雇用契約書とは?労働条件通知書との違いや記載方法について解説

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雇用契約書とは?労働条件通知書との違いや記載方法について解説

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雇用契約書や労働条件通知書と聞いた時、雇用時に必要な書類であることは想像に難くないと思います。しかし、「この2つにどのような違いがあるのかは分からない」という人は多いのではないでしょうか。

このページでは、雇用契約書や労働条件通知書との違いについて。また、雇用契約書への記載事項、雇用形態ごとの注意点、雇用契約書のひな形や法改正により新しく認められた明示方法も合わせて紹介しています。

1. 雇用契約とは?

雇用契約とは、「従業員になろうとする者が会社へ労働力を提供し、会社はその労働力に対して報酬を支払うことを約束する契約」のことです。民法623条では、雇用について下記のように規定されています。

民法第623条(雇用)
雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。

引用:電子政府の総合窓口e-Gov「民法 第623条」

雇用関係は、双方の合意があれば口頭でも成立します。しかし、口頭のみではトラブルなどが起きた際に契約内容を証明することが難しくなるため、一般的には雇用契約書を交付します。

2. 雇用契約書と労働条件通知書の違いは?

雇用契約書に類似した書類に労働条件通知書があります。労働条件通知書とは、使用者が労働者に対して労働時間や賃金、休日などの労働条件を明示するための書類です。
労働基準法第15条によって交付が義務付けられていますが、労働者の署名・または記名・押印は必要ありません。

労働基準法第15条(労働条件の明示)
使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

引用:電子政府の総合窓口e-Gov「労働基準法 第15条」

一方、雇用契約書は、使用者と労働者が契約内容を確認した上で署名または記名・押印し、双方が保管するものです。
記載される内容は労働条件通知書とほぼ同じですが、法的な作成義務はありません。

つまり、雇用契約書と労働条件通知書の違いは、作成義務の有無、合意が必要か否かという点です。

  • 労働条件通知書⇒会社が一方的に通知する書類(義務・合意は不要)
  • 雇用契約書⇒労働条件に合意したことを証明する書類(任意・合意が必要)

ではなぜ、作成義務のない雇用契約書を交付する企業が多いのでしょうか。
労働契約法には、「労働契約の内容の理解の促進」というルールがあります。(義務ではない)

労働契約法第4条(労働契約の内容の理解の促進)
使用者は、労働者に提示する労働条件及び労働契約の内容について、労働者の理解を深めるようにするものとする。

引用:電子政府の総合窓口e-Gov「労働基準法 第15条」

労働条件通知書で「これがあなたの労働条件ですよ」と一方的に条件を開示するだけではなく、労使双方が理解し、内容を確認するために雇用契約書を作成するのです。

また、雇用契約書は、「労働条件について合意があったこと」という契約内容を客観的に証明できるため、給与や労働時間など雇用に関する様々なトラブルを防止することにもつながります。

3.雇用契約書に記載すべき事項はなに?

雇用契約書には、労働条件通知書と同様の内容を記載するのが一般的です。
労働条件の明示事項に沿って「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」を網羅するよう作成しましょう。

3-1.絶対的明示事項

「絶対的明示事項」は、労働条件の主要な部分であり、常に明示しなくてはならない事項です。(労働基準法施行規則5条)

1.労働契約期間
期間の定めがない場合…「期間の定めなし」と記載します。労働契約期間に定めのある契約社員などの場合…「機関の定めあり」と記載し、『期間』、『契約更新の有無』、『更新の判断基準』を明示しましょう。

2.就業場所
労働者が勤務する場所を記載します。
例)株式会社○○東京本社 東京都○○区…就業場所には、上記のように住所もあわせて記載することが一般的です。就業場所が変更になる予定の場合も、雇い入れ直後の就業場所を記載します。

3.業務の内容
労働者が実際に従事する業務内容を記載します。業務内容が多岐にわたる場合は、複数記載しても構いません。

4.始業・終業時刻
始業・終業時刻を記載します。変形労働時間制やフレックスタイム制がある場合、その旨も明示してください。シフト制など始業・終業時刻が日によって変わる場合は、適用されるパターンの時刻を記載します。パターンが多い場合は、原則的な時刻を記載し「詳細は就業規則第○条」と明記しましょう。

5.所定労働時間を超える労働の有無
残業の有無を記載します。法定労働時間(1日8時間)ではなく、会社が定めた所定労働時間を超える労働時間について記載してください。所定労働時間を7時間に設定している際、それを超えて働くことがある場合は「残業有」となります。

6.休憩時間所定労働時間に対する休憩時間を記載します。労働基準法第34条により、労働時間が『6時間超8時間以下の場合…少なくとも45分間』、『8時間超の場合…少なくとも1時間』の休憩時間を与えなくてはならない、と規定されています。

7.休日・休暇
休日や休暇について記載します。
【休日について】…労働基準法第35条により、週1日もしくは、4週間に4日の休日を労働者に与えなくてはなりません。休みが決まっている場合は、「毎週土曜・日曜日、国民の祝日」など具体的に記載します。シフト制の場合は、「シフト表による」などと記載した上で、「詳細は就業規則第○条」と明記しましょう。
【休暇について】…年次有給休暇や慶弔休暇、育児休暇、介護休暇など会社で定めている休暇について記載します。要件などは「詳細は就業規則第○条」と明記しておきましょう。

8.交代勤務
交替勤務制の場合は、終業時転換に関する事項を記載します。終業時転換に関する事項は、『それぞれの始業・終業時刻(早番/中番/遅番など)』、『勤務割を決める間隔(1ヶ月毎など)』、『通知する期間(いつまでに通知するか)』といった内容を明記します。

9. 賃金
【賃金の決定や計算】…賃金がどのように決められているのか、分かるように記載します。月給・日給・時間給などの基本賃金について記載し、諸手当や残業代の計算方法を明示しましょう。
【支払方法】…どのような方法で賃金を支払うのか記載します。『手渡し』、『振り込み(金融機関への振り込みは、労働者の同意が必要)』
【締め切りや支払時期】…会社で定められている賃金の締め切り日や支払い日について記載します。『賃金締切日:毎月末日』、『賃金支払日:毎月15日』…など。

10.退職(解雇の事由を含む)
解雇を含む退職に関する事項を記載します。具体的には、『定年制の有無(年齢も記載)』『継続雇用制度の有無(年齢も記載)』『自己都合退職時の手続き(いつまでに届け出るか)』、『解雇事由や手続きの概要についての記載です。』また、上記の詳細は就業規則の何条で規定しているかもあわせて記載しましょう。

昇給の時期や、業績などを考慮して行うことなどを記載します。※絶対的明示事項に含まれていますが、書面での明示義務はなく、口頭による明示も認められています。

3-2.相対的明示事項

相対的明示事項は、会社に規定がある場合のみ明示する必要のある事項です。(労働基準法施行規則5条)

1.退職手当
退職手当支給制度があれば、計算方法や支払い時期などを記載します。

2.臨時の賃金・賞与など
業績などに応じて支払われる報奨金やボーナスについて記載します。具体的には、『賞与の有無』、『支払い時期』、『賞与額の決定事由』などについてです。

3.労働者に負担させる食費・作業用品など
従業員が負担する費用について記載します。『社員食堂などの従業員が実費で利用する場合』、『工具や作業着を従業員が負担する』など、従業員が負担する場合はその旨を記載しておきましょう。

4.安全衛生
業務を行うにあたり、機械設備の就業前点検や保護具着用の有無などが定められている場合、その旨を記載します。また、健康診断の時期、喫煙所場所が定められている場合も内容を記載しましょう。

5.職業訓練
業務に必要な職業訓練の受講などが定められている場合は記載します。

6.災害補償、業務外の傷病扶助
労働者が業務中にケガをした場合や、病気になった際の補償について記載します。

7.表彰、制裁に関する事項
表彰制度や制裁(懲戒)についての定めがある場合、その内容を記載します。

8.休職に関する事項
バースデー休暇など、会社独自の休職制度がある場合は記載します。

4. 正社員・契約社員・パート・アルバイトごとで注意する点は?

先述した通り、雇用契約は正社員のみならず、すべての従業員が対象となります。

ここでは、「正社員」「契約社員」「パート・アルバイト」の雇用契約書作成時の注意点についてご紹介すると共に、試用期間がある場合の注意点にも触れていきます。

【正社員】
正社員は契約期間の定めがないため、契約期間中に転勤や業務内容が変わる可能性が考えられます。
●転勤の有無…就業場所の記載は「絶対的明示事項」の一つですが、雇用後に就業場所が変わる可能性がある場合、転勤の有無についても記載する必要があります。「全国(あるいは国内外)の支店へ転勤を命ずる場合がある」などと追記し、口頭でも説明しましょう。
●業務変更の可能性…業務内容も「絶対的明示事項」の一つですが、人事異動や職種変更などが発生することもあります。業務内容が変更になる可能性がある旨を追記しておきましょう。

【契約社員】
契約社員は契約期間に定めがあるため、「労働契約の期間」「契約更新の有無」「更新の基準」を明示する必要があります。
「労働契約の期間」…労働契約の期間を明記します。
「契約更新の有無」…労働契約の期間の満了後更新があるのかどうかについて記載します。また、更新があっても更新を行わない可能性がある場合はその条件についても記載します。
「更新の基準」…更新を続ける場合、続けない場合の基準について明記しておく必要があります。

【アルバイト・パート】
アルバイト・パートの契約期間は、臨時もしくは長期的な仕事かによって、有期・無期が決まります。有期の場合は、契約社員と同様の点に注意が必要です。
雇用契約書には、「絶対的明示事項」「相対的明示事項」に加え『昇給の有無』『退職手当の有無』、『賞与の有無』、『相談窓口』についても、明示する必要があります。相談窓口は、アルバイト・パートの不満や悩みを相談する窓口です。総務部などの部署や特定の社員を指定しても構いません。

試用期間がある場合の注意点

正式採用するか否か見極めるために「試用期間」を設ける場合があります。雇用契約書は試用期間が開始した時点で作成しましょう。
雇用契約書には、『試用期間の明示、『試用期間中の賃金、『正式採用しない可能性の説明』について、明記してください。

正式採用しない可能性の説明

正式採用しない可能性がある旨を説明する必要があります。
ただし、労働契約法第16条により「客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当とされる場合」に限り、解雇が許されています。
例)経歴詐称や○日以上の無断欠勤といった、就業規則上の解雇事由に該当した場合など

5. 雇用契約書がない場合はどうなる?

雇用契約書は、交付を義務付けられている書類ではないため、発行していなかったとしても罰則はありません。
ただし、労働基準法第15条により「労働条件の明示義務」が定められているため、労働条件通知書まで交付していなかった場合には、労働基準法違反として30万円以下の罰金を科される可能性があります。(労働基準法120条)

労働条件の明示義務を怠ると法律違反になりますが、口頭で合意している限り労働契約は成立しているため、雇用関係は維持されます。

雇用契約書がないことで想定されるトラブルとは

雇用契約書を交付しない場合、労使双方が労働条件について合意した証明ができません。
そのため、労働者との認識違いなどが発生した際、「入社前に聞いていた条件と違う」など雇用に関するトラブルが発生し、退職されてしまう可能性があります。※提示された条件と実態が異なる場合、労働者は一方的に雇用契約を破棄・無効にする権利が認められています。

罰則規定の有無にかかわらず、トラブル回避のために雇用契約書を交付し、労働者との認識を統一させましょう。

6. 雇用契約書(労働条件通知書)のひな形にはどんなものがある?

雇用契約書や労働条件通知書は、「絶対的明示事項」と「相対的明示事項(該当する規定がある時)」、雇用形態別に必要な記載事項が網羅されていれば、どのような様式でも構いません。

雇用契約書と労働条件通知書を別々に作成する企業もありますし、「雇用契約書 兼 労働条件通知書」という形で一枚にまとめる企業もあります。
雇用契約書のひな形は、インターネット上で多数無料公開されていますが、必要事項が網羅されていないものもあるため、注意が必要です。
ここでは、厚生労働省で公開されている労働条件通知書のひな形をご紹介します。雇用契約書と兼ねるには、署名または記名・押印欄を設けましょう

正社員・契約社員用

一般労働者用:常用、有期雇用型

アルバイト・パート用

短時間労働者用:常用、有期雇用型

派遣労働者用

派遣労働者用:常用、有期雇用型

外国人労働者用

外国人労働者向けモデル労働条件通知書(英語)

参考:厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー

ちなみに、これまで労働条件の明示は、書面による交付のみとされてきました。しかし、2019年4月に施行された法改正によって、電子メールなどによる明示も可能になりました。

具体的には、FAX、 EメールやYahoo!メール、GmailなどのWebメールサービス、LINEやメッセンジャー等のSNSメッセージ機能などによって代替することが可能です。

但し、労働者本人が希望していることや、出力して書面として残せる形態であることなどの条件があります。詳しくは社労士や所管のハローワークなどへお問い合わせください。

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