採用代行のメリットとデメリット!業者選定のポイント、費用相場について

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採用代行のメリットとデメリット!業者選定のポイント、費用相場について

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採用代行 こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です!
採用活動には手間もコストもかかり、採用担当者にかかる負担は非常に大きなものです。

近年では採用手法が多様化していることもあり、自社に合った人材を獲得するためにはトレンドを取り入れた採用活動が欠かせません。

そこで、採用担当者の負担を減らしつつ、採用市場の動向や最先端の採用手法を導入する方法として、採用代行サービスが登場しました。

この記事では、採用代行サービスのメリット・デメリット、選定のポイントや費用相場についてご紹介します。

【1】採用代行とは?

採用代行とは、採用に関する業務を外部に委託することです。
「RPO=Recruitment Process Outsourcing(リクルートメント・プロセス・アウトソーシング)」とも呼ばれ、採用に関するさまざまな業務を企業に代わって行います。

近年では、インターネットの普及や少子高齢化の影響から、採用手法が多様化・長期化・煩雑化し、人材獲得に効果的な手法やノウハウの蓄積が難しくなっています。

特に、採用担当者が採用以外の業務も兼任している場合、採用トレンドに合った手法を取り入れながら採用活動を行うのは、非常に負担が大きいです。

採用業務の一部もしくは全部をアウトソーシングすれば、採用業務の中でも特に重要な面接などのコア業務や、通常業務に集中できます。
採用代行業者は、最先端の採用ノウハウを持ったプロのため、RPOを利用すると質の高い採用活動が実現します。

つまり、採用担当者の負担を減らすとともに、最先端の採用手法とプロの採用ノウハウを使って採用業務を行えるのが、採用代行サービス(PRO)なのです。

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【2】採用代行で依頼できる業務

採用代行に依頼できる業務には、どんなものがあるのでしょうか。
採用活動におけるノンコア業務とコア業務に分けて、アウトソーシングできる業務を見ていきましょう。

2-1ノンコア業務代行

ノンコア業務(間接業務)とは、いわばその企業の採用担当者でなくても構わない業務のことです。

例えば、

  • 求人媒体の選定・運用、スカウトメールの配信
  • 人材紹介会社の選定
  • 会社説明会での配布物準備、会場の予約
  • 合同説明会での呼び込み
  • エントリー受付・対応、合否連絡などの電話・メール連絡
  • 説明会や面接の日程調整
  • リマインド連絡
  • 各種問い合わせ対応
などの業務が挙げられます。

新卒採用で合同説明会、会社説明会などを行う場合、ノンコア業務が大幅に増えます。

こうした雑務をアウトソーシングし、採用担当者の負担を減らせば、コア業務だけに集中したり、業務を滞らせることなく進めたりすることが可能です。

2-2コア業務支援、代行

コア業務とは、その企業の採用担当者にしかできない業務のことです。
コア業務をアウトソーシングする場合、「ノウハウが足りず採用のプロの手法を取り入れたい」「新しい考え方を入れたい」などの問題を解決するために、利用するケースが多いです。

そのため、採用代行というよりも「採用コンサルティング」に近いサービスと言えるでしょう。

具体的には、

  • 採用ホームページ、会社案内パンフレットなど必要な制作物の企画
  • 採用計画の立案
  • インターンシップや説明会の企画立案・運営
  • 面接官のトレーニング
  • 書類や面接における選考基準の決定、実際の選考
  • 内定者フォロー
  • 採用課題の抽出、採用要件の定義
  • 選考データの分析
といったサービスがあります。

これらは本来、企業文化・社風・企業の魅力といった多様な情報が必要なため、企業をよく知る人でなければ制作できないものです。

そのため、コア業務をアウトソーシングする際には、「応募者に伝えたいこと」「社風・文化など伝えておくべきこと」「欲しい人材像」などをよくヒアリングした上で行います。
この点で、代行というよりもコンサルティングに近いと言えるでしょう。

特筆すべきは、採用課題の抽出や採用要件の定義、選考データの分析も依頼できるという点です。
採用業務における「自社課題の抽出」や「人材要件の定義」「採用活動の分析」は、PDCAサイクル・OODAループを回す上で非常に重要です。

PDCAサイクルとは?

「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字を取ったもので、継続的な品質管理のための手法です。
計画と実行だけで終わらず、実行したことを評価し、改善点を抽出して計画にフィードバックすることで、クオリティの維持や向上が見込めます。

OODAループとは?

「Observe(観察)」「Orient(状況判断、方針決定)」「Decide(意思決定)」「Act(行動)」の頭文字を取ったもので、問題解決メソッドの一つです。
PCDAサイクルが「Plan(計画)」から始まるのに対し、「Check(評価)」と「Action(改善)」からスタートし、かつそこに重きを置いたのがOODAループと言えます。

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【3】採用代行の具体的なサービス内容

次に、採用代行の具体的なサービス内容について詳しく見ていきましょう。

採用代行のサービスについては「採用代行サービス徹底比較!料金や特色を詳しく解説」でも詳しく解説しています。

3-1採用計画の立案

採用計画とは、「どのような人を、いつまでに、どの部署へ、何人採用するか」の具体的な計画のことです。予算や求人手法などを決めるので、採用活動の方針を決定づける指針となります。

【依頼できる業務例】

  • 費用対効果、採用課題の分析
  • 競合他社の調査
  • 採用ブランディングの立案
  • 選考フロー設計
  • 面接官のトレーニング

採用コンサルティングを得意とする採用代行業者の場合、採用計画や採用手法、採用ブランディングといった、戦略的な採用計画の策定を依頼することが可能です。
また、面接官のトレーニングを受けることで、採用力の底上げを図れます。

3-2母集団形成(求人広告掲載、DMなど)

効率良く採用活動を進めるには、単に応募者数を増やすのではなく、採用したい人材像に近い応募者を集めることが重要です。

そのため、以下のような業務を通じて、適切な母集団(自社の求人に興味を持つ求職者)を形成する必要があります。

【依頼できる業務例】

  • 母集団形成の計画・立案
  • 求人媒体の選定、原稿作成、出稿
  • DM、スカウトメールの作成・返信対応
  • SNSの更新・運営・管理
  • 企業説明会やインターンシップの企画立案・運営
  • 各種問い合わせ対応

母集団形成では、知名度アップとコストのバランスが重要です。

知名度が高ければ企業側から働きかけなくても自然と応募者が集まりますし、コストをかければ大々的なアピールで活発な採用活動を行えるでしょう。
しかし、大半の中小企業は、知名度やコスト面で大企業に後れを取るため、こうした方法でアピールすることは困難です。

採用市場のノウハウを知り尽くした採用代行業者に母集団形成をアウトソーシングすれば、自社に合った母集団形成の方法を提案・実行してもらえます。
費用対効果を最大限にする採用計画の中に、母集団形成を組み込んでもらうのが良いでしょう。

3-3応募者の管理

母集団形成後は、エントリーに至った応募者管理を行わなくてはなりません。
よく採用担当者が抱える問題として「応募書類が多く、目を通す時間がない」「面接などのコア業務が忙しく、応募者からの問い合わせに対応しきれない」というものがあります。

レスポンスの遅さや対応の悪さは、選考辞退を招いてしまうため、注意が必要です。
応募者管理は、迅速かつ丁寧な対応が求められますが、必ずしも採用担当者が行わなくてはならない業務ではありません。
採用担当者の負担を減らしつつ選考辞退を防ぐ目的で、ノンコア業務である応募者管理をアウトソーシングする企業は多いです。

【依頼できる業務例】

  • 応募書類の管理
  • 筆記試験の実施、成績管理
  • 面接の日程調整
  • 応募者対応、リマインドメールの送信
3-4スクリーニング(書類選考)

スクリーニングとは、選考の初期段階で行われるエントリーシートや履歴書などの書類選考のことです。

応募が多数集まる企業では、一つひとつの書類に目を通して検討するだけで、莫大な時間がかかります。
選考基準を明確にした上で、アウトソーシングすると採用担当者の負担を大幅に減らせるでしょう。

3-5面接代行

「応募者が遠隔地で直接会えない」「面接官の時間が確保できない」「面接スキル・ノウハウを知りたい」などの場合、面接代行の依頼ができます。

とはいえ、面接業務は採用活動の最もコアな部分です。
すべてを採用代行サービスに任せた場合、「求める人物像と異なる人材が採用されてしまった」という事態が起こる可能性もゼロではありません。

面接に同席してもらえるサービスもあるため、ノウハウやスキルを身につけたい場合は、こうしたサービスを活用するのがおすすめです。

3-6説明会代行

会社説明会や職種説明会を行うサービスです。
委託先の担当者と採用担当者で擦り合わせを行い、「どんな内容を伝えるのか」「説明会で選考は行うのか」「合否は出すのか」などを決めます。
説明会で使うプレゼン資料や、スライドの作成を依頼することも可能です。

3-7内定者のフォロー

内定を出しても、必ずしも入社してくれるとは限りません。中には内定を辞退してしまう人もいます。
特に、優秀な人材は複数の企業から内定をもらうことも多いです。

自社を選んでもらうには、内定者の不安や懸念を払拭するよう定期的に連絡し、フォローを行う必要があります。

【依頼できる業務例】

  • 内定通知書の送付
  • 内定者への定期的な連絡
  • 内定者懇談会や入社前研修などの企画・実施
  • 内定者限定サイトの運営・管理

イベントの企画や会場の手配、事務的な連絡などのノンコア業務を代行業者に依頼すれば、内定者との面談に注力することが可能です。

内定者と信頼関係を築くことができれば、内定者辞退の減少につながります。

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【4】採用代行のメリット

採用代行のメリットをまとめると、以下の4つが挙げられます。

4-1コア業務に集中できる

ノンコア業務を採用代行サービスに依頼すると、

  • 面接
  • 採用ホームページやパンフレットの企画
  • インターンシップや説明会の企画
といった、コア業務に集中できます。

企業の魅力や本当に欲しい人材像は、採用担当者が一番理解しているものです。
コア業務に集中することで、マッチ度の高い人材を採用しやすくなるでしょう。

4-2プロの知識が得られる

採用代行業者は、採用のプロです。
効率的な採用プロセスや採用業務のノウハウなど、他の企業で蓄積された実績に基づく知識が得られます。

最適な採用手法や採用計画の運用フローを相談・提案してもらうことで、採用に関するさまざまな知識を吸収できるでしょう。

4-3業務レベルの向上

採用のプロが関わることで、業務レベルの向上も見込めます。
最先端の採用トレンドやノウハウを使って採用業務を行うため、自社で行っていた採用活動よりもミスが少なく、正確な業務を行えることが多いです。

レベルの高い採用業務は、優秀な人材の取りこぼしを防ぐことにもつながります。

4-4採用コスト削減になることも

人事部が独立しているような大企業とは異なり、中小企業の採用担当者は、採用以外の通常業務と兼任していることが多いです。

採用活動の時期は業務量が膨大になるため、通常業務を圧迫してしまい、残業代がかさむケースも少なくありません。
また、対応が遅かったために選考・内定辞退が発生すると、採用活動にかけた人件費やコストが無駄になってしまいます。

採用のプロにアウトソーシングすることで、こうした採用コストの無駄を削減できます。

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【5】採用代行のデメリット

前述のように、採用代行にはさまざまなメリットがありますが、逆にデメリットもあります。デメリット4つについても詳しく見ていきましょう。

5-1費用がかかる

採用代行はアウトソーシングなので、委託の費用がかかります。あれもこれもと任せてしまうと、想定していたよりも多額の費用がかかることも考えられます。

採用代行を依頼するときには、どの業務をアウトソーシングする必要があるか、社内であらかじめよく検討しましょう。

5-2認識のズレによる採用失敗のリスク

採用代行で最も注意しなくてはならないのが、認識のズレによる採用失敗のリスクです。
業務内容の範囲はもちろん、企業側が欲しい人材や自社のアピールポイントをしっかり採用代行サービスに伝えましょう。
認識のズレが発生すると、求める人材を獲得できない可能性が高くなってしまいます。

5-3採用のノウハウが自社にたまりづらい

採用代行サービスをどこまで利用するかにもよりますが、採用業務を任せきりにしてしまうと、採用ノウハウが自社に残りにくくなります。
将来的に、採用代行サービスに予算を割けなくなった際や、自社内で採用業務を行う際、これまで通りのクオリティが保てなくなってしまいます。

採用代行サービスを利用する際は、たとえすべての業務をアウトソーシングするとしても、どんな業務を行い、どんな成果を得たのかなどを把握し、全体的な方針は自社で決めるスタンスを保ちましょう。

5-4内定者との関係性を構築しづらい

採用代行サービスを使うことで、内定者との接点が減ってしまうのもデメリットの一つです。自社の社員でなく、委託先の担当者と信頼関係ができてしまうと、入社後に気心の知れた人がいなくて不安に思う内定者もいるでしょう。

内定者のフォローを行う際は、丸投げするのではなく「自社の社員が同席する」「そもそも委託しない」などの判断も必要です。

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【6】採用代行の費用相場

採用代行サービスにかかる費用は、

  • 業務全般を委託するか一部を委託するか
  • どの業務をどれくらい委託するか
  • 月額制か従量課金制か
によって異なります。

採用代行サービスは金額の見積もりを出してくれるので、いくつかのサービスに見積もりを依頼し、比較・検討するのも良いでしょう。

参考として月額制の場合と従量課金制の場合、それぞれの費用相場をご紹介します。採用代行サービスを実際に導入するかどうかの参考にしてください。

6-1月額制の場合

作業項目ごとに月額料金を算出するもので、一般的に新卒採用では月額5〜70万円、中途採用では月額10〜70万円程度かかります。例えば、以下のような金額設定がされています。

  • 面接日時の設定…5万円/月〜
  • DM・スカウトメールの配信…3万円/月〜
  • 合否連絡…2万円/月〜

このように、採用業務の一部を委託する場合は月数万円〜十数万円程度になりますが、業務全体を委託すると月額40万円以上かかるところが多いです。

6-2従量課金型の場合

業務内容に応じて支払う料金が変わるもので、多くの採用代行サービスがこの形態を採用しています。

代行期間や対応件数に応じて料金を算出するので、採用成功まで一切報酬がかからない成功報酬型のところも多いです。これも一例として、以下のような金額設定がされています。

  • 面接実施…1万円/回〜
  • 評価シート作成…3,000円/月〜

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【7】代行業者を選ぶときのポイント

採用代行業者を選ぶときは、4つのポイントをチェックしましょう。

7-1頼予定の業務に対応しているか

最も重要なことは、依頼したい業務に対応しているかどうかです。
代行業者によって依頼できる業務は異なるため、「説明会の企画・運営を依頼したい」「ノンコア業務はまとめてアウトソーシングしたい」など、希望の業務に対応しているかよく確認しましょう。

7-2どれくらい業務指示を出す必要があるか

採用代行サービスは、「指示された業務を行う」「企画・立案、提案や決定から業務まで包括的に行う」の2種類に大別されます。

前者の場合は、企業側で詳細な業務指示を出さなくてはならず、結果的に採用担当者の負担軽減につながらなかったというケースもあります。採用代行サービスがどこまで業務を自発的に行えるか、確認が必要です。

7-3コミュニケーションの取りやすさ

採用代行業者とのコミュニケーションは、常に密に取れる状態にしておきましょう。
求める人材のイメージ、伝えたい自社の魅力やアピールポイントなど、よく擦り合わせながら業務を進めていく必要があります。

SlackやChatworkなどのツール、メールや電話、必要があれば対面の打ち合わせなど、採用担当者が連絡しやすい方法で連絡してくれるサービスが良いでしょう。

7-4実績はどうか

採用代行サービスは、国家資格などの資格を必要とする業務ではありません。
つまり、一定の品質基準がないため、品質の指標となるのはこれまでの実績しかないのです。

過去の実績や導入事例が多い企業ほど、ノウハウも蓄積しています。それぞれの採用代行サービスが公表している実績や導入事例をよく検討して選びましょう。

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【8】おすすめの採用代行サービス

最後に、おすすめの採用代行サービスについてご紹介します。ぜひ、採用代行サービスを導入する際の参考にしてください。

8-1株式会社ONE

株式会社ONE

料金:求人広告掲載料金+採用代行料金10万円~/月(一次面接設定パック)
内容:求人広告掲載、一次面接設定、応募者管理

求人業界を長年経験したエキスパート揃いのコンサルタントが、採用業務を担当します。パッケージプランのほか、ニーズに合わせたオーダーメイドプランの作成も可能です。

費用対効果の良い採用活動を実現し、採用担当者さまの業務負荷を軽減するとともに、優秀な人材獲得のための「採用力強化」をサポートします。

株式会社ONE「採用代行」

8-2株式会社クライアントファースト

株式会社クライアントファースト

料金:完全オーダーメイド、要見積もり

中途採用・新卒採用のほか、アルバイト・パート採用まで幅広く対応している完全オーダーメイドの採用代行サービスです。
完全オーダーメイドタイプなので、本当に必要な部分だけを委託することもでき、予算を抑えたアウトソーシングも可能です。

株式会社クライアントファースト

8-3株式会社ネオキャリア

料金: 月額35万円~(ミニパック)
内容:採用スケジュール設計、採用シミュレーション、状況に応じた戦略提案、各種採用業務
※最少契約期間は3ヶ月~、フルカスタマイズの場合、1か月未満の契約も可能です。

求人広告や人材紹介を含めた総合人材サービスを展開して、累計10,000社・年間800社以上の実績を誇ります。
営業・プランナー、アウトソーシングディレクター、チームスタッフと部署別に専門メンバーが業務を行うため、より最適な提案が可能です。

8-4株式会社キャリアマート

料金:要見積もり

株式会社キャリアマートは、19,000社以上採用を支援してきた実績とノウハウを持っています。
RPA(業務ロボット)の導入で24時間・365日、迅速かつ大量、しかもミスのない業務処理を行っているのが特徴です。

8-5株式会社トライアンフ

料金:要見積もり

採用コンサルティングと採用アウトソーシングの両面を持つ、現状把握から来期提案の検討まで長期的な視点が特徴の採用代行サービスです。常駐型のアウトソーシングが可能で、よりスムーズな採用を実現できます。

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【9】まとめ

採用のプロである採用代行サービスを利用することで、採用担当者の負担を減らし、多様化する手法の中から求める人材像に合った採用手法を行うことができます。
依頼する業務を選ぶことで、自社内にノウハウを蓄積したり、コストを抑えたりすることも可能です。

採用代行サービスもさまざまで、委託できる業務内容や費用の算出方法、実績、コミュニケーションの取りやすさなどが異なります。サービス導入の際は、今回ご紹介した内容を参考に、社内でよく検討しましょう。

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