で管理しきれないことも多いと思いますので、専用の勤怠管理システムの利用を検討すると良いでしょう。

【6】勤怠管理をさらに効率的に!Excel(エクセル)よりも勤怠管理システムを推す理由

Excelの勤怠管理は、費用もかからず導入のハードルが低いという利点がある反面、人為的ミスや、「記録方法に客観性がない」とみなされるリスクもあります。また、従業員一人ひとりの勤怠状況を全て手入力し、それをチェックする工程も必要となるため、担当者への負担が大きい点も挙げられます。

これらを解決するには、勤怠打刻や集計、給与計算まで自動でできる勤怠管理システムの導入がオススメです。今おすすめなのが、勤怠管理クラウド導入者数No.1の勤怠管理クラウドシステム『KING OF TIME(キングオブタイム)』です。KING OF TIMEをオススメする理由とそのメリットについてご紹介していきます。

勤怠管理クラウドシステム

人的ミスを防止して作業が効率化する

勤怠管理システムは、打刻が自動的にデータへ反映されるため、タイムカードなどの収集・集計作業が不要となり、人為的ミスを防止できます。また、給与システムに連携させれば、給与計算までワンストップで行えるため、格段に作業効率が上がります。

客観的な記録方法

先述した通り、従業員の勤怠状況は客観的な記録方法で残す必要があります。勤怠管理システムは、打刻情報が自動的にデータ化されるため、客観的かつ適正に記録を残すことができます。

不正打刻ができない

タイムカードのような従来型の方法は、他人が代わりに打刻してしまう不正打刻も可能でした。しかし、勤怠管理システムは指紋認証やパスワードで打刻するため、不正打刻を防止できます。

勤務状況をリアルタイムに把握できる

KING OF TIMEを始めとした勤怠管理クラウドシステムは、クラウドシステムを利用しているため、遅刻・早退や残業などの勤務状況をリアルタイムに確認できます。

低コスト

勤怠管理クラウドシステムKING OF TIMEは、初期費用0円で導入できます。かかる費用は、社員一人当たり月額300円のみです。多くの勤怠管理システムでは、最低利用人数や最低利用金額が定められていることが多いのですが、KING OF TIMEなら1人~ご利用可能な点が魅力です。

今なら30日間無料お試し体験ができますので、ぜひシェアNo.1の勤怠管理クラウドシステム『KING OF TIME』をご検討ください。

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【7】手作業での勤怠管理が限界だと感じたときは…

「従業員数が少なく、勤怠管理のコストを抑えたい」という場合は、Excelでもいいかもしれませんが、従業員数が多い、勤怠管理に毎月莫大な時間がかかっている、その他のさまざまなリスクも鑑みると、やはり勤怠管理システムの方がおすすめだと言えますね。

勤怠管理システムや、その他の勤怠管理方法などに関するお悩みがございましたら、お気軽にONE(東京・大阪・名古屋)までご相談ください。

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