働き方改革により有給消化が義務化!今後の勤怠管理方法はどうする?

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働き方改革により有給消化が義務化!今後の勤怠管理方法はどうする?

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2019年4月1日から働き方改革の改正により、有給休暇の取得(消化)が義務化されています。

有給休暇の取得義務化は施行されてから間もないため、「まだよく分からない」という人も多いのではないでしょうか。

今回は、働き方改革による有給消化のルールや、違反した時の罰則、今後の勤怠管理法についてご紹介します。

目次

【1】会社側が最低5日間の有給を消化させる必要がある

【2】有休休暇取得義務化の具体的な内容について

【3】義務化となった背景

【4】有給を取らせなかった場合、会社は罪を問われる?

【5】有給休暇取得義務化に関する会社側の対応について

【6】有給を取りやすい会社・環境とは

【7】有給休暇取得の義務化が企業に与える影響とは?

【8】罰せられないためにできること

【9】勤怠管理システムで確実に有給を取得させましょう!

【1】会社側が最低5日間の有給を消化させる必要がある

働き方改革関連法案による有給休暇の取得義務化は、冒頭で触れた通りです。
ここではルールの詳細について解説していきます。

年次有給休暇は、労働基準法によって勤続年数に応じた付与を義務付けられていますが、改正前は、取得(消化)する義務がなかったため、遠慮して有給が取れない人も多くいました。

そのため、今回の改正では、「年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、雇用者は時季を指定して年5日の有給休暇を取得させること」が義務付けられました。

これを『年次有給休暇の時季指定』と言い、すべての企業で実施しなくてはなりません。
また、時季指定については、有給休暇取得の希望日を労働者にヒアリングし、できる限りその希望に沿うよう努める旨が明記されています。

つまり、従業員へ有給取得の希望日を聞き、従業員が指定した日を会社側が「○月○日に有給使ってください。」と有給の日にちを指定する、というのが有給取得義務化のルールなのです。

1-1年5日以上の有給休暇取得義務化の対象者

では、このルールの対象者はどのような人たちなのでしょうか。
有給休暇はパートやアルバイトなどの非正規雇用者には無縁のもの、と思っている人もいますが、そうではありません。

下記の条件に当てはまる人たちが、有給休暇取得義務化の対象です。

  • 入社後半年が経過した『正社員や契約社員』
  • 入社後半年が経過した週30時間以上勤務の『パート・アルバイト』
  • 入社後3年半以上経過した週4日出勤の『パート・アルバイト』
  • 入社後5年半以上経過した週3日出勤の『パート・アルバイト』
1-2有給休暇付与の対象となる従業員

労働基準法によって、下記条件を満たした従業員は雇用形態に関わらず、有給休暇付与の対象となります。

  • 入社日から6ヶ月継続的に雇われていること
  • 全労働日の8割以上出勤していること

【原則となる有給休暇付与日数】
正社員や契約社員などの他に、週30時間以上勤務のパート・アルバイトも対象

継続勤務年数 6か月 1年
6か月
2年
6か月
3年
6か月
4年
6か月
5年
6か月
6年
6か月
付与日数 10日 11日 12日 14日 16日 18日 20日

【パート・アルバイトなどの有給休暇付与日数】
週4日以下で、30時間未満の労働者が対象
※太枠内は年5日間の有給消化義務対象です。

週所定労働日数 1年間の所定労働日数 付与
日数
継続勤務年数
6か月 1年
6か月
2年
6か月
3年
6か月
4年
6か月
5年
6か月
6年
6か月
4日 169日~216日 7日 8日 9日 10日 12日 13日 15日
3日 121日~168日 5日 6日 6日 8日 9日 10日 11日
2日 73日~120日 3日 4日 4日 5日 6日 6日 7日
1日 48日~72日 1日 2日 2日 2日 3日 3日 3日

引用:厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「年5日の年次有給休暇の確実な取得

週1でも半年以上勤務すれば、有給休暇が1日付与されることが分かりますね。
ただし、太枠以外は義務化の対象ではないので、取得していなくても、雇用者は違反したことになりません。

1-3有給休暇の時効

有給休暇は入社して半年経過すれば付与され、その後は1年経過するごとに有給休暇を与えられます。

しかし、有給休暇の時効は発生した日から2年間と定められているので、使われなかった分は自動的に消滅します。

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【2】有休休暇取得義務化の具体的な内容について

有休休暇の付与日や運用については会社の規定によって異なり、それに伴って、有休休暇義務化の制度にも若干違いが生じます。
ここでは、有休休暇の付与日や運用の違いに伴う、有休休暇取得義務化の具体例について紹介します。

紹介するパターンは

  • 入社後6か月後に有休休暇を付与する場合
  • 入社と同時に有休休暇を付与する場合
  • 入社日によって有休休暇の付与日が異なるが、その後全社的に期間を統一する場合

といった、一般的に導入されている3つの運用方法をもとにしています。

2-1入社後6か月後に有休休暇を付与する場合

まずは、法令通り入社6か月後に有休休暇を付与する場合についてです。
例えば、1日1日に入社した従業員の場合、出勤率が8割以上であれば、6か月経過後の7月1日に有休休暇を付与することになります。
この場合、7月1日から翌年6月30日までの1年間の間に5日間の有休取得義務が発生することになります。

入社後6か月後に有休休暇を付与する場合
2-2入社と同時に有休休暇を付与する場合

続いては、入社6か月後ではなく、入社と同時に有休休暇を付与する場合についてです。
例えば、1日1日に入社した従業員の場合、1月1日に有休休暇が付与されることになります。この場合、有休休暇が付与された日から起算して1年間としますので、入社日かつ有休休暇の付与日である1月1日から12月31日の間に有休休暇の取得義務が発生することになります。

入社と同時に有休休暇を付与する場合
2-3入社日によって有休休暇の付与日が異なるが、その後全社的に期間を統一する場合
入社日によって有休休暇の付与日が異なるが、その後全社的に期間を統一する場合

最後は、有休休暇の付与日は入社によって異なるが、その後、全社的に統一するという場合についてです。
具体的には、有給休暇の付与日自体は入社日から6か月経過後としているが、翌年以降は全社的に4月1日を基準日に変更するといった場合のことです。

この場合、原則として付与日から基準日までの間の日数を月割りして計算をします。
例えば、1月1日に入社したものに法令通り有休を付与すると7月1日から有休休暇の取得義務が発生します。
しかし、翌年4月1日を基準日として基準日の調整を行う場合は、有給休暇の付与日である7月1日から基準日として調整される4月1日までの間の期間は、9か月しかありません。
この場合は、5日÷12か月×9か月=3.75日となり、四捨五入した4日以上を、基準日移行の有休取得義務日数5日に足し、計9日以上を取得させることになります。

2-4労働者が自分の意思で有給休暇を取得している場合

労働者が自分の意思により有給休暇を取得することもあると思いますが、労働者が自分の意思によって取得した有給休暇分も取得義務日数に加味して計算します

例えば、前述の「入社後6か月後に有休休暇を付与する場合」では、入社日から6か月後から取得義務が発生し、有給休暇付与日から1年間以内に5日以上の有給休暇取得義務が発生します。
もし、有給休暇が付与された月に労働者が自分の意思により、5日間の有給休暇を取得した場合、すでに有給取得義務日数の5日を取得したものと考えます。そのため、会社側がプラスして有給を取得させる必要はありません

2-5取得時期については、従業員の希望時期を尊重しなければならない

1年以内に5日以上の有給休暇を取得させる必要がある働き方改革関連法案の改正ですが、1年間の内、どのタイミングで5日間の有給休暇を取得するかについては、従業員の希望時期を尊重しなければいけません

【3】義務化となった背景

そもそも今回の法改正では、なぜ有給休暇取得が義務付けられることになったのでしょうか。その理由についてご紹介します。

3-1有給休暇取得の義務化は働き方改革の一環

今回ご紹介している有給休暇の取得義務化は、政府が主導する「働き方改革関連法案」で記載された項目です。
そもそも、「働き方改革関連法案」とは、今後、少子高齢化で労働者不足になることが予想される日本で、働きやすい環境を整備し、様々な事情があって働けない人たちの社会進出を支援したり、労働生産性を高めたりすることで、労働者不足を補おうという施策です。

有給休暇の取得義務化は、労働の満足度にも直結する休暇取得をスムーズに行えるようにすることで、働きやすい環境を整備する目的で取り入れられました。

3-2日本人の有給取得率は世界的にみてかなり低い

今回、働き方改革の中で有給取得の義務化に焦点が当たった理由の一つに、日本人の有給取得率が世界的に見てかなり低いということがあります。
エクスペディアが調査した有給休暇に関する国際比較調査データによると、各国の平均有給取得率は以下のようになっていました。

ブラジル…100%
スペイン…100%
香港…93%
フランス…93%
アメリカ…71%
インド…71%
日本…50%

上記を見てわかる通り、日本は世界の国々と比較すると有給休暇という制度があるにも関わらず取得率が非常に低くなっていました。 また、日本人が有給休暇を取得しない理由として、「職場が人手不足で取得しづらい」、「有給を取得すると仕事をする気が無いと思われてしまいそう」と言ったものがあり、職場環境や有給休暇に対する考え方に問題がありました。
有給休暇の取得は、仕事によるストレスをリフレッシュする時間や、職場外での学びや自己研鑽を促進する時間に充てることができるため、職場や社会への満足度に直結する制度でもあります。
また、このような制度がうまく活用されていけば、個人はもちろん社会全体の労働生産性を向上させることにつながります。 有給取得の義務化は、このような背景から実施されることになったのです。

【4】有給を取らせなかった場合、会社は罪に問われる?

労働基準法によって年10日以上の有給休暇を持つ労働者に対して、雇用者は5日以上、取得させる義務があります。

この義務を果たせなかった場合、労働基準法に違反したことになり、対象となる従業員1人につき、30万円以下の罰金もしくは、6ヶ月以下の懲役が科される可能性があります。

ただし、原則として、労働基準監督署から改善に向けた指導が入るため、いきなり罪を問われる訳ではありません。
何度も指導をされているのに改善されない場合、罰則が科されるようです。

罰則を受けなかったとしても、有給休暇取得義務を果たせないと、会社のイメージダウンや離職の原因にもなるので、対象者には必ず取得させましょう。

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【5】有給休暇取得義務化に関する会社側の対応について

有給休暇取得が義務化される中で、企業はどのような対応をする必要があるのでしょうか。
前述の通り、有給休暇取得義務化に伴い、従業員が所定の日数の有休休暇を取得していない場合、労働基準法違反になる可能性があります。そのため、会社は従業員の有休休暇取得に関して管理する義務が発生します。

具体的に、企業が従業員の有休休暇取得を管理する方法には、

  • 個別指定方式
  • 計画年休制度

の2つがあります。

5-1個別指定方式

個別指定方式とは、有給休暇の取得日について原則、従業員の自由に任せ、そのうえで期限までに有給休暇の取得が完了しなさそうな従業員に対して、会社側が取得をうながす方法です。

個別指定方式のメリット

個別指定方式は原則、有給休暇の管理を従業員に任せますので、会社側の管理の手間はほとんどありません。また、有給休暇の使用用途についても従業員の意思で決めることができるため、従業員の満足度の向上が期待できます。

個別指定方式のデメリット

個別指定方式の場合、計画的に有給休暇を取得しない従業員が多かった場合、所定の日数を消化させられない可能性があります。また、同様の理由で、期限の直前で連続して休暇を取得するものが出るなど業務に支障が出る可能性もあります。

5-2計画年休制度

計画年休制度とは、有給休暇の取得日に関して大枠の方針を会社側が定め運用する方法です。例えば、夏季、冬季休暇などのタイミングで同一日を有休奨励日として指定したり、繁忙期、閑散期などを考慮し部署ごとに有休取得奨励期間を設定したり、個人ごとに有休休暇の取得奨励日を指定したりします。
ただし、計画年休制度を導入するためには、労使間の合意が必要となりますので、会社側だけの判断で導入することはできません。

計画年休制度のメリット

計画年休制度のメリットは、確実に有給消化をさせることができる点があります。
また、会社側の都合も考慮したうえで有給取得奨励日を決めることができますので、繁忙期、閑散期、部署ごと違いなどを踏まえ、事業への影響を最小限にできる点も計画年休制度のメリットです。

計画年休制度のデメリット

計画年休制度は、会社側の都合も踏まえて有休休暇の取得を実施できる反面、個別指定方式よりも管理に掛かる手間が増えてしまいます。
また、有給休暇の取得日を会社側に指定されるので従業員側の満足度が下がったり、不満につながったりしやすいというデメリットがあります。

【6】有給を取りやすい職場・環境とは

有給を確実に取らせるには、労働者が気兼ねなく有給を取れる環境づくりが重要です。
そのためには、年次有給休暇取得を前提とした業務体制を整備することから始める必要があります。

  • 業務権限を自分以外にも立てる
    あらかじめ代わりとなる人を決めておき、安心して有給を取れる環境を整備しましょう。
  • 労働者の多能化
    一人しかできない業務は極力減らし、誰が休んでも業務をカバーできるようにしておきましょう。
  • 休暇取得を織り込んだ業務計画の設定
    繁忙期など業務量の変動を織り込んだ業務計画を作成し、業務に支障が出ないよう休日・休暇をバランス良く取りましょう。

参考:厚生労働省「有給休暇ハンドブック②

一部の社員に業務が偏っていないかなど、業務体制の見直しや整備、取得状況の把握とフォローを行っていくことで有給取得を促すことが大切です。

6-1有給取得を促す方法

有給取得がなかなか進まないという場合には、『年次有給休暇の計画的付与制度(計画年休)』がおすすめです。

計画年休とは、付与された有給休暇日数の内、5日を除いた残りの日数を会社側が計画的に割り振ることができる制度です。
※労使協定を結ぶ必要があります。
労使協定…労働者と会社の約束事を書面契約した協定のこと。

企業全体で一斉に有給休暇を取得する方式

製造業など、操業を止めて休ませることができる企業で活用されています。

グループごとに交代で有給休暇を取得する方式

サービス業など定休日を設けることが難しい企業では、店舗運営に支障をきたさないように有給を取得させなくてはなりません。

初旬、中旬、下旬のように、日にちをずらして数名ごとに有給を取得させる、などの方式が取られています。

個人ごとに有給休暇を取得する方式

結婚記念日や誕生日など、個人的なイベントにアニバーサリー休暇として充てる企業もあります。

6-2計画年休の制度のメリット
  • 労務管理がしやすく、計画的に業務を運営できる(企業側のメリット)
  • ためらいを感じずに有給を取ることができる(労働者側のメリット)

初めから休日が決まっている分、企業側、労働者側ともにストレスが少ないことが一番のメリットになります。

6-3計画年休の制度のデメリット
  • 労使協定で決定した有給取得日は変更不可

労使協定で決まった有給休暇取得日を、会社の都合で変更することはできないため、日にちが変更になる可能性がある場合、この制度の利用は避けましょう。

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【7】有給休暇取得の義務化が企業に与える影響とは?

有給休暇取得が義務化されたことによって、企業にはどのような影響があるのでしょうか。
ここでは、従業員一人ひとりに与える影響と企業全体に対して与える影響の2つの観点でご紹介いたします。

7-1従業員一人ひとりに与える影響

企業への影響は、従業員一人ひとりに与える影響から理解することが必要です。 有給休暇取得の義務化は従業員一人ひとりに対してどのような影響があるのでしょうか。

ストレスの減少

有給休暇取得の義務化によって、従業員一人ひとりのストレス減少が期待できます。
これまでも、有給休暇という制度はありましたが、日本企業における有給休暇の取得率は非常に低いものとなっていました。その中で、原則として従業員が任意で取得できる有休休暇は、従業員のストレスを減少させ精神の健康促進を図ることができます。

生産性の向上

有給休暇取得の義務化によって、従業員が原則任意のタイミングでリフレッシュする機会を設けることができます。そのため、仕事に対する集中力の向上が期待できたり、休暇中に積んださまざまな経験を仕事に活かせたりすることで、生産性の向上が期待できます。

モチベーションの向上

有給休暇を取得することで、従業員のストレスが減少したり、仕事に対する集中力が向上したりすることによって仕事に対するモチベーションの向上が期待できます。
有給休暇で向上が期待できるモチベーションは、会社側が提供する外的なモチベーションではなく、一人ひとりの内側から湧き上がる内的モチベーションです。
モチベーションの向上によって、生産性が向上したり、職場環境が改善したり、さまざまな副次的な効果が期待できます。

7-2企業全体に与える影響

続いては、有給休暇取得の義務化が企業全体に対して与える影響について紹介します。

業績の向上

有給休暇を取得が義務化することで、従業員一人ひとりのストレスが減少したり、生産性が向上したり、モチベーションが向上するなどさまざまな効果が期待できます。
これらの効果が積み重なると、企業全体の業績が向上することが期待できます。 実際に、有給休暇取得義務化をうまく活用し、業績の向上を実現した企業も数多くあります。

残業代などのコスト低下

残業代や従業員の管理コスト低下が期待できます。例えば1時間/日の残業がある企業の場合、従業員が5日の有休休暇を取得すると5日×1時間=5時間分の残業代が削減できます。
1名だとわずかな時間ですが、100名の従業員がいた場合、500時間分の残業代が削減できることになります。 また、残業代だけではなく光熱費や交通費といった経費の削減にもつながります。

【8】罰せられないためにできること

有給休暇取得義務の対象となる労働者が、取得できていなかった場合、罰則を科される可能性があることは先述した通りです。トラブルを避けるためにも、企業は従業員一人ひとりの有給休暇取得状況を正しく把握しておく必要があります。

そもそも、有給休暇は入社日から半年経過すると付与される仕組みなので、従業員ごとに付与される日(基準日)が異なります。

今回の改正によって労務管理は、より複雑になりました。
通常の勤怠状況に加え、下記のような有給に関する情報を従業員ごとに正しく把握しなくてはなりません。

  • 基準日
  • 消化しなければならない日数
  • 時効により消滅してしまう有給の日数
  • 有給取得の予定日
  • 取得状況
  • 残日数

タイムカードなどの手動で労務管理をしている企業は、全従業員の有給取得状況まで正しく把握するのは困難ですよね。

実は、今回の法改正によって勤怠管理システムを導入する企業が増加しているのです。

勤怠管理クラウドシステム

クラウド型の勤怠管理システム『KING OF TIME』なら、従業員一人ひとりの勤怠状況をデータベース化しているため、従業員ごとに異なる有給休暇の取得日数・残日数などをリアルタイムで把握・管理できます。

また、有給休暇の半日単位での取得、有効期限など法改正のルールにも対応しているため、有給の取得日数が足りないとアラート機能で警告を出すなど、取得漏れを防止することが可能です。
この機会に、シェアNo.1の勤怠管理クラウドシステム『KING OF TIME』をご検討ください。

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KING OF TIME(キングオブタイム)なら、勤怠管理にかかる手間やコストの大幅な削減が可能です。

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【9】勤怠管理システムで確実に有給を取得させましょう!

有給休暇の取得は、『入社日から6ヶ月継続的に雇われていること』『全労働日の8割以上出勤していること』の2点を満たしている従業員であれば、雇用形態に関わらず、年5日の有給を取得しなくてはなりません。

また、すべての企業が対象となるため、タイムカードなどの手動で管理している企業は、従業員一人ひとりの有給取得状況を正しく把握することは困難でしょう。

しかし、正しく管理できていないと、有給休暇取得の義務を果たせず、労働基準監督署から指導や罰則を受ける可能性があります。会社のイメージダウンにもつながりますので、勤怠管理システムの導入で、管理体制を整えて、しっかりと有給を取らせるようにしましょう。
勤怠管理システムや、その他の勤怠管理方法などに関するお悩みがございましたら、お気軽にONE(東京・大阪・名古屋)までご相談ください。

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