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採用担当者必見！採用成功のコツ・採用担当者の仕事内容を徹底解説！
2024/1/12
初めて採用担当者になった際、業務の始め方や進め方に戸惑いを感じる人は多いです。
組織の成長や事業拡大に大きな影響を与える採用計画は、企業規模や事業計画を踏まえて、効果的な戦略を立てる必要があるでしょう。
そのためには、まず基本的な採用活動の流れや、採用におけるポイントを押さえておくことが重要です。
この記事では、新たに採用担当者となった人に向けて、採用担当の仕事内容や採用を成功させるコツについて解説します。
また、採用担当者に向いている人と向いていない人の特徴についても紹介しますので、採用担当者を決定するときの参考にしてください。
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目次
採用担当者は企業の人事部において、採用に特化した業務を担当するポジションです。
人事は組織を形成する基盤となると同時に、事業成長に重要な役割を果たします。企業の成長を支えるのは人材であり、中長期的な事業戦略を立てる際に採用活動の成功は欠かせません。
採用担当者には、「企業にとって必要な人材の採用を成功させることで、企業の成長に貢献する」というミッションがあります。
近年、少子高齢化による労働人口の減少や、働き方や価値観の多様化によって、優秀な人材を採用することが難しくなっています。
自社に必要な人材を採用するために、採用担当者は採用計画に基づいた戦略的な採用活動を展開する必要があるでしょう。
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採用担当者は新卒採用、中途採用を問わず、企業が新たな人材を雇用するための業務に携わります。
採用担当の業務として書類選考や面接が一般的に認識されていますが、それだけでなく採用計画の策定から採用手法の選定、内定者フォローや入社後のサポートまで、幅広い業務が含まれています。
さらに、エントリー管理や面接の実施に伴う関係部署への連携、内定通知の発送といった事務作業も多いです。
以下で詳しく紹介します。
採用活動は、採用計画の策定から始まります。
採用活動の最初に「どの部署に、いつ、何人、どんな人を、どんな手法で採用するか」といった、採用の基本となる計画を明確にすることで、採用活動をスムーズに進められます。
採用計画は事業目標を把握し、必要な人員やスキルを明確にする必要があります。
例えば、売上を伸ばす目標がある場合でも、達成するには戦略的なマネジメント層や実際の顧客対応が求められる営業スタッフといった異なる人材が必要です。
また、年間採用計画を策定することによって、スムーズな採用活動が可能です。
入社のタイミングや選考スケジュールを企業の動向に合わせることで、効果的で戦略的な採用活動ができます。
採用活動では、求める人材の人物像を明確化することが重要です。人物像があいまいだと、採用後に企業の求める人物と大きく相違していたということも起こりかねません。
せっかく採用活動に時間をかけても、企業にとって必要な人材が採用できないと、会社の成長を妨げる可能性があります。
求める人物像を明確にするには、なぜ採用活動をするのかを考え、事業成長を促進する人材にはどのような特徴が求められるのかを深堀りしていきましょう。
配属予定の部署や企業上層部へのヒアリングを通して、経験やタイプ、人柄、スキル、資格、年齢、性別などの要素を社内で共有し、その条件がなぜ必要なのか理解を深めることで、求める人物像に合致する候補者を見極めやすくなります。
また採用担当者には、条件が厳しすぎる場合に必要最低限の条件に絞り込むといった、採用条件の現実的な判断が求められます。
例えば営業経験のある人を採用したいと考えたときも、その要因を理解し、例えばコミュニケーション力がある未経験者を広く募集するといった柔軟な発想が必要です。
求める人物像が明確になったら、次に採用手法を選定します。
採用する人の属性や難易度に応じて、採用手法を選ぶことが重要です。
例えば採用条件が幅広く、多くの人から応募してほしい場合は、大規模な転職サイトや求人媒体を利用することが適しています。
また求める資格や経験が明確な場合は、「人材紹介」「ヘッドハンティング」「ダイレクトリクルーティング」がおすすめです。
自社の社風に合った人材を時間をかけて採用したい場合は、「リファラル採用」「ミートアップ」といった手法も良いでしょう。
他にも合同説明会や転職フェアへの参加、スカウトサービスなど多岐にわたる採用手法が存在します。
近年では、SNSを活用したソーシャルリクルーティングなど新しい手法も登場していますので、最新の採用情勢を意識して新たな手法にも挑戦してみましょう。
採用手法が確定したら、次に募集要項を作成しましょう。
募集要項は、求人広告や公開採用情報に掲載するもので、具体的な業務内容や応募条件、労働条件の詳細をまとめたものです。
求職者が求人に魅力を感じ、応募に必要な情報を得られるような要項の作成を心がけましょう。
募集要項は、以下の項目を含んで作成します。
募集要項には、具体的で詳細な記載が求められますが、企業の要望に基づいて必要な情報を提示することが重要です。
ただし、法的な制約や採用プロセスの透明性を考慮し、記載してはならないNG項目も確認しておきましょう。
採用活動において、応募者の選考プロセスは非常に重要です。
現在の求人市場では、有効求人倍率の上昇から求職者が優位となり、スピーディーな選考が求められます。
応募があれば24時間以内を目途に、できるだけ早く返信をし、選考プロセスの透明性を保ちながら、迅速に選考を進めていきましょう。
例えば、1次選考の案内は1週間以内に行うのが理想的です。
さらに不採用の場合でも、無連絡やテンプレートメールの返信ではなく、丁寧かつ迅速に連絡を行うことで、求職者との信頼関係の構築と企業イメージの向上に影響します。
面接では、事前に社内で評価ポイントを共有し、公平かつ一貫性のある選考を心掛けることが必須です。
面接者が複数いる場合は、評価ポイントを基にした評価シートを活用するのも良いでしょう。
プライバシーに触れる質問には注意し、不適切な質問がないよう、事前に情報を共有するといった事故防止に努めることも採用担当者の仕事の一つです。
新卒採用、中途採用ともに、内定から実際の入社までには一定の期間があきます。
この期間中、内定者が入社への意欲を保ち続けるためには、「内定者フォロー」が重要です。
内定を受けた段階で入社が確定していても、転職に伴う不安や疑問はつきものでしょう。
単なる入社手続きだけでなく、入社後にスムーズに組織に馴染めるように受け入れの準備を整えることも採用担当の大切な仕事の一つです。
内定から入社までの期間がある場合は、配属先部署との軽い座談会や懇親会を催すのも良いでしょう。
また、採用担当者が定期的に内定者の状況を確認するなど、接点を途切れさせないよう心掛ける必要があります。
このようなアプローチにより、内定者とコミュニケーションを図りながら、入社までモチベーションを維持することが可能です。
採用した人材が入社したからといって、採用活動が終了するわけではありません。
企業にとっては入社した人材が定着し活躍することが重要です。
そのため、新入社員が早期に辞めてしまうと、採用活動が失敗したと認識されてしまう恐れがあります。
入社後に働きやすい環境を整備するためには、配属部署との連携が欠かせません。
早期離職を防ぎ、入社後も戦力として定着させるためのサポートも、採用担当者にとって仕事の一環です。
また入社後のフォローとして、メンター制度を導入する企業も増えており、採用担当者が率先して動く場合もあります。
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採用を成功させるには、ポイントを押さえた採用活動を行うことが重要です。
採用担当者が意識すべき、採用のコツについて解説します。
まず初めに、採用の目的を明確にすることが重要です。
経営層が描く経営ビジョンに対して、新しい人材の採用がどのような実績を生み出すのか、事業計画を参考に考える必要があります。
人事部や採用担当だけでは採用計画は立てられません。
経営陣や現場の責任者とのヒアリングを通じて、現状や将来の方針を確認するのが良いでしょう。
例えば、「5年後に売上を2倍に」「12月までに全国に10拠点展開」といった具体的な目標があれば、必要な人的リソースを特定できます。 逆に、「退職や休職による人材不足の解消」といった課題があれば、期限や必要となる人数が自ずと明らかになります。
採用活動のゴールは、新しい人材を採用することではなく、その人材が定着し活躍することによって、企業の成長を促進することです。
採用の目的を常に認識し、採用活動に携わる関係者が共通の理解を持つよう努めましょう。
採用要件は、採用すべき人材の特性や能力を定義した基準であり、採用活動において求める人物像を明確にするのに重要です。
採用要件を定めることで、主観的な感覚ではなく客観的な判断で選考が行えるため、スムーズで厳格な採用活動ができます。
また明確な基準があることで、選考段階で候補者を適切に評価し、活躍できる人材を見極めやすくなります。
そのため、企業と応募者のミスマッチを防ぎ、早期離職率を低減させる効果も期待できるでしょう。
さらに採用要件の明確化は採用のスピードを向上させます。
候補者の選考が迅速かつ効率的に進むだけでなく、公正な選考プロセスによってブレを抑制し、目指す人材の迅速な獲得を実現します。
入社にあたって、求職者はその企業にどのような魅力があるのかを重視します。
自社の魅力を整理することによって、求職者に的確に自社をアピールすることが可能です。
自社の魅力を整理するには、まず特徴と魅力を分けて考えてみましょう。
例えば、「従業員数10名」は特徴であり、「少数精鋭組織で裁量を持って働ける」は魅力です。
特徴と魅力を分けることによって、自社の強みを明確に理解できます。
また、「魅力を具体化すること」もポイントです。
整理する際は箇条書きでまとめることも可能ですが、求人に掲載する際は、具体的なエピソードを盛り込むとより良いでしょう。
例えば、「社員の仲が良い」という魅力を単に述べるのではなく、実際のエピソードや活気ある社内イベントを挙げ、求職者に具体的なイメージを提供することで求人の効果を高めます。
採用面接では、適切な質問を通して候補者を評価することが重要です。
面接の手法には大きく分けて「構造化面接」と「非構造化面接」の2つがあります。
構造化面接は、事前に用意された質問と評価基準に基づいて進行する面接です。
どの面接官が担当しても評価のブレが少なく、選考を公正かつ円滑に進めることができます。
一方で、非構造化面接は、面接官が柔軟に質問し、臨機応変に評価する手法です。
候補者を深く理解することができますが、面接官の力量や主観が影響するため、安定した評価が難しいとされています。
初めての採用担当者で、面接の進行方法を一から構築する場合は、構造化面接を基準にすると良いでしょう。
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採用担当に向いている人の特徴はいくつかあります。
→個人情報や機密情報に触れる機会が多いため、慎重で誠実な性格が求められます。
→候補者との信頼関係を構築すると同時に、自社の魅力を的確に伝えられると良いでしょう。
→調整業務や臨機応変な対応が苦ではなく、変化する採用市場にも柔軟に対応できる人が向いています。
採用担当に向いている人がいる一方で、向いていない人もいます。
→感情に左右されずに客観的な判断が求められる採用の立場には向きません。
→企業のビジョンや魅力を伝えることが難しいため、効果的な採用活動が難しいでしょう。
→候補者からの信頼を損ない、企業全体のイメージに悪影響を与える可能性があります。
採用担当者に向いている人の詳細は「採用担当に向いてる人と向いていない人」で詳しく解説しております。
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業種によって、アピールすべきポイントや利用する求人媒体は異なります。
採用活動を成功させるには、業種に合わせた採用のコツを押さえることが重要です。
介護職の採用を成功させるためには、事前に明確な採用基準を設定し「どんな人材なら自社で活躍できるか」を分析することが重要です。
介護職はどこも人材が不足している傾向があります。そのため介護職経験者のみでなく、介護職未経験者の採用を検討するのも一つです。
他の職種に比べて採用難易度が高い中で、未経験者でも活躍できるポテンシャルを持つ候補者は多いです。
企業によっては、未経験者が安心して働けるように受け入れ体制を整えたり、資格取得支援制度を導入したりして、積極的に未経験者を採用しているところもあります。
経験者にこだわりすぎず、幅広く候補者を検討する姿勢が、介護職の採用成功につながるでしょう。
IT業界のエンジニアは人材不足が深刻化しています。そのため、他の業界に比べて採用難易度が高めです。
エンジニア採用を成功させるためには、自社のアピールポイントを明確にし、求職者にとって入社するメリットを分かりやすく伝えることが重要でしょう。
また、職位や経験、スキルによって、適切な報酬を設定することで、優秀な人材からの応募が期待できます。
優秀なエンジニアを採用したい場合、人材紹介やヘッドハンティングも視野に入れましょう。すでに自社で働く社員に人材を紹介してもらう「リファラル採用」も効果的です。
紹介を利用することによって、求人サイトへの掲載と比べて、自社にとって適した人材を採用することができるでしょう。
薬剤師の採用を成功させるためには、まず競合分析が欠かせません。
近隣の他社求人と比較し、自社の差別化ポイントを把握することで、独自の魅力を引き立てることができます。
次に、求人票を充実させましょう。
給与や待遇、職場の雰囲気を詳細に記載することで、求職者とのミスマッチを減らし、応募数の増加を期待できます。
以上をふまえた上で、薬剤師や医療関連の求人を専門に扱う求人サイトに情報を掲載したり、人材紹介会社を利用したりするのがおすすめです。
特に医療関連の求人サイトを利用することで、「薬剤師として転職したい」と強く考えている求職者の応募が増加します。
そのため、入社後のミスマッチが起きにくいメリットがあるでしょう。
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採用活動において、採用担当者が携わる業務は幅広いです。
また、新卒採用と中途採用が並行して進行することも多いです。
「採用担当者になったけれど、激務で仕事が追いつかない」
「うまく採用活動が進められなくて辛い」
このような悩みも、あるかと思います。
しかし、採用のコツを掴むことで、ミスマッチを防げたり、求めている人材を採用できたりと採用活動を成功へと導けます。
採用活動の基本的な流れから採用計画の立案、入社後フォローまでの流れとコツを理解し、企業の成長に寄与できるような採用活動になるようにしましょう。
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