採用計画の立て方とポイント!他社に負けない採用活動の方法とは

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採用計画の立て方とポイント!
他社に負けない採用活動の方法とは

2023/10/31

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採用計画の立て方とポイント!他社に負けない採用活動の方法とは こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です!

「なかなか人が集まらない」
というのは人事担当者の間で、最も多い悩みではないでしょうか。
採用活動が思うようにいかないのは、採用計画の立て方に課題があるのかもしれません。

また、
「採用計画を立てるように言われたけど、やり方が分からない」
「そもそも採用計画ってなんだ?」
など、お困りの方もいるかもしれません

この記事では、採用計画の立て方やポイントなどをご紹介していきます。

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[1] 採用計画(人員計画)の必要性について

人手不足が深刻化している日本では、採用市場も年々厳しくなっています。

企業の発展には人材確保が必須となり、厳しい状況の中でも優秀な人材を確保するために、綿密な採用計画を立てる必要があります。

1-1そもそも採用計画とは?

採用計画とは、事業を成功させるために企業の人材パフォーマンスを高める計画です。

具体的には、

  • 採用
  • 異動
  • 配置

の際に活用されます。

採用計画を立てる際は、企業の経営戦略や事業計画の実現に寄与できる内容か意識しましょう。やみくもに採用しても、必要な人材を確保できなかったり、採用後のミスマッチによる早期離職が増えたりします。

事業計画に沿った採用方針を決定してから、採用計画を立てると失敗しにくいです。

計画内容としては、

  • 採用計画の目的
  • 採用、異動、配置決めを行う期限
  • 人材をどの部門に配置するか
  • 何人必要か
  • どのようなスキルが必要か

を含めましょう。

計画が具体的であるほど効率的に必要な人材を集められるため、企業の事業計画が実現しやすくなります。そのため、人事担当者が企業の経営戦略や事業計画を把握することは必須です。

1-2採用計画はなぜ必要なのか?

現在の日本は少子高齢化が急激に進んでおり、その影響で今後、若手の採用はさらに厳しくなることが確実視されています。

特に、新卒採用については、2016年に経団連の「採用選考に関する指針」が変更されたことを受け、広報活動や選考活動の開始時期が繰り下げられました。
これにより、以前よりも採用選考にかけられる期間が短くなり、新卒の獲得に成功している企業、そうでない企業の2極化が進む状況となりました。

また、新卒、中途問わず大企業への就職を希望する割合が年々増えており、中小企業は今まで以上に人材確保の工夫を求められています。

このような採用市場を取り巻くさまざまな要因から、採用計画の重要性が指摘されているのです。

優秀な人材の獲得と人手不足を回避するため、適切な計画を立案し、それに則って採用活動を行っていきましょう。

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[2] 採用計画立案の前に必ずやるべき3つのこと

具体的に採用計画を立てるためにはどのような手順を踏んでいく必要があるのでしょうか。
採用計画立案の前にやるべき3つのステップをご紹介します。

2-1自社の事業計画を把握する

採用計画は、事業計画をもとに立てます。そのため、人事部や採用担当者だけで採用計画を立てるのは難しいでしょう。

採用計画に先立って経営層やマネジメント層へヒアリングを実施し、事業計画を把握する必要があります。なお、計画立案時だけでなく日常的にヒアリングを行っていると、トップの考え方が把握しやすいです。

事業計画を把握した後は「どの部門に、どのような人材が、何人必要か」を洗い出します。
人数を算定する際は、マクロ的手法とミクロ的手法のどちらかを用いると良いでしょう。

マクロ的手法

マクロ的手法とは、人件費や労働分配率から人数を決める手法です。トップダウン方式なので、企業の予算や経営状況全体を踏まえた人員配置が可能となります。

マクロ的手法では、人件費総額から割り出した採用人数を、人手が必要な部門に振り分けます。「実際に現場で必要な人数がそろわない」といった懸念があるので、注意が必要です。

ミクロ的手法

ミクロ的手法では、ボトムアップ方式で現場の声が重視されます。
まず行うのは、各部門で必要とする人数のヒアリングです。部門ごとに異なる必要人数から逆算して、全体の採用人数を決められるので過不足が出ません。

ただし、現場のニーズすべてに応えると採算が合わない可能性があります。コストも含めた人材の算定が重要です。

一般的には、マクロ的手法とミクロ的手法の両方を組み合わせて採用人数が算定されます。経営層と現場、両方のニーズを踏まえた採用計画の立案が大切です。

一般的にはマクロ的算定法で大枠を作り、ミクロ的算定法を使用し、必要となる人員計画を立てる方法が用いられます。

会社の要員ニーズと現場の要員ニーズは異なります。
どういった背景で人員募集するのかを把握し、しっかりとヒアリングをしていきましょう。

2-2自社の採用課題を把握する

続いては自社の採用課題の把握です。
自社の抱えている採用課題を正しく把握できているでしょうか。

採用課題を明確にするにはこれまでの採用実績を振り返り、

  • 採用目標数に対する採用充足率
  • スキル、人物面などの満足度

等から各選考段階での改善箇所を把握することが必要になります。

例えば、内定者を何人か出したが、内定辞退者が予想よりも多くなってしまったという場合、内定者へのフォローが不十分だったと考えられ、内定段階に課題があることが分かります。

また、入社後の定着率が良くないといった場合には、入社前後の研修不足や、新入社員と既存社員のコミュニケーション不足など受け入れ体制に課題がある場合もあります。

採用課題を把握するには、入社前後だけではなく、入社後も振り返る必要があります。
配属先の部署と連携し、希望する人材について足りなかった要件はないか、しっかり活躍できているかなどヒアリングしておくことで、入社後のミスマッチを防ぐことができます。

このように、まずは自社の採用活動について振り返り課題について把握しましょう。

2-3採用競合の調査

採用成果を上げるには、競合の調査も事前に行っておくべきです。

競合調査というと同業他社を意識することが多いと思いますが、採用市場では同業種だけが競合とは限りません。

業種はもちろんのこと、職種、勤務時間、地域などターゲットの希望する内容によってはあらゆる企業が競合となる可能性があるのです。

数ある求人の中から、応募者に選ばれるためには競合のリサーチと分析は必要不可欠と言えます。

採用計画を立てるには、

  • 過去(採用課題)
  • 現在(競合調査・競合比較)
  • 未来(事業計画)

の3つを把握しなければいけません。

しっかりと調査分析をし、採用成果をあげられる採用計画を作りましょう。

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[3] 採用競合、競合他社をリサーチする際のポイント

人手不足の現在、求職者から選ばれるには採用競合との差別化を図り、自社の魅力をアピールすることが重要となってきます。

他社との差別化を図るためには、競合リサーチが必要になりますが、事前準備で一番難しいのがこのリサーチです。

まず、自社の競合を知るために求職者が“自社とどの企業と比較しているのか”を知ることから始めましょう。
ここでは、競合リサーチのポイントについてご紹介していきます。

3-1採用競合の調査

新入社員がいる環境であれば、入社前に比較をした企業についてヒアリングを行いましょう。

1. 応募時に何を重視したか
2. どのような企業に応募したのか
3. 最終的に比較検討した企業について
4. 自社に入社を決めた理由
5. 印象的だった説明会や面接

など、調査対象を絞り込む項目についてヒアリングすると良いでしょう。

3-2企業口コミサイトなどの利用

企業口コミサイトなどを見ると、現職者や退職者、そして、エントリーを検討している方々の声が確認できます。

具体的には下記のような項目に注目してみると多くの情報を得ることができます。

1. 応募を辞退した理由
2. 内定を辞退した理由
3. 退職した理由
4. エントリーを検討している理由
5. 入社前と入社後のギャップ

3-3求人広告代理店などへの情報収集

中小企業の場合は新入社員がいなかったり、口コミが少なかったりすることも。
そのような時は、求人広告代理店などへ競合がどこにあたるのか相談してみましょう。

リサーチしていた採用競合が的外れだった場合、時間だけを浪費し、結果が伴わないということになりかねません。

自社にとって競合となる企業が分からない場合は、求人広告代理店など、外部のサービスを利用するのが安心です。

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[4] 採用計画立案のための具体的な手順

事前準備が整ったら、いよいよ採用計画を立案します。
この項目では採用計画立案のための具体的な手順をご紹介していきます。

4-1採用目標、目的の明確化

まずは採用目標と目的を明確化しましょう。
この際、自社の経営戦略を理解した上で採用目標を立てることが重要です。

経営戦略や事業計画にもとづいて、

  • どの部門に必要か
  • 各部門での採用人数
  • 業務内容
  • 業務遂行に必要なスキルや経験
  • 求める人材の行動特性

といった項目について検討していきます。

採用目標や目的が明確でないと、採用活動にブレが生じ、思うような結果が得られません。採用方針がはっきりしていれば、人員配置で迷ったときの指針にできるでしょう。

4-2中長期的な採用ニーズの把握

続いては、中長期的な採用ニーズの把握です。

欠員募集など目先のものだけではなく、会社の目指す方向に向けて、どのような組織づくりをしていかなければならないかを踏まえ、3年、5年、10年程度のスパンで想定される採用ニーズを把握していきます。

一般的に、短期的な採用ニーズは欠員補充、進行中のプロジェクトの強化などの目的があることがほとんどです。そのため、一年中いつでも入社してもらうことができ、且つ、スキルを持っている中途採用で行うことが多いです。

反対に、中長期的な採用ニーズは組織強化、組織拡大、技術やノウハウの継承などを目的としていることが多いため、主に新卒などの若手人材が対象となることが多いので新卒、若手、ベテランなど幅広く検討しましょう。

例えば、中長期的な観点で採用計画を立てておらず、このまま少子高齢化が進行していくと
「そろそろ若手の人材を入れたいな」と思った時には今よりも格段に若手採用が難しくなっているということも考えられます。
顕在化している目先の採用ニーズだけではなく、中長期的な計画を立てておくことは後回しにできない重要な項目です。

4-3選考方法の検討

選考方法は会社が求める人材かどうかを見極めるために非常に重要なプロセスとなります。

どんなに良い採用スケジュールを作っても、目の前の応募者を正しく見極めることができなければ全く意味がありません。

選考方法を検討していくには、ある程度採用の規模やターゲット像が見えてきた段階で、
求めている要素を能力・適性・意欲などを細分化します。

具体的には、絶対に必要な要素を「MUST」、あると望ましい要素を「WANT」とし、
下記のように評価項目を作成していきます。

評価項目 定義 要素 重要度
コミュニケーション 意思疎通がスムーズできる能力 能力 MUST
柔軟性 状況への対応力 適性 WANT

要素の定義が完了したら、どういった選考方法で見極めるのか検討します。

【書類選考】能力や意欲などを測る

・履歴書/職務経歴書
・エントリーシート
・自己PRなど

【筆記試験】知識や適性などを測る

・一般常識試験
・適性検査
・小論文
・専門知識試験など

【面接選考】総合的な人物像の評価

・個人面接
・集団面接
・グループディスカッションなど

以上のようなさまざまな選考方法を検討し、採用基準となる合格ラインを設定します。

最後に面接チェックシートに反映させ、選考方法を完成させましょう。

選考はターゲット像、採用コストなどを総合的に検討するため、企業によって異なります。
最適な方法を組み合わせて、求めるターゲット像となる応募者を見極めていってください。

4-4スケジュールのシミュレーション

採用スケジュールのシミュレーションも実は採用を成功させるためには非常に重要なポイントとなります。

近年、新卒・中途問わず採用のスピード化、短期化が進んでいます。
その背景には、

  • 複数社検討している際、先に内定が出た会社を優先する
  • とりあえずエントリーするのではなく、数を絞ってエントリーする

といった方が増えているためです。

このような環境で、

  • 想定していたよりも応募が多かったので、通過の連絡が遅くなってしまった。
  • 優秀な人材が多く、すべて面接してから合否を決めたい

と想定よりも対応が遅くなると、良い人材と出会ったとしても、だれも入社につながらなかったということが起きてしまいます。

したがって、採用スケジュールを作成した後、計画に無理がないかしっかりとシミュレーションを行うことが重要となります。

ちなみに、新卒採用のスケジュールについては「【2020年卒版】新卒採用のスケジュール」こちらの記事でも詳しく紹介していますので併せてご覧ください。

4-5募集媒体の選定

最終段階として募集媒体の選定を行います。

人材へのアプローチ方法は、

  • 各種求人サイト
  • 転職エージェントサービス
  • SNS採用
  • 自社の求人メディア

など多岐にわたります。

どの媒体を選ぶかが採用成功を左右するため、それぞれの特徴を知り、自社に合った募集媒体を決定しましょう。

また、新卒採用計画と中途採用計画では、適した募集媒体が異なります。
ターゲットの属性や性別、年齢、スキルを加味して、効率的に人材を集められる媒体を見極めることが重要です。

媒体の特徴や選び方については、「人材募集・採用方法【12選】求人募集のコツを解説」も参考にご覧ください。

また、近年では自社専用の採用サイトを制作し行う、オウンドメディアリクルーティングも主流になってきています。

株式会社ONEでは、これまで培った採用ノウハウを反映した採用サイト制作も行っております。
詳しくは、「採用サイト制作|採用・リクルート専門のWeb制作はONE」をご覧ください。

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[5] 新卒採用と中途採用における採用計画の違い

新卒採用と中途採用では、採用目的やターゲット人材といった項目に違いがあります。 両者の違いは以下の表のとおりです。

  中途採用計画 新卒採用計画
採用目的
  • 自社にないノウハウの蓄積
  • 欠員補充
  • 人員増強
  • 組織活性化
  • リーダ候補の育成
  • 人員バランスの最適化
ターゲット人材
  • 社会経験がある人材
  • 大学または高等学校の卒業予定者(新卒者)
  • 卒業後3年以内の人材(第二新卒)
採用人数 少数 少数~多数
募集時期 通年または不定期 定期的(年1~2回)
基本的な研修 原則不要 必要

採用計画を立てる際は、新卒採用と中途採用の違いを理解する必要があります。
それぞれのポイントを押さえながら、適切な採用計画を立てましょう。

5-1新卒採用計画のポイント

新卒採用計画では、新卒者に「社会経験がない」という前提を意識しましょう。卒業後おおむね3年以内の第二新卒者も、社会経験の少なさから新卒採用とする企業が多いです。

新卒者は、社会経験や基本的なスキル、ビジネスマナーへの理解が浅いため、会社説明や研修に時間がかかります。そのため、中途採用計画よりも長期的な採用計画となるでしょう。

また、新卒採用計画では、中途採用人数より新卒採用人数を多く設定している企業がほとんどです。辞退を見越して選考ごとの人数や内定人数を設定し、採用予定数との大幅なズレを防止しましょう。

新卒採用は「新卒一括採用」として、各企業が同時期に採用活動を始めます。
従来は経団連が新卒採用のスケジュールの目安として「就活ルール」を定めていましたが、現在では政府主導に切り替わっています。

就活ルールでは、

  • 広報活動:大学3年生の3月1日以降
  • 選考活動:大学4年生の6月1日以降
  • 内定出し:大学4年生の10月1日以降

の日程での採用活動を呼びかけています。

政府は就活ルール廃止を表明しているものの、当面は現行のルールを踏襲すると発表しており、2024年卒の就活ルールもこれまで通りです。就活ルールの変化に対応できるよう、常に情報をキャッチアップしましょう。

人材獲得競争が激化する昨今、自社に合った優秀な人材を確保するためには、早めの行動が欠かせません。広報活動の解禁前にインターンシップやスカウトを行うなどする企業もあります。

就活ルールの形骸化を背景に推進されているのが、新卒者の通年採用や既卒者を含めた採用です。新卒採用の多様化に合わせて、新卒採用計画を立てる必要があるでしょう。

5-2中途採用計画のポイント

中途採用は、入社時期を考慮して計画を立てる必要があります。

年に1回実施される新卒採用とは違い、中途採用は通年募集です。そのため、入社時期は企業と中途採用者が相談して決定するのが一般的でしょう。

このときの注意点は、

  • 採用者の前職の退職状況を確認し、余裕を持ったスケジュールを組む
  • 事業計画をもとに求める人材像を明確化する

の2点です。

中途採用では、採用者が他社に在籍している状態で内定を出すケースが多くあります。内定を出したあとに退職を申し出る場合、内定から入社まで1〜2ヶ月ほど必要です。中途採用計画では、余裕を持ったスケジュール組みを意識しましょう。

また多くの場合、中途採用者には即戦力としての活躍が期待されます。したがって、事業戦略をもとに自社が欲しい人材を明確にしてから採用活動を始めましょう。
「いつまでに、どのようなスキルを持つ人材が、何人必要か」を明らかにしてから、採用人数などの条件を逆算することが重要です。

求める人材を効率的に集めるためには、SNSでの日常的な情報発信やスピーディな採用選考、ターゲットに合わせた募集媒体の選定などが効果的です。

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[6] 採用計画や採用タスク管理で使えるテンプレート、フォーマット

採用計画は“やや”ニッチな分野ですので、そのまま利用できる無料テンプレートはあまりありません。そこで、ここでは採用計画書の作成に役立つテンプレートご紹介します。

6-1採用計画で管理する項目

採用計画で決定すべき項目はほぼ決まっているため、テンプレートやフォーマットを活用すれば、効率的に採用計画の立案を進められます。まずは、採用計画で管理する項目を見ていきましょう。

採用目標、予算

募集背景
求める人物像
市場調査
採用予算、採用単価

選考方法、評価方法

選考ステップ
評価シート
ステップ毎の評価、合格基準
内定基準

募集ツール

使用する媒体、業者
採用活動にかかる予算

採用活動スケジュール

採用カレンダー
掲載期間
選考期間
教育・研修期間

6-2【具体例つき】採用計画のテンプレ―ト

ここでは、採用計画のフォーマットを活用した具体例をご紹介します。必要に応じて項目を変更してください。

≪採用方針や基本的な条件≫

採用方針 3年以内に100人増員する
募集職種
  • 営業職(管理者・一般職)
  • コンサルタント職(管理者・一般職)
  • エンジニア職(管理者・一般職)
  • 人事(管理者・一般職)
  • 経理(管理者・一般職)
人数
  • 営業職40名(管理者5名・一般職35名)
  • コンサルタント職26名(管理者3名・一般職23名)
  • エンジニア職26名(管理者3名・一般職23名)
  • 人事4名(管理者1名・一般職3名)
  • 経理4名(管理者1名・一般職3名)
採用時期
  • 新卒採用:3月から10月にかけて実施する。5月は採用面談に注力する。
  • 中途採用:随時募集とする。面接官は人事部より指定し、月2回以上の採用面談が発生すると想定し、事前周知を行う。なお、新卒採用の面談が増える5月は中途採用を一時停止する。
募集媒体 一般職87名のうち、50名以上は新卒採用とする。不足分は中途採用で補う。
管理者13名は中途採用を原則とする。
  • 新卒採用:採用代理店A社、B社を利用
  • 中途採用:転職エージェントC社を利用、リファラル採用の導入

≪ターゲット人材≫

  スキル、経験 性格、ビジョン
絶対に必要な条件 (共通)
  • 業界、業種経験不問
(中途採用)
  • 社会人経験3年以上
  • 管理職経験1年以上
  • 基本的なPCスキル
  • 基本的なビジネスマナー
(共通)
  • 事業への理解度が高く仕事への熱意があること
  • 主体性があること
  • 協調性があること
  • 論理的思考を持っていること
あればなお良い条件 (共通)
  • 業務内容に関連する資格
(中途採用)
  • ビジネスマネジャー検定等の管理職向け資格
(共通)
  • ストレス耐性が高いこと
  • キャリアプランを持っていること
  • 業務改善に取り組めること

≪新卒採用スケジュール≫

3月
  • 事業計画の策定
  • 人員不足の部門の洗い出し、現場責任者へのヒアリング実施
  • 求める人物像や採用目的の明確化
  • 採用スケジュールの設定
4月
  • 募集要項の作成および配布
  • 就活フェア等各種イベントへ参加
  • 会社説明会の実施
5月
  • 1次選考
  • 2次選考
  • 3次選考
6月
  • 内々定者への通知
7月~9月
  • 内定者フォロー
10月
  • 内定通知の発送
  • 内定式
11月以降
  • 懇親会の開催
  • 職場見学会の実施
  • 研修用テキストの配布や研修会の実施

6-3エクセルで使える無料のテンプレートを使った管理方法

エクセルは一般的に用いられる表計算ソフトです。
インターネット上では、採用計画立案に役立つ無料のテンプレートが多数配布されています。自社とマッチするテンプレートを検索して、ダウンロードしてみましょう。エクセルなら直感的に編集しやすいため、自社に合わせたカスタマイズも可能です。

エクセルのバージョンによっては、ソフトにインストールされているテンプレートを利用できます。

エクセルソフトを立ち上げたあと、「ファイル>新規>オンラインテンプレートの検索」と押すとテンプレートを探せます。

採用計画と相性の良いテンプレートは、

  • ガントチャート(プロジェクト管理表)
  • ビジネス計画書、事業計画書
  • 分析シート

といったものです。

テンプレートを流用して、自社向けにカスタマイズすると使いやすくなります。
例えば、下記のように必要事項を募集媒体ごとにまとめておくと費用対効果やスケジュール感を把握しやすいでしょう。

採用方法 求人広告代理店A
コスト 100万円
採用人数 20名
資金状況 調達済み
現状 求人掲載中
担当者 鈴木
開始予定日 2023/03/01
終了予定日 2023/10/31

6-4Googleスプレッドシートを使った方法

Googleスプレッドシートにもエクセル同様、無料で利用できる様々なテンプレートが用意されています。

テンプレートを利用するには
Googleスプレッドシートを開き、右上のテンプレートギャラリーから選択することが可能です。

基本的には先ほどご紹介したエクセルの方法と同じですが、Googleアカウントを持っていれば誰でも共有して管理することが可能なことや、場合によってはエクセル形式で出力することも可能ですので、まだ利用したことのない方は、試してみるのも良いと思います。

採用担当、現場、経営者、教育担当など関係者が多い採用活動ではしっかりと進捗管理を行っていくことで、トラブルを回避することができます。

自社で採用関連の管理ツールがないという場合は、ご紹介した管理シートを活用されてみてはいかがでしょうか。

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[7] 採用競合調査の代行サービスも検討しよう!

“採用計画立案前に必要なステップ”でも触れさせていただいた通り、採用活動を成功させるには、採用競合の企業の調査が重要となります。

しかし、採用競合の調査は非常に難しく、誤った調査をしていると時間だけを浪費し、結果に繋がらないこともあります。

多忙な人事担当にとって、時間の浪費は絶対に避けたいもの。
手間と時間のかかる採用競合の調査は求人広告代理店などに任せてしまい、他の業務に集中するほうが効率的です。

また、求人代理店などを利用すると、競合調査だけではなく、訴求効果を高めた求人広告の作成まで一貫して依頼することができるので、初めて採用計画を作成する方や、絶対に失敗できないという方は一度ご検討されてみてはいかがでしょうか。

弊社でも、10000社以上を人材募集支援で培ったリサーチ力で【競合調査サービス】をご用意しており、調査だけではなく、媒体選定から効果測定、採用改善までサポートさせていただいております。

採用活動でお困りの人事採用ご担当者様は是非「求人広告代理店ONE」へお問い合わせいただければと思います。

年々厳しくなる採用市場。採用活動で成果を上げるには、事前の準備が重要となります。
事業計画にもとづいた綿密な採用計画を立てて、優秀な人材を確保しましょう。

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監修・執筆:ONEライターチーム

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