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リファレンスチェックとは？実施の意味や質問内容、注意点を徹底解説
2023/10/31
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
「応募書類や面接だけでは求職者の本質を見抜くことは難しい」
「ミスマッチを理由に早期離職する人が多くて困っている」
など、採用活動に悩みはつきものです。
前職の関係者にヒアリングするリファレンスチェックは、多角的かつ客観的に求職者のことを把握できるため、ミスマッチによる早期離職を防げます。
本記事ではリファレンスチェックの概要、その必要性と質問内容、注意点について解説します。
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目次
リファレンスチェックとは、経歴照会、身元照会のことです。
求職者が申告した経歴や職務遂行能力・性格が事実とあっているかを、前職の上司や同僚にヒアリングします。
応募書類の情報や面接でのやり取りから、求職者とのマッチ度を見極めるのは、難しいものです。
リファレンスチェックを行うと、求職者の人柄や仕事ぶりを知る第三者の評価を直接聞けるため、入社後のギャップを減らし、採用のリスクを抑えることができます。
リファレンスチェックの流れは、
です。
求職者の同意なくリファレンスチェックを行うと、個人情報保護法に抵触するので、必ず本人の同意を得てから行いましょう。
リファレンスチェックは外資系企業で一般的に行われてきましたが、最近では国内でも導入する企業が増えています。
前職の上司や同僚といった第三者にヒアリングを行い、求職者の人柄や仕事ぶりを確認します。
前職の関係者へのヒアリングは電話が主流ですが、現在はZoomなどのビデオ議ツールを活用している企業もあります。
ヒアリングした内容は、求職者を第三者の目線から多角的に判断する材料となるため、見極めが難しいオンライン採用では、特にリファレンスチェックが役立つでしょう。
リファレンスチェックと類似しているものに前職調査がありますが、両者は調査内容が異なります。
リファレンスチェックが実績や人柄、コミュニケーション能力などを調査するのに対して、前職調査では学歴・職歴の真偽や、金銭トラブルの有無といった調査です。
現在は、個人情報保護の観点から前職の企業に尋ねても情報を入手しづらくなっており、前職調査をする企業は減っています。
リファレンスチェックを行う理由や目的は、入社後のミスマッチを減らすことです。
応募書類や面接だけでは、応募者が自己申告した情報しか得られないため、本人の実力を正確に判断するのは困難です。
たとえば、「できると思って採用したが、期待していたスキルがなかった」と入社後にギャップ感じた経験をお持ちの方もいるでしょう。
しかし、リファレンスチェックを行えば、入社後のミスマッチを防げます。
リファレンスチェックとは、経歴照会、身元照会です。
前職の関係者から応募者の情報をヒアリングするため、当人の経験やスキルレベル、仕事ぶりなどを事実ベースで把握できます。
客観的な情報を得られれば、必然的に採用の精度も増すため、ミスマッチが減少します。
また、前職でのトラブルや長期間の休職といった問題点も把握できるので、多面的な検討が可能です。
さらに、応募者の申告内容が裏付けられれば、企業側は安心できますし、応募者も虚偽がないことを証明できるため、信頼関係の構築にもつながるでしょう。
リファレンスチェックを行うのは、雇用主や人事部の担当者が一般的ですが、リファレンスチェックサービス業者が代行するケースもあります。
具体的な方法は、採用担当者が応募書類に記載された参照先の情報を確認し、電話やメールで対象者（前職の上司等）に連絡を取って確認します。
近年は電話ではなく、Zoomやスカイプ、Microsoft Teamsといったビデオ通話でのリファレンスチェックも増えてきました。
リファレンスチェックを行う際は、個人保護情報の観点から、必ず応募者の許可を得なければなりません。
応募者またはリファレンスチェック先から拒否されるケースがあることを、念頭に置いておきましょう。
リファレンスチェックとは？実施の意味や質問内容、注意点を徹底解説 TOPへ
では、リファレンスチェックを行うと具体的にどういったメリットを得られるのでしょうか。
応募書類の内容に虚偽があると、公正な選考ができません。
リファレンスチェックをすると、応募者の経歴や職歴に虚偽がないかどうかを確認できるため、公正な選考につながります。
また、経歴詐称などのトラブルを防ぐことも可能です。
書類や面接での自己PRは、応募者の主観的要素が強くなります。
リファレンスチェックを行うと、前職の上司や同僚から客観的な意見を聞けるため、求職者の能力や人柄を多面的に吟味できます。
求職者が認識していなかった長所を知ることもできますし、実績ベースではない貢献度を聞ければ求職者の再評価にもつながるでしょう。
引用：独立行政法人 労働政策研究・研修機構『第6章 早期離職とその後の就業状況』
労働政策研究・研修機構の調査によると、初職の離職理由は「労働条件」「人間関係」「仕事内容」が上位を占めることが分かりました。
リファレンスチェックは、求職者の人柄やスキル、人間関係の築き方などを把握できるため、「人間関係」と「仕事内容」によるミスマッチ防止に有効です。
自社の社員との相性や業務の適性を判断しやすくなるため、誰とどんな仕事をさせたらよいのか、入社後の配置にも活用できます。
また、ミスマッチも防げるため、早期離職の防止にもつながります。
リファレンスチェックでは、遅刻や欠勤といった求職者の前職での勤務態度を確認できます。
勤務態度に問題がある求職者を入社前に把握すれば、早期離職のリスクを大幅に低減できるでしょう。
また、退職理由や働く上で何を大切にしていたかについて、前職の関係者にヒアリングすると、求職者にあった条件や働き方、労働環境を提供できます。
リファレンスチェックを行うと、応募者が前職でどんな仕事にやりがいを感じていたか、どんな価値観を持って仕事をしていたかが分かります。
求職者がパフォーマンスを発揮できるポジションや、やりがいを感じる業務内容を提示できれば、採用成功率が向上します。
リファレンスチェックとは？実施の意味や質問内容、注意点を徹底解説 TOPへ
リファレンスチェックを行うタイミングは、書類選考時から内定後まで企業によってさまざまですが、多くは内定前の最終チェックとして行います。
というのも、内定通知すると労働契約が成立したとみなされるため、正当な理由がないと内定取り消しができないからです。
リファレンスチェックは、採用担当者もしくは第三者機関が、求職者の前職の上司など複数人にヒアリングを行います。
一般的には電話やメール、面談で行いますが、最近はZoomやスカイプといったビデオ会議ツールで行うケースも増えています。
ここからは、リファレンスチェックの実施パターンについて解説します。
求職者にリファレンス先を紹介してもらう方法です。
リファレンス先にチェックの目的などを伝えてもらい、求職者の業務内容や人柄を知る上司や同僚2人以上にヒアリングします。
求職者が上級管理職の場合、部下を紹介してもらうこともあります。
最近では、リファレンスチェック代行サービスを利用する企業も多いです。
自社で求職者のリファレンス先を探す場合は、必ず本人の同意を得てから行います。
同業からの転職者であれば、業界のネットワークを使ってリファレンス先を探すこともできますが、代行サービスや転職エージェントへの委託が一般的です。
「求職者から紹介してもらう場合」と「自社で探す場合」のいずれも、前職の会社にリファレンスチェックへの知識と理解がないと実施は難しくなります。
個人情報を話すことに抵抗がある会社の場合、協力が得られないことがあります。
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リファレンスチェックとは？実施の意味や質問内容、注意点を徹底解説 TOPへ
具体的な質問内容は、「勤務態度」「人物像」「スキル」に分類されます。
リファレンスチェックは相手の業務時間内に行うため、短時間で必要な情報を得るようｎ工夫が必要です。
なお、質問ごとに期待する回答を考えておきましょう。
期待と違う回答が返ってきた際、「なぜ？」と深掘りしていくと、求職者への理解が深まります。
では、それぞれの質問内容の具体例を見ていきましょう。
応募書類に記載された経歴（在籍期間）の事実確認、実績の事実確認をします。勤務状況、勤務態度、ハラスメントの有無についてヒアリングします。
コミュニケーション能力や性格・特性についてヒアリングします。
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リファレンスチェックを行う際に注意すべき点があります。 本項では、個人情報保護法に関することからヒアリング結果の評価の仕方まで、詳しく解説します。
リファレンスチェックの際は、求職者の個人情報に留意しましょう。
「個人情報の保護に関する法律」の第2条第3項に規定される「要配慮個人情報」には特に注意する必要があります。
“本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報”
また、同法には「個人データの第三者提供の制限規定」があるため、求職者本人の同意がない限り、前職の企業は個人データを第三者に提供できません。
法令を遵守した上で、ヒアリングしましょう。
リファレンス先として考えていた人から協力を得られなかった場合、他の上司や同僚・部下に依頼します。
求職者にはあらかじめ複数のリファレンス先を紹介しておいてもらいましょう。
リファレンスチェックは、時間と手間がネックとなり、協力してもらえないこともあります。
オンラインアンケート形式のヒアリングサービスなどを活用して、できる限り相手の負担を減らしましょう。
リファレンスチェックを通じて、経歴詐称や虚偽記載が発覚した場合、不採用や内定取り消しを検討するでしょう。
しかし、内定を通知した時点で「始期付解約権留保付労働契約」が成立したとみなされるため、客観的かつ合理的で社会通念上相当な理由がない限り、内定取り消しはできません。
リファレンスチェックに引っかかったからといって、必ずしも内定を取り消せるわけではないので、注意が必要です。
内定取り消しが認められるかどうかはケースバイケースとなるため、法律の専門家の判断を仰ぎましょう。
よって、リファレンスチェックは内定を出す前に行うのがおすすめです。
なお、リファレンスチェック後に頻繁に不採用を出すと、イメージダウンにつながるため、求職者の評価を補強し、入社後の適材配置の参考として行うと良いでしょう。
リファレンスチェックは、面接での評価を補強するために行うものと認識しましょう。
求職者がリファレンス先を紹介する場合、自分にとって都合の良い回答をしてくれる人を選ぶ可能性があります。
また、リファレンス先が求職者のマイナス面を客観的に伝えてくれるとは限りません。
そのため、リファレンスチェックで得た情報に頼りすぎず、合否判断はあくまで総合評価で行いましょう。
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リファレンスチェックは応募者の個人情報を扱います。
専門的な知識がないと、誤って個人情報保護法に違反する可能性があります。
トラブルを防止するためにも「リファレンスチェックに特化したサービス」を利用しましょう。
ここからは、企業のリファレンスチェックを支援する6つのサービスをご紹介します。
ROXX社が提供する、オンラインで完結するリファレンスチェックサービスです。
2019年10月にリリースされ、サイバーエージェント株式会社や株式会社メルカリといった大手IT企業を中心に、500社以上の導入実績があります。
一番の特徴はオンラインで全て完結するため、低コストであるという点が挙げられます。
また、オンラインで手軽にリファレンスチェックを行えるので、平均して3日、90％以上の回答率でチェックを行うことが可能です。
株式会社リーディングマークが提供している、クラウド型のリファレンスチェックサービスです。
初期費用無料、1件2万円というリーズナブルな価格で利用できます。
システムは弁護士監修のもとに作成され、コンプライアンスを遵守しているため、安心して利用できます。
株式会社HRRTが提供している、リファレンスチェック代行サービスです。
前職での評価や魅力、退職理由を知ることができるサービスで、1名から利用できるプランもあるので、中小企業は使いやすいでしょう。
SNSを中心とした、web風評を調査するプランもあり、より具体的に求職者の情報を得ることが可能です。
株式会社KUROKOが提供する、定額使い放題のオンライン型リファレンスチェックサービスです。
一番の特徴として、月額1万円で使い放題という業界最安のサービス料があげられます。
ネンタメでは初期費用もかからないため、リーズナブルに利用することが可能です。
さらに、英語でのリファレンスチェックもできるので、グローバル人材の採用にも活用できます。
リファレンスチェック回答日数の平均は3日程度なので、選考スピードを落とさずにチェックが実施できる点が大きなメリットです。
ヘッドハンティングのジーニアス株式会社が代行して行う、リファレンスチェックサービスです。
人事と調査のプロが、的確な調査により客観的に対象者を評価してくれます。
さらに客観的な調査レポートに加え、採用のプロフェッショナルがインタビューすることにより、採用候補者の能力や状況をより具体的に把握することが可能です。
新卒・中途採用はもちろん、重要ポジションへの登用などにも活用できます。
URL：https://www.genius-japan.com/solution/refarence/
LIF株式会社が提供する、オンライン自動リファレンスチェックサービスです。
採用予定者へのリファレンスチェック提出依頼や推薦者へのお礼、フォローアップまでの全てをオンラインで完結させることができます。
言語は、英語の他に中国語にも対応しており、グローバルな採用にも活用可能です。
提出されたリファレンスシートは、しっかりとセキュリティ管理されている「oxalisサーバー」に保存しておくことができるので、個人情報の管理も安心して任せられます。
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本記事では、リファレンスチェックの概要とメリット、行うべきタイミング、具体的な質問内容、注意点について解説しました。
リファレンスチェックは、事前に求職者のレベルや人柄に触れ、自社に必要な人材に内定を出すために行います。
求職者の実績や人柄、パフォーマンスを発揮しやすい環境を把握できるため、採用成功率をあげ、ミスマッチによる早期離職を防止できます。
自社の採用活動にリファレンスチェックの導入を検討してはいかがでしょうか。
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