テレワークや在宅勤務の勤怠管理はどうする?管理方法やポイントをご紹介!

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テレワークや在宅勤務の勤怠管理はどうする?管理方法やポイントをご紹介!

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新型コロナウイルスの流行に伴い、オフィス以外で働くテレワーク制度や在宅勤務といった勤務形態を導入する企業が増えています。

しかし、それによって「労働時間を把握できない」「管理の手間が増えた」など、勤怠管理に頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、テレワークや在宅勤務における勤怠管理方法について詳しく解説いたします。

【1】テレワークや在宅勤務という働き方

テレワークとは、時間や場所に縛られず、ICT(情報通信技術)を活用して働く方法の総称です。

テレワークには「雇用型」と「自営型」があり、雇用型は企業に雇われて働く人が対象、自営型は個人事業主など雇用されていない人が対象です。

また、雇用型のテレワークを大きく分けると、

  • 在宅勤務(内勤型テレワーク)
  • モバイルワーク(外勤型テレワーク)
  • サテライトオフィス勤務

の3種類があります。

 
1-1在宅勤務(内勤型テレワーク)

従業員が自宅で仕事をする働き方のことです。

妊娠・出産や介護、病気などで通勤が難しくなっても仕事を続けることができるため、労働者と企業双方から注目されています。

また、在宅勤務には「終日在宅勤務(1日の業務を全て自宅で行う)」と「部分在宅勤務(半日出社・半日自宅で業務など)」があります。

部分在宅勤務は、必要な場合のみ出社して仕事をするケースで、例としては捺印作業やセキュリティ対策として個人情報が会社のネットワークでしか見れないようになっている場合などがあげられます。

1-2モバイルワーク(外勤型テレワーク)

従業員が移動中や取引先のオフィス、カフェなどで仕事をする働き方です。

ノマドワーカーのようなフリーランスで仕事をする人たちは、自営型のテレワークに分類されるため「モバイルワーク」とは異なります。

モバイルワークでは外出先で仕事をすることになるため、セキュリティ対策は必要不可欠です。

1-3サテライトオフィス勤務

従業員がサテライトオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースなどで仕事をする働き方です。

在宅勤務やモバイルワークよりも実際のオフィスに近い状態で仕事ができるため、働き方としての変化はそこまで大きくありません。

また、会社への通勤が困難な従業員や、モバイルワークの従業員の臨時就業場所としても活用できるというメリットもあります。

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【2】テレワークや在宅勤務での勤怠管理の難しさ

新型コロナウイルスの影響もあり。テレワークを導入する企業が増えていますが、テレワーク社員の勤怠管理に困惑するケースも多いです。

では、通常の勤怠管理と比べてどのような点が難しいのでしょうか。

2-1労働状況の把握が難しい

テレワークの勤怠管理は、労働状況の把握が難しいです。

オフィスで働いていれば、「誰が何時に出勤し、何時まで働いていたのか」容易に把握することができますよね。

しかし、テレワークの場合はオフィスのように目視で確認することができないため、従業員の労働状況を把握することが難しいです。

誰か一人が監視役として業務を監視したり、ウェブカメラを繋いでおくことも可能ですが、監視する手間や従業員へのストレスを考えると現実的ではありません。

一方で、従業員に全てを任せてしまうと、勤務怠慢や出勤・退勤時間の不正といった事態が発生する可能性もあるのです。

2-2従業員の評価が難しい

テレワークだと、従業員の評価が難しくなることも問題点の一つとして挙げられます。

というのも、テレワークの場合、基本的に従業員はオフィスにいません。

従業員と直接コミュニケーションを取ることや、実際に働いている姿を見る機会が激減してしまうため、通常の勤務よりも評価するポイントが見えにくくなってしまうのです。

また、職種によっても評価の難易度は異なります。

例えば、エンジニアのような技術職は成果物で、営業であれば架電数や成約件数といった数値で定量的に評価を行えるため、難易度はそれほど高くありません。

しかし、人事などのバックオフィス系は定性評価の割合が多いことから、テレワークになると評価が難しくなってしまいます。

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【3】テレワークや在宅勤務でも勤怠管理を行う方法

在宅勤務やサテライトオフィスで働くテレワーク社員には、通常勤務の社員とは異なる方法で勤怠管理を行う必要があります。

ここでは、勤怠管理を行う一般的な方法をご紹介いたします。

3-1始業・終業時に電話やメールで報告

テレワーク社員が「始業時」と「終業時」に、直属の上司へ電話やメールで連絡を入れる方法です。

既存のツールを利用した勤怠管理方法のため、急遽テレワークを導入した企業で多く利用されています。

最近では、社外から社内LANへアクセスするリモートデスクトップ機能や社内コミュニケーションツールを利用して勤怠管理を行う企業もあります。

しかし、いずれにしてもこの方法だと、毎日2回対象者分の勤怠連絡を確認しなくてはならないため、報告を受ける上司や管理者の負担が大きくなってしまうのがデメリットです。

3-2Excelやスプレッドシートに直接時間を記入する

従業員自らが、Excelやスプレッドシートに勤務時間・業務内容・業務ごとの作業時間を入力する方法です。

対象ファイルやスプレッドシートを閲覧するだけで、各従業員の労働状況や勤怠状況を把握することができるため、電話やメールよりも管理者の負担は少ないでしょう。

ただし、この方法は従業員の申告に依存する割合が高いため「付け忘れ」や「虚偽申告」といった事態が発生する可能性があります。

ですので、それを防ぐためには上司や管理者が、対象者の勤怠を毎日チェックする必要があることも念頭に置いておきましょう。

Excelを使った勤怠管理方法について詳しく知りたい方は「Excel(エクセル)を使って無料で勤怠管理をする方法とは?」の記事をご覧ください。

3-3勤怠管理ツールを導入する

最も簡単でリスクの少ない方法が勤怠管理ツールの導入です。

スマホやPC、タブレットから自分のアカウントにログインし、出勤・退勤を押すだけで完了するため「誰が、いつ打刻したか」客観的な記録を残せます。

従業員ごとの出勤・退勤といった「勤務時間」はもちろんのこと、「有給休暇」や「時間外労働」の管理、「給与計算」をまとめて行うことができます。

勤怠から給与計算まで一元管理できるため、作業ごとに必要なファイルを探し出して計算する手間がなく、バックオフィスの業務効率化が実現可能です。

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【4】テレワークや在宅勤務では圧倒的にツールの導入がおすすめ

テレワーク社員の勤怠管理を行うのであれば、「勤怠管理システム」の導入がおすすめです。

ここでは、その具体的な理由をご紹介いたします。

4-1ネットワークを通じて打刻できる

勤怠管理システムは、インターネットに繋がっていれば、スマホからでも勤怠報告できるため、就業場所を選びません。

自分のアカウントにログインして出勤・退勤を打刻するだけで済むため、誰でも簡単に利用できますし、第三者による不正打刻を防止することもできます。

4-2勤怠状況をリアルタイムで確認できる

勤怠管理システムで行われた操作は、すぐさまシステム上に反映されるため、拠点ごとに勤怠状況を集めて確認する必要はありません。

勤怠管理者は、各従業員の出勤状況や労働時間をリアルタイムで常に把握することができます。

「残業が多い」「有給休暇を消化していない」などの異常勤怠を、システム画面から一括で見ることができるため、簡単に事前対処ができるのも特徴の一つです。

4-3自動計算できる

勤怠管理システムは、出退勤の打刻だけでなく、労働時間や休憩時間、残業時間といった給与支払いに必要となる計算を自動で行います。

これまで行っていた「タイムカードを集めてExcelに入力し、従業員ごとに計算」などの面倒な作業をする必要がありません。

手入力による計算ミスも発生しませんし、作業効率が大幅にアップするため、バックオフィスの業務負担も軽減されます。

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【5】テレワークや在宅勤務の勤怠管理にはツールが必要不可欠

勤務状況を適正に把握するには、始業~終業までの勤務時間や時間外労働、有給休暇の取得状況などを正確に記録し、チェックしなくてはなりません。

在宅勤務などオフィス以外で働くテレワーク社員の場合、タイムカードで打刻することはできませんし、電話やExcelによる勤怠管理にも限界があります。

そんな中、勤怠管理システムはオフィスに常駐していないテレワーク社員の勤怠管理を正確かつ客観的に行えるツールで、適正な賃金支払いや従業員の健康を守ることになり、法令順守にも繋がるため導入する企業は増えています。

しかし、いきなり勤怠管理システムを導入することに不安や抵抗がある方も多いでしょう。

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勤務時間を正確に記録できるため、打刻漏れ防止や不正打刻の防止に効果があります。

また、特定のIPアドレスからのみタイムレコーダーにログインするよう設定することも可能です。

さらに、KING OF TIMEは有給休暇の半日取得や有効期限といった、法改正のルールにも対応しています。

「有給休暇の取得日数が足りないと警告を出す」「一定以上の労働時間を超えたら警告を出す」のように、アラート機能も付いているため適正な勤怠管理を行えます。

様々な働き方に対応できる機能が揃っているため、シェアNo.1の勤怠管理クラウドシステム『KING OF TIME』の導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

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