採用計画の立て方とポイント!他社に負けない採用活動の方法とは

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採用計画の立て方とポイント!
他社に負けない採用活動の方法とは

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「なかなか人が集まらない」
というのは人事担当者の間で、最も多い悩みではないでしょうか。
採用活動が思うようにいかないのは、採用計画の立て方に課題があるのかもしれません。

また、
「採用計画を立てるように言われたけど、やり方が分からない」
「そもそも採用計画ってなんだ?」
など、お困りの方もいるかもしれません

この記事では、採用計画の立て方やポイントなどをご紹介していきます。

[1] 採用計画(人員計画)の必要性について

人手不足が深刻化している日本では、採用市場も年々厳しくなっています。

企業の発展には人材確保が必須となり、厳しい状況の中でも優秀な人材を確保するために、綿密な採用計画を立てる必要があります。

1-1そもそも採用計画とは?

採用計画とは、企業の財産である人材を効果的に採用、異動、配置するための計画を立てることです。

採用計画は人材の採用や配置を適切に行うことで、事業の成功を目指す計画ですので、事業計画とのすり合わせが必須となります。
採用計画に課題があると、人材の確保ができなかったり、新しい仲間を迎え入れても、現場から「思っていた人と違う」など不満が出てしまったりすることがあります。

  • どういう理由で
  • いつまでに
  • どの部署へ
  • どういった人物が
  • 何人くらい

必要なのかということを明確にし、計画を立てて行くことが重要です。

1-2採用計画はなぜ必要なのか?

現在の日本は少子高齢化が急激に進んでおり、その影響で今後、若手の採用はさらに厳しくなることが確実視されています。

特に、新卒採用については、2016年に経団連の「採用選考に関する指針」が変更されたことを受け、広報活動や選考活動の開始時期が繰り下げられました。
これにより、以前よりも採用選考にかけられる期間が短くなり、新卒の獲得に成功している企業、そうでない企業の2極化が進む状況となりました。

また、新卒、中途問わず大企業への就職を希望する割合が年々増えており、中小企業は今まで以上に人材確保の工夫を求められています。

このような採用市場を取り巻くさまざまな要因から、採用計画の重要性が指摘されているのです。

優秀な人材の獲得と人手不足を回避するため、適切な計画を立案し、それに則って採用活動を行っていきましょう。

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[2] 採用計画立案の前に必ずやるべき3つのこと

具体的に採用計画を立てるためにはどのような手順を踏んでいく必要があるのでしょうか。
採用計画立案の前にやるべき3つのステップをご紹介します。

2-1自社の事業計画を把握する

まず、自社の事業計画を正しく把握しましょう。

そして、事業計画と照らし合わせて
今後“どこに、どのような人材が、何人必要になるのか”
を検討していきます。

人材の算定にはマクロ的手法とミクロ的手法の2種類があり、この手法を利用して必要人数を割り出します。

【マクロ的算定法(トップダウン)】

マクロ的手法とは、労働分配率や人件費率など、人件費と採算から検討する方式を指します。総額人件費から算出された人数を各部署に振り分け、人員配置される仕組みです。

【ミクロ的算定法(ボトムアップ)】

ミクロ的手法は先ほどと逆で、部署ごとに必要となる人員を現場から報告させ、必要な人数を算出していく方法です。

一般的にはマクロ的算定法で大枠を作り、ミクロ的算定法を使用し、必要となる人員計画を立てる方法が用いられます。

会社の要員ニーズと現場の要員ニーズは異なります。
どういった背景で人員募集するのかを把握し、しっかりとヒアリングをしていきましょう。

2-2自社の採用課題を把握する

続いては自社の採用課題の把握です。
自社の抱えている採用課題を正しく把握できているでしょうか。

採用課題を明確にするにはこれまでの採用実績を振り返り、

  • 採用目標数に対する採用充足率
  • スキル、人物面などの満足度

等から各選考段階での改善箇所を把握することが必要になります。

例えば、内定者を何人か出したが、内定辞退者が予想よりも多くなってしまったという場合、内定者へのフォローが不十分だったと考えられ、内定段階に課題があることが分かります。

また、入社後の定着率が良くないといった場合には、入社前後の研修不足や、新入社員と既存社員のコミュニケーション不足など受け入れ体制に課題がある場合もあります。

採用課題を把握するには、入社前後だけではなく、入社後も振り返る必要があります。
配属先の部署と連携し、希望する人材について足りなかった要件はないか、しっかり活躍できているかなどヒアリングしておくことで、入社後のミスマッチを防ぐことができます。

このように、まずは自社の採用活動について振り返り課題について把握しましょう。

2-3採用競合の調査

採用成果を上げるには、競合の調査も事前に行っておくべきです。

競合調査というと同業他社を意識することが多いと思いますが、採用市場では同業種だけが競合とは限りません。

業種はもちろんのこと、職種、勤務時間、地域などターゲットの希望する内容によってはあらゆる企業が競合となる可能性があるのです。

数ある求人の中から、応募者に選ばれるためには競合のリサーチと分析は必要不可欠と言えます。

採用計画を立てるには、

  • 過去(採用課題)
  • 現在(競合調査・競合比較)
  • 未来(事業計画)

の3つを把握しなければいけません。

しっかりと調査分析をし、採用成果をあげられる採用計画を作りましょう。

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[3] 採用競合、競合他社をリサーチする際のポイント

人手不足の現在、求職者から選ばれるには採用競合との差別化を図り、自社の魅力をアピールすることが重要となってきます。

他社との差別化を図るためには、競合リサーチが必要になりますが、事前準備で一番難しいのがこのリサーチです。

まず、自社の競合を知るために求職者が“自社とどの企業と比較しているのか”を知ることから始めましょう。
ここでは、競合リサーチのポイントについてご紹介していきます。

3-1採用競合の調査

新入社員がいる環境であれば、入社前に比較をした企業についてヒアリングを行いましょう。

1. 応募時に何を重視したか
2. どのような企業に応募したのか
3. 最終的に比較検討した企業について
4. 自社に入社を決めた理由
5. 印象的だった説明会や面接

など、調査対象を絞り込む項目についてヒアリングすると良いでしょう。

3-2企業口コミサイトなどの利用

企業口コミサイトなどを見ると、現職者や退職者、そして、エントリーを検討している方々の声が確認できます。

具体的には下記のような項目に注目してみると多くの情報を得ることができます。

1. 応募を辞退した理由
2. 内定を辞退した理由
3. 退職した理由
4. エントリーを検討している理由
5. 入社前と入社後のギャップ

3-3求人広告代理店などへの情報収集

中小企業の場合は新入社員がいなかったり、口コミが少なかったりすることも。
そのような時は、求人広告代理店などへ競合がどこにあたるのか相談してみましょう。

リサーチしていた採用競合が的外れだった場合、時間だけを浪費し、結果が伴わないということになりかねません。

自社にとって競合となる企業が分からない場合は、求人広告代理店など、外部のサービスを利用するのが安心です。

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[4] 採用計画立案のための具体的な手順

事前準備が整ったら、いよいよ採用計画を立案します。
この項目では採用計画立案のための具体的な手順をご紹介していきます。

4-1採用目標、目的の明確化

まずは採用目標、目的の明確化です。
経営方針や事業計画にもとづいて、

1. どの職種で何人必要か
2. どういった仕事をしてもらうのか
3. どういったスキルが必要か
4. どういった行動特性を持っている人物か

といった項目について検討していきます。

採用目標が明確になっていないと、採用活動が進むにつれ“ブレ”が生じ採用に失敗してしまいます。

4-2中長期的な採用ニーズの把握

続いては、中長期的な採用ニーズの把握です。

欠員募集など目先のものだけではなく、会社の目指す方向に向けて、どのような組織づくりをしていかなければならないかを踏まえ、3年、5年、10年程度のスパンで想定される採用ニーズを把握していきます。

一般的に、短期的な採用ニーズは欠員補充、進行中のプロジェクトの強化などの目的があることがほとんどです。そのため、一年中いつでも入社してもらうことができ、且つ、スキルを持っている中途採用で行うことが多いです。

反対に、中長期的な採用ニーズは組織強化、組織拡大、技術やノウハウの継承などを目的としていることが多いため、主に新卒などの若手人材が対象となることが多いので新卒、若手、ベテランなど幅広く検討しましょう。

例えば、中長期的な観点で採用計画を立てておらず、このまま少子高齢化が進行していくと
「そろそろ若手の人材を入れたいな」と思った時には今よりも格段に若手採用が難しくなっているということも考えられます。
顕在化している目先の採用ニーズだけではなく、中長期的な計画を立てておくことは後回しにできない重要な項目です。

4-3選考方法の検討

選考方法は会社が求める人材かどうかを見極めるために非常に重要なプロセスとなります。

どんなに良い採用スケジュールを作っても、目の前の応募者を正しく見極めることができなければ全く意味がありません。

選考方法を検討していくには、ある程度採用の規模やターゲット像が見えてきた段階で、
求めている要素を能力・適性・意欲などを細分化します。

具体的には、絶対に必要な要素を「MUST」、あると望ましい要素を「WANT」とし、
下記のように評価項目を作成していきます。

評価項目 定義 要素 重要度
コミュニケーション 意思疎通がスムーズできる能力 能力 MAST
柔軟性 状況への対応力 適性 WANT

要素の定義が完了したら、どういった選考方法で見極めるのか検討します。

【書類選考】能力や意欲などを測る

・履歴書/職務経歴書
・エントリーシート
・自己PRなど

【筆記試験】知識や適性などを測る

・一般常識試験
・適性検査
・小論文
・専門知識試験など

【面接選考】総合的な人物像の評価

・個人面接
・集団面接
・グループディスカッションなど

以上のようなさまざまな選考方法を検討し、採用基準となる合格ラインを設定します。

最後に面接チェックシートに反映させ、選考方法を完成させましょう。

選考はターゲット像、採用コストなどを総合的に検討するため、企業によって異なります。
最適な方法を組み合わせて、求めるターゲット像となる応募者を見極めていってください。

4-4スケジュールのシミュレーション

採用スケジュールのシミュレーションも実は採用を成功させるためには非常に重要なポイントとなります。

近年、新卒・中途問わず採用のスピード化、短期化が進んでいます。
その背景には、

  • 複数社検討している際、先に内定が出た会社を優先する
  • とりあえずエントリーするのではなく、数を絞ってエントリーする

といった方が増えているためです。

このような環境で、

  • 想定していたよりも応募が多かったので、通過の連絡が遅くなってしまった。
  • 優秀な人材が多く、すべて面接してから合否を決めたい

と想定よりも対応が遅くなると、良い人材と出会ったとしても、だれも入社につながらなかったということが起きてしまいます。

したがって、採用スケジュールを作成した後、計画に無理がないかしっかりとシミュレーションを行うことが重要となります。

ちなみに、新卒採用のスケジュールについては「【2020年卒版】新卒採用のスケジュール」こちらの記事でも詳しく紹介していますので併せてご覧ください。

4-5募集媒体の選定

最後は募集媒体の選定です。
人材採用難が続く昨今、求人メディアもかなり増加しており、媒体選びも採用の成功にかかわるポイントとなっています。

ターゲットの属性、性別、年齢、経験年数など採用目標にあった媒体選びができるよう、余裕をもって比較検討しましょう。

媒体の特徴や選び方については、下記の記事でも解説をしています。
求人募集の方法とメリット・デメリット
こちらも参考にご覧ください。

以上のような手順で採用目標を検討してみましょう。

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[5] 採用計画や採用タスク管理で使えるテンプレート、フォーマット

採用計画書を作る際に無料で使えるテンプレートやフォーマットをご紹介していきます。
採用計画は“やや”ニッチな分野ですので、そのまま利用できる無料テンプレートはあまりありません。

しかし、こちらで紹介するエクセル、Googleスプレットシートのテンプレートなら少しの加工で代用することができます。

そもそも採用計画では

採用目標、予算

募集背景
求める人物像
市場調査
採用予算、採用単価

選考方法、評価方法

選考ステップ
評価シート
ステップ毎の評価、合格基準
内定基準

募集ツール

使用する媒体、業者
採用活動にかかる予算

採用活動スケジュール

採用カレンダー
掲載期間
選考期間
教育・研修期間

このような項目を管理していきます。

例えば、採用目標はパワーポイント、採用スケジュールはエクセル、評価シートはワードなど、使用するツールがバラバラでは管理が煩雑になってしまいます。

したがって、エクセル、Googleスプレッドシートのいずれかでまとめるのがおすすめです。

5-1エクセルで使える無料のテンプレートを使った管理方法

まずはエクセルを利用した方法です。
エクセルには無料のテンプレートがありインターネットからダウンロードすることで利用することができます。

また、バージョンの新しいエクセルではテンプレートがあらかじめインストールされているので、エクセルを立ち上げ、
【ファイル>新規>オンラインテンプレートの検索】
と進めると利用することができます。

具体的には、無料のテンプレートの中から

  • ガントチャート(プロジェクト管理表)
  • ビジネス計画書、事業計画書
  • 分析シート

等を流用し、組み合わせることで任意のシートを制作していきます。

5-2Googleスプレッドシートを使った方法

Googleスプレッドシートにもエクセル同様、無料で利用できる様々なテンプレートが用意されています。

テンプレートを利用するには
Googleスプレッドシートを開き、右上のテンプレートギャラリーから選択することが可能です。

基本的には先ほどご紹介したエクセルの方法と同じですが、Googleアカウントを持っていれば誰でも共有して管理することが可能なことや、場合によってはエクセル形式で出力することも可能ですので、まだ利用したことのない方は、試してみるのも良いと思います。

採用担当、現場、経営者、教育担当など関係者が多い採用活動ではしっかりと進捗管理を行っていくことで、トラブルを回避することができます。

自社で採用関連の管理ツールがないという場合は、ご紹介した管理シートを活用されてみてはいかがでしょうか。

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[6] 採用競合調査の代行サービスも検討しよう!

“採用計画立案前に必要なステップ”でも触れさせていただいた通り、採用活動を成功させるには、採用競合の企業の調査が重要となります。

しかし、採用競合の調査は非常に難しく、誤った調査をしていると時間だけを浪費し、結果に繋がらないこともあります。

多忙な人事担当にとって、時間の浪費は絶対に避けたいもの。
手間と時間のかかる採用競合の調査は求人広告代理店などに任せてしまい、他の業務に集中するほうが効率的です。

また、求人代理店などを利用すると、競合調査だけではなく、訴求効果を高めた求人広告の作成まで一貫して依頼することができるので、初めて採用計画を作成する方や、絶対に失敗できないという方は一度ご検討されてみてはいかがでしょうか。

弊社でも、10000社以上を人材募集支援で培ったリサーチ力で【競合調査サービス】をご用意しており、調査だけではなく、媒体選定から効果測定、採用改善までサポートさせていただいております。

採用活動でお困りの人事採用ご担当者様は是非「求人広告代理店ONE」へお問い合わせいただければと思います。

年々厳しくなる採用市場。採用活動で成果を上げるには、事前の準備が重要となります。
事業計画にもとづいた綿密な採用計画を立てて、優秀な人材を確保しましょう。

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