タイムカードをExcel（エクセル）で効率よく集計する方法とは？

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タイムカードの手集計による手間は、どこの会社でも課題を抱えています。
「毎月の給与計算を楽にしたい」という方は、Excel（エクセル）で効率よく集計する方法を試してみるのもいいかもしれません。

今回は、Excelでタイムカードを効率よく集計する方法、また、その他の効率的な方法も併せてご紹介します。

【1】タイムカードの集計で使える3つの方法

タイムカードの集計を行う方法にはいくつか種類があります。ここでは、おすすめの方法3つをご紹介していきます。

1-1Excel（エクセル）

Excelは、導入にあたっての初期費用がかからず、現在も多くの企業が勤怠管理に使っています。Web上で「勤怠管理 テンプレート」などと検索すると、予め数式が組み込まれたフォーマットが多数存在するので、自社に合うものが見つかればすぐに導入できます。

また、オフィスソフトとして非常にメジャーであるため、社内に扱える人も多く、運用がしやすいというメリットがあります。共有もしやすく、即時修正もかけられるお手軽さも魅力です。

Excelのテンプレートを使った勤怠管理方法については『Excel（エクセル）無料テンプレで勤怠管理や出勤簿も簡単！』で詳しくご紹介しています。

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1-2集計機能付きタイムレコーダー

集計機能付きタイムレコーダーとは、その名の通り集計機能が付いたタイムレコーダーのことです。

打刻の記録はもちろんのこと、月間の実働時間や残業時間、深夜勤務時間の集計などを自動で行ってくれます。

集計機能付きタイムレコーダーは機械が自動で集計を行ってくれるため、人的リソースの削減につながる、手入力による計算ミスを防止できるなどのメリットがあります。

万が一、打刻ミスや打刻忘れが発生したとしても修正が可能なのでとても便利です。

最近では、給料の締め日を複数設定できるもの、時間設定にパスワードをかけられるもの（不正打刻防止）などが登場してきており、日々進化しています。

1-3web計算サービス

web上には、タイムカードの集計ができるツールがたくさんあります。残業時間を含む計算ができるサービスもあるので、非常に便利ですよ。

例えば、こちらの「ヒューマンバリュー（Humanvalue）」というサイトでは、出勤・退勤時間、休憩時間、実労働時間、時間内労働、時間外労働などをすべて把握することが可能です。

就業時間の設定さえ行えば、あとはチェックを入れるだけで簡単に残業計算を行ってくれます。

また、シンプルに計算だけができるツールなどもあります。こちらの「keisan」というサイトは、業務の開始時間と終了時間がすぐにわかるシステムになっています。

就業開始から終了までの「経過時間」が一目でわかる上に、分（ふん）計算もしてくれるので、とても役に立ちますね。

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【2】Excel（エクセル）でタイムカードを効率よく集計するには？

冒頭でも触れましたが、Excelでタイムカードを集計するには「テンプレート」を使用することをおすすめします。

下記に代表的なテンプレートを3つ挙げてみました。ご参考ください。

2-1bizocean（ビズオーシャン）

bizocean（ビズオーシャン）は、日本最大級のビジネステンプレートサイトです。

勤怠管理に関しては、出勤・退勤時間を入力すると、出勤日数・欠勤日数および残業時間が自動で計算されるシンプルなテンプレートが人気です。

また、パート・アルバイト向けに時給の給与計算ができるテンプレートも用意されています。
予め時給や各種手当など、給与計算に必要な項目を設定しておけば、出退勤を入力したときに自動で計算されます。

その他、残業計算機能や給与明細の出力機能など、欲しい機能がたくさん備わっています。

2-2勤怠管理表エクセルテンプレート

勤怠管理表エクセルテンプレートでは主に飲食店やコンビニをはじめとした小売店など、店舗業務に特化した勤怠管理表のテンプレートを取得できます。

飲食店でよくみられる土日祝日で時給が変動する場合に対応したテンプレート、曜日割増機能が付いたテンプレートなどが代表的です。

その他、残業割増のあるテンプレート、休憩自動控除に対応した時給計算テンプレートなど、必要な用途で使い分けることができます。

2-3EXCEL勤怠テンプレート

Excel勤怠テンプレートは、実務で利用されることが多い勤怠管理表を紹介しているサイトです。
日またぎ勤務や深夜残業手当計算ができる時給計算テンプレート、定時勤務の時給アルバイト用テンプレートなど、細かく分かれているのが特徴です。

夜勤、深夜残業、休日残業などを分けて集計し、休日出勤や残業時間などを自動計算してくれるため、大きな時間短縮になります。その他、英語のテンプレートなども用意されています。

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【3】タイムカードを集計する際の注意するべきこと

ここまで、タイムカードの集計で使える3つの方法を説明したうえで、Excelでタイムカードを効率的に集計する方法を解説しました。

タイムカードの集計は、勤怠管理のほかに従業員やアルバイトの給与にも大きく影響するため、正確に行う必要があります。

では、集計担当者はタイムカードで勤務時間を集計する際、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。

ここでは、タイムカードを集計する時に気をつけたいことについて解説します。

3-1労働時間の15分・30分単位の切り捨ては違法となる。例外も。

タイムカードを使用して時間を計算する場合、15分単位や30分単位での切り捨ては違法となるため注意が必要です。

企業は全ての労働者に対し、労働時間の対価として賃金を支払う義務があります。
そのため従業員の労働時間を、15分や30分単位で切り捨てることは、労働基準法の違反となるのです。

ただし、給与計算の効率化を図るために、時間外労働や深夜労働、休日労働を1ヵ月単位で計算している場合に加え、1時間未満の端数が29分以下の場合は、切り捨てが認められます。

さらに、時間外労働をした労働者に対しても割増賃金を支払うことが使用者に義務づけられています。

時間の切り捨てや時外労働に対する割増賃金などに注意して、自社の勤怠管理を適切に行うことが重要です。

3-2タイムカードの原本の保存期間は決まっている

タイムカードでの勤怠管理には、計算だけでなくタイムカード原本の管理にも注意しなければなりません。

従業員による不正打刻や第三者からの開示要求に対応するため、タイムカードの原本は保存期間を守り、適切に管理することが求められます。

タイムカードの有無に関わらず、従業員の勤怠情報は5年間（当分の間は3年）の保管が必要です。

タイムカードの管理が適切に行われていないと、従業員や労働基準監督署から問い合わせがあった場合などに問題が生じるケースがあります。

普段からタイムカードを適切に管理するように努め、こうしたリスクを回避しましょう。

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【4】手動でタイムカードを集計するリスクとは？

ここまで、Excelでタイムカードを集計する手法を中心に書いてきましたが、便利である一方で、手動で集計することによるリスクもあります。

4-1入力ミスが起こる

手動でタイムカードを集計するリスクとして、一番に挙げられるのが入力ミスです。会社が大きければ大きいほど扱うデータも膨大（例えば有給休暇の取得状況なども一人ひとり違います）なので、どうしても入力ミスが起こる可能性は高くなってしまいます。

実際に、Excelの表計算エラーに気付かずに残業代が未払いになってしまうというケースも発生していますので、適切な給与計算を行うという意味では、手入力はリスキーな方法なのかもしれません。

4-2集計作業に多くの工数が割かれる

手動でタイムカードを集計するということは、計算する人の負担が大きくなるということになります。特に月末月初は多忙ですから、給与計算で多くの時間が割かれるのはとても大変なことです。

また、集計時にミスが発覚すると、本人への確認作業なども必要になり、仕事量がさらに増えてしまいます。

4-3リアルタイムで社員の勤務状況がわからない

タイムカードなどで打刻をする場合、一旦従業員からタイムカードを集めてから集計を行うことになります。

集計作業には多くの時間が割かれることになりますので、完了してからでなければ従業員の勤務状況がわかりません。

リアルタイムで勤務状況がわからないと残業時間の超過や、異常勤怠（遅刻や欠勤が多い）に気付けないなど、従業員の現状把握が困難になってしまいます。

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【5】自動集計できる勤怠管理システム導入のメリット

近頃、勤怠データを自動集計できる勤怠管理システムへの需要が高まってきています。
なぜなら、タイムカードの手集計でかかっていた手間を大幅に減らせるからです。

勤怠管理システムは、従業員の打刻（ICカードもしくは指紋認証など）データを自動的に収集し、集計することができます。これらのデータは給与ソフトと連携することが可能なので、給与計算にかかっていた工数が大きく削減されます。

また、タイムカードの収集や集計作業で起きていた人為的ミスを防止することにもなります。

その他のメリットもみてみましょう。

5-1打刻漏れや入力ミスが圧倒的に少ない

厚生労働省は、労働時間を客観的に規則する必要があるとして、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を定めています。

これには、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。」とあります。Excelなど誰でも入力できるような方法では、客観的記録としてみなされない可能性があります。

勤怠管理システムなら、データがシステムに自動反映されるため、労働時間を客観的な記録として残すことができます。

5-2リアルタイムの勤怠状況がわかる

勤怠管理システムはリアルタイムでデータがシステムに反映されるため、いつでも就業状況を確認することができます。

遅刻・早退はもちろん、残業時間などについてもすぐに把握できます。アラートの設定も可能で、残業時間の集計にアラートを組み合わせば、個々が事前に残業時間超過を認識することも可能です。

勤怠管理システムなら勤怠管理クラウド導入社数NO.1のKING OF TIMEがおすすめです。現在30日間の無料トライアルキャンペーンを実施中なので、ぜひお試しください！

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【6】まとめ

タイムカードの手集計には、どうしてもデメリットがつきまといます。

先に挙げた手入力によるミスや集計作業に多くの工数が割かれること、そしてリアルタイムで勤務状況がわからないなどは、その代表的なものであり、一定規模以上の企業だと運用が難しい面もあるでしょう。

主流になりつつある勤怠管理システムは、かかる費用も定額で導入ハードルの低いサービスです。もし、Excelでの勤怠管理が限界だと感じた時は勤怠管理システムの導入も検討してみてください。

勤怠管理システムや、その他の勤怠管理方法などに関するお悩みがございましたら、お気軽にONE（東京・横浜・大宮・千葉・大阪・静岡・名古屋・仙台・札幌・広島 ）までご相談ください。

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