業務委託による採用代行導入のメリット・デメリットとは?

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採用代行 こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です!

採用に関する業務を採用代行(PRO)に委託し、人材確保の効率化を図りたいと考えている人事担当者も多いと思います。
近年採用活動が複雑化し、募集から採用までにかかる膨大な時間と業務量が人事担当者の負担となっています。

採用代行とは、採用業務を委託するサービスです。短時間で効率よく採用活動を進められるため、導入する企業が増えています。
本記事では、採用代行を導入しようか検討されている企業の方へ、採用代行のメリット・デメリットについてお伝えします。

【1】採用代行(RPO)ってなんだろう?

採用代行はPRO(Recruitment Process Outsourcing:リクルートメント・プロセス・アウトソーシング)と呼ばれ、人材採用に関する業務を外部に委託するサービスです。
委託できる内容は採用業務の一部、もしくは全てで、自社に合った手法・プランを選ぶことができます。
以下は採用代行で委託できる業務の一例です。

【採用代行の業務内容例】

  • 採用募集計画の立案
  • 求人媒体の選定
  • スカウトメールの作成、送信
  • 書類選考
  • 面接日の設定 など

これらは、いずれも採用活動を行う上で相応の時間を要するため、企業にとって負担となる業務です。
採用代行を利用すると人事担当者の負担を軽減させつつ、最先端の採用手法を取り入れることができるため、多くの企業が活用しています。

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【2】なぜ採用代行が注目されてきているのか?

売り手市場となっている現代の就職・採用市場において、採用代行を取り入れる企業は増加しています。多くの企業が注目している理由について見ていきましょう。

2-1少子高齢化による人材の不足

少子高齢化により労働人口が減少していることが理由の一つです。
人材が不足することにより「自社の労働力の不足」「求職者の減少による優秀人材の不足」という問題点が出てきます。

自社の労働力の不足

自社の労働力が不足すれば、採用活動に割ける人材や時間が制限されます。そうなると、人事担当者は通常業務と採用業務を兼任することになるため、必然的に業務負担が大きくなります。

採用代行を導入し、採用活動にかかる業務を請け負ってもらうことで、マンパワー不足の問題を解決させることが可能です。
採用代行では、各企業が抱える問題に対してプランのカスタマイズもできるので、負担となる業務を委託できます。

優秀な人材の不足

近年、少子高齢化により求職者が減少しています。
各企業では、少ない求職者の中から優秀な人材を確保するために、様々な工夫を凝らして採用活動を行っているため、従来の方法では成果が出にくい状況です。

採用代行会社は、常にトレンドに合った採用手法を取り入れ、ノウハウを取得しています。そのため、採用業務を委託すると、自社で行うよりも短期間で効率的な採用活動が実現します。

2-2時代に沿った採用手法の変化

従来の採用方法では、人材確保が難しいという背景があります。
求職者が減少しているため、従来のように求人広告を出して応募を待っているだけでは、十分に応募者を集めることはできません。

自社にマッチする優秀な人材を確保するためには、様々な手法で求職者にアプローチする必要があります。そして、採用競争が激化している状況で成果を出すには、採用活動のトレンドを取り入れてノウハウを取得し、経験を蓄積していかなければなりません。

しかし、採用手法が多様化・煩雑化する中で新しい方法を取り入れ、軌道に乗せていくには膨大な時間と業務が発生し、人事担当者の負担となります。
採用代行会社なら、人材採用を成功させる豊富な知見やノウハウがあるため、時代に沿った採用活動を行うことが可能です。

2-3中途採用に注目した採用活動の変化

売り手市場の影響で就活生の中には、複数の内定をもらう人も多く、企業にとっては内定辞退のリスクが常に課題となっています。
内定辞退されると、引き続き採用活動を続けることになるため、当然採用活動は長期化し、手間やコストが増大します。

そのため、新卒採用だけではなく、中途採用にも目を向けて、幅広く採用活動を行っていくことが重要です。
しかし、中途採用で自社に合う人材を確保するノウハウが蓄積されていない企業や、新卒採用にしか時間を割けない企業も少なくないでしょう。

採用代行会社では、新卒・中途採用にかかわらずサービスを提供しているため、業務委託することで経験豊富な中途採用者を確保することができます。

また、中途採用は欠員補充など、急ぎで人員確保したい場合もあるため、十分な選考時間を確保できず、ミスマッチ採用が発生するリスクもあります。
採用代行に業務委託すれば、自社の負担を最小限に抑えられるため、最終決定に余裕を持つことが可能です。

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【3】採用代行を業務委託するメリット

採用活動を業務委託するメリットについてご説明します。業務委託で採用代行を導入することで、自社にとってメリットになる部分を最大限に活かせるようにしましょう。

採用代行のサービスについては「採用代行サービス徹底比較!料金や特色を詳しく解説」でも詳しく解説しています。

3-1人事担当者の業務負担の軽減

採用活動を業務委託すると、人事担当者の業務負担を軽減することができます。
採用活動の業務は、採用活動の立案、求人募集、応募の受付、書類選考、面接…と多くの工程が発生するため、人事担当者は膨大な業務を抱えています。

通常業務と並行して採用業務を行っている担当者の場合、特に業務負荷が大きいです。
業務負担が大きい状態では、応募者に対して迅速な対応ができないため、選考・内定辞退されるリスクが高まります。よって、成果を出すには人事担当者の負担を軽減することも重要です。

採用代行会社であれば、必要に応じて業務を委託できるため、人事担当者の業務負担を軽減させることができます。採用代行会社なら、迅速かつ丁寧な応募者対応も可能です。

3-2空いた時間でコア業務へ注力できる

採用業務の委託によって担当者の業務負担を軽減できれば、人事担当者はコア業務へ注力できるようになります。
コア業務とは、自社の人事担当者にしかできない業務のことで、具体的には面接や採用決定など採用活動における核となる部分のことです。

ノンコア業務とは、求人募集や応募の受付、面接までの日程調整など、自社の人事担当者でなくてもできる業務のことです。ノンコア業務は、対応する応募者が多いほど業務量が膨大になり、多くの時間を要します。

採用代行業者にノンコア業務を委託すれば、人事担当者は選考に集中できるため、確度の高い採用につながります。
採用代行会社と協力して効率よく採用活動を進めることができるでしょう。

3-3採用業務の低コスト化

自社で一連の採用業務を行うと、それなりの時間がかかるため、コスト面の負担が大きくなります。
人事担当者が通常業務と並行して採用活動を行う場合、就業時間内に収まらず、残業代が発生することもあるでしょう。また、人材を増やして対応する場合、年間400~600万円程度の人件費が発生するため、コスト増大につながります。

条件やサービスによっても異なりますが、採用代行の場合、月額10万円程度で利用できるものもあるため、自社で採用活動を行う場合と比較すると低コストで済みます。

採用代行会社を利用する際、予算や課題、ニーズを伝えると、適切なプランを提案してもらえるため、事前の打ち合わせで相談しておきましょう。

3-4プロの採用知識やノウハウに期待できる

採用代行会社は、採用活動における経験やノウハウが豊富なため、自社で行うよりも短期間で効率的な採用活動が実現します。

採用手法の多様化により、トレンドを踏まえた採用活動を実施し、優秀な人材を確保することが難しくなっています。
こうした状況の中でも、採用代行会社なら自社に合った最適な採用手法や採用計画を提案してくれます。的確なプラン作成によりスムーズな採用活動が可能です。

また、採用のプロである採用代行会社に業務委託しながら、並行して自社にノウハウを蓄積していくことで、時代に合った採用手法を取り入れることができます。
そのため、全ての業務を委託せず、自社の人事担当者の育成に目を向けることも重要です。

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【4】採用代行を業務委託するデメリット

採用活動の業務委託には、メリットだけでなくデメリットもあります。デメリットを踏まえた上で採用代行会社を選別し、依頼するようにしましょう。

4-1事前打合せは細かく行う必要性

企業と採用代行会社の間に認識のずれが生じないように、事前の打合せを細かく行う必要があります。
打合せを怠ると、自社の希望する人材像が採用代行会社に伝わらず、採用活動が上手くいかない可能性が出てきます。
そのため、採用代行会社の担当者と以下の内容を綿密に打合せし、自社の希望を細かく伝えるようにしましょう。

【打合せで伝えておくべき事項例】

  • 求める人材
  • 募集する業務内容
  • どの範囲まで委託するか
  • 予算について

そして、採用代行会社を選定する際には「この打合せにどのくらい注力してくれるのか」という点もポイントです。
より綿密に打合せしてくれる採用代行会社を選ぶことで、結果的に採用決定までをスピーディに行うことができます。

4-2必要時に連絡がつかないことも

採用活動を行う上で「必要な時に必ず連絡がとれる」ことも重要です。

採用代行会社には、「365日・24時間対応」の会社もあれば、「土日祝日休み」という会社もあります。
しかし、採用活動は平日・休日、時間を問わず対応をしなければならないこともあるため、必要な時に連絡がつかないと、対応が遅れて応募者を逃してしまう可能性があります。

こういった問題を防ぐために、

  • 採用代行会社の対応時間(土日祝日、夏季、冬季といった休日の体制)
  • 自社を担当する体制は個人制かチーム制か
といった点を確認しておきましょう。

サポート体制は、「個人で1社を対応する場合」と「チームで1社を対応する場合」があります。チーム制なら、連絡がつかないリスクを軽減できます。

また、自社の人事担当者が休みの時に、申し送りがスムーズにいかないという場合も考えられます。人事担当者が休みの場合の対応や、申し送りの方法をマニュアル化しておき、連絡もれがないよう注意が必要です。
採用代行会社の業務体制を確認し、自社の体制も整えてスムーズに連絡が取り合えるようにしておきましょう。

4-3社内に採用ノウハウが蓄積されない

採用業務を委託すると効率的な採用活動が実現しますが、その反面採用のノウハウを自社に蓄積させることが困難になります。
将来的に業務委託を解消して自社で採用業務を行う場合、ノウハウがなければ、効率よく採用活動を進めることはできません。

採用活動における知識や経験がない場合、結局業務委託を継続するか、時間をかけてノウハウを習得していくことになるため、コストや時間の増大につながります。
採用代行の導入を一時的なものとするなら、あくまで採用活動のサポートとして利用し、アドバイスをもらうなど、ノウハウを蓄積できるよう工夫しましょう。

4-4業務が受けきれず自社対応になる可能性

採用代行会社も規模は大小様々で、対応できる業務内容にも限界があります。

採用活動で対応する応募者数や規模によっては、委託するはずの業務を受けきれなくなり、自社で対応せざるを得ない事態になることもあります。
そういった事態を避けるためにも、採用代行会社を選定する際は、委託業務の内容と採用代行会社が請け負える代行内容のすり合わせを必ず行いましょう。

また、急に自社対応になるリスクを抑えるために、採用活動の進捗状況を適宜確認することも重要です。
採用代行会社によっては、週次報告を行うサービスもあります。積極的に利用し、採用代行の状況について情報共有を行うようにしましょう。

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【5】まとめ

採用代行業者に業務委託すると、自社の労働力を確保しながら、時代に沿った採用活動を行えるようになります。
人事担当者の大きな負担となるノンコア業務を委託し、面接や合否判断などのコア業務に注力できる点も大きなメリットです。
採用代行を行うことでコストカットにもつながるため、業務委託はおすすめのサービスです。

しかし、全て丸投げにしてしまうと、「認識のずれが生じる」「自社に採用ノウハウが蓄積されない」といった事態につながります。
採用代行会社との打合せを綿密にし、自社の人事担当者の育成も怠らないように注意が必要です。
メリット・デメリットを確認し、採用活動の業務委託を検討してみましょう。

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