タイムカードの改ざん・不正打刻は違法!防止方法を紹介

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タイムカードの改ざん・不正打刻は違法!防止方法を紹介

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「タイムカードで勤怠管理している」という企業や店舗は多いのではないでしょうか。タイムカードは比較的安価に導入できますが、アナログな管理方法なので、不正打刻が発生しやすい面もあります。

今回は、タイムカードの改ざんや不正打刻を防止する方法、対処法についてご紹介していきます。

【1】そもそも「打刻」とは?

そもそも「打刻」とは、従業員の労働日数、労働時間、時間外労働時間、休日出勤時間など記録するために、業務の開始と終了の時間を記録することを言います。
打刻は労働基準法で定められた賃金台帳の作成に基づいて行われているほか、適正な労務管理のためなどの目的で運用されています。
具体的な打刻の方法としては、紙などのタイムカードを利用したり、表計算ソフトや専用の打刻システムを利用したりと様々な方法があります。

【2】なぜ打刻を行う必要があるの?

従業員が業務の開始と終了を記録する打刻ですが、なぜ行う必要があるのでしょうか。
打刻が必要な理由には大きく分けて2種類の観点があります。

2-1適正な賃金の管理

従業員の最低限の生活を保障するために定められた法律に「労働基準法」があります。
労働基準法では、適正な賃金の管理のため第108条で「企業は賃金台帳を作成し、必要事項の記入や給与の支払い状況を都度記入すること」を求めており、施行規則 第54条では、賃金台帳に記入すべき項目として「氏名」「性別」「賃金計算期間」「労働日数」「労働時間数」「基本給」「時間外労働時間」などを求めています。
打刻は、労働基準法で定められた適正な賃金の管理のために必要なのです。

2-2適正な労働時間の管理

長時間労働などが原因の健康被害や自殺などが社会問題となりつつあった背景から、2017年に厚生労働省が「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を通達しました。
この通達では、従業員の労働時間を客観的に把握するために「始業・終業時刻の確認及び記録」を企業側に求めおり、適正な労働時間の管理が行われていない場合には、是正を行うように求めています。
このようなことから、「従業員の適正な労働時間の管理」という観点から打刻が必要といえます。

打刻を行う背景には、労働基準法によって定められている「適正な賃金の管理」と、厚生労働省の通達による「適正な労働時間の管理」があります。

【3】タイムカードの勤怠管理に潜むリスクとは

タイムレコーダーに自分のシートを入れて出勤・退勤を打刻するタイムカード方式は、シンプルで簡単な操作と手ごろな値段が利点です。しかし、さまざまなリスクもあるため、管理が難しい面もあることを知っておきましょう。

3-1不正打刻・改ざん

レコーダーの近くにタイムカードが置かれていることが多いため、なりすましによる不正打刻や、改ざんが発生しやすいです。
不正打刻や改ざんは、労働時間を意図的に長く見せかけ、本来よりも多く給与を得ることを目的に行われるケースがほとんどです。

【従業員の不正打刻・改ざんのよくある事例】

  • 遅刻しそうな時、同僚に頼んで打刻しておいてもらう
  • 遅刻した際、打刻はせずに手書きで記入する
  • 打刻せずに退勤し、残業中の同僚に打刻してもらう
  • 打刻せずに退勤し、しばらくしてから会社に戻って打刻する

労働時間を長く見せかける事例の他にも、「定時にタイムカードを打刻して、残業する」ケースがあります。これは、「会社側から残業しないよう言われているが、仕事終わらない」という場合に、残業代が発生しないよう、意図的に調整する目的で行われます。

※労働基準法により、1日8時間、週40時間を超えて労働させた場合は、原則として残業代の支払いが義務付けられています。

3-2打刻忘れ

悪気はなくても、うっかり打刻を忘れてしまうこともありますよね。タイムカードの不備に気付くのが遅くなると、本人も覚えていないケースが多く、正確な勤怠状況を確認できずに「適正な給与を支払えない」というリスクがあります。

3-3“客観的な記録”とみなされない可能性

厚生労働省は労働時間の把握方法として、タイムカードやICカードなどによる客観的な記録で管理するよう呼び掛けています。

参考:厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

しかし、タイムカードによる記録でも、下記の場合は“客観的な記録”とみなされない可能性があります。

  • 打刻漏れや修正などによる手書き
    ⇒手書きだと改ざんの恐れがあるため
  • 直行直帰するケース
    ⇒出勤・退勤時間が自己申告となるため
  • エクセルや給与計算ソフトへ手入力による集計作業
    ⇒人為的ミスの可能性があるため

タイムカードは、改ざんや不正打刻が最大のリスクなので、不正をさせない環境づくりが重要です。

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【4】不正打刻の事例

タイムカードによる勤怠管理は、非常にシンプルな仕組みであるがゆえに、様々な不正が起きてしまいます。ここでは、タイムカードでの勤怠管理によくある不正打刻の事例についてご紹介します。

4-1事例1:残業代の水増し

タイムカードを使った不正で非常に多いのが、残業時間を水増して打刻を行い、残業代を多く請求するという不正です。
方法は非常に簡単で、本来はすでに終業しているのにも関わらず打刻を行わず、しばらくたってから打刻を行うという方法です。
1回の不正額はそこまで大きなものではありませんが、長期的に行われれば数万円、数十万円という金額を不正に請求されることになってしまいます。

4-2事例2:同僚などによる代理打刻

同僚などによる代理打刻もタイムカードでよくある不正のひとつです。
出社時間に遅刻したにも関わらず、すでに出社している同僚に連絡し出社時間に合わせて打刻をしてもらう。また、悪質な場合では、定時で仕事を終えたにも関わらず残業している同僚にタイムカードを代わりに打刻させ、残業代を不正に請求するといったこともあります。
個別ICや生体認証を利用した勤怠管理システムを利用していればこのような不正は防ぐことができます。

4-3事例3:管理職者による勤務時間の改ざん

悪質な不正打刻の例では、管理者が従業員の勤怠状況を改ざんするという事例もあります
具体的には、業務過多などで部下の労働時間が長くなり、会社や上司にバレるのを恐れ退勤時間を短く修正しあたかも労働時間が問題ないかのように申請する不正です。
絶対にあってはならないことですが、客観的なデータが残らないタイムカードでは実際にこういった不正が起きることもあります。

【5】タイムカードの改ざんや不正打刻が起きてしまった際の対処法

タイムカードの改ざんや不正は、会社に多大な損失を与えます。従業員による不正が発覚した場合、どのように対処すればいいのか見ていきましょう。

5-1給与の返還請求

改ざん・不正打刻によって払いすぎた残業代や給料は、必ず返還請求しましょう。
不正が発覚しても返還請求せずにいると、従業員のモラルが低下し、不正が蔓延する可能性があります。

5-2懲戒解雇(クビ)

改ざん・不正打刻を行った従業員へは、減給や解雇などの罰則を与えることがほとんどかと思います。
しかし、不正打刻が原因で解雇した従業員から裁判を起こされ、不当解雇と判断されたケースもあるため、懲戒解雇には慎重な判断が必要です。

下記のようなケースは、懲戒解雇が認められている傾向にあります。

  • 残業代目的の正打刻であることが明らか
  • 悪意を持って不正打刻をしている
  • 長期に渡り不正打刻をしている
  • 不正打刻に対する注意喚起を行っている
5-3法的措置

タイムカードの改ざんや不正打刻は、法律に違反する行為です。

不正な申告をされると、会社は本来よりも余分に給与を支払うことになり、損害を被ります。

刑法では、お金を騙し取る「詐欺罪」となる場合があり、民法では、雇用主から法律上根拠のないお金を多く取り、損害を与えるという意味で、第704条「悪意の受益者の返還義務等」に当たる可能性があります。

労働者に対して刑法、民法どちらでも訴訟を起こすことはできますが、裁判は訴える側が訴訟費用を負担し、判決が出るまで時間もかかります。

法的措置を取るか否かは、ケースごとに見定めることになると思いますが、従業員による不正が発覚した際は、必ず弁護士などの専門家へ相談してから対応しましょう。

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【6】タイムカードの改ざんや不正打刻を未然に防ぐためにできること

タイムカードの改ざん・不正打刻は絶対に阻止したいですよね。不正を未然に防ぐには、どのような方法があるのか見ていきましょう。

6-1勤怠ルールの周知

不正打刻は、悪意あるものだけとは限りません。
打刻し忘れてしまうケースや、「これくらいなら良いだろう」と安易に不正打刻をする人もいます。

勤怠に関するルールや、不正発覚時の対応について、アルバイトを含めた全従業員に周知徹底させましょう。
具体的には、下記のようなルールを説明する必要があります。

  • タイムカードへの手書き記入
  • タイムレコーダーの不必要な操作
  • 不正打刻の指示に従う
  • 不正が発覚した時の処分など

これは、過去の判例で「会社が注意喚起を怠った」と判断され、懲戒解雇を認められなかったケースもあるためです。

6-2不正防止機能付のレコーダーに変更する

打刻時間を5分以上変更すると変更後の打刻が小文字表記になるなど、不正な操作を見つけやすいレコーダーもあります。こういったタイプのレコーダーを利用することで、レコーダー操作による不正打刻を防止できます。

6-3就業規則に各種ルールを記載する

そもそも、客観的な管理がしづらいタイムカードを使って勤怠管理を行う場合には、明確なルールが必要になります。そして、明確なルールを作成した後は、タイムカードが適切に運用されるよう就業規則にルールを記載するようにしましょう。
以下では、就業規則に記載するべきタイムカードのルールを紹介します。

1.タイムカードの打刻方法や打刻ミスをしてしまったときの対応

まずは、基本的なタイムカードの打刻方法や打刻のルール、打刻ミスをしたときなの対応などについて記載しましょう
そもそも勤怠管理は、管理者が従業員の勤怠状況を“正確に”把握し労務管理をおこなったり、労働生産性を向上させたりするために運用されている非常に重要な活動です。
そのため、管理者は打刻方法を正確に周知する責任があり、従業員は打刻方法を正確に把握する責任があります。

2.出退勤時に行うことや本人が行わなければいけない

タイムカードは出社時、退勤時にそれぞれ行い、必ず本人が打刻をしなければいけないという旨も就業規則に記載しておきましょう。
当たり前の内容のように見えるかもしれませんが、そもそも打刻具体的な方法に関する法律はありません。
そのため、この記載がなければ、出社時もしくは退勤時にまとめて打刻をする人がいたり、第三者に打刻させていた人がいたりしても、それをとがめることができないからです。

3.残業等の時間外労働に関する規定

残業などの時間外労働があった際の処遇や打刻申請方法についても記載する必要があります。これについても、明確な規定がなければ適切な申請が行えない可能性があるからです。

4.直行・直帰、在宅勤務などに関する規定

直行・直帰や在宅勤務などに関する打刻ルールも、上記で説明した時間外労働に関する規定と同様の理由で記載が必要です。
特に、在宅勤務に関しては今後主流の働き方に可能性も十分ありますので、打刻の方法やルールに関してしっかりと決め、明記するようにしましょう。

5.不正打刻があった場合のペナルティに関する規定

以外に重要なのが、不正があった場合のペナルティに関する規定です。
そもそも業務に関する不正に対して、会社が独自にペナルティを与える場合には就業規則にその内容が明記され、従業員に対して周知されている必要があります。
つまり、予め決められているペナルティしか与えることができないということです。

そのため、万が一、不正打刻を行う人物がいた場合や、それらが起こり会社に不利益があった場合のペナルティに関してもしっかりとルール決めを行い、就業規則に明記するようにしましょう。

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【7】どうしてもタイムカードの改ざんや不正打刻が無くならない時は?

タイムカードの不正を防止する方法は先述の通りですが、アナログな方式の勤怠管理では限界があります。
タイムカードの改ざん・不正打刻を抜本的に解決するには、勤怠管理システムの導入がベストです。勤怠管理システムには以下のようなメリットがあります。

メリット1:法令順守の労務管理ができる

労務管理システムの導入の最大のメリットは、法令を遵守した労務管理ができる点です
そもそも、勤怠管理は労働基準法によって「原則、労働時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と定められています。タイムカードや表計算ソフトなどを使った労務管理では誰でも簡単に改ざんすることができたり、本人でなくとも入力できたりと客観的に見て適切に記録されているとは言えません。
その点、勤怠管理システムでは、個別のICカードが無ければ記録できないものやパソコンの使用履歴をもとにしているもの、静脈や指紋、顔写真といった生体情報を使用するものも多く、不正がしづらい仕組みとなっています。これによって、法令を遵守した客観的な記録を行うことができるようになります。

メリット2:さまざまな不正防止

前述のとおり勤怠管理システムは、法令を遵守した客観的な記録が簡単に行えるように様々な工夫がされています。「生体認証」、「ICカード」、「パソコンの使用履歴」などを元にした入力方法では、なりすましや虚偽申告がしづらく様々な不正打刻を防ぐことができます

メリット3:集計、計算業務の効率化

勤怠管理システムは、データの管理にクラウドを利用しているものが多く、全従業員のデータが一か所に集積されています。さらに、勤怠状況の集計も毎日リアルタイムで行われるため、毎月月末に何時間もかけて集計するという必要もありません。
また、自動で集計されますので手入力による人為的ミスや、入力データの不具合と言ったエラーが起こりづらく、集計の手間はほとんどかかりません

メリット4:労務管理の効率化

管理職の方々は、適切に従業員の労働時間を管理する必要があるため、月半ばなどのタイミングで、「従業員の労働時間はどうなっているのか?」、「残業が過多になっている従業員はいないか?」などを把握し適切に指導する必要があります。
そのためには、従業員ごとの労働時間をリアルタイムで集計する必要があり、かなりの手間が必要となります。
その点、勤怠管理システムを利用すれば、リアルタイムで集計が行われているため勤怠状況を一目で確認することができます
また、アラート機能を付ければ、打刻漏れ、遅刻・早退、長時間の残業など、異常勤怠を一目で把握でき、不正や過重労働発生の防ぐこともできるのです。

勤怠管理システムには以上のようなメリットがあります。
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【8】タイムカードは導入しやすいですがその分リスクも多い管理方法です!

タイムカードは比較的低コストで運用できますが、改ざんや不正打刻などが発生しやすく、「余分に給与を支払っていた」という事態になり兼ねません。

残業代などの不正受給が長期間行われると損害が大きくなり、「労務管理ができていない」という会社の信用にも関わってきます。

また、集計などの手間、人為的な入力ミスなどのリスクを考えれば、自動集計されて、改ざんや不正打刻を防止できる『勤怠管理システム』が最適と言えますね。

この機会に、勤怠管理システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理システムや、その他の勤怠管理方法などに関するお悩みがございましたら、お気軽にONE(東京・大阪・名古屋)までご相談ください。

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