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オンライン面接ツールとは？おすすめ無料ツールもあわせて解説
2023/10/31
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
コロナ禍による採用活動のオンライン化に伴い、企業が行う採用面接も従来までの対面面接に代わって非対面式であるオンライン面接の導入が本格化し始めています。
オンライン面接の導入にあたっては、まず企業側がオンライン環境を整えることが必要です。
今回はオンライン面接ツールの種類と特徴、注目される背景や選び方、おすすめのツールをご紹介いたします。非対面式の採用活動にお悩みを持つ担当者はぜひご一読ください。
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目次
オンライン面接ツールとは、インターネットを通じて非対面式の面接を行う際に用いるツールのことです。
非対面式の面接を検討する場合、求職者側はもちろんですが、まずは企業側の環境を整える必要があります。
オンライン面接ツールを活用すると、安定した回線で面接を行えますし、アンケートや資料共有・ダウンロードなどの機能も利用できるため、効率的に進められます。
自社に合うツールを適切に取り入れ、円滑な採用活動を行いましょう。
オンライン面接と対面面接の違いとして、大きく3つのポイントが挙げられます。
一般的に対面面接では、実際に企業に足を運ぶ必要があるため、求職者側の負担が大きくなります。
移動時間や手間、交通費の問題から、都心などの求人に対して地方や海外の求職者はエントリーしづらい状況になり、結果的に応募者の間口を狭めてしまいます。
反対にオンライン面接は、自宅で面接を受けられるという気軽さから、求職者側の負担は少ないです。
住む場所に関係なく選考が受けられるため、エントリー数の増加も期待できます。
時間や場所の制限を受けないため、地方・海外の優秀な人材を確保できる可能性が高まる点は大きなメリットです。
コミュニケーションを取る際、人は会話の中身だけでなく、見た目やしぐさ、目線の動きなどを無意識に観察し、相手の印象を決めています。
対面面接では、ごく近くで相手の全身を観察できることから、話の内容よりもボディランゲージや表情によって印象が変わってしまう場合があるため、注意が必要です。
採用後のミスマッチにつながる可能性も否定できません。
一方、各種端末を通して相手と会話するオンライン面接では、ボディランゲージなどの非言語的情報が減少します。
画面越しでは求職者の持つ雰囲気や表情が読み取りづらいため、結果的に話の中身にフォーカスがあたりやすくなります。
それにより、求職者の考えや経験、人となりを正確に判断しやすくなり、採用後のミスマッチも防ぎやすくなるのです。
また、ツールを活用すれば面接を録画しておけるため、合否を迷う人材の面接動画を見直し、複数の担当者で議論することも可能になります。
面接時における企業側の負担が減らせることも、メリットの1つです。
対面形式の場合、面接官と就職者が面接する場が必要なため、事前に会議室を押さえた上で、会場のセッティングや資料の準備などを行わなくてはなりません。
また、自宅や出先で対応することもできないため、日程調整の手間がかかります。
オンライン面接であれば、出先から自社に戻らずとも、コワーキングスペース（共有スペース）や自宅などで面接を行うことが可能です。
新型コロナの流行により在宅勤務が増える昨今では、非常に利便性が高いと言えるでしょう。
複数の面接官が同じ場所にいる必要もなく、会議室利用の手続きも不要なため、担当者の負担を軽減できます。
求職者だけでなく担当者の時間的余裕が増えることも、オンライン面接を行う大きなメリットです。
オンライン面接ツールには、料金を支払わずに利用できる「無料版」と、プラン制などによって費用が発生する「有料版」があります。
基本的には無料版でも問題なく利用できますが、サービスによって機能に大きく差が出る場合もあるため、自社の採用活動状況と照らし合わせて選ぶことが重要です。
トライアル期間中のみ無料で利用でき、期間終了後も継続する場合は有料となるツールもあります。
また、初めからすべてのサービスが有料のツールもあるため、必要な機能は何かを比較・検討した上で取り入れるようにしましょう。
例えば、有名なWEB会議システムのZoom（ズーム）は、基本無料で利用できますが、「3人以上で話す場合は40分まで」「参加可能な人数は100人まで」などの制限があります。
有料プランは、こういった制限なくWEB上で話すことが可能です。グループ面接を想定している企業は、有料プランも視野に入れるべきでしょう。
なお、無料利用可能なツールの中には、セキュリティが万全でないサービスも存在します。
オンライン面接では、応募者の履歴書など、個人情報を扱うため、セキュリティの高さは重要です。
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オンライン面接ツールが注目される背景として、オンラインでの採用活動が定番化し始めたことに加え、以下の5つの理由があると考えられます。
現在、新卒採用においては採用活動の早期化が進んでいます。
その中で優秀な人材を確保するためには、できる限り早い段階で学生側にアプローチを行う必要があります。
また、中途採用においても、選考辞退をできるだけ避けるため求職者とのスムーズなやり取りが欠かせません。
オンライン面接ツールには、
などの機能がついています。
いつでもどこからでも面接を行えますし、日程調整もしやすいため、求職者とのやり取りが効率化しますし、早期接触も可能です。
来社不要で双方の手軽さが魅力のオンライン面接を成功させるため、より機能的なツールを活用しましょう。
オンライン面接ツールを活用すれば、面接官の育成にも役立てられます。
対面面接では、質問に対しての回答や求職者側の印象などをメモするのみで、面接官側は自身の話し方や質問の仕方を振り返るのが困難です。
また、その場でフィードバックもできないため、面接官の育成は難しいという点がありました。
オンライン面接は録画も可能なため、面接の様子を見ながら、具体的かつ適切なフィードバックを受けられます。
面接ツールだけでなく、面接官の育成にも使えることから、多くの企業が導入しているのです。
既にオンライン面接を導入している場合でも、より効率よく採用活動を行う目的からオンライン面接ツールを取り入れるケースも多く見られます。
以前からオンライン面接を行っている企業はありましたが、人材不足やグローバル化などにより、地方や海外からも優秀な人材を確保したいと考える企業が増えました。
また、新型コロナの感染拡大も急激に注目が集まった理由の一つです。
こうした背景から、オンライン面接を快適に行うために、面接時に資料が閲覧できる機能や安定した回線で利用できるオンライン面接ツールを導入する企業が増えています。
なお、会議などにも活用可能であるため、オンライン面接以外の通常業務に利用しても良いでしょう。
その場合は、画面・ファイルを共有できる機能がついたツールをおすすめします。
人事コスト削減の一環として、オンライン面接ツールを取り入れることも効果的です。
例えば、外部会場で面接を実施するには、面接官の人件費だけでなく、会場費や面接官の交通費も発生します。
自社で面接を実施する場合、求職者の交通費を支給することもありますが、オンライン面接であれば、会場費や交通費は一切発生しません。
また、オンライン面接ツールを説明会や研修にも活用すれば、コストの大幅な削減が可能です。
地方の求職者にとっても、移動にかかる時間や費用を気にしなくて済むため、面接へのハードルが下がります。
企業と求職者の双方にとって、時間・お金のコストを抑えた採用手法であるため、注目されているのです。
オンライン面接を実施する企業の中には、最終面接までオンラインで行うケースも少なからず存在します。
対面面接の場合、移動時間を考慮した日程調整になり、スピーディーな選考が難しい場面もありますが、オンラインであれば日程のすり合わせをしやすいため、迅速な選考が可能です。
また、指定した質問に対しての答えを時間内で動画に収めてもらい、それをもとに選考を行う「動画選考」などを積極的に取り入れることで、時間的負担を軽減することもできます。
直接会話しないため、コミュニケーションスキルは判断しづらいですが、通信トラブルによって面接が中断されることもありません。書類選考代わりに実施するのも1つの手でしょう。
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オンライン面接ツールの選び方として、大きく6つのポイントが挙げられます。多種多様なサービスがあるため、選び方を押さえた上で導入を検討しましょう。
自社でオンライン面接ツールを導入する際、まず達成したい目的を明確にすることが重要です。
目的が明確になれば、それを達成するために必要な機能を考えることができます。
例えば、「応募者数の増加」や「移動や会場確保のコスト削減」など、企業によって目的はさまざまです。自社の導入目的を洗い出し、ツールを比較・検討しましょう。
なお、自社にマッチする人材や優秀な人材を採用するのが目的の場合は、採用候補者への定期的な連絡が必須です。
チャットなど連絡を取る機能があるかを確認しましょう。
オンライン面接ツールによって、料金体制は異なります。
無料で利用できるツールは手軽さが魅力ですが、セキュリティ面の不安や機能が少ないというデメリットもあります。
オンライン面接ツールを試してから利用を検討したい場合は、トライアルや無料版を用意しているツールを利用するのがおすすめです。
また、全国を回って会社説明会を開催している場合は、1度に参加できる人数の多いツールを選択しましょう。
面接だけでなく説明会もオンラインで行うことで、料金的・時間的コストを削減することができます。
このような観点からツールを絞り込めた段階で、料金体系を確認し、それぞれの1年間単位でのコストを計算しましょう。
比較することで、自社に必要な機能を揃えた最もコストパフォーマンスが高いツールを選定できます。
録画機能には、応募者側が録画できる「録画面接」と、オンラインで行う面接を録画できる機能の2種類があります。
そのツールによってどういった録画機能を搭載しているかは異なるため、きちんと確認しましょう。
選考に時間をかける場合は、採用から選考までの過程を細かく残し、担当者以外にも分かるようにしておくことも重要です。
自社の採用管理システムと連携させ、応募者の情報や面接時のメモを一元管理して閲覧しやすくする機能や、面接の録画機能などがあるかを確認しましょう。
採用管理システムを利用していない場合は、採用管理の機能があるツールを選択することをおすすめします。
ツールを導入するにあたり、実際の使いやすさも重要なポイントになります。手軽に試せる無料版や、トライアル制度を利用して確認するようにしましょう。
担当者の使いやすさだけでなく、求職者にとって利用しやすいかどうかを見極めることも重要です。
アプリのダウンロードが必要なツールの場合、求職者のデバイス容量によっては利用できない可能性もあるため、URLが発行されるツールの方が良いでしょう。
URLをクリックするだけでアクセスできるため、スムーズに面接に移行できます。
オンライン面接ツールを選ぶときは、スマートフォン対応が可能かどうかも確認しましょう。
というのも、スマートフォン非対応の場合、パソコンを持っていない求職者は、購入もしくは借りるなどして用意しなくてはならないため、大きな負担をかけてしまいます。
そのため、スマートフォンでもオンライン面接に参加できるツールを選ぶのが重要です。
アプリをダウンロードせずとも、スマートフォンに標準でインストールされているブラウザから立ち上げられるタイプにすると、求職者の負担が軽減されます。
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オンライン面接ツールを利用して面接を行う場合の注意点と、必要な準備についてご紹介します。
インターネットの回線速度と使用しているパソコンのスペックを確認しましょう。
使用するオンライン面接ツールにより求められるスペックが異なるため、ツールの推奨環境を確認しておく必要があります。
推奨されていないブラウザを使ってアクセスしたことにより、トラブルが起こるケースも多々あるため、推奨ブラウザもチェックしましょう。
インターネットの回線速度も事前に調べ、安定したネットワーク回線で面接に臨むことが重要です。
また、求職者側のネットワーク環境が悪く、上手くつながらない場合もあります。
アクシデントに備え、あらかじめ緊急連絡用の電話番号やメールアドレスを提示しておきましょう。
オンライン面接は、インターネット環境さえあれば場所を問わず参加できますが、周囲の雑音はできるだけシャットアウトし、安定した環境を整える必要があります。
カフェなどの第三者の出入りがある場所は避けた方が無難でしょう。
また、自分以外誰もいない自宅であっても、生活音が入ってしまうことを考慮し、マイク付きのイヤホンやヘッドセットは準備しておきましょう。
マイクの音量やイヤホンからきちんと音が出るか、事前に音声テストを行うことも重要です。
自分の目で見ている周囲の明るさと、カメラに映る状態が同じ明るさとは限りません。
照明はできるだけ明るい状態を作り、表情が明るく見えるように位置を調整しましょう。
細かい調整が難しい場合は、正面やや斜めから照明を当てるようにするのも手です。
また、レフ版代わりに白いハンカチを敷いて、下から光を反射させると明るさがより際立ちます。
ハンカチがない場合は、白いコピー用紙でも同様の効果が得られるため、試してみてください。
面接官側の画面や顔が暗いと表情が見えず、求職者側の緊張が増してしまう可能性があります。画質が悪い場合も同様です。
求職者がいつも通りのパフォーマンスを発揮するためにも、面接の環境を整えることが重要になります。
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おすすめのオンライン面接無料ツールを紹介いたします。自社のニーズにあわせて導入を検討してください。
Skype（スカイプ）はマイクロソフト社が運営する、「無料通話とチャット用のコミュニケーションツール」です。
Skypeを利用してオンライン面接やWEB会議を実施する企業も多く、非常に知名度の高いツールと言えます。
面接時の音声や映像の録音・録画・画面共有が可能な点、無料の通話テスト機能で事前に音声の確認ができる点から、初めてオンライン面接ツールを取り入れる企業におすすめです。
Skypeはパソコンだけでなくスマートフォンでも利用できますが、アカウント登録が必須です。スマートフォンで利用する際には、アプリのインストールも必要になります。
オンライン面接の当日は、こちらから相手に「電話をかける」イメージで、相手が応答すれば面接が開始されます。
軽く流れをイメージしておくと面接がスムーズに進みやすいでしょう。
Zoom（ズーム）は、ズームビデオコミュニケーションズ社が提供する無料のオンライン会議ツールです。
回線の安定性から人気があり、ビジネスシーンでは定番のツールとして知られています。
1：1の接続は無料で、それ以上の人数だと40分までという時間制限があります。時間制限のない有料版は、月額2,000円〜とお手頃価格なのも魅力の1つです。
録画や画面共有をはじめ、「バーチャル背景」という自宅を映したくない方に嬉しい機能も搭載されています。
パソコンとスマートフォンどちらでも利用でき、応募者はアカウント登録せずにオンライン面接に参加できます。
ただし、スマートフォンから参加する場合は、事前にアプリをインストールしておく必要があります。
準備が整っていれば、URLをクリックするだけでオンライン面接を開始できるため、操作性の良さが人気の理由の1つです。
Google Meet（グーグルミート）はGoogle社が運営する、無料のテキスト・ビデオチャットツールです。
G SuiteというGoogleのビジネス用グループウェアツールを導入している企業では、WEB会議で利用されるケースが多いため、こちらも知名度の高い無料ツールと言えるでしょう。
Google Meetを利用する場合には、担当者・求職者どちらもGoogleアカウントが必要になります。
企業アカウントがない場合も、個人でアカウントを作成すればGoogle Meetを使ったオンライン面接の実施が可能です。
求職者にURLを送信し、そこにアクセスすることでオンライン面接を開始できます。
Google Meetはパソコンとスマートフォンどちらでも利用できますが、スマートフォンから利用する場合はZoom同様アプリのインストールが必須です。
Whereby（ウェアバイ）は、ノルウェー生まれのWEB会議システムです。
以前は「appear.in」という名前で提供されていましたが、2019年8月に「Whereby」に名称を変更しました。
Wherebyはブラウザベースのツールであることから、パソコンで利用する際はアカウントを作成する必要がありません。
ただし、スマートフォンの場合はアプリのインストールが必要になるため注意しましょう。
求職者側にURLを送り、それをクリックすることで面接に参加できます。
ちなみに無料利用の場合、画面共有は20分までです。
しかし、20分経過後に改めて共有し直せば、画面共有を続けられるため、無料版でも不自由なく利用できるでしょう。
また、サイトやサービスの画面はすべて英語ですが、シンプルなデザインであるため問題なく利用できます。
BIZMEE（ビズミー）は、日本企業の株式会社grabssが提供する無料のWEB会議サービスです。
パソコン・スマートフォン問わず、アプリのインストールやアカウント登録不要でオンライン面接ができる点が大きな特徴です。
サービスサイトで任意のURLを作成し、求職者に共有するだけで面接の事前準備が完了します。
機能として、画面共有や議事録のほか、共有した資料に文字やハイライトの入力ができるなど、無料サービスにもかかわらず充実した機能が揃っていることも大きな魅力です。
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オンライン面接は、近年対面面接に代わる定番として人気を集めています。
場所を問わず、パソコンさえあれば完結する手法から、時間的・料金的コストを抑えられる点はもちろん、求職者側の心理的ハードルが低いことも人気の1つでしょう。
オンライン面接を行うにあたり、求職者との定期的な連絡や安定した回線環境、面接官の育成を可能にするオンライン面接ツールは、今後の採用活動に必須となるサービスです。
海外や地方に住む優秀な人材を確保するためにも、前向きな検討をおすすめします。
自社の抱える採用課題や目標を明確にした上で、必要な機能を絞り、さまざまなツールを比較して最適なオンライン面接ツールを導入しましょう。
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